¿Qué es el conocimiento tribal en una organización?

Durante los primeros días de trabajo (como parte del proceso de onboarding), un nuevo empleado pasa por una serie de sesiones de formación y recibe la información necesaria –sobre la empresa, el equipo, responsabilidades, objetivos a alcanzar, formas de hacer las cosas, etc. Esta experiencia suele incluir documentos minuciosamente elaborados, presentaciones e instrucciones disponibles en el disco duro de la empresa y del equipo.

Sin embargo, además de los principios oficiales de una empresa u organización, existe otro conocimiento, menos formal y más encubierto, que tiene un impacto similar en la efectividad de las actividades implementadas que cualquier procedimiento acordado: el llamado conocimiento tribal. En el artículo de hoy, nos centraremos en el conocimiento tribal en el contexto organizacional. Le mostraremos sus beneficios y limitaciones, así como formas de extraerlo para mejorar el rendimiento de su negocio.

¿Qué es el conocimiento tribal?

El conocimiento tribal se refiere a información, habilidades o consejos prácticos e informales que se acumulan dentro de una organización o comunidad, pero que no están documentados ni están ampliamente disponibles. Por lo general, se transmite verbalmente durante las interacciones entre miembros individuales del grupo.

En el caso de los negocios, el conocimiento tribal se desarrolla como resultado de experiencias, prácticas, creencias y hábitos dentro de un grupo de personas, a menudo basados ​​en relaciones y cooperación a largo plazo. Puede implicar, entre otras cosas, matices, casos inusuales, problemas complejos, soluciones valiosas o trucos prácticos que los miembros de una organización adquieren en el curso de su trabajo y sus interacciones con otros (por ejemplo, en las relaciones con los clientes).

¿Cuáles son los beneficios del conocimiento tribal?

La información informal e indocumentada con frecuencia da forma a las prácticas, decisiones y desempeño de una organización en un grado similar al de las noticias oficiales. Aquí debemos señalar que se refieren principalmente a formas de abordar cuestiones inusuales o complejas que no figuran en documentos formales, lo que puede ayudar a resolver situaciones difíciles de forma rápida y eficiente. Al mismo tiempo, facilitan el flujo de trabajo y afectan la calidad de los productos entregados o los servicios prestados. Los beneficios adicionales asociados con el conocimiento tribal incluyen:

• Uso eficiente de los recursos (ahorro de tiempo, dinero y energía),
• Mejora del desempeño laboral (evitando cometer los mismos errores que los empleados anteriores).
• Fortalecer la relación entre los empleados (la transmisión de información requiere interacción),
• Aumentar la flexibilidad (buscar enfoques y cursos de acción alternativos en situaciones donde los métodos estándar no son efectivos),
• Proporcionar contexto (la información informal suele incluir historias que ayudan a comprender por qué la empresa adopta determinadas prácticas o toma determinadas decisiones).

¿Cuáles son las limitaciones del conocimiento tribal?

Si bien no hay duda de que el conocimiento tribal –dado que contiene un contexto no disponible en los documentos oficiales– es extremadamente valioso, tiene ciertas limitaciones. Los más cruciales involucran:

• La posible salida de un empleado : si la información informal no se transmite a otros (por ejemplo, en forma de capacitación interna o reuniones de tutoría), es muy probable que con la salida de un empleado valioso, la información misma desaparezca del organización.
• Falta de coherencia : los miembros individuales del grupo pueden tener diferentes interpretaciones y enfoques de los mismos problemas, lo que puede conducir a una falta de coherencia en las actividades de la organización.
• Dificultades en la escalabilidad : con la información y las habilidades transferidas oralmente o de otras maneras informales, pueden surgir dificultades cuando es necesario transferir un gran número de empleados.
• Falta de innovación : las personas que dependen de prácticas tradicionales y familiares pueden expresar resistencia al cambio y frenar nuevas ideas, soluciones e innovaciones.
• Aplicación limitada en nuevos contextos : la información conservada a menudo se adapta a condiciones específicas, lo que hace difícil o inapropiado transferirla a nuevas situaciones (especialmente en el caso de un entorno empresarial y de expectativas y necesidades de los clientes que cambian dinámicamente).

¿Cómo obtiene el conocimiento tribal de sus empleados?

Una de las herramientas de gestión de proyectos y equipos para obtener ese conocimiento tribal en su empresa es Firmbee. Con sus funciones de registro, puede crear preguntas recurrentes y automáticas para enviarlas a los miembros de su equipo (a todos o solo a unos pocos seleccionados). Estas preguntas le ayudarán a mantenerse al día con las experiencias y conocimientos de los empleados individuales y le permitirán crear una base de conocimientos actualizada.

Resumen

La gestión del conocimiento tribal es un desafío clave para las organizaciones que desean hacer un uso eficaz de la inteligencia informal acumulada dentro de los equipos. En este sentido, medidas como la implementación de programas de tutoría (para transferir experiencia de los empleados de alto nivel), la organización de reuniones y debates periódicos (para garantizar que la información pueda transferirse, por ejemplo, a través de estudios de casos) o la búsqueda de formas de documentar (por ejemplo, en forma de de preguntas frecuentes, estudios de casos o guías internas), entre otros, sin duda te ayudarán.

Sin embargo, todas las actividades implementadas deben apuntar a crear una cultura de intercambio y apreciación de la diversidad de habilidades y perspectivas. Sólo así la empresa podrá utilizar eficazmente los tipos disponibles, minimizando los riesgos que conlleva.

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Autor: Nicole Mankin

Gerente de Recursos Humanos con una excelente capacidad para construir una atmósfera positiva y crear un entorno valioso para los empleados. Le encanta ver el potencial de las personas con talento y movilizarlas para desarrollarse.

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