Estrategias para trabajar desde casa: cómo mantenerse productivo, equilibrado y conectado

Recientemente nos han pedido muchos consejos sobre estrategias de trabajo desde casa , y nos sentimos seguros de darlos. PMG ha sido una agencia de marketing 100% virtual desde nuestra fundación en 2002.

Entonces, el mes pasado, cuando las empresas luchaban por hacer la transición al trabajo remoto, nuestro equipo pudo continuar con sus rutinas de trabajo normales. (Bueno, tan normal como pueden ser las rutinas de trabajo durante una pandemia).

Uno de nuestros colegas nos pidió que brindáramos una capacitación sobre estrategias de trabajo desde el hogar para ayudar a su equipo a adaptarse a su nueva normalidad. Compartió que los desafíos como las distracciones, el aislamiento y el establecimiento de límites estaban afectando la productividad y la tranquilidad. Todos obstáculos muy comunes cuando se trabaja desde casa, y todos manejables con el enfoque correcto.

Aquí hay un resumen de nuestra presentación a su equipo. Esperamos que pueda ayudarlo a usted y a su equipo a ser lo más efectivos posible cuando trabajen desde casa, tanto ahora como en el futuro.

Trabajar desde casa: lo físico

1. Designe un espacio de trabajo.

Idealmente, puede identificar una habitación, con una puerta que pueda cerrar, donde se concentrará en su trabajo . Recuerdo haber asistido a una presentación de una líder en Trello/Atlassian, otra empresa 100% virtual, donde compartió que una sala dedicada con una puerta es un requisito para el empleo.

Si no puede dedicar una habitación a su trabajo, busque un espacio dedicado en su hogar y asegúrese de que no sea un sofá. Por muchas razones, principalmente por su bienestar físico, el sofá es un lugar terrible para trabajar.

Instale un escritorio en una esquina de su sala de estar o sala de estar si puede, usando plantas o una pantalla para crear un límite visualmente atractivo. O puede crear un espacio en la mesa de la cocina o el comedor donde trabaja todos los días. Solo querrás despejarlo y guardar el trabajo cuando estés listo para descansar por el día. ¡Más sobre descansos más tarde!

Los dormitorios no son ideales . Trate de que su dormitorio sea un lugar para relajarse y dormir, no la estimulación de la fecha límite de un proyecto o las llamadas de Zoom. Hablando de Zoom y otras videollamadas, tenga en cuenta sus antecedentes al realizarlas. La vista de una cama o un baño en el fondo puede parecer demasiado informal.

2. Cuida tu postura.

Si vienes de un entorno de oficina donde tenías todas las campanas y silbatos ergonómicos, trabajar desde casa puede ser un ajuste sorprendente e incómodo.

Haz tu mejor esfuerzo para crear un espacio de trabajo que no solo te ayude a hacer tu trabajo, sino que también proteja tu cuerpo. Esto puede significar invertir en una silla de oficina, un escritorio de pie y la iluminación adecuada. Su empleador puede estar dispuesto a ofrecer un reembolso total o parcial por estos artículos, nunca está de más preguntar.

3. Internet de alta velocidad en el que puede confiar

¿Alguna vez se ha sentido frustrado cuando en una llamada de video o web y su jefe, compañero de trabajo o cliente ha retrasado o repetido el audio o un video congelado durante la llamada? Haga todo lo posible para asegurarse de no ser el culpable en estas situaciones asegurándose de tener Internet de alta velocidad confiable.

Conéctese con el equipo técnico de su empresa para obtener orientación sobre cómo puede estar seguro de que tiene un servicio de Internet estable, seguro y rápido cuando trabaja desde casa.

4. Herramientas tecnológicas listas

Su trabajo desde la pila de tecnología doméstica también es importante. En PMG, confiamos en gran medida en Slack, FunctionPoint, Google Suite y Zoom para mantener a nuestro equipo conectado y colaborando. Pero estas herramientas, entre otras, son tan buenas como la estrategia empleada para usarlas.

