¿Qué es el procesamiento de nómina? Cómo procesar la nómina en 7 pasos

El procesamiento de nómina es la forma metódica que tienen las empresas de gestionar los pagos de sus empleados. Implica calcular salarios, realizar un seguimiento de deducciones como impuestos y beneficios, y garantizar que todos reciban su pago de forma precisa y puntual.

Además, este proceso sistemático ayuda a las empresas a manejar la compensación de los empleados de conformidad con las regulaciones y políticas de la empresa. Con el tiempo, la evolución del procesamiento de nóminas ha revolucionado la forma en que operan las empresas al introducir tecnologías avanzadas que han mejorado significativamente la precisión, reducido los errores y aumentado la eficiencia en la gestión financiera.

Con todas estas ventajas, las empresas ahora pueden gestionar políticas regulatorias complejas y al mismo tiempo fomentar un ambiente de trabajo propicio.

¿Qué es el procesamiento de nómina?

​​El procesamiento de nómina se refiere a la gestión completa de los pagos de los empleados dentro de una empresa. Implica calcular, rastrear y desembolsar cuidadosamente los salarios y, al mismo tiempo, garantizar deducciones precisas de impuestos, beneficios y otros gastos.

Las organizaciones pueden adoptar diversos enfoques para administrar su nómina: manualmente a través de personal designado o departamentos de recursos humanos, o utilizando sistemas automatizados de procesamiento de nómina que pueden transformar y optimizar el proceso de nómina.

El objetivo del procesamiento de nómina es pagar con precisión a los empleados respetando las reglas y regulaciones. Esto significa comprender los pasos necesarios, ya sea que se realicen internamente o mediante sistemas especializados, para garantizar que los empleados reciban el pago correcto y de conformidad con la ley.

Cómo procesar la nómina en 7 sencillos pasos

Un sistema de nómina es más que simplemente compensar a sus empleados. Es una parte integral de las operaciones comerciales, entrelazada con las leyes estatales y federales que afectan a su empresa. Comprender las regulaciones es crucial para los propietarios de pequeñas y medianas empresas.

A continuación se detallan 7 pasos básicos para procesar la nómina y algunos detalles legislativos que son importantes para el cumplimiento. Siga leyendo para saber más sobre los pasos cruciales del proceso de nómina y cómo crear una nómina.

Paso 1: recopilar información fiscal de los empleados

La fase principal en el procesamiento de nómina implica recopilar detalles fiscales esenciales de sus empleados. Tradicionalmente, los empleadores recopilaban detalles tributarios haciendo que los empleados llenaran diferentes formularios de impuestos para verificar la elegibilidad y cumplir con las retenciones requeridas por el estado.

Sin embargo, los sistemas de nómina modernos simplifican esta tarea al proporcionar una plataforma digital fácil de usar. Esta plataforma permite a los empleados completar y enviar documentos tributarios en línea de forma segura, reduciendo el papeleo y garantizando el cumplimiento de las regulaciones tributarias establecidas por el Servicio de Impuestos de la India y los departamentos de ingresos estatales.

Paso 2: crear un proceso de gestión de registros

El mantenimiento de registros implica gestionar diferentes documentos relacionados con los empleados, como contratos de trabajo y documentos que explican las ventajas adicionales que reciben al trabajar. Mantener un proceso organizado de gestión de registros de empleados garantiza la precisión en las deducciones de nómina y otra documentación relacionada con el empleo, esencial para el proceso de nómina en Recursos Humanos.

Los métodos incluyen sistemas de archivo en papel, servidores in situ o almacenamiento de documentos en la nube, cada uno con sus ventajas en términos de accesibilidad y cumplimiento.

Los archivos en papel implican almacenar copias físicas de forma segura, pero a medida que las empresas crecen, mantener estos archivos puede resultar engorroso. Los servidores presenciales ofrecen una alternativa digital que ahorra espacio físico, pero requieren hardware adecuado e instalaciones seguras.

El almacenamiento de documentos basado en la nube, preferido por muchos, brinda accesibilidad desde cualquier lugar, lo que reduce los riesgos de cumplimiento, la carga administrativa y la necesidad de equipos de almacenamiento extensos. Estas plataformas basadas en la nube ofrecen una eficiencia incomparable y cumplimiento de estándares, lo que las convierte en una opción atractiva para las empresas contemporáneas.

Paso 3: determinar los horarios de pago

La información precisa de los empleados allana el camino para decidir la frecuencia de los pagos en el proceso de nómina. Los períodos de pago típicos, como quincenal, quincenal o mensual, son estándar para las empresas.

Compartir este cronograma con los empleados es crucial para la transparencia y les permite anticipar los plazos de pago. Cada frecuencia de pago tiene sus matices administrativos que afectan el tiempo dedicado a procesar los cheques de pago.

