¿Qué es la conciliación de facturas?

La conciliación de facturas es un proceso que consiste en la comparación de los datos de las facturas con los datos de los extractos bancarios. Es una tarea muy importante para todas las empresas. La conciliación de las facturas se aplica tanto a las facturas de bienes y servicios comprados como a las facturas emitidas a los clientes. Gracias a esta operación puedes comprobar si estás atrasado en tus pagos de compras relacionadas con el negocio. Esto le permitirá controlar mejor las cuentas por cobrar. Lea el artículo para saber por qué no se debe descuidar la conciliación de facturas.

Conciliación de facturas – el contenido del artículo:

1. ¿Cómo conciliar las facturas entrantes?
2. ¿Cuáles son los beneficios de la conciliación de las facturas entrantes?
3. ¿Cómo conciliar facturas salientes?
4. ¿Cuáles son los beneficios de la conciliación de las facturas emitidas?
5. ¿Es posible conciliar facturas manualmente?
6. ¿Cómo mejorar el proceso de conciliación de facturas?

¿Cómo conciliar las facturas entrantes?

Cada vez que compra bienes, recibe una factura. De manera similar con los servicios, también se liquidan con facturas. Si su empresa apareció recientemente en el mercado, existe el riesgo de que no todos los socios estén ansiosos por vender sus productos o servicios en base al pago diferido. En tal escenario, deberá liquidar sus pagos en efectivo. Este método de pago significa que no tendrá que conciliar las facturas entrantes. En el caso de las facturas en efectivo, siempre puede estar seguro de que ha sido liquidado.

Después de un tiempo, cuando los contratistas conozcan mejor su empresa, más y más empresas estarán ansiosas por venderle sus productos sobre la base del pago diferido. Es beneficioso, porque al comprar productos no tiene que invertir sus fondos en el acto. Tu única tarea es estar pendiente de los plazos de pago. La conciliación de facturas ayuda con este importante esfuerzo. ¿Cómo conciliar facturas?

Todo lo que tiene que hacer es comparar las facturas entrantes, es decir, las que ha recibido de otras empresas, con su cuenta bancaria. Para acelerar el proceso, puede optar por filtrar las facturas entrantes. Después de esta operación, obtendrá la lista completa de transacciones con todos los detalles sobre los pagos realizados por productos y servicios. Con esa lista en la mano, deberá comparar las cifras de las facturas con las de los extractos bancarios. Compruebe si todo el dinero transferido ha llegado al destinatario correcto comparando los datos del emisor de la factura con los datos del destinatario de la factura. Si esos detalles coinciden y todo es correcto, puede marcar la factura como pagada.

¿Cuáles son los beneficios de la conciliación de las facturas entrantes?

¿Por qué es tan importante la conciliación de las facturas entrantes en su empresa? Esta operación le ayuda a mantener el control sobre todas las fechas y plazos de pago. Si después de la conciliación aún tiene facturas pero no hay transferencias coincidentes, significa solo una cosa: no ha pagado esas facturas. En esta situación, debe verificar si se excedió la fecha límite de pago. Si alguna de las transferencias no se ha realizado, consulta tu cuenta en la sección de pedidos pendientes, es posible que estén pendientes de realización, en este caso no hay por qué alarmarse. Sin embargo, si se excedió el plazo de pago y la factura no ha sido pagada, es mejor liquidar todos los pagos pendientes lo antes posible.

El pago realizado fuera de plazo puede tener consecuencias negativas para su negocio. ¿Qué tipo de consecuencias? El emisor de la factura que no ha sido pagada a tiempo puede cobrarte un interés por el aplazamiento del pago. El retraso en el pago puede resultar en la pérdida de descuentos y reembolsos. Los problemas con los pagos afectan la imagen de tu empresa, porque a nadie le gusta cooperar con entidades que suelen retrasarse en los pagos. La conciliación de facturas te ayuda a evitar este tipo de problemas, con este proceso podrás cumplir con tus obligaciones a tiempo.

¿Cómo conciliar facturas salientes?

Las facturas salientes son facturas enviadas por su empresa a sus clientes cuando se ha vendido su producto o se ha prestado su servicio. La conciliación de las facturas emitidas le ayudará a controlar todos sus pasivos. Gracias a esta operación sabrás exactamente quién te pagó y quién se ha retrasado en el pago. ¿Cómo se realiza en realidad la conciliación de las facturas emitidas?

