Trabaje desde casa con Zoho One

Muchos empleados han hecho la transición al trabajo remoto y, con esto, algunas partes de las empresas también se han vuelto mucho más difíciles. Se ha vuelto aún más desafiante mantenerse en contacto con los compañeros, ya que las personas quedan fuera del circuito, e incluso las tareas simples pueden llevar mucho más tiempo que antes.

Algunos problemas son completamente comprensibles, pero también son los que puedes resolver si usas las herramientas adecuadas. Muchas empresas ahora se dan cuenta de que cambiar al trabajo remoto/trabajar desde casa es una opción fácil.

Con la implementación de Zoho One , una organización obtiene las herramientas que permiten una comunicación adecuada para trabajar de forma remota y cumplir los objetivos comerciales. Zoho One ayuda en la colaboración y la comunicación efectivas en toda la organización. También ayuda a integrar el almacenamiento de archivos y varias herramientas de gestión de proyectos.

En este blog, hablaremos sobre cómo Zoho One ayuda en el trabajo remoto.

Archivos centralizados

Es muy importante centralizar los archivos en todos los escenarios. Sin embargo, esto se vuelve aún más importante cuando las personas trabajan desde diferentes lugares. Hay muchas posibilidades de que los archivos se pierdan y los correos electrónicos se envíen de un lado a otro antes de que alguien pueda encontrar algo. Al hacer esto, se pierde un tiempo importante.

Zoho One es un sistema operativo para empresas que garantiza que los archivos permanezcan seguros y fácilmente disponibles cuando más se necesitan. Funciona como un repositorio en la nube centralizado que una empresa crea e interactúa.

Los usuarios pueden crear fácilmente estos documentos desde la suite ofimática de Zoho y Zoho WorkDrive al mismo tiempo que admiten los tipos de archivos comunes con los que puede haber trabajado. También es fácil trabajar con archivos en línea y guardarlos en el disco duro mediante la sincronización de escritorio.

Cuando el almacenamiento de archivos se transfiere a Zoho WorkDrive, se vuelve más fácil resolver los problemas de duplicación de documentos y reducir el tiempo perdido en la búsqueda de archivos. Los documentos se pueden almacenar en WorkDrive y compartir a nivel de equipo o de toda la organización.

Zoho One viene con muchas carpetas de equipo que son esencialmente carpetas compartidas en las que los equipos pueden colaborar e incluso carpetas de organización que se pueden usar para distribuir documentos a todos en una organización.

Además, WorkDrive viene con un control absoluto sobre quién puede acceder a qué y un minuto de control sobre los niveles de acceso que todos tienen. Por ejemplo, una persona puede ver una carpeta de equipo completa pero nunca editarla, mientras que otra persona puede editar pero nunca eliminar ningún archivo de equipo.

Con el control mejorado que Zoho WorkDrive le ofrece sobre los archivos, se supone que todos solo tienen acceso a lo que necesitan. Además de compartir con compañeros de equipo, los usuarios pueden compartir archivos externamente de forma segura con la ayuda de enlaces personalizados para partes interesadas externas, contraseñas que protegen esos enlaces, revocarlos en cualquier momento, monitorear el uso, etc.

Los aspectos importantes de la gestión de archivos, como la accesibilidad y la seguridad, se pueden ver fácilmente. Los documentos también se pueden respaldar y estar disponibles solo para las personas que los necesitan. Dicho esto, también estarán disponibles para todos lo más rápido posible y desde diferentes ubicaciones.

Comunicación

La comunicación lo es todo. Las organizaciones que entienden bien este hecho lo suficientemente bien y, por lo tanto, también utilizan las herramientas adecuadas que se consideran importantes para las comunicaciones del equipo.

En otras ocasiones, algunas organizaciones no piensan que esto sea un gran problema hasta que terminan en confusión y cuando la comunicación se vuelve difícil de navegar. Zoho One viene con muchas herramientas de comunicación que tienen la mejor herramienta para todo tipo de comunicación.

A continuación mencionaremos cómo las diferentes herramientas ayudan en diversas comunicaciones. Esto ayudará a comprender por qué Zoho One es una plataforma de gestión empresarial que ayuda en la comunicación efectiva.

Chat unificado

Incluso las conversaciones en curso deben ser rápidas, y el chat suele ser la mejor opción para asegurarse de que eso suceda. Puede resultar difícil gestionar los correos electrónicos, ya que se tarda mucho más en obtener una respuesta.

