¿Qué es un POE? La hoja de ruta de su agencia hacia la coherencia y el crecimiento

Hacer crecer una agencia no es fácil.

Es imposible si todo gira en torno a ti. Estás haciendo malabarismos con las ventas, la incorporación de empleados, los resultados y mucho más.

Por eso necesitas POE.

Un SOP es una forma estandarizada de hacer algo. Ofrece instrucciones detalladas paso a paso sobre cómo realizar una tarea.

Utilizamos SOP todo el tiempo para ayudar a brindar servicios consistentes y escalables.

Con los SOP implementados, puede delegar de manera más efectiva, optimizar sus flujos de trabajo y brindar el mismo excelente servicio a sus clientes en todo momento.

En esta guía, le revelaremos cómo puede crear SOP para su agencia.

Cubriremos:

• ¿Qué es un POE?
• Por qué los SOP son importantes para las agencias
• Las tareas para las que puede crear SOP
• Cómo redactar un POE eficaz

¿Qué es un POE?

Un procedimiento operativo estándar (POE) es un conjunto de instrucciones escritas paso a paso sobre la realización de una tarea o proceso específico. Es una lista de verificación detallada que garantiza que todos los que realizan la tarea lo hagan de la misma manera.

Los SOP tratan de determinar y documentar la mejor manera de hacer las cosas.

Esto minimiza el riesgo de malentendidos o errores. También ayuda a su agencia a mantener una calidad de trabajo constante.

¿Por qué son importantes los procedimientos operativos estándar para las agencias?

Tener documentos SOP puede cambiar las reglas del juego para su agencia. Este es el por qué:

Consistencia

Delinear las mejores formas de manejar las tareas ayuda a los miembros del equipo a alcanzar altos estándares de manera constante. Ya sea que esté trabajando en un proyecto para el Cliente A o el Cliente Z, la ejecución se realiza con el mismo nivel de precisión.

Esto esmuy útil si subcontratas cualquiera de tus entregables. Los autónomos y los socios externos tienen directrices claras a seguir .

Eficiencia

Los SOP ayudan a agilizar los procesos repetitivos. En lugar de perder el tiempo resolviendo cosas o haciendo las cosas de manera diferente cada vez, los miembros de su equipo tienen un conjunto directo de instrucciones a seguir.

Esto hace que escalar su agencia, hacer crecer su equipo y captar más clientes sea mucho más fácil.

Y si alguien no está disponible o se va, tener un SOP minimiza la interrupción. Su equipo puede intervenir y realizar las tareas de las que eran responsables con el mismo estándar.

Cree SOP para TODO en su agencia. Nunca te quedes colgado cuando un contratista desaparece. Nunca pases semanas incorporando a alguien nuevo.

POE.

– Pierre de Preux (@Pierre_dePreux) 6 de julio de 2022

Formación e incorporación

Poner al día a los nuevos empleados puede ser un desafío.

En una encuesta de Zippia entre personas que habían dejado un trabajo después de 6 meses o menos, recibir una orientación clara y una capacitación más eficaz se clasificó como las dos cosas principales que las empresas podrían haber hecho para que el nuevo empleado se quedara:

Los POE ofrecen pautas claras y ayudan con la capacitación. Los nuevos empleados pueden comprender sus responsabilidades y lo que deben hacer sin una orientación constante.

Ejemplos de procedimientos operativos estándar para agencias

Hay un montón de tareas que su equipo realiza con regularidad. Una vez que haya descubierto la mejor manera de realizar una tarea, puede crear un SOP.

Una vez que haya definido un proceso en su negocio que funcione, cree un SOP que estandarice el proceso. A medida que crezcas, estos se convertirán en clave.

– Craig Zingerline (@craigzingerline) 16 de febrero de 2022

A continuación se muestran algunos ejemplos de SOP para procesos que se pueden estandarizar:

Incorporación de clientes

Si bien cada cliente tendrá necesidades únicas, puede agilizar el proceso de incorporación implementando procedimientos sistemáticos.

Puede crear SOP para establecer el alcance del trabajo, la comunicación, los contratos, los NDA y otra documentación. La estructura básica para su evaluación SEO inicial también se puede estandarizar.

