¿Qué es una factura electrónica?

Las facturas electrónicas son cada vez más populares. ¿Por que es esto entonces? Las facturas electrónicas son fáciles de enviar. También se entregan rápidamente a sus destinatarios, gracias a lo cual se acorta el tiempo de pago de bienes y servicios. No es de extrañar que cada vez más empresas aprovechen esta solución. ¿Qué sucede si recibo una factura por correo electrónico? ¿Tiene la misma fuerza legal que una factura en papel? En este artículo encontrarás la información más importante sobre las facturas electrónicas.

¿Qué es una factura electrónica? - Tabla de contenido:

1. ¿Qué sucede si recibo una factura por correo electrónico?
2. ¿Se deben imprimir las facturas electrónicas?
3. ¿Las facturas electrónicas tienen la misma fuerza legal que las facturas en papel?
4. ¿Cómo comprobar si una factura electrónica es auténtica?
5. ¿Cómo no dejarse engañar por una factura fraudulenta?

¿Qué sucede si recibo una factura por correo electrónico?

Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, no solo vendes tus bienes y servicios, sino que también compras ocasionalmente algo para tu empresa. Cuando compre en tiendas regulares, recibirá una factura en papel. Sin embargo, si valoras tu tiempo, las compras en línea serán una mejor solución. En este caso, a menudo recibirá una factura electrónica.

¿Qué hacer si recibe una factura de este tipo? El procedimiento es el mismo que en el caso de una factura en papel. Debe pagarlo en el tiempo indicado por el emisor. Si utiliza un programa de contabilidad o una aplicación de facturación, verifique si ofrecen integración con su banco. Si lo hacen, cargue la factura al sistema y ordene una transferencia.

Sin embargo, si no usa ningún programa de contabilidad, debe iniciar sesión en su cuenta bancaria e ingresar todos los datos manualmente. ¿Qué necesitarás para hacerlo? Deberá proporcionar un número de su factura electrónica, los detalles de los emisores y el monto de la factura. También puede especificar de qué se trata la factura, pero no es necesario para realizar una transferencia adecuada.

¿Se deben imprimir las facturas electrónicas?

Los días en que todo tenía que imprimirse quedaron atrás. Las facturas electrónicas no necesitan imprimirse. ¿Por qué? Porque siempre tendrás acceso a ellos. Estarán en tu correo electrónico. No imprimes todos tus correos electrónicos, ¿verdad?

Las facturas electrónicas tienen ventajas adicionales. ¿Qué son? Dichas facturas se pueden cargar fácilmente al software de contabilidad o cualquier otro programa donde ahorre sus gastos. La mayoría de las soluciones de software de contabilidad le permiten guardar facturas en un archivo .pdf e incluso cargar escaneos de facturas. Puedes hacerlo con solo unos pocos clics. Esta es una buena manera de realizar un seguimiento de los plazos de pago, ya que en dicho programa puede monitorear continuamente las obligaciones que necesita liquidar. La aplicación de facturación gratuita de Firmbee le ofrece todas estas posibilidades.

¿Las facturas electrónicas tienen la misma fuerza legal que las facturas en papel?

Cuando se trata de facturas, no importa si se emiten en papel o electrónicamente. Ambas versiones tienen la misma fuerza legal. Independientemente del tipo de factura, debe conservarla durante el período exigido por la ley. En el caso de las facturas electrónicas, es mucho más fácil ya que no necesitas un archivo especial para hacerlo.

Si utiliza una aplicación de facturación, tiene todas sus facturas de compra al alcance de su mano. Esta es una solución muy conveniente que le ahorrará no solo papel, tóner y espacio de almacenamiento de documentos, sino también tiempo.

No tiene que preocuparse de si sus facturas se conservan durante el tiempo suficiente. Una buena aplicación de facturación le dirá cuánto tiempo necesita para mantener las facturas en su archivo electrónico para que sea consistente con las regulaciones fiscales de su país.

¿Cómo comprobar si una factura electrónica es auténtica?

Primero verifique si la factura proviene de la empresa con la que ya ha cooperado. Si es así, asegúrese de que contenga un número de cuenta bancaria que haya utilizado para pagos anteriores. Si el número de cuenta bancaria es diferente, es posible que haya sido cambiado. Sucede. Sin embargo, antes de transferir dinero, asegúrese de que la empresa que emitió la factura realmente exista.

Si tiene dudas sobre si debe pagarlo, lo mejor sería ponerse en contacto con la empresa que lo emitió. Tal vez, en el ajetreo de tu vida diaria, te has olvidado del pedido y ahora te sorprende la factura a pagar. Compruebe si realmente ordenó dicho producto o servicio. Si lo hizo, entonces no ignore ese mensaje. ¿Por qué?

Si no paga la factura a tiempo, el vendedor puede cobrarle tasas de interés por un pago atrasado. Es posible que ya no pueda comprar con pago diferido de dicho proveedor. No es de extrañar, a nadie le gustan los clientes que no pagan sus cuentas.

Por lo tanto, si no recuerda una compra en particular, asegúrese de llamar o enviar un correo electrónico al vendedor en cuestión para asegurarse de que no haya ningún error.

¿Cómo no dejarse engañar por una factura fraudulenta?

¿Qué pasa si una factura genera dudas? Puede suceder que alguien quiera extorsionarte. Si comparte datos de su empresa en Internet, alguien podría utilizarlos para emitir una factura fraudulenta y enviarla a su correo electrónico. ¿Cómo no dejarse engañar?

Si la factura proviene de la empresa con la que ha cooperado anteriormente, intente ponerse en contacto con ellos y aclarar las cosas. Es posible que lo hayas recibido por error. Sucede. Al ponerse en contacto con el emisor de la factura, es mejor utilizar la información que encuentre en Internet. ¿Por qué?

En el cuerpo del correo electrónico, es posible que el estafador haya incluido su número de teléfono como el número de teléfono de la empresa. Si llamas a este número, pueden convencerte de que la factura es correcta y debes pagarla. Por otro lado, si llamas a un número que te encuentras tú mismo, puedes estar seguro de que estás llamando al lugar correcto.

Enviar facturas fraudulentas es un delito. Puede denunciar un incidente de este tipo a la policía. Afortunadamente, tales situaciones no ocurren muy a menudo. Por lo tanto, no tiene que preocuparse por las facturas que recibe electrónicamente, sin embargo, le sugerimos estar atento.

Si te gusta nuestro contenido, únete a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook y Twitter.

Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

Ver todas las publicaciones