¿Qué es el informe de ventas?

Publicado: 2021-05-24

Planificación, ejecución y control.

Estos tres elementos son igualmente importantes para garantizar el éxito de una empresa.

Desafortunadamente, muchas empresas no lo entienden y no le dan a la información todo el respeto que se merece. Esto, sin embargo, es el enfoque equivocado. Solo puede desarrollar verdaderamente su negocio y tener una estrategia confiable basada en datos cuando es plenamente consciente de los resultados de toda la actividad que se lleva a cabo dentro de su empresa.

La primera parada en el camino hacia la grandeza son los informes de ventas.

¿Qué es un informe de ventas?

Un informe de ventas , también conocido como informe de análisis de ventas, es un registro completo de toda la actividad de ventas que tiene lugar dentro de una empresa durante un determinado período de tiempo.

Esencialmente, proporciona a los gerentes de ventas una visión general de todos los procesos y operaciones de ventas que lleva a cabo la empresa. Actúa como un reflejo de las diversas tendencias que ocurren en el volumen de ventas durante un tiempo determinado y brinda una idea de los diferentes pasos del embudo de ventas. Además, también contiene información analítica sobre el desempeño de todos los ejecutivos de ventas del equipo.

No existe un formulario estrictamente definido que toda empresa deba seguir al crear sus informes de ventas. Según las necesidades y los flujos de trabajo internos de la empresa específica, los elementos incluidos en el informe pueden variar. No obstante, tradicionalmente, los informes de ventas constan de las siguientes características :

El resumen del proyecto

Antes de ingresar al informe real y cubrir los detalles del período rastreado, debe proporcionar a la persona que lee su informe algunos antecedentes. Después de todo, nunca se sabe quién terminará leyendo su informe, por lo que es esencial asegurarse de que la información presentada en él sea accesible incluso para las personas que tienen poco o ningún conocimiento de los logros de ventas anteriores de su empresa.

El mejor enfoque a seguir aquí es incluir tanto el objetivo del informe como un recordatorio de los logros de períodos de tiempo anteriores.

Desglose de datos

Aunque es una gran idea hacer sus informes lo más detallados posible para que todos los que los lean puedan comprender mejor sus procesos de ventas. No obstante, incluir hojas de cálculo y tablas interminables no siempre es la mejor manera de presentar sus datos, a menudo es ineficiente y confuso.

En su lugar, debe tomar toda la información que ha recopilado y dividirla en partes más pequeñas y manejables . Compílelo y preséntelo en fragmentos digeribles, con cada elemento mostrando un proceso singular o reflejando una sola métrica. No olvide identificar claramente lo que mide cada elemento y cuál es el marco de tiempo exacto que está mirando. Luego, asegúrese de explicar la posible fluctuación en los datos y cualquier otra información adicional que pueda dar a sus lectores una mejor comprensión de las cifras de su informe.

interpretación de resultados

Una vez que haya establecido sus objetivos y presentado los datos recopilados, es hora de explicar qué significan los datos para su negocio en general. En lugar de simplemente arrojar un conjunto de cifras y gráficos aleatorios a los lectores de su informe de ventas, explique lo que significan para su empresa.

Por ejemplo, si acaba de implementar una nueva estrategia y observa algunas fluctuaciones en las cifras de ventas, puede juzgar si la estrategia en cuestión tuvo éxito o no. Luego, puede ir aún más lejos e intentar identificar qué condujo exactamente a las fluctuaciones.

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¿Por qué son importantes los informes de ventas?

Si bien los informes de ventas pueden no ser tan emocionantes como otras partes más creativas del proceso de ventas, es claramente una parte importante de una estrategia de ventas exitosa.

La definición misma de un informe de ventas sugiere que es una poderosa herramienta de análisis que permite a las empresas evaluar su desempeño de ventas actual y evaluar su estrategia de ventas más amplia. Sin embargo, hay más en los informes de ventas que solo eso. Para comprender mejor las numerosas razones por las que los líderes de ventas de todo el mundo dedican su tiempo y energía a la creación periódica de informes de ventas, echemos un vistazo a los beneficios que ofrecen los informes de ventas:

