Siete maneras de trabajar más inteligentemente, no más duro

Lo escuchamos todo el tiempo, uno de los adagios del espíritu empresarial: trabaje de manera más inteligente, no más difícil. Pero, ¿en qué se traduce eso en nuestra vida diaria? Trabaje menos tiempo, pero obtenga más de él. Pero, ¿cómo logras eso? Como muchas cosas, en resumen, esta idea parece difícil de lograr, pero cuando se desglosa, muestra que hay muchas formas de mejorar tu estilo de trabajo. Trate de poner en práctica al menos una o dos de estas ideas cada día, y eventualmente se convertirá en el maestro de la calidad de su trabajo.

Evitar distracciones

Piense en su día de trabajo típico. ¿Te permites largos períodos de tiempo en los que realmente puedes hincar el diente en una tarea, o tiendes a trabajar solo en pequeños lapsos de tiempo entre interrupción tras interrupción? ¿Está constantemente pasando de un proyecto a otro y su correo electrónico o sitios de redes sociales? ¿Sus empleados aparecen a menudo para hacer preguntas o pedir consejo? ¡Hazlo parar!

¿Sabías que a una persona promedio le toma 15 minutos recuperarse de una distracción ? Eso significa que durante un cuarto de hora estás dando tumbos, tratando de volver a poner tu mente donde estaba antes de la interrupción, ¡y luego probablemente te interrumpan de nuevo! Aquí hay algunas ideas para minimizar las distracciones en la oficina:

• Deje que las llamadas vayan al correo de voz y luego respóndalas en un bloque.
• Tenga uno o dos momentos dedicados para revisar y responder los correos electrónicos durante el día, en lugar de revisarlos a medida que llegan.
• Desactive las alertas de correos electrónicos entrantes, mensajes o notificaciones de sitios sociales. Sí, esto también podría significar apagar su teléfono.
• Si su oficina usa mensajería instantánea, apáguela o ajústese a "ausente" mientras intenta concentrarse.
• Cierra la puerta de tu oficina, cuelga un letrero en tu cubículo pidiendo que no te interrumpan, o si estás realmente desesperado, usa audífonos grandes o finge estar hablando por teléfono.

Tantas distracciones que pueden dañar nuestra productividad

Organizar y priorizar

Demasiadas personas se apresuran a comenzar el día sin un plan de acción claro, lo que conduce a la frustración y a la pérdida de tiempo al descubrir dónde enfocar sus esfuerzos primero. ¿Cuáles son tus metas para el día? ¿Qué debe hacerse absolutamente, con qué necesita progresar y qué puede quedar en un segundo plano por un momento de calma? Reserve algo de tiempo al final de la jornada laboral para estructurar el día siguiente. Para algunas personas, esto significa implementar un sofisticado software de gestión de proyectos; para otros, esto significa escribir una larga lista de tareas y esparcir notas adhesivas en su escritorio. Algunos incluso pueden preferir un diagrama de Gantt simple para una guía visual. Cualquiera que sea su preferencia, si se va a saltear alguna parte de su día, definitivamente no se salte los diez o quince minutos que dedica a organizar y priorizar su día.

No realice múltiples tareas: trabaje en paralelo

A pesar de lo que pueda creer, acéptelo: no puede realizar varias tareas a la vez. Cualquiera que haya intentado alguna vez hablar por teléfono mientras respondía correos electrónicos lo entiende. Lo que llamamos "multitarea" no es realmente hacer dos (o más, ¡qué vergüenza!) cosas a la vez; es solo tu cerebro cambiando rápidamente entre dos cosas una y otra vez. Esto no solo es malo para tu concentración, ¿recuerdas que se necesitan 15 minutos para recuperarse de una distracción? – pero también desgasta tu cerebro, haciendo que te canses más rápido.

Entonces, ¿qué puedes hacer si no es multitarea? En su lugar, intente trabajar en paralelo. Esta técnica ya la utilizan mucho los equipos de personas que trabajan en el mismo material (piense en equipos de diseño o programadores), pero usted también puede aprovecharla. ¿Algunos de sus proyectos se envían de ida y vuelta? Haz esos proyectos primero, y mientras esperas que otros te los devuelvan, trabaja en otras cosas. Esto significa menos tiempo de espera frustrante para usted y sus compañeros de trabajo, y más tiempo para hacer las cosas. Alternativamente, puede probar la colaboración en tiempo real con su equipo o compañeros, otra forma de trabajar de manera más inteligente y ahorrar tiempo.

Aprenda cuánto tiempo toman las tareas

Una vez que elimines o controles tus distracciones, conoce tu horario y tu forma de trabajar. Con el tiempo, debería ver patrones emergentes: siempre le lleva al menos tres horas completar este tipo de informe, mientras que otro proyecto lo puede realizar en treinta minutos. ¿Cómo sabrías eso si no te hubieras metido en esas interrupciones? Esto es útil no solo para bloquear un horario para ti mismo, sino también para saber cuándo tienes que decir no a un trabajo o proyecto.

Delegado: una habilidad imprescindible para trabajar de forma más inteligente

Todo el mundo sabe que delegar es importante, pero por alguna razón demasiadas personas se aferran a hacer tareas que otros podrían completar de manera más eficiente o simplemente mejor. Piense por qué hace ciertas tareas: si la respuesta es simplemente "porque siempre lo he hecho", debe pensar detenidamente si esa tarea realmente debería pertenecerle. Ciertas tareas, especialmente las tediosas, o aquellas en las que otra persona podría ser fácilmente capacitada para asumirlas, son obvias.

Mejore constantemente sus procesos

El cambio es bueno, especialmente cuando se traduce en hacer las cosas con más eficiencia, más conveniencia o menos costo. La última empresa en la que trabajé premiaba las mejoras en los procesos. Incluso si el suyo no lo hace, siempre debe buscar formas de hacer mejor las cosas; podría significar que le resultará más fácil administrar su día de trabajo, o incluso podría obtener un aumento.

Reconocer el punto de los rendimientos decrecientes

Este es quizás el punto más importante detrás del adagio "trabaja de manera más inteligente, no más difícil": hay un punto en el que trabajar más no significa que estés haciendo más. La productividad disminuye y puede ser cada vez más frustrante alcanzar los mismos objetivos que alcanzaba con facilidad antes. Esto no significa que esté haciendo un mal trabajo, sino que puede significar que necesita concentrarse en una nueva estrategia, o incluso tomar un descanso y volver a la tarea como nuevo. Si reconoce que existe tal punto, se enfrentará a menos frustración en el trabajo.

En la lista anterior hay algunas cosas prácticas que puede hacer para trabajar de manera más inteligente en lugar de más difícil. ¿Tienes más consejos increíbles? Compártalos en los comentarios y, si es realmente increíble, lo agregaremos al artículo.

Adrienne Erin es bloguera y escritora. Cuando no está blogueando sobre tecnología y redes sociales, es posible que la encuentres practicando su francés, preparando algunas recetas que encontró en Pinterest u obsesionada con postales y sellos antiguos.