¿Qué es el stock de seguridad y cómo mitigar los riesgos de la cadena de suministro?

Imagine un escenario en el que ha estado hablando con un cliente que quiere un artículo de alto valor.

Superas todas sus objeciones y el cliente acepta la venta. Sin embargo, lo necesitan al día siguiente.

Cuando compruebas tus niveles de existencias, te horroriza descubrir que está agotado y no estará disponible durante unos días.

Decepcionado, el cliente acude a uno de sus competidores.

Pasemos a:

• ¿Cómo se calcula el stock de seguridad que se debe llevar?
• ¿Cuál es la importancia del stock de seguridad para su negocio?

Si bien se trata de un escenario imaginado, la realidad es que la falta de existencias y el exceso de existencias cuestan a los minoristas norteamericanos la asombrosa cifra de 349 mil millones de dólares cada año.

¿Cómo se pueden evitar escenarios como este y las pérdidas asociadas? La respuesta simple es stock de seguridad. ¿Qué es el stock de seguridad y cómo puede utilizarlo para asegurarse de no perder ventas ni clientes?

¿Qué es el stock de seguridad?

Fuente

Así como puede tener antorchas y/o velas en caso de un corte de energía, el stock de seguridad es su respaldo de emergencia para sus productos.

El stock de seguridad es el exceso de productos que usted tiene a mano en caso de que haya prisa por adquirir esos productos o si encuentra algún problema con la logística y su cadena de suministro.

Probablemente utilice el pronóstico de la demanda para estimar cuánto se venderá un producto en un período determinado.

Esas predicciones le informan sobre cómo realizar pedidos (y reordenar) existencias y gestión de inventario.

Sin embargo, aunque la previsión de la demanda puede ser una parte importante de la gestión empresarial , no permite lo inesperado.

Volvamos a los escenarios imaginados.

La entrega está prevista para el jueves, pero las condiciones climáticas extremas, que parece que tenemos cada vez más, significan que su proveedor de logística habitual no puede realizar entregas en su centro logístico durante varios días.

Afortunadamente, usted adoptó una estrategia de existencias de seguridad el año anterior y tiene suficiente "colchón" para aguantar hasta que se realice la entrega.

¿Cómo se calcula el stock de seguridad que se debe llevar?

Fuente

Si tiene un negocio de comercio electrónico y vende miles de productos, es posible que no sea factible tener un stock de seguridad para cada SKU (unidad de mantenimiento de existencias).

Al igual que la previsión de la demanda, se trata de identificar patrones. ¿Qué SKU tienen una alta rotación y pueden agotarse en caso de una emergencia o una avalancha repentina de ese producto?

Es posible que esté utilizando una solución de gestión de inventario que puede ayudarle a identificar productos populares y calcular la cantidad de stock de seguridad que debe considerar.

De lo contrario, la fórmula para resolverlo es sorprendentemente sencilla y se puede realizar en cuatro pasos.

1. Figuras

Como ocurre con cualquier fórmula matemática, necesitarás algunas cifras con las que trabajar. Cuando se trata de existencias de seguridad, hay cuatro que necesita:

• Uso máximo diario . Este es el volumen más alto de un SKU que has vendido en un período específico. Podría ser un día o una semana real o incluso podría referirse a una temporada.
• Plazo máximo de entrega . ¿Cuál es el tiempo máximo que tarda su proveedor (o proveedor de logística) en entregar ese SKU en sus instalaciones o centro logístico? Esto es desde el momento en que realiza un pedido o cuando se realiza un reordenamiento automático.
• Uso promedio diario . ¿Cuáles son sus ventas promedio de ese SKU durante un período determinado? Esto puede ser un lugar donde la fluctuación estacional puede afectar las cifras. Después de todo, venderías más árboles de Navidad en el período previo a Navidad que durante el resto del año.
• Plazo medio de entrega . ¿Cuál es el tiempo promedio de entrega del producto? Esto diferirá del plazo de entrega máximo, ya que puede verse afectado por diferentes factores.

Es importante tener en cuenta que no existe una "talla única". Los diferentes tipos de minoristas tendrán demandas muy diferentes con respecto al inventario y la gestión de inventario.

Un supermercado es totalmente diferente a un contact center omnicanal que vende una variedad de equipos de audio y video.

2. Máximos

Ahora necesitas una cifra máxima.

Esto se obtiene multiplicando su uso diario máximo por su plazo de entrega máximo.

Estas son las cifras del peor de los casos, que representan lo que sucedería si vendiera la mayor cantidad de SKU posible y su proveedor o proveedor de logística tardara el mayor tiempo posible en reabastecerlo.

Por ejemplo, si lo máximo que vendió de un producto en particular fue 17 unidades en un día y la entrega más larga fue de 8 días, multiplicaría los dos y obtendría 136. En algunos casos, es posible que también desee pensar en dónde las personas se encuentran en sus clientes potenciales y embudos de ventas y cuándo podrían tomar una decisión.

