Automatización del flujo de trabajo: definición, importancia, herramientas y cómo utilizarla

Cada empresa u organización tiene un flujo de trabajo que los empleados deben seguir. Sin embargo, a veces estas tareas pueden llevar mucho tiempo y ser propensas a errores.

Aunque hoy en día las empresas utilizan herramientas de gestión de proyectos y Excel para abordar tareas redundantes, todavía es insuficiente. Para agilizar esas tareas tediosas, nos presentaron herramientas de automatización del flujo de trabajo.

Pero, ¿qué es exactamente la automatización del flujo de trabajo y cómo ayuda a las empresas? En este blog, veremos su definición, importancia y las principales herramientas que puede utilizar. Además, también hablaremos de algunos casos de uso. Entonces empecemos.

¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?

En términos simples, la automatización del flujo de trabajo se define como la técnica que automatiza tareas repetitivas para hacer que el flujo de trabajo sea más fluido y rápido. Cuando usted establece las reglas, el software de automatización puede programar tareas, enviar correos electrónicos, iniciar campañas de marketing y más, sin ninguna supervisión regular.

Además, la automatización del flujo de trabajo es una forma de trabajar que hace las cosas más eficientes, ahorra tiempo, reduce los errores y hace que las personas sean más productivas. Entendámoslo mejor a través de ejemplos.

Ejemplos de automatización del flujo de trabajo

A continuación se muestra un ejemplo de cómo funciona la automatización del flujo de trabajo para las agencias de marketing.

Suponga que trabaja en una agencia de marketing y envía informes diarios a los clientes. En lugar de compilar los datos de múltiples fuentes manualmente, puede usar una plataforma de flujo de trabajo para crear una configuración que extraiga automáticamente los detalles necesarios, los formatee en un informe y programe el correo diariamente.

Esto no sólo ahorrará tiempo y reducirá errores, sino que también garantizará que sus clientes reciban sus informes puntualmente todos los días. Además, el software de flujo de trabajo puede ayudarle con lo siguiente:

• Automatiza la captura de leads para identificar clientes potenciales
• Programe y publique publicaciones en redes sociales en múltiples plataformas
• Automatizar tareas de creación de contenido
• Generar y enviar informes de rendimiento automáticamente
• Envíe correos electrónicos de bienvenida y programe reuniones iniciales.
• Recopile comentarios de los clientes y envíe comunicaciones de seguimiento.

Las 5 mejores herramientas para la automatización del flujo de trabajo

Ahora que ha comprendido qué es la automatización y su importancia, descubramos algunos de los mejores ejemplos de software de automatización del flujo de trabajo.

• Haga clic arriba
• Jira
• Zapier
• Microsoft Power Automatizar
• flujo de besos

1. Haga clic arriba

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos todo en uno basada en la nube que incluye varias funciones de automatización del flujo de trabajo. Le ayuda a crear y automatizar fácilmente tareas rutinarias utilizando plantillas de procesos. Puede asignar trabajo automáticamente, proporcionar revisiones, realizar un seguimiento de los estados y mucho más. ClickUp también se integra con otras herramientas como Slack, Dropbox, GitHub, Bugsnag, etc.

Características de ClickUp

• Personalización sin código
• Ofrece diagramas de Gantt, Kanban y bibliotecas de flujo de trabajo.
• Colaboración y comunicación fluidas en equipo
• Informes en tiempo real con imágenes
• Funciones de gestión de tiempo y tareas.

Precios de Clickup: -

ClickUp ofrece un plan gratuito y tres planes pagos.

• Gratis: plan gratuito para siempre con 100 MB de almacenamiento y tareas ilimitadas
• Ilimitado: desde $10/mes
• Negocios: desde $19/mes
• Empresa: Disponible bajo petición

2. Jira

Jira es un creador de automatización sin código que es una solución ideal para que equipos no técnicos optimicen sus tareas. Es bueno en la gestión de proyectos y tareas y permite a los equipos asignar, rastrear y crear tareas de manera eficiente. El software también ofrece flujos de trabajo personalizables, lo que permite a las empresas modificarlo según sus necesidades.

Características del software de automatización de flujo de trabajo Jira

• Funciones de asignación y sincronización automáticas.
• Intégrelo con sus herramientas favoritas.
• Cientos de plantillas de automatización
• Tablero Scrum para organizar tareas.
• Informes y paneles de información.
• Generador de automatización de arrastrar y soltar.