Paso 4: realizar un seguimiento del tiempo y la asistencia

Realizar un seguimiento preciso de las horas de trabajo, los descansos y la asistencia de los empleados es crucial para un sistema de nómina preciso en Recursos Humanos. Esto implica registrar cuándo los empleados comienzan y terminan el trabajo, así como sus tiempos de descanso.

El uso de varios métodos, como tarjetas de tiempo, hojas de tiempo o aplicaciones móviles, ayuda a satisfacer diferentes preferencias, garantizando que todas las horas de trabajo de los empleados se registren correctamente.

El cambio del seguimiento manual al seguimiento automatizado con software HRMS, como SkizzleHR, ofrece a las empresas métodos versátiles como biometría, aplicaciones móviles, reconocimiento facial y etiquetado geográfico. Esto garantiza un seguimiento preciso de la asistencia y facilita cálculos salariales precisos basados ​​en las horas de trabajo registradas.

Paso 5: Calcular las deducciones

Calcular las deducciones implica comprender categorías como las deducciones antes de impuestos, impuestos y después de impuestos en el proceso de nómina. Estas deducciones afectan el salario neto de un empleado y requieren un cálculo que incluya el salario bruto y las deducciones obligatorias.

Las deducciones antes de impuestos son cantidades que se restan de los cheques de pago antes de impuestos, como el seguro médico o las contribuciones de jubilación. Las deducciones fiscales cubren las cantidades adeudadas al gobierno, determinadas por los empleadores y enviadas a las autoridades.

Las deducciones después de impuestos se producen después de impuestos y pueden incluir pagos por seguros adicionales, contribuciones de jubilación específicas u órdenes de pago legales, como embargos salariales, que configuran el salario neto final de los empleados.

Después de averiguar cuánto gana un empleado antes de cualquier deducción (llamado salario bruto), usted resta el dinero para las deducciones antes de impuestos, impuestos obligatorios y después de impuestos de ese ingreso bruto. La cantidad que queda después de restar estas deducciones es lo que realmente se le paga al empleado (esto se llama salario neto).

Imagine que gana $1,000 antes de cualquier deducción. Si se deducen $200 para impuestos, $50 para seguro y $30 para jubilación, restarías $200 + $50 + $30 de tus $1,000. Esto le deja con la cantidad de dinero que realmente recibirá en su cheque de pago, lo que se denomina pago neto.

Paso 6: Pagar a los empleados

Después de calcular el salario neto, es hora de iniciar el procesamiento de la nómina. Garantizar la precisión y puntualidad en la compensación de los empleados, ya sea mediante depósito directo, tarjetas de pago o cheques impresos, es crucial en el proceso de nómina.

Es fundamental tener en cuenta los días festivos que podrían afectar los cronogramas de procesamiento, especialmente con el procesamiento manual o cuando se utilizan proveedores de nómina. SkizzleHR , conocido por su interfaz fácil de usar y funciones de pago automatizado, agiliza eficazmente el desembolso de nómina.

Al ofrecer múltiples métodos de pago, el software simplifica el procesamiento de nómina, garantizando pagos precisos y puntuales a los empleados, incluso durante días festivos o métodos de procesamiento variados. Esto garantiza una experiencia de nómina fluida manteniendo la precisión y la eficiencia.

Paso 7: Presentar pagos y presentaciones de impuestos sobre la nómina

Después de completar el procesamiento de la nómina, los empleadores tienen la responsabilidad de cumplir con sus obligaciones tributarias, incluido el envío de los impuestos sobre la nómina retenidos a las agencias gubernamentales pertinentes. Es necesario cumplir con las autoridades fiscales locales y los administradores de impuestos sobre la nómina, ya que los requisitos específicos pueden variar según la ubicación de la empresa.

SkizzleHR simplifica estos procedimientos mediante el cumplimiento tributario y la automatización de los procesos de presentación y pago de impuestos sobre la nómina. Su sistema integrado actualiza constantemente las últimas regulaciones tributarias, lo que facilita a las empresas cumplir con sus obligaciones tributarias de manera precisa y eficiente.

Conclusión

El procesamiento de nóminas es un aspecto crítico de cualquier negocio, que requiere una atención meticulosa a los detalles y el cumplimiento de normas regulatorias en constante evolución. Para realizar estos cálculos y trámites de lluvia de ideas de manera efectiva, soluciones modernas como SkizzleHR simplifican las tareas complejas de nómina al tiempo que garantizan el cumplimiento de las leyes y regulaciones fiscales.

Sus funciones intuitivas agilizan las declaraciones de impuestos, automatizan las deducciones y facilitan procesos de pago fluidos. Además, la interfaz fácil de usar garantiza un desembolso preciso y rápido, lo que contribuye a una experiencia de nómina sin complicaciones.

Al emplear software de procesamiento de nómina, las empresas pueden administrar con confianza sus requisitos de nómina, minimizar errores y optimizar las operaciones que aumentarían la eficiencia y el cumplimiento dentro de sus procesos de nómina.