Una descripción completa de Zoho Sign

En un mundo donde todo se vuelve cada vez más digital, nuestras vidas han comenzado a depender cada vez más de métodos digitalizados. Piense en una herramienta que permita a las empresas cerrar tratos rápidamente y que el proceso de firma se realice en la nube sin ningún tipo de molestia. Un software que permite a los empleados de las organizaciones dejar de lado todas las preocupaciones generadas por el escaneo, la impresión y el envío por fax de los documentos. Suena perfecto, ¿verdad?

Bueno, el software de firma electrónica de Zoho Sign hace exactamente eso. Básicamente, genera la firma de contratos que pueden realizarse en cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo. La implementación de Zoho Sign es de gran importancia para organizaciones de cualquier tamaño, ya sea en bienes raíces, atención médica, construcción, manufactura y más. Es conveniente, accesible y fácil de usar.

Además, con el uso generalizado de COVID-19, un número cada vez mayor de personas que pasan a trabajar desde casa y todo se vuelve completamente sin papel, la implementación de Zoho Sign se ha vuelto más importante que nunca.

En este blog, ofreceremos una descripción general completa de Zoho Sign. Sin embargo, primero comenzaremos por comprender qué es Zoho Sign con todo detalle.

¿Qué es Zoho Sign?

Zoho Sign es una herramienta de firma digital que está diseñada para que las empresas cierren tratos en cuestión de minutos mientras realizan sin problemas el proceso de firma en la nube. Es un servicio que elimina toda la tensión, el tiempo y el dinero adicionales consumidos en el transporte y escaneo de documentos en papel al permitir que los usuarios y sus clientes firmen digitalmente y verifiquen documentos legalmente vinculantes.

El uso de Zoho Sign ayuda a optimizar el proceso de firma de contratos sobre la marcha desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto es para que las ofertas sigan adelante gracias a la integración de la aplicación con una variedad de aplicaciones de Zoho y otras aplicaciones de terceros como OneDrive, DropBox, Google Drive y otras. Esto convierte a Zoho Sign en una solución valiosa para las pymes y las grandes empresas en una amplia gama de industrias, que incluyen bienes raíces, manufactura, atención médica y construcción.

Con el inicio de sesión de Zoho Sign , se puede experimentar un nivel de seguridad para la privacidad y confidencialidad de los documentos. Utiliza pistas de auditoría, códigos de acceso y verificación de múltiples factores para proteger los documentos. Además, también garantiza que los documentos firmados digitalmente en la aplicación Zoho Sign tengan un manejo legal similar al de las firmas manuscritas de acuerdo con los actos legales.

El uso de Zoho Sign admite varios archivos, como pdf, doc, docx, txt, jpeg, png, etc. Aparte de esto, también se puede usar en varios navegadores web populares, como Google Chrome, Mozilla Firefox, etc. Zoho Sign una solución cómoda y accesible para todos los usuarios. Lo que hay que recordar es que no hay necesidad de una cuenta para firmar un documento. Solo se necesita un correo electrónico que contenga un enlace único para que el destinatario acceda y firme el documento.

Zoho Sign: firma, envío y administración de documentos

Zoho Sign ofrece una forma rápida de firmar, enviar y administrar documentos. Puede aprender lo fácil que es firmar, enviar y administrar digitalmente documentos legalmente vinculantes en los pasos que se mencionan a continuación.

Envío de un documento

Con Zoho Sign, puede enviar un documento a los destinatarios en un abrir y cerrar de ojos. Siga los pasos mencionados a continuación para enviar el documento.

• Cargar: Continúe y cargue los documentos desde la unidad local de su dispositivo o impórtelos desde su servicio de almacenamiento en la nube preferido.
• Agregar destinatarios: ahora agregue los destinatarios, defina roles y establezca un orden de firma para un documento.
• Enviar: finalmente, coloque los campos del formulario para cada firmante y presione el botón enviar.

Firmar un documento

La implementación de una herramienta de firma digital como Zoho Sign permite a los usuarios firmar documentos fácilmente. Siga los pasos mencionados a continuación para firmar los documentos desde cualquier lugar que desee.

• Abra el enlace : puede comenzar el proceso de firma haciendo clic en el enlace que se envía a su correo electrónico.
• Ingrese el código de autenticación : Continúe e ingrese el código de autenticación cuando se aplique e inicie el proceso de firma.
• Complete los valores de campo: complete todos los campos para finalizar el proceso de firma de manera completa y eficiente.

Gestión de documentos

Con el uso de Zoho Sign, puede administrar documentos sin problemas. Siga los pasos que se mencionan a continuación para administrar documentos.

• Verificar el estado del documento: para empezar, verifique el estado del documento mientras realiza y tome medidas rápidas según el estado.
• Finalizar seguimientos de auditoría: puede obtener un historial completo de todas las acciones que se realizan en un documento junto con una certificación de finalización de los documentos terminados.
• Personalice las plantillas: inicie el proceso de creación de plantillas personalizables y utilícelas en cualquier momento cuando sea necesario.

