¿Qué es una factura?

Una factura es un documento que confirma la transacción. Esto se aplica tanto a la prestación de servicios como al suministro de bienes, incluido el suministro de contenido digital. Puede ser en papel o en formato electrónico. La factura determina el valor de los bienes y servicios y es la base para calcular los impuestos adeudados. Aunque la factura aparece con frecuencia en las relaciones B2B (business to business), no es sólo un ámbito de emprendedores. Los particulares también se reúnen con facturas emitidas en el modelo B2C (empresa a consumidor). En este artículo te explicaremos qué es una factura y cuál es su finalidad.

¿Qué es una factura? ¿Cual es su propósito? - Tabla de contenidos:

1. Información básica sobre una factura
2. Factura como confirmación de venta
3. Factura como un documento para la contabilidad
4. ¿Es necesaria una factura para usar una garantía?
5. ¿Cómo se puede emitir fácilmente una factura?

Información básica sobre una factura

La factura es un documento que confirma la conclusión de una transacción entre un vendedor y un comprador. Por este motivo, la factura debe contener el detalle completo de ambos. Debe expedirse en dos ejemplares, uno para cada una de las partes en la transacción.

Otro elemento importante de la factura es su número único y fecha de emisión. Contiene información sobre los bienes y servicios vendidos, como su cantidad, precio y valor. Para los países donde se cobra el IVA (Impuesto al Valor Agregado), la factura también mostrará la tasa y el valor de este impuesto.

La factura indica el método de pago de los bienes y servicios suministrados. Puede ser un prepago, pago en efectivo, transferencia bancaria o tarjeta de crédito. En caso de una venta con fecha de pago diferido, la factura también incluirá la fecha en que deba liquidarse tal obligación.

La factura puede emitirse en papel, pero también puede extenderse en formato electrónico, que tiene la misma fuerza legal. Según la Facturación Electrónica / E-Billing. Informe de Digitalización y Automatización, cada año se emiten más de 370 mil millones de facturas, de las cuales solo el 10% son electrónicas.

Sin embargo, debido al hecho de que el servicio de factura electrónica es mucho más económico que su equivalente en papel, esta solución se vuelve cada vez más popular cada año. Al utilizar la automatización al facturar, puede reducir los costos hasta en un 30%.

Factura como confirmación de venta

Al vender bienes o servicios, debe documentar dicho evento en un formulario adecuado. Al vender a particulares, por lo general se requiere tener una caja registradora y emitir recibos. No obstante, a petición del cliente, deberá emitir una factura confirmando la compra. Cuando se ejecuta un negocio en el modelo B2B, el documento básico que confirma la venta es la factura.

Muchas empresas que venden en varios mercados emiten facturas en formato electrónico para sus clientes de forma predeterminada. Esta es definitivamente una solución más conveniente que imprimir recibos o facturas en papel. El envío de dichos documentos es fácil de automatizar, por lo que no tiene que lidiar con el papeleo y puede concentrarse en administrar su negocio.

Factura como un documento para la contabilidad

Según las NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) , la factura es uno de los documentos contables más importantes que contiene información detallada sobre la transacción completada. Entre otros, las facturas calculan tus ingresos y el impuesto que tienes que pagar por ellos. Las facturas también documentan los costos que ha soportado para administrar su negocio. Dependiendo de la forma de tributación elegida, pueden afectar la cantidad de impuestos adeudados. Dado que las facturas pueden ser controladas por las autoridades fiscales, deben conservarse durante un período de tiempo previsto en la ley de un país determinado.

Las oficinas de contabilidad, al preparar las listas de precios de sus servicios, frecuentemente se refieren al número de facturas. Esto se aplica tanto a las emitidas por usted, denominadas facturas de venta, como a las facturas emitidas por sus contratistas por los bienes y servicios que le han proporcionado. Estos últimos se denominan facturas de costes.

Las oficinas de contabilidad en el precio del paquete básico de servicios generalmente ofrecen reservar un número predeterminado de facturas, pero por cada documento posterior que exceda este límite, pueden cobrar tarifas adicionales. Si no emite demasiados documentos, el uso de los servicios de contabilidad puede representar un costo considerable asociado con el funcionamiento de una empresa. Sin embargo, puede utilizar la aplicación que le permitirá emitir y registrar facturas por su cuenta. Se hace más conveniente con plantillas predefinidas y listas de datos desplegables. Gracias a esta solución, puede optimizar de forma eficiente los costes de gestión de su propio negocio.

¿Es necesaria una factura para usar una garantía?

No es necesario tener una factura para utilizar la garantía. Para ello, cualquier confirmación de compra es suficiente. Puede ser un recibo, un estado de cuenta o una confirmación de pago con tarjeta de crédito. Es importante tener un documento que confirme la transacción. Sin embargo, una gran cantidad de personas, especialmente cuando compran bienes de mayor valor, eligen una factura. ¿Por qué?

Es muy fácil perder recibos. Además, si se almacenan mal, se desvanecen rápidamente y se vuelven ilegibles. No hay tal problema con las facturas. Suelen tener un formato más grande y suele ser una página A4. Gracias a ello, se pueden almacenar fácilmente en carpetas estándar. Las facturas en formato electrónico son una solución ideal. El acceso a dichos documentos es mucho más fácil y, en caso de que necesite utilizar la garantía, puede encontrar rápidamente la factura necesaria.

¿Cómo se puede emitir fácilmente una factura?

Puede encontrar una gran cantidad de soluciones que admiten la emisión de facturas, desde sistemas contables y financieros, a través de CRM (Sistema de gestión de relaciones con el cliente) o sistemas ERP (Planificación de recursos empresariales) más complicados, hasta aplicaciones dedicadas, por ejemplo, Firmbee, que es un sistema de facturación gratuito. aplicación Gracias a estas herramientas, puedes realizar facturas fácilmente e incluso automatizar ciertos procesos, como enviar recordatorios sobre pagos recurrentes.

Esto no siempre tiene que implicar gastos considerables para la compra de dicho software. Vale la pena utilizar soluciones probadas que brindan una funcionalidad completa al emitir facturas y, al mismo tiempo, son gratuitas. Para ello, puedes utilizar la App de Facturación Gratuita, que facilita mucho la emisión de facturas, incluso para aquellos que hasta ahora no se han ocupado de la contabilidad.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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