Qué es el abastecimiento: definición, cómo encontrar proveedores y adquirir productos

Una estrategia de abastecimiento bien desarrollada puede marcar una gran diferencia en sus resultados.

Para facilitar las cosas, esta publicación desglosará todo lo relacionado con el abastecimiento, desde encontrar productos hasta encontrar a las mejores personas para comprar esos productos y los tipos de entrega involucrados desde el proveedor hasta el cliente.

La creación de una canalización perfecta para adquirir y llevar estos productos a los consumidores mantendrá su proceso de ventas funcionando de manera eficiente.

¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es el abastecimiento?

En la gestión de inventario, el abastecimiento se refiere a identificar, evaluar y establecer una relación con proveedores o fabricantes que puedan proporcionar los bienes o las materias primas necesarias para un negocio.

Esto incluye determinar las fuentes más rentables y confiables para estos artículos, negociar términos y precios, y administrar el proceso de pedido y entrega para garantizar un flujo de inventario constante y eficiente para satisfacer las demandas comerciales.

¿Qué es la adquisición y qué tiene que ver con el abastecimiento?

La adquisición es la obtención de bienes y servicios que una empresa necesita para llevar a cabo sus operaciones.

Implica actividades tales como identificar necesidades, buscar proveedores, negociar precios, acordar contratos y administrar las relaciones con los proveedores para garantizar la entrega oportuna de bienes y servicios de calidad.

Por otro lado, el abastecimiento es un componente del proceso de adquisición que se enfoca específicamente en identificar proveedores o vendedores adecuados que puedan proporcionar los bienes o servicios necesarios y establecer relaciones con estos proveedores.

El abastecimiento y la adquisición están estrechamente interrelacionados y son cruciales para una gestión eficaz de la cadena de suministro.

¿Por qué es importante el abastecimiento?

Las cadenas de suministro no existirían sin el abastecimiento. ¿Cómo puedes vender lo que no tienes?

Aparte de ese punto obvio, aquí hay algunas razones por las que el abastecimiento es esencial.

Manejo de costos

El abastecimiento estratégico proporciona beneficios tanto para los compradores como para los proveedores. Los compradores normalmente pueden negociar precios unitarios más bajos para compras de gran volumen.

Esto reduce los costos de los bienes y mantiene competitivos los precios minoristas. Los proveedores se benefician porque tienen una salida constante para sus productos, lo que hace que la planificación y el flujo de efectivo sean más confiables.

Estabilidad

Cuando encuentra la fuente adecuada para sus productos, realmente se convierte en una asociación. Ambos negocios confían el uno en el otro para mantener intacta la cadena de suministro.

Desarrollar una relación cercana puede conducir a una mayor calidad (y eficiencia) ya que los proveedores y clientes trabajan juntos para identificar y minimizar las causas fundamentales de los defectos que perjudican tanto al comprador como al vendedor.

La gestión del riesgo

Además de identificar y resolver problemas, una relación sólida basada en la confianza puede ayudar a mitigar el riesgo. Cuando ambas partes saben que pueden depender el uno del otro, se abre la puerta a una conversación honesta.

Por ejemplo, si una de las partes tiene preocupaciones temporales sobre el flujo de efectivo, se puede discutir abiertamente. Esto reduce el riesgo para ambas partes.

Cómo comenzar con el abastecimiento

Si las empresas manejan el abastecimiento ellas mismas, no hay atajos. La elección de un proveedor requiere una investigación y una estrategia adecuadas.

Selección de un proveedor

Seleccionar un proveedor como fuente de sus productos significa invertir el tiempo y el esfuerzo para conocerlos y hacer las preguntas difíciles.

Después de todo, entregará estos productos a sus clientes: la reputación de su empresa está en juego. Las empresas necesitan hacer negocios con los proveedores para garantizar que sus productos brinden los mejores resultados.

QUÉ BUSCAR AL ELEGIR UN PROVEEDOR

Aquí hay algunas características a tener en cuenta al seleccionar un proveedor:

• Años de experiencia
• Flexibilidad en tiempos de pedidos modificados
• Amplia gama de productos y/o servicios disponibles
• precios negociables
• Opiniones de los usuarios
• Tiempos de entrega rápidos
• Complaciente servicio al cliente
• Estabilidad financiera

Es importante recordar que cuando elige un proveedor, elige un socio comercial. Debe ser alguien en quien pueda confiar y alguien en quien pueda confiar ahora y en el futuro.

Los proveedores tienen un impacto monumental en su negocio, así que elija sabiamente.

