Zoho Sprints V/S Zoho Projects: ¿Cuál es la diferencia?

El éxito de cualquier proyecto se basa en encontrar algo que conduzca a la productividad del equipo y a una gestión eficaz del proyecto. Los gerentes de proyecto en cualquier organización deben ver el panorama general de cada proyecto y pueden tener dificultades para administrar tareas que puedan satisfacer de manera efectiva las necesidades de un proyecto.

La mayoría de las veces, los gerentes de proyecto enfrentan una cantidad significativa de dificultades para realizar un seguimiento de todo lo que se supone que deben monitorear, lo que lleva a que la situación se vuelva loca. Ahora, para deshacerse de este caos, el software de administración de proyectos termina haciendo que todo sea mucho mejor y más eficiente.

Zoho Sprints y Zoho Projects son herramientas de administración de proyectos que permiten a las empresas administrar proyectos de manera eficiente. En caso de que una empresa crea firmemente en seguir un enfoque tradicional para gestionar la finalización de proyectos y organizar varias tareas, Zoho Projects es perfectamente adecuado.

Sin embargo, en caso de que una empresa esté interesada en seguir un enfoque de arriba a abajo para administrar proyectos y al mismo tiempo garantizar un flujo de trabajo optimizado en cada paso, se puede preferir Zoho Sprints. Zoho Sprints es esencialmente una herramienta ágil de gestión de proyectos .

En este blog, veremos una comparación detallada entre Zoho Sprints y Zoho Projects. En caso de que esté administrando un negocio o si desea convertirse en un administrador de proyectos eficiente, este blog le brindará una comprensión descriptiva de dos de las aplicaciones de software de administración de proyectos más efectivas.

¿Qué es Zoho Sprint?

Zoho Sprints puede entenderse como una solución de monitoreo y planificación de proyectos basada en la nube para empresas que prefieren trabajar con una metodología ágil. Proporciona a los equipos ágiles una función de arrastrar y soltar, una función de programación de reuniones, un tablero para administrar todo, hojas de tiempo, informes, una fuente de actividad del equipo, etc. Este es un software que utilizan equipos de diferentes tamaños que trabajan en numerosos proyectos

Es extremadamente rico en funciones, muy fácil de usar y tiene un costo asequible. Los usuarios pueden comenzar una prueba gratuita de Zoho Sprints simplemente creando una cuenta de Zoho y abriendo la aplicación Sprints. Eventualmente, el usuario puede obtener acceso a una aplicación activa que incluirá un proyecto de muestra. Esta aplicación puede permitir al usuario utilizar características y funcionalidades ricas.

Características de Zoho Sprints

Como una herramienta de gestión de proyectos ágil , Zoho Sprints resuelve las necesidades de un equipo ágil para un sistema rápido y eficiente capaz de mantenerse al día con un entorno de trabajo acelerado. Viene con una amplia gama de características que ayudan a lograr un rendimiento óptimo. Algunos de ellos son:

1. Supervisión del desarrollo del proyecto

Ser consciente de qué tan cerca o qué tan lejos está el equipo de completar el proyecto permite realizar un seguimiento del desarrollo y también lograr hitos dentro de un período de tiempo determinado. Zoho Sprints tiene un tablero Scrum que se utiliza para realizar un seguimiento transparente del progreso de cada miembro del equipo.

A medida que un miembro del equipo complete una tarea, se reflejará en el feed mutuo del equipo. Además, los miembros del equipo también pueden personalizar el estado del proyecto según los requisitos y pasos particulares del proyecto. Los miembros del equipo pueden reabrir diferentes tareas, eliminar errores y también mover historias con la ayuda del método de arrastrar y soltar.

Es debido a estos pequeños detalles que un gerente de proyecto se mantiene al día con pequeños detalles mientras clasifica los elementos según los puntos de estimación, las prioridades y la historia. El gráfico de actividad de Sprint nos permite ver todos los cambios realizados, incluidos los elementos que se agregaron recientemente, se cerraron, se abrieron nuevamente, se cambiaron y los que permanecen inactivos.

