La guía completa para la gestión eficaz de los recursos para innovar y crecer

Con el espectacular crecimiento de la tecnología y los frecuentes cambios en el comportamiento de los consumidores, las organizaciones de hoy en día se encuentran bajo una mayor presión para innovar constantemente. Los recursos de la empresa son fundamentales para obtener una ventaja competitiva en un mercado en constante evolución, lograr objetivos estratégicos sin dejar de ser relevante, satisfacer las expectativas de los clientes y aumentar los ingresos.

Sin embargo, la mayoría de las veces, las organizaciones terminan comprometiendo sus ganancias debido al uso ineficiente de los recursos disponibles. Para alcanzar nuevas alturas de éxito y evitar pérdidas mayores, cualquier organización debe practicar una gestión de recursos eficaz.

Esta publicación describe formas prácticas de administrar los recursos organizacionales y proporciona técnicas que pueden ayudar a facilitar mejor el proceso.

¿Qué es la gestión de recursos?

La gestión de recursos se refiere a la utilización adecuada de los recursos de la organización. Implica planificar, programar y asignar recursos tanto tangibles como intangibles para un mejor desempeño. Su objetivo final es maximizar la eficiencia de los recursos, mejorando así las posibilidades de éxito de sus objetivos, proyectos o tareas organizacionales.

Durante el proceso, el propietario o gerente de la empresa determina cómo utilizar mejor los recursos disponibles, identificar los recursos adicionales necesarios e identificar los recursos que se están desperdiciando.

Importancia de la gestión de recursos

Una buena gestión de recursos permite que una organización complete su trabajo de la manera más eficiente posible y siga siendo competitiva frente a sus rivales. He aquí por qué la gestión de recursos es esencial para su organización.

• Minimice los costos y aumente la eficiencia de la entrega de proyectos al asignar el recurso correcto al proyecto correcto en el momento correcto
• Anticipe la demanda de recursos e identifique los posibles desafíos, como conflictos de programación o escasez de recursos por adelantado, evitando así fallas en los proyectos.
• Permita la utilización óptima de los recursos al encontrar el equilibrio adecuado entre maximizar la productividad de su equipo y, al mismo tiempo, asegurarse de que no se sientan sobrecargados de trabajo.
• Mejorar la transparencia y la comunicación, y prevenir conflictos en el lugar de trabajo. Con una descripción general de la disponibilidad de recursos y la carga de trabajo planificada, puede evitar la sobreasignación.
• Permita una mejor planificación estratégica y toma de decisiones al proporcionar visibilidad de los recursos de la empresa, su disponibilidad y programación.

Tipos de recursos organizacionales

Una organización depende de varios recursos para ejecutar proyectos, y estos se dividen en dos categorías; recursos tangibles e intangibles. Estos recursos suelen incluir;

Proceso de gestión de recursos

El ciclo de vida de la gestión de recursos presentado por Mavenlink enumera 5 fases "que reflejan el ciclo de vida de la entrega del proyecto desde el inicio hasta el análisis: estimar, planificar, ejecutar, analizar y optimizar".

La fase de estimación

La gestión eficaz de los recursos comienza con la estimación de sus requisitos (tipos y cantidades) de recursos internos y externos para completar un proyecto. Una vez que se han definido las tareas del proyecto, se deben identificar los recursos necesarios para completarlas con éxito.

Hay seis entradas que deben utilizarse en la estimación de los recursos de actividad. Estos son

• lista de actividades
• Atributos de actividad
• Activos de procesos organizacionales
• Los factores ambientales de la empresa.
• Plan de gestión de proyectos
• Disponibilidad de recursos

Varias técnicas están disponibles para estimar los recursos de la actividad,

• El juicio de expertos ; pregunte a expertos que ya han realizado tareas similares y obtenga su opinión sobre el tipo de recursos necesarios
• Análisis alternativo ; esto implica considerar las diferentes opciones disponibles para la asignación de recursos. Puede cambiar el número o el tipo de recursos utilizados y explorar diferentes formas de realizar una tarea y decidir entre diferentes alternativas.
• Datos estimados publicados ; comprenda cuántos recursos necesita consultando estudios, artículos e investigaciones que tienen datos relevantes de otras personas y organizaciones.
• software de gestión de proyectos ; estos a menudo ofrecen características para que los gerentes de proyectos calculen fácilmente los recursos necesarios para un proyecto e identifiquen cualquier restricción.
• La estimación de abajo hacia arriba ; dividir las tareas complejas en tareas más pequeñas y estimar los recursos necesarios para cada paso individual. El costo de las tareas individuales luego se puede sumar para obtener una estimación total.

