¿Qué es el sistema 5S? ¿Cómo puede este método cambiar la atmósfera en el lugar de trabajo?

El sistema 5S permite mantener el orden y organizar los espacios de trabajo para una mayor eficiencia. Se utiliza sobre todo en las instalaciones de fabricación, donde los empleados utilizan muchas herramientas. El método es muy universal y puede ser utilizado con éxito por diferentes industrias y sucursales, incluso las oficinas y los proveedores de servicios. El objetivo principal del método Lean 5S es la prevención del desperdicio. Residuos significa cosas diferentes en diferentes lugares de trabajo, pero el efecto de la reducción de residuos debería ser el mismo. El método del sistema 5S aumenta la eficacia de los empleados y trae mejores resultados de trabajo. El método 5S está directamente relacionado con Lean Management y se percibe como uno de los métodos clave utilizados para la organización adecuada del entorno de trabajo.

¿Qué es el sistema 5S? - Tabla de contenido:

1. ¿Qué significa la abreviatura 5S?
2. Clasificar
3. Poner en orden
4. Brillar
5. Estandarizar
6. Sostener
7. Beneficios del sistema 5S

¿Qué significa la abreviatura 5S?

El sistema 5S se usó en Japón durante décadas, pero ganó popularidad a principios de los años 80 en el siglo XX. Fue difundido por Takashi Osada. El nombre del sistema proviene de las cinco actividades que crean un lugar de trabajo eficiente cuando se realizan consecutivamente. El nombre inicial del sistema fue acuñado en japonés y luego traducido al inglés. Tiene los siguientes elementos:

• Seiri – ordenar
• Seiton - puesto en orden
• Seiso - brillo
• Seiketsu – estandarizar
• Shitsuke - sostener

Es muy importante realizar todos los pasos del sistema en un orden determinado. Cada etapa está directamente relacionada con la siguiente y crean un cierto tipo de proceso. Durante la selección, preparamos el espacio para ordenar las herramientas, eliminamos todas las herramientas que no son necesarias. El siguiente paso es brillar: limpiar el espacio de trabajo elegido. Después de los tres pasos, hay un momento de estandarización de los procesos para mostrar a todos cómo realizar todos los pasos. La sostenibilidad del siguiente paso significa que todo el procedimiento tiene que ser repetible.

Clasificar

La primera etapa es la eliminación de todos los elementos no necesarios de la estación de trabajo. El factor principal en la selección es la utilidad del objeto. En algunos casos, en esta etapa, se debe crear un espacio adicional para el almacenamiento temporal de herramientas que no están clasificadas y pueden ser útiles. Dichas herramientas deben firmarse con una etiqueta especial y conservarse durante un tiempo determinado. Si después de un tiempo preestablecido esos objetos no se van a utilizar, tienen que ser retirados del área de trabajo. Solo las herramientas útiles y necesarias deben mantenerse en el lugar de trabajo.

¿Qué hacer con las herramientas que fueron catalogadas como inútiles?

Algunas de las herramientas que durante la selección se clasifican como innecesarias deben retirarse del lugar de trabajo, pero no deben desecharse. Algunos de los objetos deben mantenerse en diferentes localizaciones, mientras que la identificación del lugar correcto para esos objetos puede ser difícil. La mejor manera de lidiar con este problema es el método de las 5 etiquetas rojas. Se debe adjuntar una etiqueta al objeto con la información sobre el lugar donde se encontró el objeto. Todos los objetos con las etiquetas rojas adheridas deben almacenarse en una ubicación preestablecida que servirá como área de espera.

¿Qué hacer con los objetos dejados en la sala de espera?

El enfoque popular prescribe dejar el objeto con la etiqueta roja durante 30 días en la sala de espera. Después de ese tiempo, si el objeto no se usa, podemos suponer que no es necesario en esta ubicación de trabajo principal y que se puede expandir. En este momento, existe la necesidad de considerar si puede haber una necesidad del objeto en el futuro, si la respuesta es afirmativa, el objeto debe almacenarse y mantenerse en el almacenamiento. De lo contrario, debe venderse, reciclarse o desecharse. Los objetos no esenciales no deben guardarse “por si acaso” porque conduce al caos.

¿Cuál es el beneficio de clasificar?

El principal beneficio de la clasificación es la eliminación de problemas relacionados con la acumulación excesiva de objetos innecesarios en el lugar de trabajo. Los problemas parecen no ser esenciales, pero es la razón principal del desperdicio de tiempo y recursos en las empresas. Una cantidad excesiva de herramientas guardadas en el espacio de trabajo dificulta encontrar las herramientas necesarias, alarga el tiempo necesario para la tarea y aumenta los costos para la empresa.

Poner en orden

Este paso se trata de encontrar el lugar correcto para cada objeto que queda en el área de trabajo. Lo más importante es hacer que cada herramienta esté disponible en la cantidad necesaria para un tiempo determinado. Todos los elementos necesarios deben ser accesibles y de fácil acceso. Las ubicaciones del objeto deben estar bien, visiblemente marcadas. Gracias a esto, incluso la persona que normalmente no trabaja en esta área de trabajo en particular podrá limpiar el espacio fácilmente. La claridad debe ser la regla principal al organizar la asignación de los lugares de las herramientas.

Para lograr una claridad total, se utilizan diferentes tipos de marcas visuales. Esas marcas permiten una rápida identificación del lugar donde se almacena el objeto. Según el tipo de empresa pueden ser etiquetas, campos, colores o símbolos. Cuanto más simple sea el sistema, mejor. En las instalaciones de fabricación, las tablas de colores se utilizan con frecuencia. Este método requiere dejar huellas visibles de las herramientas en la mesa especial. Gracias a este método, volver a colocar las cosas no toma mucho tiempo y puede hacerse de manera reflexiva.

