¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos? | #10 Primeros pasos con la gestión de proyectos

¿La implementación de cada proyecto requiere el uso de software? Presumiblemente no. Sin embargo, ¿vale la pena realizar cálculos complicados en la memoria con una calculadora a mano, cuando el tiempo y la precisión del resultado son importantes? ¿Vale la pena asistir a una reunión con una carpeta llena de notas cuando los participantes quieren leer una presentación interesante y concisa?

¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos? - Tabla de contenido:

1. Introducción
2. Ahorrando tiempo
3. Supervisar el estado del proyecto.
4. Hacer que la información esté disponible
5. Asegurar la continuidad del proyecto
6. Resumen

¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos? Introducción

Es probable que no sea necesario convencer a nadie para que utilice un software de gestión de proyectos. Especialmente si estamos hablando de proyectos grandes y complejos que simplemente no se pueden ejecutar en papel. Sin embargo, vale la pena determinar cuáles son los beneficios de usar un software de gestión de proyectos . En primer lugar, considere si en nuestra práctica de PM tenemos todas estas áreas bajo control. En segundo lugar, podemos elegir el software que mejor se adapte a las especificidades de nuestros proyectos y trabajo en equipo.

Nos gustaría destacar cuatro áreas cuya mejora es crucial para los usuarios de software de gestión de proyectos. Estos son:

• ahorrando tiempo
• seguimiento del estado del proyecto
• consagrar la disponibilidad de la información
• asegurando la continuidad del proyecto

Los veremos uno por uno a continuación, seguidos de una discusión de las características del software que vale la pena mencionar, así como también una mirada a algunas de las soluciones más populares disponibles en el mercado.

Ahorrando tiempo

Los beneficios de ahorro de tiempo del software radican principalmente en la organización mejorada del proyecto. Esto se debe a que significa una planificación simple y un bosquejo flexible del marco del proyecto. Preparar un acta de proyecto o diagrama de Gantt es mucho más sencillo y práctico cuando se hace directamente en el programa que luego utilizaremos para gestionar el proyecto.

De hecho, en lugar de emplear herramientas externas, los planes pueden complementarse a medida que avanza el proyecto con tareas detalladas publicadas en tableros Kanban o en la cartera de proyectos. Esto proporcionará una medida totalmente realista del tiempo dedicado a tareas específicas por parte de los miembros del equipo del proyecto concreto.

Sin embargo, cuando se trata de la gestión del tiempo del proyecto, la elección del software en sí mismo y si ya está familiarizado con el equipo tiene una importancia considerable. Después de todo, los programas de gestión de proyectos varían significativamente en complejidad y la curva de aprendizaje puede volverse difícil de transitar. Mientras que Firmbee es un entorno transparente que contiene todas las herramientas necesarias para administrar un proyecto, Jira es una herramienta colosal y muy compleja que permite la automatización de tareas e integraciones con programas externos.

Supervisar el estado del proyecto.

La segunda área de enfoque para el software de administración de proyectos es el monitoreo en tiempo real del estado del proyecto. Cada programa incluye herramientas analíticas para visualizar estadísticas. Muestran, entre otras cosas:

• el estado actual de la implementación de tareas : cuántas tareas se han completado y en qué momento, quién ha completado qué tareas,
• comparar resultados reales con suposiciones ; por ejemplo, usar un gráfico que compare el tiempo promedio de una tarea con su curso real,
• el estado de ejecución del presupuesto, así como
• herramientas predictivas para evaluar si las cosas van en la dirección correcta.

Hacer que la información esté disponible

Otro problema que el software ayuda a resolver es la disponibilidad en tiempo real de la información del proyecto para el equipo y las partes interesadas. Las principales ventajas del software de gestión de proyectos son la capacidad de iniciar sesión en cualquier momento, así como la diferenciación de permisos, por ejemplo, para editar tareas o ver las estadísticas de rendimiento de los miembros individuales del equipo. Por ejemplo, un cliente puede tener la capacidad de ver las tareas completadas en una semana determinada, pero no la autoridad para editar la lista de tareas que se completarán en los días siguientes.

En una palabra, la tercera área importante es facilitar el mantenimiento del orden adecuado en el proyecto, así como la transparencia de la comunicación. Por último, pero no menos importante, el uso de un documento de proyecto colaborativo editado sobre la marcha ayuda a generar un sentido de pertenencia al equipo y responsabilidad para completar las tareas asignadas que contribuyen a la meta del proyecto.

Asegurar la continuidad del proyecto

Una ventaja importante, pero que a menudo se pasa por alto, del uso de software de gestión de proyectos es que mantiene la continuidad en caso de cambios de personal. Estos pueden afectar tanto al Project Manager como a otros miembros del equipo. Gracias a la disponibilidad de datos históricos del proyecto y herramientas analíticas, una nueva persona puede hacerse una idea de la situación con relativa facilidad y ser introducida rápidamente a nuevas tareas. Sin revisar la documentación completa del proyecto, también puede averiguar, entre otras cosas, qué se ha hecho ya, qué tareas están causando dificultades al equipo y si el proyecto se está implementando de acuerdo con el cronograma y el presupuesto.

Resumen

El software de gestión de proyectos reduce el tiempo necesario para completar los proyectos. Desde la planificación hasta la delegación de tareas, hasta la verificación de su finalización por parte de los miembros del equipo, que no tiene que ser registrado cada vez por el Gerente de Proyecto. Todos estos pasos se llevan a cabo de manera más eficiente. Por lo tanto, vale la pena invertir tiempo en aprender el programa adecuado.

También facilita el seguimiento de la situación actual y garantiza que todas las partes interesadas tengan acceso a la información relacionada con el proyecto que les concierne en cualquier momento. A esto hay que sumarle la gran comodidad de tener todos los datos reunidos en un mismo lugar, donde es fácil controlarlos. Estas características también facilitan la garantía de la continuidad del proyecto, incluso en caso de cambios radicales de personal.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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Introducción a la gestión de proyectos:

1. ¿Qué es un proyecto?
2. ¿Qué es la gestión de proyectos?
3. ¿Cómo gestionar proyectos?
4. Métodos de gestión de proyectos
5. tipos de proyectos
6. 4 ejemplos de proyectos
7. Priorización de proyectos
8. Áreas de actividad del proyecto
9. Definición de éxito en la gestión de proyectos
10. ¿Por qué utilizar un software de gestión de proyectos?