De esta manera, todos los clientes obtienen el mismo gran comienzo.

Investigación de palabras clave

La investigación de palabras clave es una de las actividades que más tiempo requiere para cualquier SEO. Puede agilizar el proceso con un SOP.

Puede detallar las herramientas necesarias, cómo utilizarlas y cómo juzgar el valor de las palabras clave.

Esta también es una tarea que puedes subcontratar. Si su equipo tiene dificultades para mantenerse al día, considere utilizar un servicio de investigación de palabras clave de marca blanca.

SEO en la página

Hay muchos elementos diferentes que debes cubrir en una auditoría SEO en la página.

Un SOP puede proporcionar una lista de verificación que cubra todo, desde etiquetas de título y meta descripciones hasta legibilidad del contenido y enlaces internos.

SEO fuera de la página

La construcción de enlaces es difícil. Y si se equivoca, los enlaces de baja calidad pueden dañar el ranking de búsqueda de un sitio web.

Puede crear procedimientos operativos estándar para ayudar a su equipo a crear vínculos de retroceso relevantes y de calidad. Eso podría incluir todo, desde identificar sitios web objetivo y análisis de la competencia hasta llegar a blogueros.

Auditoría Técnica SEO

Una auditoría técnica de SEO puede resultar compleja. Un enfoque sistemático puede agilizar el proceso de auditoría. Puede ayudar a los equipos a identificar errores técnicos que podrían afectar la clasificación de los motores de búsqueda.

Puede incluir qué herramientas utilizar, qué buscar y cómo crear recomendaciones técnicas de SEO.

Cómo crear un SOP para su agencia

A continuación le mostramos cómo crear POE claros y prácticos para su agencia.

Identificar la necesidad

Empiece por hacer una lista de las tareas que su equipo realiza con regularidad.

Quiere priorizar los procesos que tienen un gran impacto en la satisfacción del cliente o donde ocurren errores con frecuencia. Éstas son las tareas en las que los POE serán más beneficiosos.

Es una buena idea consultar a su equipo. ¿Hay algún proceso interno que les resulte complicado o áreas específicas que crean que deberían tener una forma establecida de hacer las cosas?

Reúna información relevante

El siguiente paso es recopilar la información que necesita para crear una guía paso a paso.

Su mejor recurso son los miembros del equipo con experiencia de primera mano en la tarea. Pueden ofrecer una perspectiva práctica sobre lo que funciona y lo que se debe evitar.

Esto garantizará que el documento SOP se base en la práctica real y resuelva un problema del mundo real.

También vale la pena comprobar si existen recursos informales. Es posible que encuentre guías improvisadas, notas e incluso memorandos que puedan servir de base para su POE.

Antes de comenzar a desarrollar su POE, compare sus métodos actuales con las mejores prácticas de la industria. Puede que haya formas más eficientes de realizar la tarea.

Estructurar el POE

Usar el mismo formato SOP simplifica el proceso de creación. También facilita que los miembros del equipo sigan cualquier nuevo POE que recojan: saben qué esperar.

A continuación se explica cómo estructurar su plantilla de SOP:

Título

Un título claro y descriptivo facilita que los miembros del equipo comprendan lo que cubre el POE. Por ejemplo, si el POE detalla todo el proceso de investigación de palabras clave, podría titularlo "Procedimientos de análisis y descubrimiento de palabras clave".

Objetivo

Cubra brevemente por qué es necesario el POE. El objetivo es mostrar a los miembros del equipo por qué deberían usarlo.

Explique el impacto que desea que tenga el POE y cómo ayudará a su equipo con sus responsabilidades.

Alcance

Definir cuándo se debe utilizar el SOP. ¿Cuándo deben los miembros del equipo consultar la guía?

Para la investigación de palabras clave, el alcance podría ser "Aplicable a todas las estrategias de contenido de nuevos clientes y al optimizar el contenido existente".

Procedimiento

Este es el núcleo del SOP. Debe detallar todo el proceso de cómo realizar la tarea de principio a fin.

Describe cada paso en una secuencia lógica.

