Respuestas a las preguntas más frecuentes sobre software

Hablamos con mucha gente todos los días sobre qué software es el adecuado para su negocio, lo que significa que aquí en Software Advice entendemos los problemas que enfrentan las pequeñas y medianas empresas.

Ya sea para descubrir cómo poner su negocio en línea rápidamente para salvar la granja lechera de propiedad familiar, o ayudarlo a encontrar un software de programación para asegurarse de que sus citas estén más organizadas, estamos aquí para ofrecerle consejos. No importa la circunstancia, es probable que hayamos hablado con alguien en una situación similar a la tuya.

Según una encuesta realizada por Capterra, solo el 27 % de los propietarios de pequeñas empresas encuentran un software que cumple o supera sus expectativas sin compromiso. Esa estadística puede parecer desalentadora, pero con una planificación adecuada y algunos consejos de expertos, puede asegurarse de obtener el mejor software para su negocio.

Es por eso que hemos respondido algunas de las preguntas más frecuentes que recibimos sobre el software:

1. “Al comprar software, ¿cómo se asegura de que está recibiendo el servicio que necesita y no aceite de serpiente?”
2. "¿Cuál es el impacto de tomar la decisión de software incorrecta?"
3. "¿Las pequeñas empresas reducen los costos al adoptar un nuevo software?"

También le dejaremos algunos recursos adicionales que pueden ayudarlo a tomar la mejor decisión posible, ya sea para comprender cómo funciona el software, cuál es su precio o cómo negociar el mejor contrato.

Pregunta n.º 1: "Al comprar software, ¿cómo se asegura de obtener el servicio que necesita y no el aceite de serpiente?"

Está tomando una gran decisión de compra que podría marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de su negocio. Es estresante, por lo que es importante sentirse seguro de que está tomando la decisión correcta. Hay dos formas de asegurarse de obtener una solución que le ayudará a escalar su negocio y de que no le vendan algo que no puede cumplir.

Use funciones de revisión avanzadas para encontrar revisiones más relevantes de personas en su industria

Utiliza las reseñas de tus compañeros. Es poco probable que los representantes de ventas ofrezcan algo negativo sobre su producto. Por eso es crucial obtener una opinión de personas reales que hayan usado el producto.

Ya sea en Software Advice o en otro lugar, querrá hacer algunas cosas para asegurarse de aprovechar al máximo las reseñas que está leyendo:

• Filtrar por industria
• Filtrar por tamaño de empresa
• Lea las reseñas más recientes primero
• Si está disponible, filtre por facilidad de uso, valor por dinero, atención al cliente o funcionalidad

Al filtrar, te aseguras de ver la opinión de personas en una situación similar a la tuya. Puede averiguar cómo funcionó para ellos y si las características que le interesan son exitosas o no.

Leer las revisiones más recientes también es importante porque el software se actualiza regularmente. Una revisión que tiene incluso dos años puede estar desactualizada debido al avance en las funciones o la disminución de la calidad.

Haga que los proveedores analicen su caso de uso en una demostración

Una vez que esté en la etapa en la que esté listo para hablar con los proveedores de software sobre su producto, es hora de configurar algunas demostraciones. Es importante venir preparado.

Al tomarse el tiempo para hacer una demostración de las herramientas que está considerando, se asegura de que su selección se adapte mejor a su negocio. Lo último que desea es elegir un software, usarlo durante un par de meses y luego tener que repetir todo el proceso nuevamente.

Esta es su oportunidad de hacer preguntas específicas sobre los desafíos de su negocio y qué funciones de software son las más adecuadas para enfrentar esos desafíos.

Aquí hay algunos consejos y trucos para ayudarlo durante el proceso de demostración:

• Solicite dos demostraciones. Uno para su equipo de liderazgo y otro para su representante de TI, si tiene uno.
• Personaliza las demostraciones. Proporcione dos o tres casos de uso realistas que desea que el software cumpla, solicite un recorrido desde el punto de vista del cliente, si corresponde, y pregunte qué se puede personalizar en función de sus necesidades específicas.
• Revisa los puntos fuertes. Pida a los proveedores que muestren sus funciones más populares. También es una buena idea preguntar sobre las próximas funciones que han planeado.
• Pregunte acerca de sus usuarios más exitosos: descubra qué hacen sus clientes más exitosos para asegurarse de aprovechar al máximo el software. Si parece que requiere un equipo de TI de tiempo completo para que funcione de manera óptima, y ​​no tiene eso, es bueno saberlo más temprano que tarde.

