10 errores comunes de Zoho CRM y cómo evitarlos

Los sistemas de gestión de relaciones con los clientes han ayudado a muchas empresas a crecer al optimizar todo el proceso de ventas. Sin embargo, el requisito más importante para que la estructura de CRM funcione bien es una implementación exitosa del sistema. Hay muchos factores que contribuyen a la eficacia del sistema de CRM en línea . Incluyen garantizar que se incluyan todas las características, implementación orientada a procesos e integraciones correctas de terceros.

No importa cuánto enfoque previo se ponga en no cometer errores durante la implementación de CRM, algo sale mal fácilmente. Cuando se introdujeron los sistemas de CRM al principio, ofrecieron a las empresas una estrategia a largo plazo para interactuar y administrar rápidamente las relaciones con los clientes, cerrar más negocios y automatizar cualquier tipo de tareas recurrentes.

Un concepto erróneo común que viene con una implementación de Zoho CRM es que se ve como un evento único. La gente comete el error de pensar que después de la implementación de Zoho, se repararán todos los clientes potenciales perdidos, los métodos de venta rotos y la falta de seguimiento. Si bien es cierto que el sistema Zoho CRM está diseñado para respaldar el proceso de ventas de principio a fin, también se debe recordar que el sistema por sí solo no hará crecer el negocio.

Por lo tanto, es necesario considerar la implementación de CRM como un proceso importante a largo plazo y para toda la empresa en lugar de un evento único. A menudo, los gerentes tienen las mejores intenciones, pero sus estrategias terminan chocando contra el suelo durante la fase de implementación. En este blog, veremos por qué esto sucede al analizar los 10 errores comunes de Zoho CRM y cómo evitarlos .

1. Incapacidad para subrayar un problema

De alguna manera, este suele ser uno de los errores más comunes durante el proceso de implementación de Zoho CRM . Entender que tienes un problema es el primer paso. Es posible que también haya escuchado esto antes, pero veamos este punto en referencia al ciclo de ventas.

Debe comprender que la estrategia de CRM comienza a desarrollarse justo cuando está deliberando sobre la elección de un sistema de CRM. Es muy posible pensar que ni siquiera tienes un problema. Debe saber cómo administrar todos los puntos de contacto que un cliente potencial puede tener con su negocio.

Factores como saber cómo filtrar correos electrónicos, los puntos importantes en su bloc de notas, administrar sus registros de llamadas, los clientes que están allí en su canal de ventas y los ingresos que se pueden esperar el próximo mes son todos importantes. Si cree que alguno de estos factores no es comprensible o no lo conoce, es muy probable que haya un problema en su ciclo de ventas.

Cuando conozca todos los problemas, podrá utilizar las funciones que ofrece el sistema CRM de una manera mucho mejor. Después de todo, los sistemas de CRM están ahí para apoyarlo y hacer que su vida laboral sea fácil de administrar. Por lo tanto, debe ver el problema por lo que es y asumirlo porque la buena noticia es que siempre hay una solución.

2. Falta de compra del valor de CRM

Debes recordar que la comunicación es clave en esta situación. Como gerente, debe comprender el valor que un sistema CRM puede aportar a su negocio. Una vez que comprenda correctamente este valor, podrá entender mejor el panorama general y el valor que CRM puede aportar a su organización.

Todos los empleados son como piezas de un rompecabezas que encajan en una imagen más grande del crecimiento de su negocio. Obtener un mejor contexto de cómo el CRM puede respaldar estos roles puede ayudar a los empleados a aceptar la estrategia de CRM. Puede ayudar a su equipo a aprovechar al máximo el valor de CRM al considerar factores como la estrategia de crecimiento empresarial de CRM, el valor que proporciona CRM para cada momento y organización, y el contexto de un proceso de CRM existente.

A lo largo de todo esto, lo importante es tener en cuenta que el equipo de ventas necesita atención adicional durante el cambio. No querrá que el equipo de ventas piense que está agregando una tarea mundana a su ajetreado día ya existente. Puede obtener la aceptación del profesional de ventas experimentado al ofrecer un contexto de cómo el sistema CRM está diseñado para trabajar en tareas tediosas y problemas fuera del camino para que el enfoque pueda estar en cerrar tratos.

3. Falta de comunicación de objetivos

Cualquier cambio puede abrir una puerta a malentendidos, pérdida de motivación y frustración. Al ser gerente, puede establecer expectativas desde el principio. No importa si sus objetivos no están claros en este momento, puede darle a su equipo una idea de adónde quiere ir y cómo el sistema de CRM en línea lo ayudará a lograrlo.