2. Priorizar tareas

Independientemente del tamaño de las diferentes tareas necesarias para completar el proyecto, pueden acumularse fácilmente. En caso de que no se rastreen, los que tienen una prioridad media a baja pueden pasarse por alto fácilmente. Con la implementación de Zoho Sprints, este problema se puede solucionar.

El software de gestión de proyectos viene con una función de arrastrar y soltar que permite mover la jerarquía de tareas según la importancia y la urgencia. Además, hay recordatorios y duraciones fijas que notifican a los miembros del equipo cada vez que hay un sprint recién lanzado.

3. Mantenimiento de hojas de tiempo

Con la ayuda de Zoho Sprints, todos los miembros del equipo pueden iniciar sesión en horas facturables y no facturables. Esto permite rastrear y agregar los registros de tiempo de todos los miembros del equipo. Según su criterio, los miembros del equipo pueden elegir en qué tarea desean trabajar mientras registran el tiempo total dedicado a trabajar en la misma tarea.

Este software de gestión de proyectos tiene un temporizador global que ayuda a iniciar, detener y pausar ciertos elementos para que se pueda desglosar el trabajo del día. Simultáneamente, el maestro de scrum y el propietario del producto también pueden aprobar las hojas de tiempo con solo un clic. Esto ayuda a comprender el tiempo total necesario para el próximo sprint y completar las facturas de manera eficiente.

4. Mejorar el análisis de proyectos

Zoho Sprints viene con un gráfico de velocidad que ofrece la tasa de entrega de proyectos de un equipo y también ayuda a estimar futuros sprints. Por otro lado, los gráficos Burnup y Burndown también muestran la velocidad de un equipo al llegar a la línea del proyecto.

Además, el diagrama de flujo acumulativo también es importante para determinar cualquier cambio en el progreso del trabajo y encontrar posibles cuellos de botella. Los datos que se registran en estas funciones ayudan a los miembros del equipo a implementar algunos pasos prácticos que pueden fortalecer aún más la productividad y la eficiencia de un equipo.

5. Interacción constante con el equipo

Al usar Zoho Sprints, se vuelve mucho más simple administrar reuniones porque el software ayuda a los miembros del equipo a buscar reuniones próximas y ya completadas.

Todos los miembros del equipo que se supone que deben asistir a una reunión específica reciben recordatorios para garantizar que la reunión se desarrolle según lo planeado y que salga algo productivo de ella. Las reuniones son extremadamente importantes en un equipo ágil. Teniendo eso en cuenta, Zoho Sprints permite que los miembros del equipo se conecten y colaboren en reuniones periódicas.

Las mencionadas anteriormente son algunas de las características de Zoho Sprints que lo hacen capaz de ayudar a un desarrollo ágil de proyectos. Ahora comprendamos qué es Zoho Projects y qué funciones ofrece.

¿Qué es Zoho Projects?

Zoho Projects es una solución de software de gestión de proyectos en línea que permite a una persona administrar un negocio con la facilidad y eficiencia que tanto necesita. Fue creado para ofrecer una solución bastante holística para los problemas cotidianos que ocurren en la gestión de proyectos y agrega un gran valor a una empresa.

Es un software que ayuda en la planificación, el seguimiento, la colaboración y el logro de los objetivos comerciales con facilidad. Puede comenzar a usar este software de una manera simple con solo unas pocas configuraciones y personalizaciones iniciales. Este software está disponible en diferentes planes de suscripción que resuelven las necesidades de organizaciones de diferentes tamaños.

Características de los proyectos de Zoho

1. Automatización de tareas

Zoho Projects le permite automatizar una tarea, lo que significa que puede establecer un tiempo para agregar una tarea o incluso un recordatorio. Es conocido principalmente por su capacidad para automatizar diferentes tareas configurando un flujo de trabajo centralizado. Hay una función de plano que permite la creación de un plano independiente con un diseño adecuado, la configuración de ajustes y la ejecución de procesos fácilmente.

