¿Qué es la gestión de proyectos? | #2 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Casi todo el mundo ha gestionado algún tipo de proyecto en su vida. Tal vez estaba organizando una fiesta de cumpleaños, un viaje de estudios o tal vez asumir el papel de líder de un equipo en el trabajo. Todas estas actividades pueden denominarse gestión de proyectos. Esto se debe a que es necesario alinear varias tareas y sincronizar las actividades de al menos algunas personas colaboradoras para lograr un valor determinado, por ejemplo, una buena fiesta de cumpleaños o un viaje recordado con una sonrisa. ¿Qué es la gestión de proyectos? Lee nuestro artículo y aprende más.

Gestión de proyectos – tabla de contenidos:

1. ¿Qué es la gestión de proyectos?
2. El estándar para la gestión de proyectos.
3. El valor de la gestión de proyectos
4. Resumen

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión profesional de proyectos es una parte integral del negocio. Requiere los conocimientos, las herramientas y las técnicas adecuadas. Pero, sobre todo, requiere la capacidad de combinarlos de manera eficiente. La gestión de proyectos garantiza que el proyecto se pueda completar a tiempo y dentro del presupuesto. Gracias a la gestión de proyectos, el equipo del proyecto que trabaja con el gerente del proyecto se comunica de manera efectiva y logra los objetivos establecidos de manera eficiente.

Con la gestión de proyectos, un proyecto finaliza con la provisión de algún valor que es de gran importancia para la empresa o el cliente, algo más que pasar por todas las etapas del proceso y terminar con la entrega de un producto terminado que se ajusta al acuerdo inicial. . Aunque el valor asociado a un proyecto puede tener un carácter puramente empresarial, a menudo su finalidad tiene una dimensión social o medioambiental.

Hoy, nos gustaría no solo responder a la pregunta de qué es la gestión de proyectos. También veremos cómo se ve el nuevo estándar basado en valores en lugar de basado en procesos para la gestión de proyectos, y responderemos la pregunta de por qué la gestión de proyectos es importante.

El estándar para la gestión de proyectos.

El estándar de gestión de proyectos del Project Management Institute (PMI) se creó porque, a pesar de años de práctica y mejores herramientas, todavía:

• 48% de los proyectos no se terminan a tiempo
• 43% de los proyectos superan el presupuesto
• 31% no logran su propósito

Todo esto llevó a los investigadores y profesionales de la gestión de proyectos a observar más de cerca lo que falta en la práctica diaria de la gestión de proyectos. Los informes indican que hacer frente al cambio cuando se realizan tareas complejas como proyectos, carteras y programas es un problema. Esto se debe a que las realidades en las que se deben administrar los proyectos están cambiando tan rápidamente que las empresas que operan de acuerdo con procesos esquemáticos a menudo no pueden mantenerse al día con su dinámica. Los factores contribuyentes son:

• la digitalización de los negocios, es decir, la necesidad de mejorar la capacidad de organizar el trabajo de un equipo híbrido o remoto, que a menudo opera de forma asíncrona y utiliza herramientas en la nube con diferentes niveles de acceso,
• la creciente dinámica del mercado, es decir, la necesidad de realizar cambios en los proyectos en curso para que sus resultados respondan a la demanda actual.

La respuesta de los profesionales de la gestión de proyectos es enfatizar:

• gestión de proyectos flexible, es decir, un cambio global de la planificación detallada de tareas al trabajo continuo para mejorar las formas de trabajar juntos como equipo y responder dinámicamente a las necesidades de las partes interesadas,
• la cultura de la organización en la retención del talento y, sobre todo,
• resultado, en lugar del resultado del proyecto (entregable) que corresponde al plan y, en consecuencia, cada vez se le da más importancia al valor y a responder a la pregunta "¿por qué?"

Resulta que el objetivo principal de la gestión de proyectos es crear valor. Implica enfatizar constantemente la importancia y el significado del trabajo que se está realizando y el producto que se está creando, y responder a los "por qué" y "para qué". cuestiones relativas no sólo a la visión de la empresa, sino también a las actividades diarias de los involucrados en el proyecto. Todo esto hace que no solo las partes interesadas, sino también los gerentes de proyecto y los miembros del equipo se involucren profundamente en el proyecto.

El valor de la gestión de proyectos

La gestión de proyectos puede ofrecer excelentes resultados, incluso si el equipo es bastante pequeño. Sin embargo, no tiene por qué ser una gestión formal que cubra todos los aspectos del proyecto y genere informes sobre cada detalle del desempeño del equipo. Después de todo, la gestión de proyectos moderna no es un valor en sí mismo, como lo fue a menudo en el siglo pasado. Su objetivo principal es ayudar a implementar proyectos. Por lo tanto, utiliza solo aquellas herramientas que brindan beneficios reales. Y define al gerente de proyecto como un administrador solidario, no como un gerente o líder autoritario.

En otras palabras, se supone que la gestión de proyectos crea la columna vertebral necesaria para guiar un proyecto a través de momentos nuevos, más difíciles o riesgosos en cuanto a:

• planificar, organizar y tomar decisiones basadas en el conocimiento, que generalmente cuenta con el respaldo de un software dedicado como Firmbee, Asana o Jira
• crear condiciones óptimas para la colaboración en equipo
• elaboración y control de presupuesto
• monitoreo y análisis continuo del estado del proyecto
• responder a los cambios y gestionar los riesgos

Esta columna vertebral se especifica de acuerdo a las necesidades del equipo y del proyecto dado con la ayuda de herramientas que resultan útiles en un momento dado. Vale la pena gestionar los proyectos por varias razones. Primero, porque mejora la eficiencia del equipo. Segundo, porque la gerencia crea un marco organizacional para la colaboración que, si se implementa bien, se vuelve conveniente e invisible para quienes lo usan. Tercero, porque la gerencia crea orden para que el plan que se está implementando sea claro para todos los involucrados. Esto hace que sea fácil asegurarse de que todos estén "en la misma página".

Resumen

La gestión tradicional de proyectos se basaba en la estandarización de procesos. Esto significó crear un marco que pudiera usarse repetidamente, mejorando así la eficiencia de la empresa. Sin embargo, este enfoque no funciona en el siglo XXI. Por eso, el Project Management Institute ha introducido un nuevo estándar de gestión: el estándar basado en valores.

Permite una mayor flexibilidad y pone énfasis en el papel del equipo que trabaja en el proyecto. En otras palabras, se ha acercado significativamente a los principios de gestión ágil (Agile) que se originaron a partir del desarrollo de software, y que hasta ahora PMI trataba como un hecho curioso.

Acabamos de responder a la pregunta: ¿Qué es la gestión de proyectos? ¡Mira nuestras otras series sobre Python y Javascript!

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Ágil frente a Scrum
5. Ágil vs Cascada
6. 4 ejemplos de proyectos