Debe quedar claro que un CRM es como una estrategia funcional constante que ayuda a un equipo a cerrar más tratos para que el negocio pueda crecer. Puede mantener a su equipo motivado respondiendo preguntas como cuál es la necesidad de implementar un sistema CRM, cómo el sistema CRM respaldará los roles individuales y cómo puede un sistema CRM ofrecer un mejor contexto sobre estos procesos.

4. Sin apoyo ejecutivo continuo

Evite ser el profesional que tiene una reunión con el personal para luego desaparecer. Es necesario estar presente e implicado en el proceso de integración. De esta manera, no solo brindará a sus empleados un nuevo proceso, sino que también integrará un sistema en un proceso ya existente.

Sus empleados deben poder confiar en usted y cuando usted es proactivo y mantiene a su equipo responsable de integrar el proceso, la implementación y la función de CRM en línea se vuelven fáciles. El enfoque debe ser mantener al equipo informado facilitando una comunicación regular sobre cómo los empleados están integrando CRM en el proceso.

Aparte de esto, también debe poder programar reuniones individuales con los empleados y solicitar su aporte especial sobre la mejora de los procesos dentro del sistema CRM. Además, también debería poder responsabilizar a los líderes del equipo por respaldar una estrategia a largo plazo con la integración del sistema CRM.

5. Ninguna estrategia vigente

Es fácil saber que necesitamos un sistema CRM, pero es mucho más difícil implementar y utilizar el sistema CRM de forma adecuada. Es posible que haya implementado su sistema CRM para marcar todos los elementos importantes. También podría haber creado roles y perfiles, migrado los datos correctos, configurado la automatización del flujo de trabajo, puesto formularios web en su sitio web, programado los informes de flujos de ventas y configurado asignaciones de clientes potenciales.

Sin embargo, los principales desafíos surgen cuando logra que sus equipos lo usen todo. Tienes que darle la debida consideración a esta parte para que el trabajo pueda tener éxito. Configurar el sistema de CRM en línea e implementarlo es una pequeña parte de toda la estrategia de CRM. La implementación del sistema CRM también continúa después de la implementación. Esta es una estrategia a largo plazo.

Puede considerar factores como la forma en que su equipo usará el CRM, cómo el equipo apoyará las ventas, el marketing y la atención al cliente, cómo el equipo será responsable de actualizar los datos constantemente, cómo se capacitará a los empleados y qué La capacitación en CRM en línea lo pondrá a disposición de su equipo.

Una estrategia de implementación eficaz de Zoho CRM incluirá el desarrollo de una cultura empresarial en la que los clientes estén en el centro de un negocio. Debe ser dedicado y coherente con sus objetivos y estrategia para que el sistema CRM pueda respaldar el crecimiento de su negocio de la manera correcta.

6. Tomar más funciones de las necesarias

Un error común al elegir e implementar el sistema CRM es sentirse atraído por múltiples funciones sin comprender realmente si su negocio las requiere o no. Hay muchos usuarios que no terminan de utilizar las funciones de CRM correctamente.

No tiene que elegir los usos más avanzados y ricos en funciones. Más bien, tiene sentido determinar las funciones más adecuadas para usted en función de las necesidades comerciales que tenga. Asegúrate de que todo esté alineado con tu presupuesto y prioridades.

Antes de la implementación, haga una lista de todas las funciones que desea utilizar. También será beneficioso si termina recibiendo los aportes de sus usuarios finales mientras les pregunta sobre los puntos débiles del flujo de trabajo que desean resolver.

7. No entrenar al equipo

Elegir e implementar una estructura de CRM es solo el comienzo de una larga batalla. Un sólido sistema de CRM en línea no servirá de nada si nadie sabe cómo usarlo. Por lo tanto, es importante la implementación correcta y la capacitación de los usuarios finales sobre cómo usar el sistema CRM.

Cuando haga esto, ayudará a su equipo a comprender la necesidad y los beneficios de usar el sistema y también los alentará a integrar el CRM en sus tareas diarias. Esto le ayudará a tener una baja tasa de adopción. Las empresas tienen un largo camino por recorrer en lo que respecta a la adopción de CRM.

Las empresas deben darse cuenta de la importancia que el sistema CRM es capaz de aportar mientras aumenta el rendimiento de las ventas. La mejor manera de evitar este error es tener un programa de capacitación adecuado en el lugar correcto para que los usuarios finales puedan tener la oportunidad de explorar el sistema antes de adoptarlo oficialmente en las actividades cotidianas.