Precios de Jira: -

• Gratis: Plan de uso gratuito con hasta 10 usuarios y 2 Gb de almacenamiento.
• Estándar: desde $8,15/mes
• Premium: desde $16/mes
• Empresa: Disponible bajo petición

3. Zapier

Al igual que Jira, Zapier también es un software de creación de procesos de arrastrar y soltar sin código. Puede automatizar todo, desde tareas simples hasta flujos de trabajo complejos. Además, lo que distingue a Zapier es que se conecta con más de 5000 aplicaciones diferentes. Ya sea que uses Gmail, Slack, Trello o Stripe, Zapier puede ayudarte a automatizar tareas para todos tus procesos comerciales.

Características de Zapier

• Zaps de varios pasos para automatizar tareas
• Crea caminos con diferentes acciones basadas en la lógica.
• Opción de filtro para encontrar ciertas tareas y condiciones.
• Programe su flujo de trabajo
• Convierta moneda, fechas, texto, etc. al formato deseado
• Recibir y enviar datos mediante webhooks

Precios de Zapier

Zapier ofrece cinco tipos de planes: -

• Gratis: plan de uso gratuito con 100 tareas al mes
• Inicial: Desde $20/mes (aprox.)
• Profesional: desde $49/mes (aprox.)
• Equipo: Desde $70/mes (aprox.)
• Empresa: Disponible bajo petición

4. Microsoft Power Automatizar

Microsoft Power Automate es una de las herramientas de automatización de procesos empresariales más conocidas que ayuda a los usuarios a automatizar tareas entre diferentes aplicaciones y servicios. Puede automatizar aplicaciones de escritorio y sitios web con IA y automatización de procesos digitales y robóticos. Puede sincronizar, recopilar datos, recibir notificaciones y automatizar correos electrónicos o solicitudes de aprobación con Power Automate.

Características de Microsoft Power Automate

• Procesamiento y generación de IA
• Automatización de escritorio
• Minería de tareas y procesos
• Informes y análisis
• Automatización empresarial basada en datos

Precios de Microsoft Power Automate

Microsoft power automate ofrece 3 tipos de planes: -

• Gratis: uso gratuito con funciones premium durante 30 días
• Power Automate Premium: desde $12/mes
• Proceso Power Automate: desde $123/mes

5. Flujo de besos

Kissflow es uno de los mejores software de gestión de flujo de trabajo que le permite automatizar procesos y crear aplicaciones con enfoques de código bajo y sin código. Se puede utilizar para la automatización del marketing, la gestión de proyectos y la gestión del flujo de trabajo. Le ofrece un panel de análisis con una interfaz fácil de usar. Puede consultar informes simples con métricas básicas para ver cómo está funcionando su sistema de automatización o puede crear sus informes personalizados.

Características de Kissflow

• Cooperación multifuncional
• Panel de control organizado y libre de desorden
• Controles de seguridad y acceso
• Integración API
• Personaliza y define flujos de trabajo

Precios de flujo de besos

Kissflow ofrece dos planes:

• Básico: desde $1500/mes
• Empresa: Disponible bajo petición

Tabla comparativa de herramientas de automatización del flujo de trabajo

Importancia de la automatización del flujo de trabajo y por qué debería optar por ella

Las herramientas de automatización del flujo de trabajo se han convertido en un software imprescindible para empresas de todos los tamaños. De hecho, un estudio reciente de Zapier afirmó que más del 66% de las PYMES dependen de herramientas de automatización para hacer que su negocio sea más eficiente.

Estas herramientas ayudan a las empresas a realizar tareas tediosas, reducir los errores humanos, mejorar la productividad y más. Estas son algunas de las razones por las que la automatización del flujo de trabajo es importante y por qué debería considerarla.

Mayor eficiencia y productividad

Si las operaciones comerciales de rutina están automatizadas, sus empleados ya no tendrán que perder el tiempo en actividades o tareas repetidas. Esto ayudará a las organizaciones a simplificar el proceso laboral, administrar su tiempo y mejorar el desempeño y la productividad de los empleados.

Errores reducidos y precisión mejorada

Los seres humanos son propensos a cometer errores y es natural encontrar problemas al trabajar manualmente, especialmente con un gran conjunto de datos. Con la automatización del flujo de trabajo, habrá menos puntos de contacto humanos y un alcance mínimo de errores, lo que puede ayudar a las empresas a reducir los errores y mejorar la precisión.

Colaboración y comunicación mejoradas

Cuando trabaja en un entorno remoto, probablemente tenga que lidiar con muchos correos electrónicos y mensajes que pueden resultar abrumadores. Pero la automatización del flujo de trabajo puede ayudar al realizar un seguimiento de sus interacciones y organizarlas claramente.

Las herramientas de automatización se pueden personalizar según el flujo de trabajo de su empresa, haciéndolas orientadas a objetivos. Esto significa que todos en la empresa pueden trabajar juntos para una mejor colaboración y comunicación.