Además, un buzón de correo electrónico lleno también puede parecer desalentador en comparación con una serie de mensajes. Para resolver este problema, Zoho Cliq ayuda a facilitar la comunicación, ya que viene con un servicio de chat flexible que lo hace utilizable desde cualquier otra aplicación de Zoho que se esté utilizando.

Es sencillo reaccionar rápidamente a los mensajes e incluso mantenerse en contacto con el equipo desde cualquier lugar que desee. Además, también puede usarlo para mantenerse en contacto con los clientes y otras personas fuera de una organización configurando un chat de invitados.

Herramientas de comunicación por video

La comunicación por video es importante y funciona mejor para un par de conversaciones. Showtime y Meeting ofrecen herramientas de comunicación por video que vienen con enfoques algo diferentes.

La opción Reunión se enfoca más en reuniones de video, y Showtime se enfoca mucho más en educación y presentaciones. Cuando tienes el que prefieres, es fácil encontrar todas las herramientas necesarias.

Las opciones Meeting y Showtime vienen con herramientas de seminario web, pero la conferencia web es una opción que solo admite Meeting. Puede grabar seminarios web en Meeting o Showtime, pero solo Showtime ofrece seminarios web a pedido donde los espectadores pueden registrarse para ver un video pregrabado.

Se trata principalmente de elegir qué hace que la comunicación sea fácil y efectiva para usted y su equipo. Usted y su equipo deberían preferir las herramientas de comunicación por video que vienen con características útiles.

Correo electrónico más inteligente

El uso del correo electrónico es muy funcional en muchos sentidos, pero tiende a abusarse cuando las organizaciones no crean las vías adecuadas para los diferentes tipos de comunicación.

Sin embargo, no se puede ignorar el hecho de que el correo electrónico es una de las partes más importantes de la comunicación digital. No importa si desea ejecutar su correo electrónico con Zoho Mail o con una herramienta de terceros, como Gmail o Outlook. Debe ser limpio, fácil de usar e integrado con el software.

Zoho One es una plataforma comercial integrada que ayuda en la comunicación a través del correo electrónico. Ofrece Zoho Mail, que no es solo un servicio de correo intuitivo, sino que también se integra fácilmente con Zoho One.

Puede configurar el correo con Zoho One, lo que también significa que puede agregar tareas a un proyecto, extraer información sobre los clientes del CRM y también guardar documentos importantes en WorkDrive. Esto asegurará que los correos electrónicos nunca se olviden al comenzar a chatear desde correos electrónicos y programar reuniones.

Integraciones de terceros

La costumbre de usar aplicaciones desconectadas puede crear un problema en el proceso, pero la verdad es que no tiene por qué ser así. Si elige un servicio de correo electrónico de terceros, puede integrarlo con las aplicaciones de Zoho para mantener las aplicaciones comerciales conectadas.

WorkDrive también viene con integraciones de Gmail y Microsoft que se pueden usar para integrar los servicios de correo electrónico como CRM, Sprints, Projects y más.

Mejor cultura empresarial

Después de que se hayan creado diferentes vías de comunicación, también existe la necesidad de crear un espacio que pueda mantener la cultura de la empresa próspera. Connect es una de las aplicaciones de Zoho One que permite facilitar las conversaciones entre los equipos y empleados.

En lugar de tener una conversación demasiado larga, los usuarios pueden crear publicaciones en el foro y mantener discusiones mientras las hacen accesibles para casi cualquier persona que quiera leerlas después del hecho. Esta es una de las mejores maneras de fomentar una cultura empresarial amigable.

Gestión de proyectos adaptable

La idea del trabajo remoto afecta muchos aspectos de comunicación y colaboración junto con la productividad. La solución de este problema se puede gestionar buscando un sistema de gestión de proyectos que venga con la capacidad de trabajar de manera eficiente para un equipo.

La gente tiende a buscar un enfoque general para la gestión de proyectos, pero el hecho es que diferentes enfoques funcionan para diferentes personas, y siempre es mejor aceptarlo. Uno de los pasos principales en la evaluación del software de gestión de proyectos es la comunicación del equipo.

Diferentes personas tienen diferentes estilos de gestión de proyectos, y la cuestión es que estos estilos se han utilizado durante tantos años. Algunas personas también desean organizar su trabajo mediante correos electrónicos o tableros junto con una hoja de cálculo detallada o una aplicación que incluya toda la información en un solo lugar.

