¿Qué es un organigrama?

¿Qué es necesario para que una empresa o institución –independientemente de su tamaño– funcione eficaz y armónicamente, logrando a su vez cada uno de los objetivos trazados? Probablemente nombrarás una variedad de elementos que van desde un equipo bien elegido con las competencias necesarias, una estrategia de acción personalizada para satisfacer las necesidades del grupo objetivo o la adquisición de todos los recursos necesarios.

Aún así, hay un elemento más de extrema importancia que quizás haya omitido: la estructura eficiente que establece una empresa u organización. Esta estructura consta de dependencias y responsabilidades que efectivamente se visualizan mediante el llamado organigrama. A continuación explicamos qué es exactamente esta herramienta, además de señalar qué beneficios aporta su uso a empresas e instituciones que operan en diversas industrias.

Organigrama, ¿o qué?

Un organigrama no es sólo un dibujo simple y directo, sino una herramienta de gestión compleja para representar (y sobre todo comprender) la estructura de una determinada empresa, institución u otra entidad. Es una visualización gráfica de la jerarquía (del nivel más alto al más bajo), la división de responsabilidades así como los vínculos entre varias entidades (diferentes equipos o individuos).

Es un medio útil para los empleados (especialmente aquellos que recién comienzan), ya que les ayuda a ver la estructura de una empresa o institución al definir claramente los roles de cada unidad y su alcance de responsabilidades y competencias. También puede resultar práctico para personas externas (como posibles inversores o socios) que quieran saber cómo opera una empresa o institución. La esencia de un organigrama reside, por tanto, en garantizar la transparencia y la gestión eficaz de los recursos disponibles.

¿Qué contiene el organigrama?

Se describen diferentes tipos de herramientas (desde jerárquicas hasta funcionales y matriciales, es decir, centradas en proyectos en curso). Los elementos exactos que se incluyen dependen del caso específico (especialmente el tamaño de la entidad y la industria en la que opera). Sin embargo, lo más frecuente es que incluya información sobre elementos tales como:

• Los ejecutivos – en la parte más alta de la visualización están ubicados en los puestos ejecutivos más importantes responsables de tomar decisiones clave que afectan a toda la empresa o institución. Aquí suelen aparecer personas como el presidente, el vicepresidente, los directores generales (de áreas como RRHH, marketing, desarrollo, ventas, etc.) y, en ocasiones, los altos directivos.
• divisiones o departamentos individuales : cada departamento (por ejemplo, marketing, recursos humanos, TI, ventas, legal y cumplimiento, etc.) está representado por un bloque separado, y en él hay puestos y roles individuales (dentro de los departamentos también puede haber equipos responsables para un área específica, por ejemplo, el departamento de marketing, el equipo de comunicaciones, desempeño y extensión),
• Desglose de puestos : dentro de cada departamento o división, también se enumeran los puestos específicos que existen en la empresa o institución (desde directores hasta especialistas senior y junior, pasantes y aprendices), a menudo con sus responsabilidades asignadas.
• líneas de comunicación y subordinación : como parte de la representación gráfica de la estructura, también se indica quién es responsable de informar sus actividades y a quién se debe presentar dicho informe,
• Clave/leyenda : una visualización gráfica a menudo también incluye una clave o leyenda que explica el significado de varios símbolos y líneas utilizados en el diagrama. Esto facilita que todos los usuarios vean la estructura y comprendan el significado de los diferentes elementos.

¿Por qué una empresa debería tener un organigrama?

¿De qué sirve elaborar un organigrama? En primer lugar, de esta manera los empleados pueden comprender más fácilmente su lugar en la estructura: saben cuáles son sus tareas, ante quién son exactamente responsables (tanto en el nivel básico como en el superior) y a quién pueden acudir en caso de un problema.

Es más, si necesitan el apoyo de una persona de otro departamento, pueden comprobar por sí mismos en el organigrama quién es el responsable de un área concreta y asegurarse (en la mayoría de los casos) de haber remitido el asunto a la persona adecuada. De esta manera, líneas de comunicación y responsabilidad claramente definidas ayudan a evitar confusiones y paros laborales. Al mismo tiempo, la visualización gráfica descrita también permite identificar áreas donde existen lagunas o demasiada carga de trabajo, permitiendo una distribución más eficiente de las actividades.

Organigrama – resumen

Teniendo en cuenta los beneficios enumerados anteriormente, podemos decir con seguridad que administrar una empresa, institución u otra entidad sin un organigrama sería una tarea desalentadora y extremadamente difícil. La comunicación sería más prolongada, las decisiones estarían menos pensadas (debido a la falta de conocimiento completo de la estructura y las relaciones internas) y los recursos se desplegarían de manera no optimizada.

Un organigrama facilita la gestión, al mismo tiempo que permite comprender la empresa o institución en su conjunto e identificar áreas donde se pueden implementar mejoras y cambios para un mayor crecimiento y éxito. Por lo tanto, toda empresa e institución, incluso una pequeña, debe tener cuidado de crear un organigrama preciso y (fundamentalmente) actualizado.

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Autor: Klaudia Kowalczyk

Un diseñador gráfico y UX que traslada al diseño lo que no se puede transmitir con palabras. Para él, cada color, línea o fuente utilizada tiene un significado. Apasionado del diseño gráfico y web.

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