¿Qué es ERP (planificación de recursos empresariales) y por qué lo necesita?

La planificación de recursos empresariales es uno de los términos más utilizados cuando se trata de gestión empresarial y de operaciones. Ya sea una pequeña empresa o una multinacional, el ERP es el punto central de la eficiencia, la rentabilidad, el crecimiento y la supervivencia en todo momento. En esta publicación, discutiremos qué es realmente ERP, por qué es importante y cómo puede beneficiar a su negocio.

¿Qué es la forma completa de ERP?

El formulario completo de ERP es Planificación de recursos empresariales. El ERP se basa en aplicaciones integradas para automatizar diferentes procesos relacionados con tecnología, servicios y recursos humanos.

Se compone de 3 palabras principales:

• Empresa: es una organización o empresa que comprende múltiples procesos comerciales que operan bajo un mismo paraguas. Muchas veces, las organizaciones tienen grandes sistemas, personas y procedimientos, y necesitan un sistema ERP para administrar todos los aspectos del negocio.
• Recurso: Todas las personas, dinero, material y tiempo que una empresa tiene a su disposición se denominan recursos. Para administrar estos recursos de manera efectiva y rastrearlos, las empresas necesitan una solución ERP.
• Planificación: para lograr sus objetivos, una empresa necesita tener un plan. Una buena planificación puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La planificación de recursos empresariales ayuda a las organizaciones a planificar y tomar decisiones basadas en datos.

ERP utiliza aplicaciones, flujos de trabajo y datos integrados para administrar todas las operaciones y recursos comerciales para lograr una eficiencia óptima.

Comprensión del sistema de planificación de recursos empresariales  

Un sistema de planificación de recursos empresariales es una solución de software completa e integrada que ayuda a las empresas a automatizar y administrar sus funciones operativas y administrativas. Las soluciones ERP suelen estar compuestas por módulos que abordan una necesidad o un proceso empresarial específico, como la gestión de la cadena de suministro, los recursos humanos, la gestión financiera y la fabricación.

Las soluciones ERP proporcionan una base de datos centralizada que permite la visibilidad en tiempo real y el intercambio de datos entre todos los departamentos y ubicaciones comerciales. Esta base de datos centralizada es el corazón de las soluciones ERP y es donde se almacenan y se accede a todos los datos.

Lectura sugerida: Lista de verificación para la implementación exitosa y segura de ERP: Desafíos y mejores prácticas

¿Por qué una empresa debería implementar un sistema de planificación de recursos empresariales?

Hay muchas razones por las que una empresa debe implementar un sistema ERP.

• Base de datos centralizada: una de las mayores ventajas de este sistema es que proporciona una base de datos centralizada para todos sus datos. Los usuarios autorizados pueden acceder a los datos desde cualquier parte del mundo. Esto ayuda a reducir los silos de datos y garantiza que todos trabajen con la misma información.
• Toma de decisiones basada en datos: un sistema ERP proporciona a las empresas los datos que necesitan para tomar mejores decisiones. Con toda la información en un solo lugar, las empresas pueden tomar decisiones basadas en datos en lugar de adivinar.
• Optimización de los flujos de trabajo: los flujos de trabajo en una organización pueden ser complejos y, a menudo, involucran a varios departamentos. Un sistema ERP puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo al automatizar tareas y brindar una visión general clara de todo el proceso.
• Servicio al cliente mejorado: ayuda a las empresas a mejorar su servicio al cliente brindándoles la información que necesitan para resolver problemas rápidamente. Con un sistema ERP, las empresas pueden brindar a sus clientes el mejor servicio posible.
• Colaboración perfecta: el sistema de planificación de recursos empresariales puede ayudar a los empleados, departamentos, sucursales y partes interesadas a colaborar mejor al brindarles las herramientas que necesitan para compartir información y trabajar juntos en proyectos. Con un sistema ERP, las empresas pueden eliminar la necesidad de documentos en papel y facilitar la colaboración.
• Integración de datos financieros: con un sistema ERP, las empresas pueden conectar su contabilidad, nómina y otros sistemas financieros en un único repositorio consolidado.
• Eficiencia de rendimiento: un sistema ERP puede ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento mediante la automatización de tareas y la reducción de la necesidad de entrada manual. Con un sistema ERP, las empresas pueden mejorar su eficiencia y hacer más trabajo en menos tiempo.
• Reducción de costos: las empresas pueden reducir sus costos mediante la automatización de tareas y la reducción de la necesidad de entrada manual con un sistema ERP. Las organizaciones también pueden mejorar su eficiencia y hacer más trabajo en menos tiempo. Además, esto puede ayudar a las empresas a ahorrar dinero al reducir la necesidad de documentos en papel y eliminar la necesidad de múltiples soluciones de software.
• Automatización y precisión: los sistemas ERP automatizan muchas de las tareas asociadas con el funcionamiento de una empresa, como informes financieros, gestión de inventario y procesamiento de pedidos. Esta automatización puede ayudar a las empresas a mejorar su precisión y reducir la probabilidad de errores.