Ahorro de costes y optimización de recursos

La automatización del flujo de trabajo puede ahorrar costos al reducir los costos laborales y mejorar la eficiencia. Por ejemplo, la automatización de tareas rutinarias puede liberar a los empleados para que puedan concentrarse en tareas más importantes, reduciendo la necesidad de personal adicional o pago de horas extras.

Escalabilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes

Los flujos de trabajo automatizados son naturalmente escalables y adaptables. A medida que las empresas crecen y evolucionan, la automatización del flujo de trabajo puede manejar fácilmente cualquier cambio en el volumen o la complejidad del trabajo. Esta escalabilidad garantiza que el sistema siga siendo eficaz y eficiente para las necesidades cambiantes de la organización.

Promueve la responsabilidad

Si las cosas se hacen manualmente, a menudo no hay registros y los gerentes pueden enfrentar dificultades al realizar el seguimiento. Las herramientas de automatización para la gestión del flujo de trabajo le permiten crear tareas, asignarlas a los empleados y establecer prioridades. Esto ayuda a reconocer el papel de cada empleado y deja todo claro.

¿Cómo implementar la automatización del flujo de trabajo?

Puede implementar la automatización del flujo de trabajo identificando tareas repetitivas, analizando los pasos del flujo de trabajo, probando la automatización y monitoreando los resultados. Aquí hay una guía paso a paso sobre cómo implementar la automatización del flujo de trabajo:

Identificar tareas y flujos de trabajo repetitivos

El primer paso para implementar la automatización del flujo de trabajo es identificar tareas y flujos de trabajo repetitivos. Compruebe qué tareas son buenas para la automatización, es decir, cuáles son tareas manuales repetitivas. Además, considere las tareas que son más propensas a errores humanos.

Analice los pasos del flujo de trabajo e identifique desencadenantes y acciones

Una vez que haya descubierto las tareas a automatizar, divida el flujo de trabajo en pasos detallados para comprender el proceso con claridad. Luego, identifique los desencadenantes que pueden iniciar acciones específicas dentro del flujo de trabajo. Por ejemplo, si está automatizando su proceso de contratación, la automatización del flujo de trabajo puede activarse una vez que alguien haya solicitado un trabajo o haya enviado su currículum.

Elija la herramienta adecuada y configure reglas de automatización

Seleccione el mejor software de automatización del flujo de trabajo según las necesidades de su negocio y la complejidad de las tareas. Verifique todas las reglas de automatización dentro de la herramienta elegida y asigne su activador en consecuencia.

Pruebe y perfeccione el proceso de automatización para obtener un rendimiento óptimo

Ahora realice pruebas exhaustivas del flujo de trabajo automatizado en el software elegido. Identifique y aborde cualquier problema, error o ineficiencia durante la fase de prueba. Además, recopile comentarios de los usuarios involucrados en el flujo de trabajo para refinar y mejorar la automatización.

Monitorear y medir resultados

Una vez que haya probado con éxito su flujo de trabajo, supervise y mida los resultados para realizar un seguimiento del progreso e identificar áreas de mejora. Analizar periódicamente los resultados e identificar áreas de mejora.

Casos de uso de automatización del flujo de trabajo

El software de automatización del flujo de trabajo se utiliza principalmente para el desarrollo de software en las industrias de TI. A continuación se detallan algunos de los casos de uso de la automatización del flujo de trabajo:

Ventas y marketing

• entrega de factura
• Generación líder
• Publicación en redes sociales
• Correo de propaganda
• Incorporación y seguimiento de clientes.

Bancario

• La generación del informe
• KYC (Conoce a tus clientes)
• solicitud de tarjeta de crédito
• Procesamiento de préstamos
• Apertura y cierre de cuenta

Recursos humanos

• Proceso de incorporación automatizado
• ETA
• Procesamiento de nómina
• Revisiones de desempeño

Legal

• Seguimiento de casos
• Ingreso de nuevos casos
• Documentación
• presentación de informes
• Facturación

Cuidado de la salud

• Admisión y alta del paciente
• Programación de citas
• Facturación automatizada
• Informes de pacientes

Conclusión

Al final, la automatización con reglas y lógica es una excelente manera de facilitar tu trabajo. Ayuda a organizar y personalizar sus tareas y reducir errores. La automatización del flujo de trabajo también hace que las cosas sean más confiables, le ayuda a finalizar las tareas de forma rápida y sencilla, hace que los empleados sean más responsables, ahorra dinero, reduce los errores y más.

Cada organización tiene su propia manera de facilitar las tareas en función de lo que necesitan. Pero el software de flujo de trabajo es algo que toda organización debería considerar.

A medida que su organización crezca, tendrá más cosas que hacer. La automatización puede ayudar con eso. Entonces, si desea mejores resultados con un equipo más eficiente, la automatización del flujo de trabajo es el camino a seguir.

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