Todo sobre el mapeo de procesos de negocio. ¿Se puede utilizar en el comercio electrónico?

Las operaciones comerciales se basan en muchos procedimientos complejos. Todos los días, en cada uno de ellos, puede haber errores y deficiencias que se notan demasiado tarde, lo que finalmente conduce a pérdidas financieras. ¿Sabes cómo detectar irregularidades a tiempo y evitar el desperdicio de recursos? Aproveche el mapeo de procesos de negocios. Sigue leyendo para saber más.

Mapeo de procesos de negocios – tabla de contenido:

1. ¿Qué es el mapeo de procesos de negocio?
2. Tipos de mapas de procesos de negocio
3. Software de mapeo de procesos comerciales
4. Los beneficios del mapeo de procesos de negocio
5. Los inconvenientes del mapeo de procesos de negocio
6. Mapeo de procesos de negocios en comercio electrónico
7. Resumen

¿Qué es el mapeo de procesos de negocio?

Cada proceso que tiene lugar en la empresa (gestión de productos, proceso de venta, etc.) se puede desglosar en actividades específicas que conducen a la consecución del objetivo fijado . El mapeo de procesos comerciales es la visualización visual de lo que está sucediendo en la empresa y quién es responsable de cada tarea.

Es una herramienta útil que le permite mirar a la empresa desde una perspectiva más amplia. Gracias al mapeo de procesos de negocio , puede detectar irregularidades en los procesos, eliminar o reducir su impacto, aumentar la productividad y reducir los costos. Todos estos pasos son clave para obtener ganancias.

Tipos de mapas de procesos de negocio

Para ilustrar el curso de cada proceso , puede utilizar algunas herramientas creadas para tal fin. A continuación enumeramos los que se utilizan con mayor frecuencia en la práctica:

Diagrama de flujo básico

Ciertos símbolos del diagrama de flujo se utilizan para crearlo, por ejemplo, rectángulos que representan cualquier paso en el proceso, flechas que indican la dirección de la acción y diamantes que simbolizan las decisiones necesarias para avanzar. Hacer un gráfico de este tipo es bastante simple y le permite visualizar varios procesos, por ejemplo, ventas y producción.

Mapa de flujo de valor

Es similar al diagrama de flujo básico descrito anteriormente y, a menudo, se usa como parte de las estrategias de gestión ajustada. Un flujo de valor puede entenderse como todas las actividades que realiza la empresa en sus procesos operativos. La creación de un mapa de flujo de valor, a su vez, implica comparar el estado actual con el estado futuro.

Al analizar el estado actual, preste especial atención al tiempo que lleva realizar ciertas actividades. El estado futuro (el estado ideal por el que debemos luchar) representa el momento en que el producto debe estar listo y llegar al cliente para satisfacer sus necesidades. Las discrepancias emergentes entre el estado actual y el estado futuro son los llamados cuellos de botella, que conducen a un desperdicio de recursos y una productividad reducida.

carril

Esta es una versión un poco más elaborada del diagrama de flujo básico. Además de describir actividades individuales dentro del proceso, también delinea deberes de los que son responsables departamentos o empleados particulares . Gracias a él, es más fácil ver la conexión entre las partes que participan en el proceso.

SIPOC

SIPOC significa Proveedor, Entradas, Procesos, Salidas, Clientes . Llama la atención sobre las partes interesadas seleccionadas que participan en los procesos de la empresa y las actividades resultantes de esos procesos.

Software de mapeo de procesos comerciales

Existen en el mercado varias herramientas BPM que facilitan notablemente la gestión empresarial. Como algunos de los más populares, podemos mencionar a Kiss Flow, Nintex, Zoho Wizard y muchos otros. Dependiendo de sus necesidades, puede buscar el mejor software para usted.

Los beneficios del mapeo de procesos de negocio

Desarrollar un mapa de procesos de negocios requiere algo de tiempo y esfuerzo. Sin embargo, es una inversión cuyos resultados verás en la marcha de tu negocio . ¿Cuáles son los beneficios de usar el mapeo de procesos de negocios?

Mirando su negocio desde una perspectiva más amplia

Ilustrar procesos individuales le permite verlos de manera objetiva , lo que lo ayudará a tomar decisiones estratégicas y mejorar los procesos.

resolución de problemas

Identificar los cuellos de botella que reducen la eficiencia del proceso es el primer paso para eliminar o reducir su impacto negativo.

