El activo más valioso de su empresa: el tiempo

Última actualización el 20 de junio de 2019

Para la mayoría, si no todos, los empresarios que deciden iniciar un negocio, el objetivo suele ser el mismo, el éxito. Una cosa que hará creer a la mayoría de los empresarios que han logrado el éxito es la ganancia, o en otras palabras, el dinero. Esto lleva a muchos a creer que el estado monetario es el aspecto más importante para mantener un negocio funcionando con un impulso positivo. Sin embargo, si bien la importancia del flujo de efectivo en la empresa es obviamente muy importante, nada es tan importante ni debe tener prioridad sobre el valor del tiempo.

Gestión del tiempo definida

El tiempo es difícil de ganar pero muy fácil de gastar. Es más común escuchar a alguien quejarse de no tener suficiente tiempo que de tener demasiado tiempo. En el mundo de los negocios nunca hay tiempo suficiente para hacer todo lo que hay que hacer. El tiempo es un recurso agotable que debe reponerse diariamente antes de que pueda volver a utilizarse. El tiempo también es volátil y rara vez está bajo un control estricto. Aunque muchos planean usar su tiempo diario asignado para varias tareas, rara vez al final del día resulta de esa manera.

“El tiempo es lo que más queremos, pero lo que peor usamos”.

william penn

¿Cuál es el valor de su tiempo?

En nuestra vida personal y cotidiana, aunque no siempre valoramos nuestro tiempo, pasamos bien cada día y esperamos nuestra ración de tiempo al día siguiente para intentar utilizarlo mejor. Sin embargo, en el mundo de los negocios, el tiempo debe administrarse de manera más eficiente. Propietarios, gerentes, supervisores hasta empleados pasan toda la jornada laboral tratando de producir tanto como sea posible (o al menos aparentar que lo están) antes de que se agote el tiempo del día. Cada hora y minuto (y en algunos casos segundos) generalmente se calculan con anticipación para determinar cuánto se puede lograr en ese día. Aquellos que realmente valoran el tiempo manipularán su uso de tal manera que siempre parecerá tener más tiempo que otros con la misma carga de trabajo. Esto se expresa mejor como "gestión del tiempo". Esta es una habilidad pasada por alto a la que los gerentes de contratación deben prestar más atención durante las entrevistas y los supervisores que intentan diariamente obtener la mayor productividad disponible de su fuerza laboral. A pesar de lo importante que es la administración del tiempo para la efectividad diaria de un negocio, todavía hay algunos que no entienden muy bien qué es o por qué es un beneficio usarlo y no una tarea más.

Una explicación de la gestión del tiempo

Entonces, ¿qué es la gestión del tiempo? Bueno, en la más simple de las explicaciones es la gestión del tiempo. Más específicamente, significa tomar el control de su tiempo asignado y usarlo de una manera que coincida con sus metas diarias. Hay algunos que no valoran el tiempo. Por lo general, sin malicia o incluso a sabiendas, perderán el tiempo para sí mismos y, en última instancia, para su empresa porque no ven el tiempo como un activo que debe controlarse. Algunas personas permitirán que alguien hable con ellas durante un período de tiempo que puede hacer que lleguen tarde o pierdan citas. La persona que hablaba no valoraba el tiempo del oyente, mientras que el oyente no valoraba su propio tiempo lo suficiente como para acortar la conversación y utilizarlo para propósitos más efectivos, como llegar a la cita. Algunas personas ven el valor del tiempo, pero no pueden controlarlo lo suficiente como para aprovecharlo. A muchos les gusta hacer planes para el futuro y trabajar hacia esos objetivos, pero administran su tiempo tan mal que cambian o abandonan esos objetivos por inalcanzables. El punto es que el tiempo es un activo que debe administrarse cuidadosamente y conocer su valor antes de que pueda usarse para la productividad.

Herramientas para administrar el tiempo

Hay muchas herramientas que se crearon específicamente para ayudar a las personas a controlar el tiempo y hacer que su gestión sea más tolerable para aquellos que ven su valor. Los relojes nos ayudan a ver cuánto tiempo hemos usado, la hora actual en la que estamos presentes y cuánto tiempo nos queda. Las alarmas nos recuerdan eventos importantes, ya sean grandes o pequeños. Las alarmas de radio nos despiertan por la mañana. Los recordatorios del calendario se configuran para fechas específicas para nosotros o incluso para grupos de personas. Algunas de estas herramientas son solo para recordarnos cuándo tomar medicamentos, cuándo se espera que llegue el transporte o incluso cuánto tiempo llevará cocinar algo. En el mundo de los negocios, estas herramientas a veces pueden jugar un papel muy importante en las características de la empresa e incluso en su reputación.

Una de las herramientas de gestión del tiempo más útiles y beneficiosas en la mayoría de las industrias comerciales es el sistema de gestión de proyectos. Estos vienen en muchas marcas, tanto en versión digital como en papel tradicional, y se utilizan principalmente para administrar, rastrear y mostrar el valor del tiempo utilizado dentro de la empresa. A través de estos sistemas, las tareas se crean y luego se rastrean, todo en un solo programa para brindar a los trabajadores y supervisores un control constante sobre cómo se usa el tiempo en el negocio. Después de una práctica frecuente con estos sistemas, los usuarios pronto pueden saber cuánto tiempo llevará completar los proyectos y cómo dividir la asignación en tareas en las que varios empleados pueden trabajar para completar el proyecto más rápido. En el seguimiento que se hace en estos sistemas es donde entra en juego el valor del tiempo. Cuando está trabajando en un proyecto, ya sea que toda la asignación sea su responsabilidad o esté trabajando en tareas que contribuyen a todo el proyecto, la cantidad de tiempo que se espera de usted para completar la tarea es un valor del tiempo. La cantidad de tiempo para completar todo el proyecto es otro valor del tiempo. Si la terminación rápida es satisfactoria para el creador del proyecto, terminar la tarea más rápido aumenta el valor del tiempo, mientras que terminar tarde lo disminuye. Cualquier cosa o persona que te quite el tiempo que le has asignado al proyecto no está valorando tu tiempo, y si permites que esto continúe, no estás valorando tu propio tiempo. Si bien a todos se les asigna la misma cantidad de tiempo para usar diariamente, las formas en que elegimos usarlos y el valor que obtenemos de ese tiempo depende de cada individuo.

Toma el control del tiempo

El tiempo es un bien preciado. Si bien lo recibimos todos los días, sigue siendo un bien escaso. El valor del tiempo que se nos da se define por lo que hacemos con él. Para aquellos en casa o en un negocio, el uso de un sistema de gestión de proyectos es una gran herramienta para controlar el tiempo que tiene disponible para tareas y objetivos. El uso de un sistema de gestión de proyectos no solo ayuda a los supervisores y propietarios a monitorear la efectividad de su fuerza laboral, sino que también les permite hacer planes futuros y expandir el negocio al saber lo que pueden producir en su tiempo diario asignado. Un negocio que funciona sin un sistema de gestión de proyectos es como montar a caballo sin riendas. Claro, seguirá avanzando, pero probablemente no en la dirección que deseas. Para algunos, no hay mejor manera de valorar su tiempo que externalizar tareas específicas a empresas de terceros o incluso utilizar una agencia de marca blanca para compartir sus cargas de trabajo, especialmente si está vendiendo servicios, como SEO o PPC. Para aquellos en los negocios e incluso aquellos en casa que no reconocen el valor del tiempo, o su responsabilidad de controlarlo, rápidamente se encuentran... fuera de él.

Escrito por: Kevin Phillips