Le permite localizar y eliminar con éxito los cuellos de botella en el embudo de ventas. No es inusual que las empresas lleguen al punto de estancamiento o incluso vean una disminución en las ventas y, por lo tanto, en las ganancias. De hecho, todos, incluso los negocios más exitosos, pasan por eso en su vida. Los gerentes de ventas eficientes realizan un seguimiento de todas las actividades de ventas que tienen lugar dentro de su negocio, por lo que cada vez que ocurre una disminución en las ventas, pueden localizar el problema y deshacerse de él de manera efectiva. Tener un informe de ventas detallado e intuitivo le brinda la oportunidad de detectar rápidamente cuándo surgió exactamente el problema y cuál podría haber sido la causa.
Ayuda a los representantes de ventas a cerrar más tratos. Los informes de ventas brindan contexto a los gerentes de ventas y resaltan qué procesos generaron qué resultados. A su vez, los gerentes de ventas pueden señalar exactamente lo que los representantes de ventas podrían mejorar para cerrar más tratos. Pueden facilitar capacitaciones y talleres para impulsar ciertas habilidades y obtener más experiencia en áreas particulares que carecen de ellas.
Da la oportunidad de descubrir tendencias positivas en territorios específicos. Cuando tiene un registro extenso de su actividad de ventas, puede ver qué clientes potenciales provienen de dónde. Esto significa que puede detectar qué fuentes de clientes potenciales generan los clientes potenciales de mayor calidad y qué prácticas son las más efectivas para nutrirlos y escalarlos.
Mitiga los inconvenientes de la rotación de personal. Es algo completamente normal que las empresas más grandes tengan altas tasas de rotación de personal. Las personas van y vienen a medida que descubren nuevas oportunidades para sí mismos. Sin embargo, las trayectorias profesionales de sus empleados no tienen por qué afectar negativamente el rendimiento de ventas de su empresa. Usted no quiere que ninguna parte de su información de ventas esencial salga por la puerta con la propiedad individual cuando deje la empresa. Para mantener todos sus datos seguros y bien organizados, debe tener un sistema de informes de ventas centralizado.
Proporciona al equipo de ventas un mejor sentido de dirección y los motiva. Si bien los informes de ventas pueden hacer que sus empleados se sientan vigilados de cerca e incluso abrumados, también pueden motivarlos más para trabajar más duro. Cuando saben que hay una forma de realizar un seguimiento de su rendimiento, intentarán alcanzar todos los objetivos de ventas.

Considerándolo todo, los informes de ventas son un proceso extremadamente importante que hay que resolver. Debe tratarlo en consecuencia y pensar en todas las métricas que necesita medir para reflejar los procesos de ventas dentro de su negocio de manera completa y precisa.

Los diferentes tipos de informes de ventas

Como ya se ha mencionado, usted es quien define el conjunto de métricas a rastrear y, posteriormente, decide la selección de los diferentes informes a producir. Al pensar en esto, debe prestar atención a sus procesos comerciales específicos, así como a las capacidades de su sistema de informes de ventas. Sin embargo, si está buscando algunos elementos esenciales que sean adecuados para empresas de todas las naturalezas y calibres, estos son algunos de los tipos de informes más comunes que puede incluir en su proceso de generación de informes de ventas.

Primero, dibujemos una línea entre dos tipos diferentes de informes: puede ver informes de ventas o informes de canalización.

Los informes de ventas más comunes incluyen:

Todas las ofertas ganadas

Este informe refleja la cantidad de tratos que ha ganado con éxito (incluidos los que se encuentran actualmente en la etapa de probabilidad del 100 %) durante un cierto período de tiempo. Se considera que es el informe de ingresos cerrado tradicional, ya que puede cambiar la vista de la cantidad de tratos ganados a la cantidad de ingresos generados.

Puede usar este tipo de informe para analizar qué tan bien lo está haciendo en términos de generación de ingresos y si está cumpliendo o no con sus objetivos de ventas. Además, el informe Todas las ofertas ganadas es increíble para analizar la efectividad de diferentes fuentes de clientes potenciales. La mayoría de los sistemas de informes de ventas le permiten cambiar al modo de vista "por fuentes" para ver qué fuentes han contribuido más al crecimiento de los ingresos durante un período de tiempo determinado.

Tradicionalmente, este tipo de informe se elabora de forma mensual, trimestral y/o anual.

Todas las ofertas perdidas

Este informe refleja la cantidad de tratos que perdió su empresa durante un cierto período de tiempo.

Entonces, ¿por qué es importante saber cuántos tratos se perdieron durante el período de tiempo rastreado? Hay muchas razones, la más importante es comprender que su estrategia de ventas actual es algo defectuosa y requiere atención inmediata.

