Estructura de desglose del trabajo: ¿cómo delegar eficazmente el trabajo en un proyecto? | #30 Primeros pasos con la gestión de proyectos

Durante la planificación del proyecto, el Project Manager decide cómo asignar objetivos, qué tareas completar, cuándo y qué especialistas incluir. Al hacerlo, él o ella crea la estructura de descomposición del trabajo (WBS).

Estructura de desglose del trabajo - índice:

1. Introducción
2. Estructura de desglose del trabajo
3. Responsabilidad en el equipo (Equipo/Propiedad colectiva)
4. Resumen

Introducción

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) concebida adecuadamente se traduce en un flujo de trabajo de equipo fluido. Cada persona involucrada sabrá el propósito de hacer ciertas tareas, de quién recibirá las asignaciones y a quién deberá pasarlas. Facilitará la detección de quién tiene demasiado trabajo porque, por ejemplo, tres miembros del equipo necesitan la ayuda de una persona simultáneamente. Por lo tanto, WBS le permite optimizar el proceso de flujo de trabajo ya en la etapa de planificación. Esto proporciona un aspecto muy importante del trabajo del proyecto: la responsabilidad del equipo por la finalización de la tarea. Pero, ¿cómo planificar la mejor estructura de trabajo para el proyecto?

Estructura de desglose del trabajo

La estructura de la división del trabajo se suele visualizar mediante un árbol, en el que se marcan las fases del ciclo de vida del proyecto divididas en objetivos cada vez más detallados. Esto facilita la planificación de la duración de las tareas y el costo de completarlas, así como la distribución adecuada de responsabilidades entre los miembros del equipo.

Al hacerlo, recuerde que la WBS especifica qué implementar, pero no responde a la pregunta de "cómo". También vale la pena señalar el principio de limitar el nivel de detalle. Depende del tipo y requisitos formales del proyecto. Se requiere un nivel de planificación diferente para la producción de equipos médicos o reactivos químicos, y otro para la organización de eventos o campañas de marketing.

La estructura de desglose del trabajo se define en el PMBOK de la siguiente manera:

“Una descomposición jerárquica del alcance total del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos”.

La palabra "total" es muy importante aquí, y la "regla del 100%" está relacionada con ella. Esto se debe a que una EDT bien diseñada tiene en cuenta todos los objetivos del proyecto: exactamente todo lo que hay que lograr. Incluida la propia gestión del proyecto. En otras palabras, al leer las tareas del nivel más bajo del árbol, enumeramos todos los componentes del nivel superior. Este es un principio que es muy difícil de seguir en la práctica. Sin embargo, a menudo se cita como una herramienta eficaz para evitar el llamado avance del alcance. Especificar todo lo que se debe lograr impide la adición de nuevas tareas que no se ajustan a los objetivos predefinidos del proyecto.

Responsabilidad en el equipo.

Las tareas realizadas por el equipo son parte de un objetivo final creado por un esfuerzo conjunto. Sin embargo, en muchas empresas y proyectos, la visibilidad o incluso la existencia de este objetivo no es obvia. Por lo tanto, una estructura de tareas bien planificada y un flujo de trabajo que sea claro para el equipo del proyecto es la base para construir una responsabilidad colectiva.

Crear un sentido de propiedad del equipo (Equipo/Propiedad colectiva) permite a los miembros del equipo comprender mejor los objetivos del proyecto y cómo el trabajo realizado contribuye a lograr esos objetivos. Esto aumenta la motivación y el compromiso y mejora el rendimiento del equipo. El compromiso con el proyecto más grande y su finalización exitosa también se traduce en la lealtad de los empleados hacia la empresa y en un buen ambiente. En otras palabras, un sentido de responsabilidad dentro del equipo puede contribuir a mejores resultados comerciales para la empresa en su conjunto.

Resumen

La tarea de delegar en un proyecto es una tarea para un Gerente de Proyecto cuando planea lograr objetivos de manera efectiva. Primero, WBS ayuda a organizar el alcance del proyecto: aislar grupos de tareas similares, notar las dependencias entre ellos, lo que determinará el orden en que se completarán, y también a construir la responsabilidad del equipo por las tareas realizadas por presentándolos en el contexto de objetivos más pequeños y más grandes perseguidos por la empresa.

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Autora: Carolina Becker

Como Project Manager, Caroline es experta en encontrar nuevos métodos para diseñar los mejores flujos de trabajo y optimizar procesos. Sus habilidades organizativas y su capacidad para trabajar bajo la presión del tiempo la convierten en la mejor persona para convertir proyectos complicados en realidad.

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