Categorías relacionadas: Fabricación Software ERP | Software ERP para minoristas | Software ERP para la construcción

Qué funciones comerciales pueden beneficiarse de ERP

Estos sistemas impactan en todas las áreas de una empresa, pero algunos departamentos ven más beneficios que otros. Estas son algunas de las funciones comerciales que más se benefician de ERP:

• Ventas y marketing: las soluciones ERP pueden ayudar a los departamentos de ventas y marketing al brindarles las herramientas que necesitan para realizar un seguimiento de los datos de los clientes, administrar clientes potenciales y crear campañas. También integra y agiliza todas las principales funciones de ventas, como gestión de pedidos, facturación, cobro de pagos, comentarios, contabilidad, distribución, inventario, etc. Esto reduce el error humano, la intervención manual y los costos asociados con el proceso de ventas y marketing.
• Contabilidad y finanzas: el sistema de planificación empresarial también beneficia a los departamentos de contabilidad y finanzas al automatizar tareas y proporcionar visibilidad en tiempo real de los datos financieros de la organización. También ayuda a consolidar estados financieros, pronosticar ingresos, crear presupuestos y realizar un seguimiento de los cumplimientos.
• Recursos humanos: las aplicaciones de software ERP son extremadamente importantes para los departamentos de recursos humanos de varias maneras. Pueden automatizar muchas de las tareas asociadas con la gestión de datos de empleados, como el seguimiento de roles y responsabilidades, compensación y beneficios, y procesos de revisión de contratación y desempeño. Además, las soluciones ERP también agilizan el proceso de contratación al brindarle las herramientas que necesita para publicar ofertas de trabajo, realizar un seguimiento de los solicitantes y seleccionar candidatos.
• Operaciones: el sistema empresarial integrado automatiza e integra tareas como la planificación de la producción, la gestión del inventario, el control de calidad, el envío y la logística. También proporciona a las empresas visibilidad en tiempo real de sus operaciones para que puedan identificar cuellos de botella e ineficiencias.
• Servicio al cliente: con una solución ERP, las empresas pueden automatizar sus procesos de servicio al cliente, como la gestión de pedidos, las devoluciones y la atención al cliente. Además, sus representantes de atención al cliente pueden realizar un seguimiento de todo el historial de comunicación, integrar todos los canales de comunicación y responder a las consultas de los clientes en tiempo real.
• Cadena de suministro: las empresas pueden administrar su cadena de suministro de manera efectiva utilizando ERP y obtener visibilidad en cada etapa del negocio. Les permite realizar un seguimiento de su nivel de inventario, planificar la producción, crear un plan de distribución, realizar un seguimiento del trabajo en curso y más.
• Producción: las soluciones ERP pueden automatizar y optimizar los procesos de producción, como la planificación de requisitos de materiales, la planificación de capacidad, el seguimiento de pedidos y el control de calidad. Esto puede ayudar a las empresas a mejorar la calidad de sus productos y el tiempo de entrega al tiempo que reduce los costos de producción.
• Gestión de inventario: automatiza las tareas de gestión de inventario, como la reposición de existencias, la reposición de pedidos y la previsión. También ayuda a las empresas a reducir sus niveles de inventario y mejorar la rotación de inventario.
• Gestión de compras: los procesos de compras se pueden mejorar a través de la automatización, la integración y una mejor visibilidad. Las organizaciones pueden tomar decisiones de compra más inteligentes mediante el seguimiento y la gestión de todo el proceso de adquisición, incluida la planificación, el seguimiento, la gestión de proveedores y el análisis de gastos.