Para la investigación de palabras clave, puede comenzar definiendo el nicho del cliente, luego creando una lista de palabras clave iniciales, utilizando herramientas de SEO, analizando el volumen de búsqueda y la competencia, etc.

Funciones y responsabilidades

Aclare quién es responsable de cada paso. Una persona podría llevar a cabo algunas charlas, mientras que otras necesitarán el aporte de varios miembros del equipo.

Por ejemplo, un especialista junior en SEO podría encargarse de la investigación inicial de palabras clave y un analista senior confirmaría la selección final de palabras clave.

Herramientas y recursos

Especifique las herramientas y recursos necesarios para completar la tarea. Eso podría incluir las plantillas internas de su agencia y herramientas de terceros.

Escribe el POE

El siguiente paso es darle cuerpo a la estructura.

Es importante que la redacción sea práctica y fácil de entender. Si hay acrónimos o términos de SEO que tal vez no todos los miembros de su equipo conozcan, proporcione una definición rápida.

Puede aclarar las instrucciones agregando elementos visuales. Por ejemplo, las capturas de pantalla anotadas pueden resultar útiles si su SOP cubre el uso de una herramienta como Semrush o Ahrefs.

Los diagramas de flujo pueden funcionar muy bien para procesos más complejos, como auditorías técnicas de SEO. Puede ilustrar el proceso y cómo cada paso fluye hacia el siguiente.

Nuestro director ejecutivo, Joe Davies, tiene un excelente proceso para la creación automatizada de SOP que realmente reduce el tiempo necesario para producir un SOP confiable; además, siempre puedes incorporar el video de ti completando los pasos para ayudar a que todo quede muy claro.

El SOP de 60 segundos

Los SOP son un fastidio. Pero en SERIO cambian el juego si estás escalando.

Este método hace que la creación de SOP sea súper rápida y algo adictiva.

Te garantizo que lo usarás. pic.twitter.com/iwxrisvN0r

– Joe Davies (@fatjoedavies) 24 de mayo de 2023

Una vez que haya creado SOP para sus procesos internos, puede reutilizarlos en guías, tutoriales y publicaciones de blog increíbles. Este tipo de contenido procesable funciona muy bien como imán de clientes potenciales.

Cree SOP para su agencia

Luego conviértelos en contenido:

-Guías detalladas
-Hilos
-Vídeos
-Liza

Tienes más contenido existente del que piensas.

– Ryan (@RyanMSchnitzler) 14 de enero de 2023

Revisar el POE

Una vez que haya terminado su primer borrador, compártalo con las partes interesadas clave. Sus comentarios pueden ayudarle a asegurarse de no omitir ningún detalle importante.

Antes de implementar su POE, pruébelo con alguien que no esté familiarizado con la tarea. Vea si tienen algún problema o se atascan.

Esto puede revelar cualquier paso que necesite más explicación o si falta algo.

Esta semana finalmente comencé a delegar en mi nueva agencia.

¿Que aprendi?

Mis procesos no estaban tan controlados como pensaba.

La mejor manera de mejorar sus SOP es comenzar a entregárselos a otras personas. Las lagunas y los errores se vuelven evidentes MUY rápido.

– Shane Martin (@Shane___Martin) 12 de junio de 2023

Revisiones periódicas

La implementación del SOP no se trata sólo de redactar el documento y seguir adelante.

Las mejores prácticas evolucionan, su agencia podría comenzar a utilizar nuevas herramientas y la forma en que su equipo trabaja en conjunto podría cambiar.

Un SOP obsoleto puede hacer perder tiempo y recursos.

Programe revisiones periódicas para garantizar que sus POE brinden la orientación adecuada y ayuden a su equipo a hacer su mejor trabajo.

Amplíe su agencia con SOP

Sin procesos estructurados, el crecimiento de la agencia puede volverse caótico rápidamente.

Los SOP le ayudan a ofrecer una calidad constante. A medida que se expande y acepta una gama más amplia de clientes, su equipo tiene los recursos que necesita para tener éxito.

Y si se toma unas vacaciones de dos semanas de la rutina de la agencia, su bandeja de entrada no estará repleta de "¡AYUDA!" correos electrónicos cuando regrese.