Obtener el apoyo de un consultor de Zoho puede ayudarlo a capacitar al equipo para usar CRM. Puede descubrir los consejos de capacitación, como la planificación, el uso de recursos, la determinación de las mejores prácticas y la creación de módulos de capacitación para aprovechar al máximo una inversión en CRM.

8. No usar CRM móvil

El beneficio más importante de acceder a un CRM con un dispositivo móvil es que puedes hacerlo en cualquier momento y en cualquier lugar. Este es uno de los errores comunes de CRM que cometen muchas empresas. Debe darse cuenta de que el CRM móvil lo mantiene al tanto de sus tareas sin necesidad de estar frente a la computadora en todo momento.

No usar la aplicación CRM móvil correctamente puede ralentizar el tiempo de respuesta a los clientes y aumentar la posibilidad de perderse actualizaciones importantes para los clientes. La mayoría de los vendedores que usan sus teléfonos móviles pueden cumplir con sus cuotas de ventas en comparación con los que no lo hacen.

La mayoría de los equipos que utilizan los CRM móviles también terminan mejorando su productividad general. Puede elegir un sistema de CRM con una excelente aplicación de CRM móvil y asegurarse de que el equipo de ventas la descargue y la use.

9. Falta de mantenimiento de datos limpios y precisos

Los datos del cliente son más como el elemento vital de un sistema CRM. Es necesario asegurarse de migrar y mantener los datos de los clientes correctos y actualizados en el sistema de CRM en línea .

A pesar de comprender la importancia de esto, muchas empresas caen en la trampa de mantener datos incorrectos que resultan en pronósticos de ventas inexactos e información de clientes desactualizada. Todos los datos faltantes, desactualizados e incompletos terminan costando mucho a las empresas.

Para asegurarse de que esto no suceda, las organizaciones pueden crear una práctica estándar sobre el ingreso de datos para que el equipo la siga. Por ejemplo, el proceso de identificación de campos obligatorios que deben completarse al crear un nuevo perfil de cliente para que se eliminen las duplicaciones.

Esto puede incluir el nombre completo, el nombre de la empresa, los datos de contacto, los datos de teléfono fijo y móvil, la dirección y los perfiles de redes sociales. Aparte de esto, también puede programar configuraciones periódicas para limpiar el sistema de mantenimiento. Hacer esto puede ayudar a ver información duplicada o faltante, después de lo cual se pueden tomar medidas para rectificar las cosas de inmediato cuando el proceso se realiza con regularidad.

10. Falta de integración

Uno de los principales beneficios de utilizar una herramienta comercial y múltiples aplicaciones de software es la capacidad de integrar herramientas entre sí. Cualquier falla en hacer lo mismo terminará disminuyendo el nivel de productividad, ya que obliga a los usuarios a usar varios sistemas y alternar entre diferentes herramientas comerciales.

Como resultado, aumentarán las posibilidades de duplicación de datos y conocimiento comercial disperso. La mayoría de la gente entiende que la falta de integraciones comerciales con otras herramientas es uno de los mayores desafíos al usar la estructura de CRM .

Antes de la implementación de CRM, haga una lista detallada de todas las herramientas comerciales y vea si son compatibles entre sí o no. Los proveedores de CRM deben tener una lista de integraciones nativas y de terceros disponibles para usar el sistema. Si tiene un sistema CRM y planea suscribirse a otras herramientas, puede hacer lo mismo verificando si el CRM se integra con estas herramientas o no.

En caso de que descubra que el CRM no se integra con una herramienta comercial, también puede consultar a un consultor de Zoho . El consultor presentará una herramienta de automatización que puede conectar aplicaciones y servicios. Dos o más aplicaciones se conectarán fácilmente para automatizar todas las tareas repetitivas sin necesidad de codificar o dependiendo de los desarrolladores para la integración.

Conclusión

Cometer errores de CRM puede ser costoso. No solo incluyen impactos financieros, sino que también conducen a una pérdida de tiempo valioso y de gestión de datos clave de los clientes. Lo bueno es que una investigación cuidadosa sobre aspectos importantes como conocer las características correctas, integrarlas adecuadamente y seguir el proceso de implementación puede evitar los errores comunes de CRM .

Puede considerar todos los errores mencionados anteriormente para evitarlos o puede hacer un mejor trabajo y contar con el apoyo de un consultor de Zoho . De esta manera, se evitará que su negocio tenga posibles contratiempos en el futuro.