Implementación del sistema de planificación de recursos empresariales

Hay algunas cosas a tener en cuenta al implementar sistemas de planificación de recursos empresariales:

• Elija el proveedor adecuado: es importante investigar y elegir un proveedor que tenga buena reputación y un buen historial. Lea reseñas y verifique el historial del proveedor de software para obtener una mejor perspectiva.
• Establezca metas y objetivos realistas: Antes de iniciar el proceso de implementación, es importante establecer metas y objetivos realistas. Esto le ayudará a trazar el proceso de implementación y garantizar que tenga éxito.
• Capacite a sus empleados: los sistemas ERP pueden ser complejos y requieren mucha capacitación. Es importante capacitar a sus empleados en las formas de usar el sistema para que puedan ser más eficientes.
• Administre el cambio: los sistemas ERP pueden interrumpir los flujos de trabajo y los procesos comerciales existentes. Es importante gestionar cuidadosamente el cambio y garantizar una transición sin problemas.

Beneficios del sistema ERP

Estos son algunos de los principales beneficios de usar una solución ERP:

• Eficiencia y productividad mejoradas: las soluciones ERP pueden ayudar a las empresas a automatizar y optimizar sus procesos principales y mejorar la eficiencia y productividad general de la organización.
• Visibilidad en tiempo real: los sistemas ERP brindan a las empresas visibilidad en tiempo real de sus operaciones y datos para que puedan identificar cuellos de botella e ineficiencias.
• Costos reducidos: las empresas reducen sus costos al automatizar tareas y reducir la mano de obra. Enterprise Resource Planning ERP también rastrea las ineficiencias y ayuda a tomar decisiones basadas en datos.
• Toma de decisiones mejorada: permite a los gerentes y TCWG (los encargados de la gobernanza) tomar mejores decisiones al proporcionarles información oportuna y precisa.
• Procesos optimizados y eficientes: Enterprise Resource Planning ERP puede ayudar a las empresas a automatizar y optimizar sus procesos, como la planificación de requisitos de materiales, la planificación de capacidad, el seguimiento de pedidos y el control de calidad.
• Mayor satisfacción del cliente: las soluciones ERP pueden ayudar a las empresas a automatizar sus procesos de servicio al cliente, como la gestión de pedidos, las devoluciones y la atención al cliente. Con un ERP de planificación de recursos empresariales, las empresas pueden brindar a sus clientes la mejor experiencia posible.
• Mayor seguridad: las empresas deben asegurarse de que sus datos estén seguros y protegidos. Los sistemas ERP ayudan a las empresas a mantener sus datos seguros y protegidos al proporcionarles una prueba de auditoría detallada, una base de datos centralizada a prueba de manipulaciones y acceso basado en el usuario.

Limitaciones del sistema ERP

También hay algunos inconvenientes de usar este sistema que no deben ignorarse. Estos son los siguientes:

• Alto costo de implementación y mantenimiento: los sistemas ERP pueden ser bastante costosos de implementar y mantener. Los costos de hardware y software suelen ser altos, y las empresas deben invertir en capacitar a sus empleados para que usen el sistema de manera eficiente.
• Módulos complejos: los sistemas ERP pueden ser bastante complejos y requieren mucha capacitación y experiencia para usarlos. Esto puede generar frustración entre los empleados y una alta curva de aprendizaje.
• Capacitación y gestión del cambio: los empleados a menudo necesitan una amplia capacitación para usar los sistemas ERP. Y las empresas deben administrar cuidadosamente el cambio para garantizar una transición sin problemas, de lo contrario, aumenta la ineficiencia.
• Integración y flujos de trabajo defectuosos: la integración defectuosa de ERP puede interrumpir los flujos de trabajo y los procesos comerciales existentes, creando muchos errores e ineficiencias.

En conclusión

Los sistemas ERP ofrecen muchos beneficios que pueden ayudar a las empresas a mejorar sus operaciones. Cuando se implementan correctamente, estos sistemas pueden ayudar a las empresas a automatizar sus procesos, mejorar la eficiencia y tomar mejores decisiones.

Sin embargo, existen algunos inconvenientes del uso de sistemas ERP que no deben ignorarse. En general, si está considerando implementar un ERP de planificación de recursos empresariales, es importante que investigue y se asegure de que está tomando la mejor decisión para su negocio.

Lectura sugerida: 12 mejores ERP para la industria del comercio electrónico | El papel y los beneficios del ERP en la gestión de la cadena de suministro