Al evaluar qué herramienta de gestión de proyectos es la correcta, es importante considerar lo que necesita. Vea si su equipo necesita una herramienta de gestión de proyectos compartida o un tablero, o ¿es mejor que cada uno elija su propia herramienta?

Las herramientas como Zoho Projects en las aplicaciones de Zoho One facilitan la centralización de datos para un proyecto y permiten que todos usen las herramientas que saben que funcionarán para ellos. Al usar esta herramienta, un gerente de proyecto puede usar el Proyecto para obtener una descripción general de casi todo. El administrador también puede asignar y agregar tareas desde correos electrónicos junto con datos que se mantienen consistentes.

Zoho Projects también es extremadamente efectivo para mantener una línea de tiempo al día, lo ayuda a administrar retrasos inesperados y ofrece informes para que sepa exactamente dónde se encuentra. Puede integrarse con otras aplicaciones de Zoho one y ser flexible para que sea fácil administrar el tiempo y usar Zoho Projects de manera efectiva.

Cuando administra los proyectos en Zoho Projects, puede brindar acceso fácilmente a las herramientas que se necesitan para mantenerse al día cuando se trata de elegir lo mejor. Zoho Projects es una de las aplicaciones de gestión de proyectos mejor integrada que aprovecha diferentes aplicaciones de comunicación para agilizar el proceso.

El paso principal es asegurarse de que la implementación de cada proyecto tenga una base sólida, y esto se puede lograr configurando información para monitorear a medida que se ingresan diferentes tareas en el proyecto, incluido un presupuesto, un desglose del estado de la tarea y las fechas de vencimiento de las tareas.

Una vez hecho esto, se puede crear una plantilla para que los proyectos y los informes se ejecuten automáticamente a medida que ingresa horas y cierra tareas. En caso de que haya estado trabajando en una gran hoja de cálculo o en una aplicación de gestión de proyectos, es posible que tenga datos que le preocupa perder.

Pasar a una nueva herramienta puede ser un proceso abrumador, pero se puede simplificar mucho más. Puede importar efectivamente los archivos CSV para que trabaje en Proyectos y retome justo cuando lo dejó en el sistema anterior.

Uso de las herramientas de Zoho en su potencial

En caso de que haya estado estresado por el uso de Zoho Projects y también quiera usarlo algún día, puede usarse para que funcione bien para cualquier necesidad. Zoho Projects le permite desactivar todos los módulos que no son necesarios con solo usar el módulo de tareas y tener una idea de cómo funcionan los proyectos antes de comprometerse por completo.

Además, también puedes usar Zoho Sprints. Sprints es muy ágil para la gestión de proyectos y se puede utilizar ampliamente para proyectos de diseño y desarrollo. Zoho Sprints también es bueno para proyectos si ha estado buscando un método simple para navegar cuando no tiene una hoja de ruta del proyecto. Si está buscando desarrollar un nuevo proyecto o diseñar algo como UX, Zoho Sprints puede ayudarlo. El uso del módulo de tareas pendientes y sprints puede hacer que incluso una lista de tareas pendientes dispersa se sienta mucho más manejable.

Al administrar las tareas de gestión de proyectos, es importante asegurarse de que todos usen la herramienta que resuelva bien sus necesidades. Zoho Projects viene con flexibilidad en la forma en que los usuarios interactúan con el proyecto para que pueda ser extremadamente útil.

Puede pedirle a su equipo que use Zoho Sprints cuando todos en un equipo quieran usar una herramienta de administración de proyectos similar mientras la revisan regularmente y se ocupan de un proyecto cuando no está claro cómo se debe alcanzar el objetivo final. Lo mejor es ver las necesidades, verificar el funcionamiento de cada herramienta y comunicarse con el equipo para comprender la mejor opción.

Conclusión

Ir a distancia no solo es posible, sino que también puede volverse a su favor. Muchas empresas se han dado cuenta de que cambiar al trabajo remoto puede funcionar bien para ellas. Las organizaciones pueden utilizar Zoho One para obtener las herramientas que permiten una comunicación adecuada para trabajar de forma remota y cumplir con los objetivos comerciales.

Puede ponerse en contacto con consultores expertos de Zoho e implementar los pasos necesarios para volverse remoto con la implementación de Zoho One.