La fase del plan

Durante esta fase del proceso de administración de recursos, su objetivo es identificar cómo utilizar los recursos identificados de la manera más eficiente posible. Esto significa reservar sus recursos para proyectos de alto nivel en función de las habilidades, los roles y la disponibilidad.

Durante esta fase, debe tener una comprensión clara de su grupo de recursos que abarca los recursos, sus habilidades, roles y experiencia, disponibilidad, tasas de costos y tasas de facturación. Puede consultar este grupo de recursos a medida que asigna los recursos disponibles y adecuados para las tareas del proyecto.

La planificación de recursos le permite evitar la infrautilización y la sobreasignación de recursos, y minimizar las dependencias de tareas y recursos.

La fase de ejecución

Por ahora los recursos están programados y el plan del proyecto ha sido implementado. Durante esta fase,

• Realice un seguimiento del rendimiento de los recursos a medida que avanza el proyecto. Reasignar los recursos que se asignaron incorrectamente para mejorar el rendimiento
• Comuníquese con frecuencia con los recursos para asegurarse de que estén funcionando bien y tengan las herramientas necesarias para ejecutar sus responsabilidades.
• Crear una lista de respaldos de recursos en caso de conflictos que puedan surgir durante el proyecto

La fase de análisis

Esta fase está dedicada a analizar la precisión de la asignación de recursos, su desempeño y su contribución al éxito del proyecto. Para ejecutar esta fase de manera efectiva, debe recopilar información y datos a lo largo del ciclo de vida de la gestión de recursos; esto incluye información como horas trabajadas, fechas de vencimiento de tareas y fechas de finalización, aumentos en los niveles de habilidad, etc.

Llevar a cabo una retrospectiva para reflexionar sobre los éxitos y los fracasos de la gestión de recursos durante el proyecto puede ayudar a descubrir más información que se puede utilizar para futuras capacitaciones o fines de contratación y planificación de recursos.

La fase de optimización

Según el análisis realizado, puede tomar medidas para optimizar aún más su proceso de gestión de recursos. Identifique dónde necesita implementar cambios para evitar problemas y en qué parte del proceso necesita realizar mejoras.

Consejos de administración de recursos

Los consejos que se mencionan a continuación son para ayudarlo a implementar mejor la administración de recursos en su organización.

Obtenga una descripción general de los recursos disponibles

Una visión general clara de los recursos con los que está trabajando actualmente facilita la planificación de sus proyectos en torno a sus objetivos. Además, el conocimiento de todos los recursos a tu alcance te ayudará,

• Identifique rápidamente los recursos correctos para asignar a la tarea de proyecto correcta
• Detecte posibles cuellos de botella desde el principio y obtenga una mejor comprensión de los próximos compromisos
• Haga planes a largo plazo más precisos y pronostique los recursos de manera más confiable

Crear un grupo de recursos centralizado

Un grupo de recursos proporciona una visión general clara de los recursos disponibles para ser asignados a las tareas del proyecto. Ayuda al director del proyecto a la hora de asignar recursos y planificar varios proyectos. Un grupo de recursos centralizado permite que todos en el equipo comprendan el "panorama general", dónde encajan, qué papel deben desempeñar y las limitaciones involucradas. Esto a su vez ayuda a motivarlos a rendir al máximo para completar sus tareas individuales de manera oportuna.

Desarrollar un plan de contingencia

Pueden ocurrir eventos inesperados que pueden dar lugar a conflictos y, finalmente, conducir al fracaso del proyecto. Tenga un plan de contingencia proactivo para estar preparado para la escasez de recursos y circunstancias negativas en caso de una emergencia.

Supervisar continuamente el progreso del proyecto

Realice un seguimiento del rendimiento de cada recurso individual a lo largo del proyecto para identificar situaciones de sobreasignación o subasignación. Al realizar un seguimiento del rendimiento real frente al rendimiento proyectado, podrá obtener una mejor comprensión de dónde se está perdiendo el tiempo y hacer los ajustes correspondientes a su asignación.