¿Cuáles son los beneficios de poner las cosas en orden?

La puesta en orden de los elementos ayuda a la rápida eliminación de residuos en la empresa. Hay muchos tipos de residuos como:

• Movimientos innecesarios necesarios durante la búsqueda de herramientas.
• Falta de salud y seguridad causada por el caos en el espacio de trabajo.
• Errores y errores

Brillar

Después de limpiar el espacio de elementos innecesarios y encontrarles las ubicaciones adecuadas para almacenar, llega el momento de brillar el espacio. En el tercer paso, nuestro objetivo es establecer un estándar para la limpieza del nuevo espacio de trabajo. En esta etapa, es necesario asignar el área de limpieza al espacio de trabajo dado. El brillo del área de trabajo se convertirá en parte de los deberes cotidianos del empleado en un puesto determinado. A partir de ahora, el brillo del área de trabajo será realizado directamente por este empleado asignado.

La etapa de brillo permite verificar si todos los pasos anteriores se realizaron correctamente. En el enfoque 5S, brillar significa mantener la limpieza, no limpiar desde cero. Se deben investigar los problemas de limpieza para evaluar cuál podría ser el motivo: el empleado o la mala implementación del enfoque de las 5S.

¿Por qué cada empleado debe limpiar su lugar de trabajo personalmente?

Asignar el área de limpieza a cada empleado tiene un significado más profundo. La limpieza diaria del lugar de trabajo nos permite conocerlo mejor. Es posible descubrir problemas con el equipo y las herramientas durante la limpieza. Esto da la esperanza de una reparación más rápida.

Para alentar a los empleados a cuidar su estación de trabajo, es posible que les proporcionemos nuevas herramientas. Nos ocupamos de las cosas nuevas con más entusiasmo, además, ese paso ayuda a generar un sentido de propiedad del lugar.

Estandarizar

La estandarización conecta todos los pasos del método 5S en un proceso constante. Durante el paso de estandarización, toda la actividad debe describirse en detalle y ajustarse a ciertos estándares. Se deben crear instrucciones claras y transparentes en este paso, tales instrucciones deberían ayudar a realizar todas las tareas con gran detalle. La instrucción también debe contener el alcance de los deberes de cada empleado. Gracias a instrucciones bien escritas, el empleado debería poder hacerse cargo de la estación de trabajo y seguir su camino.

Sostener

Pasar por todos los pasos da mucha satisfacción a los empleados. Los efectos son clara y rápidamente visibles ya que el lugar está limpio y ordenado. Sin autodisciplina, algunos malos hábitos pueden volver a aparecer. Este elemento es particularmente importante porque el desarrollo de nuevos y buenos hábitos lleva tiempo. En este momento, es particularmente importante concienciar a los empleados de que el sistema 5S no es una acción singular, sino un método que tiene sentido solo cuando se ve como un proceso.

Herramientas para apoyar la autodisciplina.

La última etapa del proceso es la más difícil de alcanzar porque prescribe un cambio en la cultura organizacional de la empresa. Cada empleado tiene que cambiar también. Es particularmente importante utilizar herramientas de apoyo para aumentar y fortalecer la disciplina. La herramienta más utilizada es la auditoría del lugar de trabajo. La auditoría realizada regularmente permite encontrar rápidamente irregularidades y problemas. Todas las irregularidades se pueden eliminar rápidamente.

Para apoyar la autodisciplina también se utilizan otros métodos:

• Representación visual de puestos de trabajo que muestran el espacio antes y después de la introducción del sistema 5S
• Visitar otros departamentos para hacer comparaciones.
• Apoyo proporcionado por el personal directivo.
• Evaluación de la productividad, la tabla de resultados.

El sistema 5S es un proceso por lo que después del último paso debemos volver al primero. Necesitamos recordar que las reglas y regulaciones, una vez establecidas, pueden cambiar con el tiempo. El desarrollo constante y la mejora constante son la base de Lean Management.

Beneficios del sistema 5S

Seguramente cada empresa obtendrá diferentes beneficios con la implementación del sistema 5S. Del mismo modo, las razones para la introducción del sistema 5S son diferentes para cada organización. Pero algunos beneficios son iguales en todas partes y esos son:

• Mejor organización de los espacios de trabajo.
• Mejor aprovechamiento del tiempo por parte de los empleados.
• Aumentar los estándares de seguridad
• Mejor identificación de los empleados dentro de la empresa
• Aumento de la calidad de los productos (servicios)
• Reducción de residuos
• Impulsar la creatividad de los empleados

Resumen

Las 5S es una herramienta que trae muchos beneficios no solo para la empresa sino también para el empleado. Este método permite aumentar la estabilidad del trabajo y cambia la atmósfera en el lugar de trabajo. Los empleados pueden concentrarse en sus deberes en lugar de preocuparse por los problemas organizacionales que obstaculizan sus esfuerzos. El sistema 5S puede verse como una gran oportunidad para que la empresa mejore los procesos sin utilizar muchos recursos. Lo más importante es la motivación y el compromiso de todos los empleados.

Echa un vistazo a nuestros mejores consejos de gestión del tiempo.

Si le gusta nuestro contenido, únase a nuestra comunidad de abejas ocupadas en Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, YouTube, Pinterest.

Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

Ver todas las publicaciones