Los detalles de los extractos bancarios deben cotejarse con todas las facturas emitidas. Para acelerar el proceso, puede optar por filtrar las facturas emitidas. Después de esta operación, obtendrá la lista completa de pagos a la cuenta. En el siguiente paso, debe comparar todos los números del extracto bancario con las facturas emitidas. Compruebe minuciosamente si los datos de la persona o los datos de la empresa que ha pagado la factura se corresponden con los datos del comprador en la factura emitida.

Se recomienda especial precaución durante la conciliación de facturas, especialmente si hubiera varias facturas con el mismo monto a pagar, pero para diferentes clientes. La falta de precisión durante la conciliación puede dar lugar a que la factura coincida con el cliente equivocado. Para evitar este tipo de errores, compruebe todos los títulos de las transferencias. Siempre que sepa para qué producto o servicio se realizó el pago, debería ser fácil hacer coincidir la transferencia con la factura saliente correcta. Pero, ¿por qué es tan importante la conciliación de facturas?

¿Cuáles son los beneficios de la conciliación de las facturas emitidas?

La conciliación de las facturas emitidas le da una idea de la situación financiera actual de la empresa. Gracias a la conciliación, sabe qué facturas emitidas por usted ya han sido pagadas y sabe qué tipo de ingresos puede esperar en su cuenta en un futuro próximo. La operación de conciliación le ayudará a notar todos los clientes que están atrasados ​​con los pagos de sus productos o servicios. Con la información exacta, puede decidir tomar medidas en esta área y obligar a sus deudores a liquidar sus reclamos. No dude en enviar a sus clientes recordatorios suaves sobre su pago, cualquier retraso en hacerlo puede resultar en problemas con la recuperación de sus cuentas por cobrar. No descuide la conciliación de las facturas salientes.

¿Es posible conciliar facturas manualmente?

Si no emite muchas facturas, el proceso de conciliación no le llevará mucho tiempo. Del mismo modo, si no ha emitido muchas facturas de gastos, la verificación de las facturas entrantes no debería ser difícil. Con una pequeña cantidad de documentos, todas las conciliaciones de facturas se pueden realizar manualmente. Es útil crear una lista de todas las facturas entrantes, donde puede marcar todas las ya pagadas y ver el resto, que aún están pendientes de liquidación. Debe crear el mismo tipo de lista para todas las facturas emitidas. En esta lista, marque todas las facturas pagadas por sus clientes para ver aquellos que están retrasados ​​​​en el pago.

Al conciliar facturas para acelerar el proceso, es aconsejable utilizar una hoja de cálculo bien preparada. Vale la pena poner todas las facturas en orden cronológico.

Trate de marcar todas las facturas pagadas entrantes inmediatamente después de recibir la transferencia a su cuenta. La conciliación de facturas manualmente puede no ser la mejor opción para quienes tienen muchas facturas. Qué hacer para facilitar la operación de conciliación de facturas cuando hay muchos más documentos que revisar. ¿Cómo lidiar con la conciliación que no se puede hacer manualmente?

¿Cómo mejorar el proceso de conciliación de facturas?

Para facilitar el proceso de conciliación de facturas que no se puede hacer manualmente, es conveniente utilizar un software especial. La aplicación dedicada lo ayudará a encontrar todas las discrepancias entre las facturas emitidas y las transferencias en su cuenta. Con la aplicación, puede determinar fácilmente si su cliente ha pagado la factura en su totalidad, en parte o está atrasado con el pago. Los programas informáticos le permiten encontrar rápidamente todas las facturas con plazos vencidos, lo que puede permitirle cobrar deudas si es necesario. Nunca perderá la fecha de pago de los productos y servicios adquiridos. La aplicación te ayudará a ahorrar mucho tiempo, que podrás utilizar en otras áreas de tu actividad.

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Autor: Andy Nichols

Un solucionador de problemas con 5 grados diferentes y reservas infinitas de motivación. Esto lo convierte en un perfecto propietario y gerente de negocios. Cuando busca empleados y socios, la apertura y la curiosidad del mundo son las cualidades que más valora.

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