Asegurar un proveedor

Si puede visitar a un proveedor en persona, sus posibilidades de asegurar ese proveedor crecen exponencialmente.

Ya sea que esa sea una posibilidad o no, estos son algunos de los pasos críticos a considerar al buscar y asegurar un proveedor:

HAZ TU INVESTIGACIÓN

Comience por hacer búsquedas en línea de la reputación del proveedor. Puede consultar el Better Business Bureau, las cámaras de comercio locales en las áreas donde hacen negocios y los motores de búsqueda en línea para conocer las quejas de los clientes.

Estos pueden proporcionar pistas importantes y proporcionar áreas para sondear.

Verificar las cuentas de redes sociales de los proveedores puede ser esclarecedor. Los clientes no se avergüenzan de dejar comentarios negativos en línea.

Asegúrese de verificar los registros, las licencias comerciales y las certificaciones requeridas. Hay muchos operadores turbios por ahí y usted quiere asegurarse de no quemarse.

NEGOCIE UN TRATO JUSTO

La negociación con proveedores va más allá del regateo de precios y requiere equilibrar sus necesidades con las del proveedor.

Investigue su mercado, presupuesto y valor del producto para fortalecer su posición de negociación.

Promueva la transparencia discutiendo sus requisitos, volúmenes, plazos y expectativas de calidad por adelantado. Comprenda las limitaciones del proveedor, como las cantidades mínimas de pedido o los plazos de entrega, y trabajen juntos para encontrar una solución.

Una buena negociación es la base de una relación con el proveedor que beneficia a su negocio a largo plazo.

ESPECIFIQUE LAS EXPECTATIVAS DE ENTREGA

La importancia de una relación sólida entre el proveedor y la empresa también se aplica a los plazos de entrega. Dependiendo de la estructura y necesidades de su negocio, hay varias opciones.

Al negociar un acuerdo, discuta sus necesidades en detalle. Es posible que el proveedor no pueda satisfacer sus necesidades.

También puede negociar mejores precios o condiciones adaptando sus expectativas de entrega para que funcionen de la forma que prefiera el proveedor. Si tiene flexibilidad en su cadena de suministro o cronograma, es posible que pueda concluir un mejor trato.

Administrar su inventario de manera efectiva ayuda a reducir sus costos de almacenamiento y a inmovilizar el capital que podría usarse en otras partes de su negocio.

Ya sea que elija el reabastecimiento continuo, el inventario justo a tiempo o la entrega a pedido, todos requieren la cooperación de empresas y proveedores confiables.

Comprender los modelos de entrega de proveedores

MODELO DE REPOSICIÓN CONTINUA

En el modelo de reabastecimiento continuo, los proveedores realizan entregas según un cronograma predeterminado, a menudo en períodos cortos, según los datos de inventario de una empresa y/o la demanda en tiempo real.

Cuando las empresas emplean el reabastecimiento continuo, fomentan niveles reducidos de inventario porque ordenan en lotes pequeños en lugar de lotes grandes, que son más costosos y reducen la flexibilidad de los proveedores.

Dependiendo del proveedor, pueden ser preferibles entregas más frecuentes pero consistentes. Para otros, pueden ser más costosos y pueden aumentar su precio.

MODELO DE ENTREGA JUSTO A TIEMPO

Bajo un modelo de entrega justo a tiempo, las empresas reciben suministros según sea necesario. Al hacerlo, reducen los niveles de inventario y los costos porque entregan justo a tiempo solo lo que se necesita para aumentar la eficiencia y disminuir el desperdicio excesivo.

Con la ayuda del software de gestión de inventario, puede predecir mejor la demanda de inventario con herramientas de pronóstico para tener la cantidad correcta de bienes.

MODELO DE ENTREGA BAJO DEMANDA

En un modelo de entrega bajo demanda, los proveedores entregan los bienes cuando el cliente lo exige. Esto le brinda la flexibilidad de esperar para recibir la entrega, y activar el pago, hasta que su stock alcance el nivel en el que es hora de volver a ordenar.

En este modelo, se trata especialmente de elegir un proveedor con muchos productos y flexibilidad cuando los tiempos de pedido cambian rápidamente.

Si una empresa lo demanda, el proveedor debe estar listo y oportuno con la pronta entrega.

Crear un contrato

Una vez que haya negociado los términos, es hora de redactar un contrato. No escatime en un abogado. Si comete un error o se lo deja al proveedor, puede limitar su recurso en caso de que algo salga mal.

Los acuerdos orales o las facturas dejan margen para el error. Si bien pueden tener cierta aplicabilidad, probarlo puede ser costoso y llevar mucho tiempo si alguna vez necesita una acción legal.

