La guía fácil para la reingeniería de procesos de negocios
Publicado: 2019-11-22La reingeniería de procesos comerciales es un elemento crucial en la agenda de muchas empresas grandes y pequeñas en muchas industrias, siendo la manufactura y la banca/finanzas los sectores líderes. Permite a las organizaciones ver sus procesos comerciales desde una nueva perspectiva para comprender cómo rediseñarlos para mejorar la forma en que funcionan.
En esta guía, nuestro objetivo es simplificar el concepto de reingeniería de procesos comerciales explicando qué es y los pasos del proceso. También proporcionamos plantillas de procesos comerciales que puede usar de inmediato para iniciar su propio proyecto BPR.
¿Qué es la Reingeniería de Procesos de Negocio?
“La reingeniería de negocios es el replanteamiento fundamental y el rediseño radical de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en las medidas de desempeño críticas y contemporáneas, como el costo, la calidad, el servicio y la velocidad” – Michael Hammer y James Champy
La reingeniería de procesos de negocios es un enfoque utilizado para mejorar el desempeño de la organización aumentando la eficiencia y la eficacia de los procesos que existen en toda la organización. Además del rediseño de los procesos comerciales, también implica el rediseño de los sistemas asociados y las estructuras organizacionales.
Por lo general, razones como las nuevas oportunidades de mercado, el aumento de la competencia, el desempeño financiero deficiente y la disminución de la participación en el mercado desencadenan la necesidad de una transformación del proceso comercial.
BPR implica el análisis y la transformación de varios componentes principales de un negocio. Éstos incluyen,
- Estrategia
- Organización
- Proceso
- Tecnología
- Cultura
BPR incluye tres fases; fase de análisis, fase de diseño y fase de implementación. También se conoce como rediseño de procesos comerciales, gestión de cambios de procesos comerciales y transformación comercial.
Beneficios de la Reingeniería de Procesos de Negocio
BPR juega un papel importante en la mejora del desempeño organizacional en términos de costo, calidad, entrega, productividad de los empleados, etc. También ayuda
- Agilice los procesos y sistemas comerciales
- Las empresas se adaptan fácilmente a los nuevos tiempos y reducen los gastos operativos
- Mejorar la rentabilidad de la empresa y mantener la ventaja competitiva
- Impulse la productividad de los empleados
- Aumentar la satisfacción del cliente mejorando la calidad de los productos y servicios.
Principios de Reingeniería de Procesos de Negocios
Los siguientes son los 7 principios de reingeniería propuestos por Michael Hammer y James Champy
- Organícese en torno a los resultados, no a las tareas.
- Identificar todos los procesos de la organización y priorizarlos en orden de urgencia de rediseño
- Integrar el trabajo de procesamiento de información en el trabajo real que produce la información.
- Tratar los recursos dispersos geográficamente como si estuvieran centralizados
- Vincule actividades paralelas en el flujo de trabajo en lugar de simplemente integrar sus resultados
- Coloque el punto de decisión donde se realiza el trabajo y genere control en el proceso
- Capture la información una vez y en la fuente
Para obtener más información sobre estos principios, consulte este recurso.
Implementación BPR | Pasos de reingeniería de procesos de negocio
La reingeniería de un proceso se enfoca en rediseñar un proceso como un todo, lo que incluye fundamentalmente repensar cómo se debe hacer el trabajo organizacional para lograr una mejora dramática. Eso es lo que diferencia a BPR de la mejora de procesos que solo se enfoca en la mejora funcional o incremental.
Es posible que la reingeniería no sea adecuada en todas las situaciones, especialmente si sus procesos solo requieren optimización y si su organización no busca experimentar un cambio drástico. En tal caso, puede optar por una técnica de mejora de procesos.
Paso 1: Establecer la visión y los objetivos comerciales
Aquí es donde la alta dirección necesita identificar la situación del negocio; expectativas del cliente, competencia, oportunidades, etc.
Esto facilitará la comprensión de la necesidad de cambio y creará una visión clara de dónde debe estar la empresa en el futuro. Luego aclarar los objetivos tanto en términos cualitativos como cuantitativos.
Paso 2: Establecer un equipo competente
El equipo que seleccione debe ser multifuncional porque la experiencia y las percepciones de todos los niveles de la organización son necesarias para minimizar las posibilidades de fracaso.
Debe ser responsabilidad de la alta dirección tener una visión clara de las actividades que deben llevarse a cabo y proporcionar una dirección estratégica. También necesita tener un gerente operativo que conozca los entresijos de los procesos. Es igualmente importante contar con los ingenieros adecuados con diferentes conocimientos de varios campos para completar el equipo.
En esta etapa, es importante tener los objetivos y las estrategias delineadas correctamente. También puede realizar encuestas y actividades de benchmarking para identificar las necesidades de los clientes y analizar la competencia.
En este paso, también es necesario comunicar el caso de negocio para el cambio y los objetivos del proyecto al resto de los empleados. Esto también alentará sus comentarios y los ayudará a prepararse para lo que está por venir.