Piense en las mejores maneras para que su equipo haga una lluvia de ideas, dé y reciba actualizaciones y haga el trabajo. No faltan las herramientas disponibles, pero es importante comprometerse a usar las que elija para no desperdiciar recursos en tecnología no utilizada.

5. ¡Vístete!

Cuando llega esa lluviosa mañana de lunes, puede ser muy tentador quedarse en pijama, tomar su computadora portátil y meterse en la cama para trabajar. Evita este escenario si puedes. Vestirse y arreglarse te hará sentir mejor y, en última instancia, trabajar mejor.

Y aunque definitivamente puedes ser más informal de lo que deberías ser si vas a la oficina, todavía quieres lucir presentable y profesional para las videollamadas. Hay una razón por la que WalMart informa que vende más camisas que pantalones durante estos días de trabajo desde casa.

Trabajar desde casa: lo mental

Si está acostumbrado a trabajar en una oficina, puede ser difícil mantenerse concentrado y manejar las distracciones nuevas y diferentes que ocurren naturalmente en el hogar. Para obtener mejores resultados y una mejor concentración, intente crear un día de oficina típico en el espacio de trabajo de su hogar.

6. Tome descansos frecuentes.

Sin el ritmo natural de los viajes al trabajo, las horas de almuerzo en la oficina y el breve descanso para tomar café con Cube Mates, puede ser fácil permanecer encadenado a su computadora todo el día, mirar hacia arriba y darse cuenta de que son las 3 p. m. y aún no ha almorzado.

Incluso si tiene que configurar una alarma, comprométase a levantarse y moverse (al aire libre si es posible), almorzar y tomar refrigerios saludables, y descansar mentalmente. Encuentro que los estiramientos de 90 minutos funcionan bien, pero hay varias otras estrategias, incluida la técnica pomodoro.

7. Establezca horarios de oficina y respételos.

Irónicamente, uno de los mayores desafíos que enfrenta nuestro equipo no es holgazanear, sino trabajar demasiado. Al establecer un horario y comprometerse con él, se asegurará de estar mentalmente alerta en el trabajo y estar bien equilibrado en su vida en general.

8. Apague las alertas y notificaciones.

Es difícil concentrarse en una tarea, proyecto o llamada telefónica cuando ve y escucha pitidos y ve alertas de Slack, correo electrónico y redes sociales. Alentamos a nuestro equipo a deshabilitar Slack y las notificaciones por correo electrónico cuando intentan hacer un trabajo profundo.

Es igual de importante para su salud mental desactivar estas alertas cuando no está trabajando, para que su teléfono no sea un recordatorio las 24 horas del día, los 7 días de la semana, de lo que le espera en el trabajo.

9. Usa o pierde la música para enfocarte mentalmente.

Algunos miembros de nuestro equipo aman la música cuando trabajan, otros necesitan silencio. Me gusta la música clásica o la aplicación Coffitivity cuando trato de concentrarme.

10. Aprovecha el poder del aire libre.

Un estudio sorprendente ha demostrado que pasar solo cinco minutos en la naturaleza puede mejorar tu estado de ánimo . Y la naturaleza no tiene por qué ser una ruta de senderismo remota. Un banco en el parque de la ciudad o una silla en el porche funcionan igual de bien.  

Salga lo más a menudo que pueda durante la jornada laboral para mejorar su salud mental.

Trabajar desde casa: lo emocional

Trabajar desde casa puede ser solitario, especialmente si estás acostumbrado a estar rodeado de tus compañeros de trabajo todo el día. Nuestro equipo está compuesto por personas que prosperan en la soledad y personas que obtienen su energía estando con los demás.

Los equipos virtuales más exitosos se comprometen a asegurarse de que, junto con los eventos de equipo completo requeridos, ofrezcan oportunidades sociales para quienes las necesitan, y permiso para no participar para quienes no.