Garantizar la transparencia

Alinee a su equipo y asegúrese de que estén trabajando colectivamente para lograr el mismo objetivo para fomentar la transparencia y la confianza. Esto también significa involucrar a todo el equipo durante el proceso de planificación y entrega del proyecto, fomentando una comunicación abierta al discutir los riesgos potenciales para los recursos del proyecto y asegurando que el equipo esté al tanto de las prioridades del proyecto.

Uso de un espacio de trabajo visual para la gestión de recursos

Un único espacio de trabajo compartido para colaborar en la lluvia de ideas, la planificación, la ejecución y el análisis de su plan de gestión de recursos ayuda a centralizar sus activos y flujos de trabajo de gestión de recursos. Esto, a su vez, agiliza la colaboración y la comunicación entre equipos, lo que permite un proceso de gestión de recursos más fluido.

Un espacio de trabajo visual infinito como Creately le permite tener su estructura de desglose de trabajo, estructura de desglose de recursos, estatuto del equipo y tableros de administración de tareas uno al lado del otro a medida que avanza en la planificación y ejecución de su proyecto con su equipo. Creately ofrece plantillas personalizadas para diversas tareas de gestión de recursos y planificación de proyectos que los equipos pueden usar de inmediato para acelerar su trabajo.

Técnicas visuales para agilizar la gestión de recursos

Las siguientes herramientas visuales se pueden usar para comprender mejor el estado de la utilización de recursos de su organización y los requisitos de recursos, asignarlos mejor y realizar un seguimiento del progreso del proyecto de manera efectiva.

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de desglose del trabajo ayuda a dividir los proyectos grandes en partes más pequeñas y manejables que contienen los entregables del proyecto o los resultados que completará. Esto ayudará a identificar rápidamente los recursos necesarios para completar cada entregable del proyecto individual.

Consulte nuestra Guía fácil de estructuras de desglose del trabajo para aprender cómo crear una WBS paso a paso.

Estructura de desglose de recursos

La estructura de desglose de recursos representa la lista de recursos que se requerirán para ejecutar un determinado proyecto. Desglosa jerárquicamente los recursos que costarán dinero (es decir, personas, equipos y materiales) por categoría y tipo, lo que ayuda a estimar lo que costará el proyecto e informar el presupuesto.

Obtenga más información sobre el uso de la estructura de desglose de recursos aquí.

Inventario de habilidades

El inventario de habilidades es una herramienta de gestión de recursos humanos que se utiliza para registrar información sobre las habilidades, la educación y las experiencias de los empleados actuales. Esto le permite evaluar rápidamente si el personal actual puede cumplir con los requisitos del proyecto y asignarlos adecuadamente.

Lea nuestra guía sobre planificación de recursos humanos para obtener más información sobre el proceso y las herramientas de planificación de recursos humanos.

Tablero Kanban

El tablero Kanban le permite visualizar su flujo de trabajo en múltiples etapas del proyecto (es decir, por hacer, en progreso y terminado). En términos de administración de recursos, el tablero Kanban es útil cuando se administra un proyecto con recursos escasos o limitados que deben utilizarse de manera inteligente.

Consulte nuestra guía sobre cómo administrar mejor sus proyectos con tableros Kanban para obtener más información sobre la creación y el uso de tableros Kanban.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt brindan una descripción general rápida de las tareas del proyecto programadas, su progreso y quién está trabajando en ellas. La capacidad de asimilar toda la carga de trabajo de todo el equipo de un vistazo facilita la detección de áreas donde los recursos se han sobreasignado o infrautilizado.

¿Listo para mejorar su proceso de gestión de recursos?

La práctica de la gestión de recursos es invaluable para todas las organizaciones, ya que los recursos son cruciales para lograr los objetivos de la organización, satisfacer las necesidades de los clientes, aumentar los ingresos y hacer crecer el negocio.

La gestión adecuada de los recursos ayuda en términos de aumentar la eficiencia del equipo, evitar errores de comunicación entre los miembros del equipo, los gerentes y los clientes, hacer pronósticos precisos y solucionar los cuellos de botella antes de que ocurran durante los proyectos. Si bien ofrece muchos beneficios, si no se hace correctamente, también puede costarle mucho.

Esperamos que esta guía lo ayude a comprender mejor su proceso de administración de recursos y mejorar sus proyectos.

¿Tienes más consejos para compartir? Háganos saber sus comentarios a continuación.