Lo mejor es consultar el informe Todas las ofertas perdidas junto con la cuenta de ventas anterior mencionada, Todas las ofertas ganadas. De esa manera, puede evaluar el alcance del problema y decidir los próximos pasos a seguir.

Además, también puede ver en qué punto exactamente las cosas fallaron para comprender qué acciones de sus representantes de ventas llevaron a la caída del trato:

Seguimiento deficiente
Indecisión
Tomadores de decisiones equivocados
Falta de Referencias
falta de experiencia
Falta de recursos, etc

Al igual que All Deals Won, All Deals Lost se produce mensual, trimestral y/o anualmente.

Ganado por el representante de ventas

Otro tipo importante de informes para producir es Ganado por el representante de ventas. Estos le permiten comprender mejor cómo le está yendo a cada representante de ventas individual en términos de fomentar clientes potenciales y cerrar acuerdos. Una vez que sepa cuál es la posición de sus representantes de ventas, puede pensar en su estrategia posterior.

Puede identificar a los representantes que están haciendo lo mejor y motivarlos a trabajar aún más duro dándoles una recompensa. Como alternativa, puede seleccionar a los representantes de ventas que no están cerrando tratos tanto como se esperaba y observar más de cerca los obstáculos que enfrentan.

Progreso hacia el objetivo de ventas por parte de los representantes de ventas

Este informe va de la mano con el anterior y define aún más los datos presentados en él. Si bien la cantidad de tratos y la cantidad de ingresos generados a partir de ellos es importante, es aún más importante comprender si sus representantes de ventas están alcanzando o no sus objetivos de ventas.

Este informe proporciona información sobre la cantidad de ingresos generados por cada representante de ventas y cómo se correlaciona con la cifra planificada.

Pronóstico de ventas ponderado

No todas las oportunidades de venta resultan en un trato cerrado. Debe reconocerlo y evaluar de manera realista sus posiciones para poder saber cuánto dinero realmente va a generar en el período determinado. Es por eso que debe prestar mucha atención al pronóstico de ventas ponderado que se refiere a identificar el valor de la oferta mediante la asignación de un valor de probabilidad a cada oferta en función de dónde se encuentra en el embudo de ventas.

La fórmula utilizada en este tipo de informe es bastante sencilla:

Probabilidad de cierre * Valor de la transacción = Valor ponderado

No son solo los informes de ventas los que debe tener en cuenta. Los informes de canalización también son extremadamente valiosos en el proceso de generación de informes de ventas y pueden brindarle mucha información valiosa:

Número de transacciones en cada etapa del embudo
El contenido de este informe se deduce fácilmente de su nombre. El Número de tratos en cada etapa de la tubería le muestra cuántos tratos tiene actualmente en cada etapa del proceso de ventas. Saber esto le permite comprender qué etapas del embudo de ventas son las más difíciles de convertir y, por lo tanto, puede ayudarlo a concentrarse en desarrollar estrategias más efectivas para esos cuellos de botella.
Cantidad de dinero en cada etapa de la tubería.
De la misma manera, desea saber la cantidad de transacciones en cada etapa de la canalización, también desea saber cuánto dinero están generando. Por lo general, para calcular esta cifra, el software de generación de informes de ventas multiplica el tamaño acumulado de las transacciones en cada etapa del embudo por sus respectivas probabilidades. De esa forma, obtiene la representación más precisa de sus ventas actuales y previstas. Esta información no solo es extremadamente importante para la planificación de ventas, sino que también le permite identificar las áreas delgadas que requieren más atención.
Principales ofertas en proceso
Si bien definitivamente debe tratar a cada cliente y líder suyo por igual y asegurarse de que ambos tengan la mejor experiencia de cliente posible, independientemente del tamaño de su trato, es justo notar que algunos tratos serán más beneficiosos para su negocio que otros. Esto significa que sus representantes de ventas deben esforzarse más en convertir esos clientes potenciales de alto nivel para garantizar que cumpla con sus objetivos de ventas al final del período determinado. Esto es posible con el informe Top Deals in the pipeline. Ayuda a identificar las 10 o 20 mejores ofertas de mayor valor que están actualmente presentes en su embudo para que pueda prestarles suficiente atención.

Hay muchas cosas diferentes que puede controlar usando los poderes de los informes de ventas. Comience poco a poco, ¡pero comience!