Beneficios de Zoho Sign

Zoho Sign es en realidad una solución muy conveniente y confiable para todas las empresas que necesitan manejar la firma de documentos y contratos legalmente vinculantes en línea. Viene integrado con varios beneficios que ayudan enormemente a optimizar el proceso de firma electrónica. Algunos de los beneficios de Zoho Sign incluyen:

1. Proceso de firma de documentos personalizado

Zoho Sign le permite firmar y enviar diferentes tipos de documentos que van desde propuestas, reglas y políticas de la empresa, contratos independientes, acuerdos de confidencialidad, contratos de alquiler, órdenes de compra, etc. Con esto, la aplicación ofrece las herramientas que ayudan en la personalización o adaptando los documentos oficiales enviados en función de las diferentes necesidades.

Una persona puede crear una plantilla personalizada una vez y guardarla para reutilizarla en el futuro. Además, los documentos también se pueden marcar con correos electrónicos y logotipos de la empresa para incorporar la imagen de marca. Para ahorrar tiempo, se pueden enviar varios documentos de una sola vez mientras se firman todos a la vez.

Además, Zoho Sign también permite establecer una fecha de caducidad para los documentos. Envía notificaciones a medida que se acerca la fecha límite para garantizar que los documentos confidenciales no se pasen por alto ni se dejen atrás.

2. Seguimiento de Documentos Oficiales

L a implementación de un software de firma electrónica como Zoho Sign ayuda a mantenerse al tanto de los documentos al garantizar que se tenga acceso, visión general y control completos de los documentos oficiales. Para asegurarse de estar completamente alineado con destinatarios individuales o diferentes, también puede dejar una nota en cualquier documento oficial o comunicarse usando los mensajes privados y grupales de la aplicación.

Cada vez que un destinatario interactúe con un documento oficial, se notificará al remitente. Todas las acciones, incluida la visualización, la firma y la finalización del proceso de firma, serán conocidas por el firmante. Dado que es muy importante asegurarse de que el documento no se pase por alto en ningún sentido, también se envían notificaciones al destinatario como recordatorio cada vez que se requiere la firma de un documento.

3. Documentos seguros y legalmente compatibles

El fundamento sobre el que se crea la herramienta de firma digital de Zoho Sign se basa en realidad en la criptografía de clave pública que garantiza la seguridad y el cumplimiento legal de las firmas digitales. La herramienta utiliza alta seguridad en el cifrado y protección de documentos porque se basa en una infraestructura de clave pública.

Zoho Sign está protegido con cifrado AES-256 y en tránsito; el cifrado SSL también protege sus archivos. Además, viene con acceso basado en roles que ayuda a establecer permisos y definir roles de usuario. Esto ofrece un control inmenso sobre a quién se le otorga o se le niega el acceso a un documento.

En esencia, el proceso de autenticación es tan avanzado que envía un correo electrónico de inmediato al firmante para garantizar que el destinatario o los destinatarios correctos han recibido el documento. Viene con pistas de auditoría que ayudan a monitorear el proceso de firma y los cambios del documento.

4. Optimización de los flujos de trabajo de firma

Con la ayuda de los socios de implementación de Zoho para adoptar Zoho Sign, las empresas pueden optimizar los procesos manuales que ayudan a ahorrar tiempo y errores. Por ejemplo, el software es tal que le permite agregar múltiples destinatarios para un documento mientras acelera el tiempo de respuesta.

Cuando hay un orden que debe seguir al enviar documentos para firmar, se puede establecer un orden de firma para los destinatarios. Con la ayuda de un visor de documentos, uno puede verificar fácilmente los documentos antes de enviarlos.

El proceso de vista previa le permite agregar destinatarios y correos electrónicos. Aparte de esto, también puede optar por imprimir el documento y luego descargarlo. Básicamente, el proceso de interacción con los documentos le permite saltar a una página en particular y moverse por los campos con la ayuda de la opción de arrastrar y soltar.

5. Colaboración remota

El uso de Zoho Sign ofrece colaboración remota en forma de diferentes funciones. Es posible que el remitente agregue una nota pública o privada que detalle la información del documento y reduzca el envío de documentos de ida y vuelta para mayor claridad.

También puede configurar recordatorios oportunos que ayuden a rastrear el estado del documento y enviar recordatorios para que el proceso de firma pueda acelerarse a tiempo. Además, si el remitente comete un error en el documento o envía el documento a la persona equivocada, no hay necesidad de preocuparse porque uno simplemente puede recuperar el documento y cancelar el proceso de firma.

En esencia, existe un control completo que permite al remitente aprobar, denegar o rechazar documentos tal como lo desee. La implementación de Zoho Sign hace que sea muy sencillo responder sin importar lo que una persona pueda necesitar.

Conclusión

Zoho Sign es básicamente todo lo que una organización puede necesitar para completar el proceso de firma sin papel. Uno puede firmar, enviar y administrar documentos desde casi cualquier lugar y en cualquier momento que desee.

Si tiene una empresa, puede facilitar el proceso de cierre de acuerdos, envío, firma y administración de documentos al ingresar con socios expertos en implementación de Zoho como Encaptechno. Implemente hoy Zoho Sign para garantizar una firma de documentos sin esfuerzo, segura y que cumpla con la ley.