11. Comprobaciones y actualizaciones periódicas.

Programar controles regulares, en parejas, como equipos, mantiene a las personas conectadas y comprometidas con la empresa en su conjunto. Nuestro equipo tiene jueves reflexivos cada semana para capacitaciones de toda la agencia y actualizaciones comerciales. Esta es una oportunidad para que todo el equipo se reúna y esté en sintonía.

12. Practique la escucha de los empleados.

Si supervisa a los trabajadores virtuales, cree formas en las que pueda estar al tanto de cómo se sienten y les va en sus trabajos. Nuestro cliente escribió un excelente artículo sobre cómo mantener el trabajo de los empleados domésticos comprometidos durante el COVID-19.

Le pedimos a nuestro equipo que nos envíe un correo electrónico con sus altibajos mensuales como una forma de mantenerse en contacto. Estos correos electrónicos nos ayudan a ver tendencias, señales de alerta y cosas para celebrar regularmente. Las encuestas de empleados NPS también son una gran herramienta para escuchar a su equipo. Esto se puede hacer con un simple formulario de Google o con la herramienta Survey Monkey. Tomamos prestadas nuestras preguntas de NPS de HubSpot, que pregunta a todos los empleados, en una escala del 1 al 10, (1) ¿Qué tan feliz estás de trabajar en HubSpot? y (2) ¿Qué tan probable es que recomiendes a alguien para que presente una solicitud para trabajar en HubSpot?

13. Usa videos tanto como sea posible.

Elija video sobre audio solo con la frecuencia que pueda cuando trabaje desde casa. Ya sea que esté organizando o asistiendo a una llamada de un cliente o un after hours virtual con compañeros de trabajo, encienda su cámara. Es la forma más fácil y efectiva de estar conectado con los demás. ¡Solo recuerda el consejo de vestirse arriba!

14. Designa un canal de Slack divertido.

La creación de un espacio en línea o un hilo de correo electrónico donde su equipo pueda compartir chistes de los viernes o tonterías aleatorias hace maravillas para la relación. En PMG, tenemos canales de Slack #Random, #Recipes y #FridayFunny que son muy populares entre nuestro equipo y nos mantienen a todos riendo y conectados durante la semana.

15. Reúnanse en persona cuando puedan.

Aunque siempre hemos sido 100% virtuales, apreciamos el poder de lo presencial y programamos días de coworking regulares para que los miembros del equipo que viven cerca trabajen en el mismo lugar. También tenemos un retiro de equipo de 3 días en mayo y octubre para el desarrollo profesional y la formación de equipos. Nada puede reemplazar la energía y las buenas vibraciones de estar físicamente juntos.

Reflexiones finales sobre estrategias para el trabajo remoto

Vale la pena señalar que trabajar desde casa en este momento está sucediendo en tiempos extraordinariamente inusuales. Las personas se sienten ansiosas por su salud y la de sus seres queridos, abrumadas por niños pequeños en casa a tiempo completo e inseguras sobre las finanzas y su futuro.

Comprender que ninguno de nosotros está en su mejor momento físico, mental o emocional lo ayudará a usted y a su equipo a navegar el trabajo desde casa con más éxito. Y cuando termine este tiempo y las circunstancias se normalicen un poco, es posible que descubra que, si bien en el pasado se resistía a trabajar desde casa, puede ver los beneficios reales y el equilibrio que puede brindar.

Finalmente, no sorprende que se haya publicado mucho contenido sobre estrategias para trabajar desde casa en los últimos días.

Aquí hay algunos buenos que hemos encontrado:

• 8 consejos para que trabajar desde casa funcione para usted
• 32 consejos de la FMH que puede hacer ahora mismo
• 20 consejos para trabajar desde casa
• Cómo concentrarse en medio de las distracciones
• Blog de Trello: gran recurso como empleador virtual
• Dónde sentarse cuando se trabaja desde casa

¿Buscando por mas? Diríjase a nuestro Centro de recursos de COVID-19 para obtener más consejos, sugerencias y recursos comerciales.

Y, si tiene curiosidad, vea cómo el equipo de PMG ha estado pasando su cuarentena.