Paso 3: Comprender el proceso actual
En este paso, debe seleccionar los procesos que rediseñará. Se pueden priorizar aquellos procesos que están rotos, son transversales, agregan valor, tienen cuellos de botella o tienen un alto impacto en la organización, etc.
Una vez que los seleccione, mapéelos usando diagramas de flujo o mapas de procesos para analizarlos minuciosamente e identificar brechas, ineficiencias, bloqueadores, etc.
Luego, defina los KPI correctos para los procesos para monitorear que el proceso haya obtenido el efecto deseado una vez que los implemente.
Paso 4: Rediseñar el proceso
Teniendo en cuenta su visión, rediseñe un nuevo proceso que supere eficazmente las ineficiencias del proceso anterior. Aquí creará un mapa de estado futuro que resalte las soluciones que ha identificado para los problemas del proceso de estado actual.
Paso 5: Implementar el proceso rediseñado
Una vez que se haya rediseñado el proceso, puede ejecutar una pequeña prueba para ver cómo funciona al monitorear con los KPI que definió anteriormente. Esto le permitirá hacer los ajustes necesarios al proceso antes de implementarlo en toda la empresa. Si el nuevo proceso funciona mejor que el actual, puede implementarlo a mayor escala.
Metodologías BPR
Existen varias metodologías de reingeniería de procesos comerciales, y hemos enumerado algunas de ellas a continuación, junto con los pasos. Destacan más formas de reingeniería de procesos comerciales además de lo que hemos discutido anteriormente.
Metodología Hammer/Champy
La metodología introducida por Hammer y Champy popularizó la reingeniería de procesos de negocios. Implica seis pasos.
Paso 1: El CEO que inicia el proceso de reingeniería debe presentarlo a los empleados explicando la situación actual de la empresa y su visión futura de la empresa.
Paso 2: Identifique los procesos comerciales en términos de cómo interactúan dentro de la empresa y en relación con el mundo exterior. Aquí se pueden utilizar mapas de procesos para visualizar los procesos.
Paso 3: Seleccione los procesos que tienen el potencial de aportar valor a la empresa una vez rediseñados y aquellos que son fáciles de rediseñar.
Paso 4: Analizar el desempeño actual de los procesos frente a lo que se espera de ellos en el futuro.
Paso 5: Rediseñar el proceso de negocio seleccionado utilizando la creatividad, el pensamiento lateral y la imaginación.
Paso 6: Implementar los procesos rediseñados.
La Metodología Davenport
Davenport pone la tecnología de la información en el corazón de la reingeniería empresarial. El modelo de Davenport cubre seis pasos.
Paso 1: Desarrollar la visión del negocio y los objetivos del proceso.
Paso 2: Identificar los procesos de negocio que deben ser rediseñados. Davenport aconseja seleccionar no más de 15 procesos a la vez.
Paso 3: Comprender el funcionamiento y desempeño de los procesos seleccionados. Y establezca puntos de referencia de rendimiento para los procesos rediseñados.
Paso 4: Estudiar cómo se pueden aplicar las herramientas y aplicaciones de tecnología de la información a los procesos de negocio recién diseñados.
Paso 5: Diseñe un prototipo funcional del nuevo proceso comercial. Permita que el equipo estudie el prototipo e identifique áreas de mejora.
Paso 6: Implemente el prototipo probado en toda la organización.
Metodología Manganelli/Klein
Manganelli y Klein afirman solo centrarse en aquellos procesos comerciales que son cruciales para los objetivos estratégicos de la empresa y los requisitos del cliente.
Paso 1: Pida a todos los involucrados que definan objetivos y se preparen para el proyecto de reingeniería empresarial.
Paso 2: seleccione los procesos comerciales clave para el rediseño
Paso 3: Estudie el rendimiento actual de los procesos seleccionados y determine el rendimiento futuro que desea lograr.
Paso 4: Desarrollar el diseño de tecnología de la información para soportar nuevos procesos. Y diseñar nuevos entornos de trabajo para las personas.
Paso 5: Implementar los procesos rediseñados y los nuevos ambientes de trabajo dentro de la organización.
Metodología Kodak
Desarrollada por la organización internacional Kodak, la metodología Kodak se aplica en todas las instalaciones de Kodak en todo el mundo.
Paso 1: Planificar el proyecto de reingeniería de procesos y definir todas las reglas y procedimientos de administración del proyecto.
Paso 2: reúna a su equipo de proyecto, asigne gerentes de proyecto y diseñe un modelo de proceso integral para la organización.
Paso 3: Rediseñar los procesos seleccionados. Este paso debe concluir con un plan de Implementación Piloto de los procesos rediseñados.
Paso 4: Implementar los procesos recién diseñados en toda la organización. Ajustar la infraestructura de la organización a los requerimientos de los nuevos procesos.
Paso 5: El último paso se realiza en paralelo a los demás pasos. Aquí el equipo del proyecto debe encontrar formas de lidiar con los obstáculos que pueden surgir durante el proyecto de reingeniería.
¿Cuáles son sus ideas sobre BPR?
Esperamos que esta guía le haya ayudado a familiarizarse con la reingeniería de procesos comerciales. ¿Tienes más preguntas? Compártelo en la sección de comentarios a continuación.