Gestión eficaz del riesgo

El análisis de sus procesos comerciales lo ayuda a detectar irregularidades antes de que ocurran pérdidas financieras importantes e infracciones legales.

Definición de roles y responsabilidades del equipo.

Con el mapeo de procesos comerciales, es más fácil asignar responsabilidades a las personas , lo que también es importante para que los procesos funcionen sin problemas.

Desarrollo y aplicación de mejores prácticas.

La técnica en cuestión es una buena oportunidad para aprender de los propios errores , mejorar constantemente y definir un patrón de comportamiento que contribuya al éxito de la empresa.

Los inconvenientes del mapeo de procesos de negocio

datos incompletos

La información sobre el progreso del trabajo generalmente proviene de quienes conocen mejor el proceso: los empleados. Sin embargo, sus opiniones siguen siendo subjetivas y no representarán adecuadamente la situación real o pueden estar basadas en sus actitudes (insatisfacción, frustración, etc.).

Se necesita mucha precisión

La falta de estándares para los mecanismos de recolección de datos hace que los resultados obtenidos sean menos confiables. La elaboración de un mapa que represente con precisión el estado real de la empresa requiere paciencia y disciplina. Además, profundizar en algunos componentes del proceso puede parecer demasiado complicado, lo que lleva a una sobreinterpretación y confusión.

Mapeo de procesos de negocios en comercio electrónico

El mapeo de procesos de negocios se puede utilizar en varias industrias . A continuación, mostraremos su aplicación en el comercio electrónico con la ayuda del diagrama de flujo básico y SIPOC.

Definir el propósito de crear el mapa.

Puede relacionarse con el proceso que es ineficiente de alguna manera.

Destacar pasos importantes

Determinar el comienzo y el final de un proceso determinado, por ejemplo, Buscar productos en la tienda electrónica (el comienzo del proceso de ventas) y Enviar el pedido al cliente (el final del proceso de ventas). Luego, resalte la secuencia restante de actividades necesarias para completar el flujo. Represéntelos utilizando uno de los tipos de mapas de procesos de negocio mencionados anteriormente.

Consultar con otros

Presente el cuadro preparado a su equipo y discuta los puntos que necesitan mejorar.

Introducir cambios

Identificar las áreas que necesitan ser optimizadas . Puede utilizar estrategias de gestión ajustada para hacerlo. Mirando los mapas elaborados, pensemos en qué etapas del proceso pueden ocurrir cuellos de botella. Estos pueden incluir:

• Retrasos en el procesamiento de datos al realizar pedidos.
• Retrasos en completar los pagos.
• En la etapa de ingreso de datos y finalización de pedidos (que son realizados por los empleados), existe el riesgo de errores y demoras.
• No adaptar la plataforma a los dispositivos móviles : la mayoría de las personas usan sus teléfonos para comprar. Si su sitio web no funciona correctamente, los clientes potenciales abandonarán sus servicios.
• Un proceso de pedido complicado : cuantas menos subpáginas o clics se requieran para realizar una compra, mejor.
• No hay muchos métodos de pago y entrega , vale la pena ser flexible y ofrecer varias opciones para realizar una compra, por ejemplo, pago a plazos o pago aplazado, entrega en una dirección designada, máquinas de paquetería, puntos de recogida y en el extranjero.
• Mala comunicación con el cliente : no se olvide de su cliente después de que finalice la venta. Es más probable que las personas que ya tienen una experiencia (positiva) con una tienda vuelvan a comprar, pero vale la pena recordarles tu presencia. Puede enviarles correos electrónicos generados automáticamente con actualizaciones, promociones, así como pedirles que califiquen la calidad del servicio al cliente y la satisfacción con la transacción.

Resumen

El uso del mapeo de procesos comerciales puede ser un elemento importante para mejorar la gestión de proyectos específicos no solo en la industria del comercio electrónico, sino también en la mayoría de los demás sectores comerciales . Ilustrar el curso tanto interno como externo de ciertas actividades puede resultar extremadamente necesario. En particular, vale la pena observar el tiempo y la calidad de los procesos, los posibles riesgos, la participación de los empleados y las partes externas.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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