3. Promedios

Al igual que con tus máximos, esta es una multiplicación sencilla.

Tome sus dos cifras promedio para obtener un promedio único para la fórmula.

Si vendió un promedio de 12 de ese SKU y sus entregas demoraron un promedio de cuatro días, entonces su cifra promedio general (a los efectos de calcular el stock de seguridad) sería 48.

4. Calcule sus necesidades de stock de seguridad

Ya sea que venda D2C (directo al consumidor) o tenga un modelo de ciclo de ventas empresarial y B2B , el hecho es que no siempre puede estar seguro de lo que podría suceder.

Como dice el refrán, espera lo inesperado, o al menos prepárate para ello.

Entonces, ahora ha reducido las cuatro figuras con las que comenzó a dos para tener una idea del stock de seguridad que necesita. Para obtener esto, resta tu cifra promedio de tu cifra máxima.

En los ejemplos dados, eso sería 48 restado de 136, lo que da 88. En este caso, el stock de seguridad que necesitaría es 88 SKU de ese producto.

¿Cuál es la importancia del stock de seguridad para su negocio?

Fuente

Todas las empresas quieren evitar la pérdida de ventas.

Y no se trata sólo de ventas; Si no tiene existencias de un artículo, el cliente decepcionado podría encontrar ese producto en otro lugar y decidir optar por el negocio que satisfaga sus necesidades en el futuro.

Es necesario comprender los diferentes beneficios que le aportará tener una estrategia de stock de seguridad.

1. Menos desabastecimientos

Puede que no sea posible evitar por completo los desabastecimientos, especialmente si tiene una amplia gama de productos y un espacio de almacén limitado.

Puede analizar sus datos, reconocer patrones e intentar evitar desabastecimientos de artículos populares.

Es posible que tenga políticas implementadas que activen la reordenación cuando el stock se agota, pero el stock de seguridad sirve para protegerlo de eventos inesperados. Se trata de brindar experiencias óptimas al cliente (CX) y, así como alinear sus equipos de ventas y soporte puede ayudar en un área de CX, el stock de seguridad puede ayudar en otra.

2. Optimización del uso del almacén

El almacenamiento no es gratuito. Dependiendo del tamaño y la ubicación de su empresa, puede utilizar más de un almacén.

Su sistema de gestión de inventario puede rastrear diferentes cifras de múltiples ubicaciones, y también debe considerar si algún costo anularía la utilidad del stock de seguridad.

Pero en la mayoría de los casos, ese stock de seguridad puede resultar muy útil, sobre todo teniendo en cuenta el crecimiento del comercio electrónico .

3. Previsión de la demanda

La previsión de la demanda puede estar estrechamente vinculada a los cálculos de las existencias de seguridad.

Con el tiempo, podrá comparar datos de ambos para ver qué tan precisas fueron sus predicciones.

Esto le permite realizar ajustes en función de su pronóstico versus lo que sucedió.

4. Reconocer las necesidades estacionales

Los patrones estacionales pueden ser muy diferentes al resto del año.

También puedes tener periodos en los que ofrezcas descuentos en productos, y ambos deben tenerse en cuenta a la hora de calcular el stock de seguridad.

Por ejemplo, puede planificar una oferta de julio, durante la cual ofrecerá un 50% de descuento en productos que ayuden a las empresas a trabajar dentro del marco COSO .

Anticipar una avalancha significa que puede planificar un stock de seguridad mayor de lo normal.

5. Eficiencia

Tener un stock de seguridad de sus artículos populares puede significar que su negocio funcione de manera más eficiente. Evita escenarios de desabastecimiento y puede cumplir con cualquier pedido que llegue mientras espera un reabastecimiento de esos artículos.

6. Clientes satisfechos

Los desabastecimientos pueden significar clientes descontentos y eso es algo que debes evitar.

Generalmente, los clientes no conocen (o no les importan) los problemas que puedan enfrentar, como la interrupción de la cadena de suministro. Solo quieren ordenar un artículo con éxito. En algunos casos, como durante un proceso de modernización heredado , es posible que incluso necesiten ese elemento con urgencia.

La satisfacción del cliente siempre será importante y contar con stock de seguridad es un factor que puede contribuir a ello.

La comida para llevar

Imagen de uso gratuito procedente de Pixabay

Muchos factores pueden influir en sus decisiones sobre el stock de seguridad.

Si bien las obvias son cuántos SKU de un producto vende y cuánto tiempo lleva reponer ese stock, también debe pensar en cosas como los costos de almacenamiento.

En algunos casos, como en los supermercados, también es necesario considerar si un desabastecimiento temporal realmente causará problemas. Quizás el mayor riesgo que provoca desabastecimientos sean los problemas en la cadena de suministro.

Dependiendo de cómo opere su proveedor o proveedor de logística, estos pueden variar desde condiciones climáticas adversas hasta problemas mecánicos con el vehículo que se utiliza para realizar la entrega.

Una estrategia de existencias de seguridad puede reducir el riesgo y funcionar en paralelo con la previsión de la demanda.