Consulte "Cómo superar el argumento de venta en demostraciones de software" si desea obtener más información sobre la mejor manera de navegar hablando con proveedores de software.

Pregunta #2: "¿Cuál es el impacto de tomar la decisión de software incorrecta?"

2020 y la primera mitad de 2021 vieron una necesidad sin precedentes de que las empresas se conectaran rápidamente a Internet para sobrevivir. Si usted es dueño de un restaurante y quizás solo tenga efectivo disponible para tres semanas, no puede darse el lujo de implementar un nuevo software varias veces. Tomar la decisión equivocada puede ser la diferencia entre que su negocio permanezca abierto y próspero, o que cierre.

Desperdiciará dinero si elige incorrectamente, pero también hay impactos de segundo y tercer orden a considerar. Imagínese esto: ha comprado el software equivocado y, seguro, puede que no haya sido tan caro desde una perspectiva de costos, pero también debe considerar el tiempo que perdió investigando, seleccionando, negociando, implementando y capacitando. Y tendrá que hacerlo todo de nuevo una vez que finalice el contrato de su solución de software fallida.

La conclusión es que el costo de oportunidad de equivocarse suele ser mayor que el costo real del software.

Además, la capacitación y la aceptación de sus empleados es uno de los aspectos que más se pasan por alto al implementar un nuevo software. No importa qué tan bien se adapte el software a su negocio si su personal no lo usa correctamente o no lo usa en absoluto.

En el otro extremo del espectro, es posible que tenga un escenario en el que sus empleados hayan adoptado el software y lo estén utilizando en todo su potencial, pero necesita cambiar el software por algún motivo no relacionado. Cuando hace la transición a un nuevo software, corre el riesgo de reducir la confianza de sus empleados en la toma de decisiones. Es mucho más difícil obtener aceptación la segunda, tercera o cuarta vez que requiere que su personal aprenda un nuevo software.

Incluso si el software que implementó fue relativamente económico, o incluso gratuito, está perdiendo tiempo, dinero y la aceptación de su personal.

Para obtener más aceptación de su personal, lea "3 formas de recopilar comentarios de los empleados para la selección de software".

Pregunta n.º 3: "¿Las pequeñas empresas reducen los costos al adoptar un nuevo software?"

Sí, pero si solo estás pensando en la reducción de costes. te estás perdiendo muchos de los beneficios. La reducción de costos es parte de esto, pero un software excelente debe ser un multiplicador de fuerza que lo ayude a mejorar y escalar al mismo tiempo que reduce los costos.

Aunque no es magia. No obtendrá software nuevo y, de repente, sus costos bajarán. En realidad, es posible que tenga un aumento en los costos a corto plazo porque debe pagar tarifas de instalación, tarifas de licencia y capacitar a su personal, pero debe pensar en la reducción de costos a largo plazo.

Por ejemplo, supongamos que es una pequeña empresa y descubrió que le lleva tiempo, esfuerzo y dinero administrar la nómina, por lo que decide obtener un software de nómina. Ese tiempo adicional que ahorra con el software significa que su personal de nómina tiene más tiempo para hacer un trabajo de orden superior.

De hecho, según el Informe In(Sight) 2020 de WorkMarket, el 53 % de los empleados dicen que pueden ahorrar hasta dos horas de trabajo al día mediante la automatización, y el 78 % de los líderes empresariales dicen que la automatización puede liberar hasta tres horas de trabajo al día. El simple hecho es que la automatización que ofrece el software permite que su negocio sea más eficiente y productivo.

Empezó un negocio porque vio una necesidad en su comunidad. Comenzaste un negocio porque tienes pasión por algo. Si descubre que pasa horas a la semana en tareas manuales y repetitivas que no están relacionadas con su pasión, probablemente se agotará.

Con el software, esencialmente ha subcontratado esas tareas y puede concentrarse en lo que le apasiona.

Esa eficiencia y capacidad de escalar atraviesan su negocio. Una vez que haya liberado a su personal para que se concentre en problemas de orden superior, podrá hacer más con menos. Siempre desea hacer crecer su negocio más rápido de lo que tiene que crecer su personal, y encontrar el software adecuado es una excelente manera de hacerlo.

Para obtener información básica sobre todas las formas en que puede ahorrar dinero al comprar software, consulte "Ahorre dinero en software con estos secretos de compra".

Elegir el software adecuado para su negocio no tiene por qué ser difícil

Comprar software puede ser abrumador y, si bien el costo de una decisión equivocada puede ser devastador, elegir el software adecuado puede cambiar las reglas del juego para su empresa.

¡Vea algunos recursos adicionales sobre cómo elegir software!