Escriba un contrato por escrito que incluya a todas las partes involucradas, establezca condiciones de pago y comprométase con cualquier detalle importante, como la entrega oportuna.

Un contrato estándar debe cubrir lo que se espera y lo que sucede cuando una de las partes no cumple con el acuerdo.

QUÉ INCLUIR EN TU CONTRATO

Un contrato de proveedor debe cubrir lo siguiente:

• Detalles del trabajo que el proveedor se compromete a proporcionar
• La calidad de los bienes suministrados o de los servicios prestados
• Duración del plazo del contrato
• Términos de pago
• Indemnización, en caso de pérdida por negligencia
• Qué acciones se pueden tomar en caso de incumplimiento

Un contrato solo es legalmente exigible después de que tanto el cliente como el proveedor lo firmen demostrando un acuerdo para cumplir con sus términos y condiciones. Además de las razones legales, también es importante establecer una relación basada en expectativas mutuas.

Por lo general, el cliente incluye una declaración dentro del acuerdo que describe la calidad y cantidad de los bienes. Los pagos realizados al proveedor se basan en el cumplimiento exitoso de esta declaración.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de la cadena de suministro y el abastecimiento

Aquí están las respuestas a algunas preguntas comunes cuando comienza a buscar.

¿Cuál es una buena manera de encontrar proveedores de calidad en el proceso de abastecimiento?

Hay varias maneras de iniciar el proceso de abastecimiento. Algunas empresas mirarán primero a las empresas que tienen buena reputación en su industria en particular y verán cómo las utilizan como proveedores.

También solicitan referencias de otros en el negocio. Consulte las publicaciones de la industria, las organizaciones comerciales de la industria y las ferias comerciales para conocer las fuentes.

Por lo general, puede contar con que los proveedores líderes en la industria sean probados y verdaderos, pero también puede estar pagando por un nombre. Independientemente de a quién recurra, haga su diligencia debida para asegurarse de que sean quienes dicen ser.

Y recuerda el dicho: si parece demasiado bueno para ser verdad, probablemente lo sea.

¿Qué es el abastecimiento táctico?

El abastecimiento táctico , o compra al contado, es una estrategia de adquisición que se centra en compras transaccionales a corto plazo para satisfacer necesidades específicas.

A diferencia del abastecimiento estratégico , que involucra relaciones y contratos a largo plazo con los proveedores, el abastecimiento táctico a menudo se usa para compras únicas o cuando surgen necesidades inmediatas.

Implica identificar e interactuar rápidamente con proveedores que puedan satisfacer la demanda, negociar los términos y ejecutar la compra.

Si bien el abastecimiento táctico puede abordar de manera eficiente las necesidades inmediatas o los artículos con un bajo gasto, es posible que no proporcione el mismo nivel de control de costos, gestión de relaciones con proveedores o valor general que el abastecimiento estratégico.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que el abastecimiento estratégico y táctico tiene sus propias ventajas y debe utilizarse de acuerdo con las necesidades y situaciones específicas de una empresa.

¿Qué es un equipo de compras?

Un equipo de adquisiciones es un grupo de profesionales dentro de una organización responsable de adquirir o procurar los bienes y servicios necesarios para lograr los objetivos comerciales.

Los departamentos de compras son fundamentales para gestionar y optimizar el proceso de compras, que implica la selección de proveedores, la negociación, la gestión de contratos y la gestión de la cadena de suministro.

Las funciones y responsabilidades específicas dentro de un equipo de compras pueden variar según el tamaño y la naturaleza del negocio.

Por ejemplo, las empresas más pequeñas pueden tener una sola persona o un pequeño equipo que se encargue de las compras junto con otras tareas.

En organizaciones más grandes, el departamento de adquisiciones puede incluir especialistas responsables de diferentes partes del proceso, como el abastecimiento estratégico, la gestión de contratos, la gestión de relaciones con proveedores y la gestión de riesgos.

¿Cómo sé si necesito un equipo de abastecimiento y adquisiciones?

