Por qué todas las empresas emergentes necesitan diagramas de Gantt

Publicado: 2017-03-22

Por qué cada startup necesita diagramas de Gantt

Por lo general, se usa para crear planes de proyectos, un diagrama de Gantt se puede usar en cualquier industria y es una forma efectiva de planificar objetivos para una startup. El diagrama de Gantt fue desarrollado originalmente como un diagrama de flujo de trabajo visual llamado 'Harmonogram' por Karol Adamiecki, un ingeniero polaco.

En 1919, el consultor de gestión, Henry Gantt, desarrolló aún más este concepto y lo utilizó para ayudar a sus colegas que eran supervisores de fabricación. Esto les permitió ver si el trabajo se estaba completando a tiempo o si se estaban retrasando.

Este gráfico ahora es utilizado por empresas de todo el mundo para intentar mejorar la eficiencia y gestionar proyectos.

Un diagrama de Gantt ayuda a ver si el proyecto en el que está trabajando su equipo, el que tiene múltiples tareas involucradas, va según lo planeado o no. Un diagrama de Gantt ayudará a determinar cuánto tiempo llevará cada tarea y evitará cualquier problema potencial que su equipo pueda enfrentar. Todo esto conduce a una línea de tiempo realista y ayuda a completar cada proyecto de la manera más eficiente posible.

Siga leyendo para ver cómo funciona un diagrama de Gantt y cómo puede beneficiar a una startup.

¿Por qué usar un diagrama de Gantt?

Las razones para usar diagramas de Gantt son muchas. Una startup necesita usar diagramas de Gantt para mantenerse al día y comprender dónde se encuentran las fortalezas y debilidades de cada proyecto. Cuando un negocio está comenzando, hay un millón de cosas en las que pensar y hacer. Ser capaz de realizar un seguimiento de varias cosas diferentes a la vez con gran eficiencia es importante para que cualquier startup tenga éxito.

Sin embargo, solo somos humanos y esto puede resultar una tarea abrumadora. Faltar incluso a una tarea puede tener un efecto dominó y las ramificaciones pueden ser desastrosas para una empresa que aún está en proceso de establecerse.

Hay varias razones por las que una startup se beneficiará del uso de un diagrama de Gantt, como por ejemplo:

Un diagrama de Gantt es visual

ejemplo de plantilla de diagrama de gantt

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Toda startup pasa por un proceso de aprendizaje constante, en el que intenta superarse a sí misma a través de una serie de pruebas y errores. Al planificar cualquier acción en una startup, un diagrama de Gantt será un excelente medio para planificar proyectos.

Debido a que es una herramienta visual, los empleados de una startup podrán visualizar fácilmente diferentes ideas porque puedes escribirlas en un solo lugar. Esto también brinda una visión general, lo cual es perfecto para una startup porque la dirección que debe tomarse no siempre está clara al principio.

Ayuda a establecer una línea de tiempo

Un diagrama de Gantt le permitirá reunir todas sus ideas en un solo lugar y también crear una línea de tiempo y establecer objetivos en los que se deben completar las tareas individuales. Esta es una excelente manera de ver cuánto tiempo llevará un proyecto y, para una startup, es esencial poder terminar el trabajo a tiempo. Aquí hay plantillas de diagramas de Gantt que puede usar para comenzar rápidamente con la planificación de su proyecto.

plantilla de diagrama de Gantt

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Crea tareas manejables

Es fácil que una startup caiga en la trampa de tratar de complacer a todos. Desea crear un excelente entorno de trabajo en el que los empleados no estén demasiado estresados ​​ni sobrecargados de trabajo, al mismo tiempo que entrega cada proyecto al cliente a tiempo. Sin embargo, no administrar las tareas adecuadamente y asumir más de lo posible es una receta para el desastre.

Un diagrama de Gantt ayuda a crear tareas manejables al dividir proyectos más grandes en tareas más simples, que se pueden completar en menos tiempo. Dividir proyectos más grandes en un conjunto de actividades más pequeñas ayuda a delegar y compartir responsabilidades, al tiempo que hace que la tarea general sea manejable.

Te hace apegarte a los plazos

Un diagrama de Gantt le permite programar tareas para un tiempo específico y si ajusta una tarea en una serie de tareas, la sincronización de todo el proyecto se verá afectada. Esto lo ayudará a ver claramente cuándo se terminará todo el proyecto, lo que le permitirá planificar el proyecto general con mayor precisión.

Este proceso se realiza aclarando qué tarea depende de otra tarea. De esta manera, los miembros de un equipo sabrán exactamente quién depende de ellos para terminar su tarea a tiempo. Este es uno de los usos más efectivos de un diagrama de Gantt.

Un diagrama de Gantt también ayuda a ver el tiempo total que tomará un proyecto, un proceso que también se conoce como 'Ruta crítica'. Este es un término utilizado en la gestión de proyectos y se refiere al proceso de determinar la secuencia de actividades que conducirá a la mayor cantidad de tiempo para completar un proyecto determinado. Este método se utiliza para determinar el tiempo más corto en el que se puede completar un proyecto.

Ver progreso

Diagrama de Gantt para un proyecto de construcción

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Un diagrama de Gantt le permite realizar un seguimiento del progreso de cualquier proyecto en tiempo real. Esto se hace acercándose, por así decirlo, a las tareas individuales que, cuando se combinan, constituyen las partes más grandes del proyecto.

Al observar los gráficos individuales, una startup puede ver claramente cómo progresa el proyecto general y cómo se compara la tasa de progreso actual con la fecha de progreso inicial deseada. El diagrama de Gantt es un documento en constante cambio, que depende de que otros terminen sus tareas a tiempo.

Una startup necesita poder visualizar tareas y ver cómo diferentes personas están progresando en los proyectos. Esto también puede ayudar a sacar a la luz áreas problemáticas y problemas que deben abordarse desde el principio en la vida de cualquier empresa emergente, antes de que se convierta en un problema mayor y afecte el futuro de una empresa.

Aquí es donde un gráfico de Gantt muestra sus ventajas en comparación con un gráfico que puede haber dibujado en una hoja de papel y dejado en un cajón. A diferencia de un diagrama de Gantt, este no es un documento dinámico y no le permite mantenerse actualizado con cada paso dado a lo largo de la vida útil de un proyecto. Con un software de diagrama de Gantt, puede realizar un seguimiento y registrar convenientemente el progreso de su proyecto.

Conclusión

Una startup puede beneficiarse enormemente del uso de un diagrama de Gantt. Aunque las empresas establecidas utilizan regularmente esta herramienta de gestión de proyectos para realizar un seguimiento de múltiples proyectos, una startup se beneficiará de esta herramienta debido a su capacidad para realizar un seguimiento del progreso y comprender dónde pueden estar los problemas potenciales en un proyecto. Con el uso correcto de esta poderosa herramienta, una startup puede ser tan impresionante como había planeado ser.

sobre el autor

Soy Rachel Oliver, he estado trabajando durante los últimos dos años como escritora independiente. Si bien me gusta escribir sobre todas las cosas bajo el sol, incluida la energía, los negocios, los deportes, las mejoras para el hogar y la moda, me apasionan especialmente los negocios, la tecnología y la electrónica. Actualmente, persigo esta pasión trabajando con Digsemi, un socio de confianza en componentes electrónicos. Puedes ponerte en contacto conmigo en Google+ y Twitter.