Si necesita o no un equipo de adquisiciones depende del tamaño, la complejidad y los requisitos operativos de su empresa. Aquí hay algunas cosas para considerar:

1. Tamaño y complejidad : las empresas más grandes o aquellas con un alto grado de complejidad en sus operaciones o líneas de productos a menudo se benefician de tener un equipo de compras dedicado. Pueden ayudar a administrar una amplia red de proveedores, manejar contratos complejos y enfrentar desafíos logísticos.
2. Rentabilidad : un equipo de abastecimiento puede generar importantes ahorros de costos para su negocio al negociar mejores términos con los proveedores, reducir el desperdicio e identificar oportunidades para compras al por mayor o contratos a largo plazo.
3. Gestión de riesgos : los profesionales de adquisiciones también pueden ayudar a gestionar riesgos como las interrupciones de la cadena de suministro, los problemas de incumplimiento y la volatilidad de los precios, que podrían tener un impacto significativo en su negocio.
4. Abastecimiento estratégico : un equipo dedicado puede centrarse en el abastecimiento estratégico, asegurando que su empresa trabaje con los mejores proveedores posibles en cuanto a calidad, precio y confiabilidad. También pueden construir relaciones sólidas con estos proveedores, lo que puede ser beneficioso a largo plazo.

¿Debo pedir referencias?

Sí. Puede aprender mucho sobre proveedores potenciales de sus clientes.

Si bien puede esperar que cualquier referencia que le den probablemente diga cosas buenas sobre ellos, le permite discutir con una parte neutral para ver si la fuente es adecuada para su forma de hacer negocios.

También debe solicitar muestras de productos. Esto le brinda una manera de ver de primera mano cómo una empresa cumple con un pedido, la calidad del producto que ofrece y la forma en que se empaqueta.

¿Cuáles son las otras partes del proceso de la cadena de suministro?

El proceso de la cadena de suministro es una red compleja que incluye muchas actividades, personas, entidades y recursos, todos los cuales deben funcionar en armonía para llevar un producto o servicio del proveedor al cliente.

Después del abastecimiento, que es el paso inicial, los siguientes componentes forman parte integral del proceso de gestión de la cadena de suministro:

1. Adquisiciones : después del abastecimiento, las adquisiciones son el proceso de compra de los bienes y servicios adquiridos. Implica negociar contratos, emitir órdenes de compra y garantizar los pagos oportunos.
2. Gestión de inventario : Esto implica hacer un seguimiento de los productos disponibles y comprender qué tan rápido se entregan. La gestión eficaz del inventario ayuda a minimizar los costos y garantiza que haya suficientes productos disponibles para satisfacer la demanda, pero no tantos que ocupen demasiado espacio o recursos.
3. Almacenamiento y almacenamiento : esta etapa implica almacenar los bienes adquiridos de forma segura y organizada, asegurando que sean fácilmente accesibles y recuperables cuando sea necesario.
4. Planificación y pronóstico de la demanda : este proceso predictivo ayuda a las empresas a anticipar la demanda de sus productos y planificar en consecuencia. Utiliza datos históricos y conocimientos del mercado para estimar la demanda futura.
5. Cumplimiento de pedidos : este proceso incluye la recepción, el procesamiento y la entrega de los pedidos de los clientes. Requiere coordinación entre el almacén, los transportistas y el servicio al cliente.
6. Logística y distribución : en esta etapa, los bienes se transportan desde el almacén hasta los puntos de venta o directamente a los consumidores. Puede implicar una coordinación compleja de varios modos y rutas de transporte.
7. Gestión de devoluciones : también conocida como logística inversa, implica el manejo de productos devueltos, la determinación de su disposición (como reabastecimiento, reciclaje o eliminación) y la gestión de reembolsos o cambios.
8. Atención al cliente : este componente final implica resolver las consultas de los clientes, manejar las quejas y garantizar la satisfacción del cliente después de la venta.

Cada uno de estos pasos en el proceso está interrelacionado y puede influir significativamente en el éxito de una empresa y la satisfacción del cliente.

¿Existen diferentes tipos de abastecimiento?

Según los productos que intente adquirir, puede trabajar directamente con los fabricantes, obtener de los distribuidores o utilizar mayoristas. Aquí hay ejemplos de cómo podrían funcionar estas relaciones:

• Trabajar directamente con las empresas de fabricación elimina a los intermediarios y puede permitirle obtener productos al precio más asequible. Sin embargo, no todos los fabricantes trabajarán directamente con todos los proveedores, o es posible que tengan MOQ que excedan sus capacidades.
• Trabajar con un mayorista puede permitirle obtener productos de múltiples proveedores. De esa manera, si un fabricante en particular no puede proporcionarle lo que necesita, aún puede cumplir con su pedido cambiando a otro proveedor. Pagará un recargo por los productos que trabajen a través de un mayorista, pero también obtendrá mejores precios que a través del mercado abierto, a menos que pueda comprar directamente.
• Algunos fabricantes solo venden a través de distribuidores . Si es así, solicite al fabricante una lista de distribuidores recomendados para asegurarse de que puede confiar en la cadena de suministro.

¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para el abastecimiento global?

El abastecimiento global es la práctica de adquirir bienes y servicios a través de fronteras geopolíticas. Es una forma efectiva de obtener ventajas competitivas, como la reducción de costos, el acceso a talento global y la mejora de procesos.

Sin embargo, también presenta desafíos, incluidas las barreras del idioma, las diferencias culturales y los problemas logísticos. Estas son algunas de las mejores prácticas para un abastecimiento global exitoso:

1. Comprender el mercado : comprender los mercados internacionales desde los que se abastece es fundamental. Esto incluye el conocimiento de las costumbres comerciales locales, los tipos de cambio de divisas y la estabilidad económica.
2. Garantice el cumplimiento normativo : el cumplimiento de las leyes y normativas internacionales es esencial en el abastecimiento global. Cada país tiene su propio conjunto de reglas con respecto a las importaciones, exportaciones y operaciones comerciales. El incumplimiento puede resultar en fuertes multas, acciones legales y daños a la reputación de su negocio. Se recomienda contratar ayuda legal o consultar a un especialista para asegurarse de cumplir con todos los requisitos de cumplimiento normativo.
3. Establezca una comunicación clara : la comunicación clara es fundamental debido a las posibles barreras idiomáticas y culturales. Asegúrese de que todas las expectativas, incluidas las especificaciones del producto, los cronogramas de entrega y los estándares de calidad, estén claramente definidas y entendidas por ambas partes.
4. Desarrolle relaciones sólidas con los proveedores : construir relaciones sólidas con sus proveedores puede conducir a un mejor poder de negociación, una calidad mejorada y cronogramas de entrega confiables.
5. Gestión de riesgos : comprenda los riesgos potenciales involucrados en el abastecimiento internacional e implemente una estrategia de mitigación. Esto podría implicar diversificar su base de proveedores o tener planes de respaldo en caso de interrupciones en la cadena de suministro.
6. Usar tecnología : el software de compras puede ayudar a agilizar el proceso de abastecimiento, mejorar la comunicación y brindar información valiosa sobre el desempeño del proveedor.
7. Adquisiciones sostenibles : considere el impacto social y ambiental de sus decisiones de abastecimiento. Optar por proveedores sostenibles puede mejorar la reputación de la marca y la lealtad del cliente.

El abastecimiento global exitoso es mucho más que encontrar el costo más bajo. Implica una planificación cuidadosa, la creación de relaciones sólidas y el cumplimiento estricto de los estándares de calidad y el cumplimiento normativo.

¿Qué más debo saber?

El objetivo es mantener sus estantes abastecidos con la cantidad correcta de productos. Si tiene demasiados productos en su almacén, aumenta sus costos de mantenimiento y corre el riesgo de quedarse con productos que no se venden. Muy pocos productos en los estantes pueden provocar desabastecimientos y clientes frustrados.

Crear una cadena de suministro sólida significa administrar sus proveedores existentes y potenciales, además de su inventario. El uso de software de compras como SkuVault le brinda acceso a información en tiempo real para administrar su inventario con precisión.

Puede realizar un seguimiento de sus proveedores y automatizar la reposición de pedidos cuando los niveles de existencias caen por debajo de los límites preestablecidos. Puede administrar el stock de seguridad que necesita mantener hasta que lleguen los productos de reemplazo. Y puede usar informes, como el informe de reabastecimiento, para tomar mejores decisiones comerciales.

Pensamientos finales

Buscar proveedores adecuados requerirá una inversión inicial, pero es clave para crear una cadena de suministro eficiente.

Piénselo de esta manera: no debe precipitarse en una relación comprometida a largo plazo (ni personal ni profesionalmente). La misma lógica se aplica a las relaciones con los proveedores.

Tómese su tiempo, considere su estrategia de abastecimiento y sus procesos comerciales, y dé prioridad a los socios de adquisiciones sostenibles, no a las relaciones únicas.

Desarrollar un proceso de abastecimiento estratégico es crucial para la cadena de suministro de cualquier organización.

Es solo el comienzo de la cadena de suministro a medida que obtiene proveedores que pueden proporcionarle la calidad de los productos que necesita a un precio que funcione para su negocio.

Todos hemos visto lo que sucede cuando se rompe la cadena de suministro. Conduce a pérdidas de ventas, clientes insatisfechos y puede dañar la reputación de una empresa.

Tómese el tiempo para examinar a fondo a los proveedores en su proceso de abastecimiento. Dará sus frutos a largo plazo, y tal vez también a corto plazo.

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