Con la ayuda de la automatización de tareas que ofrece Zoho Projects, la automatización de tareas puede volverse mucho más fácil porque se elimina el trabajo recurrente. Esto ayuda a garantizar que se tomen los pasos correctos para completar la implementación del proyecto. Las diferentes tareas se pueden automatizar fácilmente con la ayuda de Zoho Projects y poniéndose en contacto con un consultor experimentado de Zoho .

2. Formación de listas de tareas

Mientras un equipo de una organización está implementando reglas y cronogramas de administración de tareas, las posibilidades de trabajar continuamente aumentan enormemente. No hay demora ni interrupción. Una característica importante de Zoho Projects es que permite crear listas de tareas que ayudan a los usuarios a crear una lista simplificada de cosas por hacer en cualquier proyecto.

Por tareas, nos referimos a las actividades que deben realizarse en un período de tiempo específico. Para agregar cualquier tarea específica desde el tablero, puede hacer clic en el botón "Agregar tarea" e ingresar un nombre adecuado asociado con la tarea. También puede realizar cualquier tarea en la lista de tareas e incluir archivos asociados o archivos adjuntos para que los vean los colegas.

3. Compartir documentos

Zoho Projects es un software de gestión de proyectos que permite a los usuarios acceder a herramientas que gestionan y comparten múltiples tipos de documentos y archivos. Estos archivos y documentos se pueden almacenar en un solo lugar mientras se asocian con tareas específicas. También se puede utilizar una jerarquía de carpetas para almacenar documentos de manera que refleje la estructura de los flujos de trabajo actuales.

Para cargar los documentos importantes y realizar un seguimiento de las versiones de los archivos, puede hacer clic en el botón Documentos y elegir el archivo que desea cargar. Después de esto, agregue una descripción junto con etiquetas importantes y seleccione qué carpeta para el archivo.

Se enviará una notificación automática a los usuarios cuando el archivo haya terminado de cargarse en caso de que elija esa opción. Estos avisos van a salir independientemente de si un usuario ha habilitado una notificación o no.

4. Establecer tareas e hitos

Con la ayuda de la gestión de tareas, las vistas de dependencia de tareas y los hitos del proyecto, es posible llevar a cabo la asignación de recursos e informar sobre cualquier función. Puede establecer las tareas y asignarlas al personal tal como lo considere necesario.

Aparte de esto, también es posible establecer las fechas de vencimiento de las tareas para que puedan entregarse a tiempo. Con cada tarea, hay un temporizador equipado, cualquier persona a la que se le asigne una tarea puede iniciar sesión en sus horas mientras realiza y completa esa tarea.

Una tarea puede tener archivos adjuntos e instrucciones y también es posible formar una dependencia donde el comienzo de una tarea dependerá de la finalización de otra. Inmediatamente después de completar la tarea; la dependencia se puede configurar para cerrar. Además, también se pueden configurar estados personalizados de tareas. Los hitos deben registrarse por separado. Pueden asociarse con tareas o puede establecer un hito para un conjunto de tareas.

5. Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt que se ofrecen en Zoho Projects son otra forma de visualizar el progreso de las tareas en curso. Le permiten ver todos los detalles de un proyecto, incluidas las listas de tareas, los porcentajes de finalización, las tareas atrasadas, las dependencias y los hitos. A cada categoría se le asigna un color diferente que facilita la identificación y distinción de las tareas.

Además de esto, la reprogramación y reorganización de las tareas también se simplifican con el uso de diagramas de Gantt. Puede modificar sus planes agregando tareas, arrastrando y soltando una tarea de un área del gráfico a otra y luego editando los hitos según sea necesario.

Además, también puede cambiar las vistas en un gráfico según el tipo de información que se necesite. Si desea saber qué proyectos vencen próximamente, puede cambiar la vista del diagrama de Gantt para mostrar primero las próximas fechas de vencimiento. Finalmente, el diagrama de Gantt se puede personalizar según sus preferencias, lo que incluye escalar un gráfico, filtrar la información y exportar los datos de la tarea según sea necesario.

Conclusión

Básicamente, Zoho Projects es un software de gestión de proyectos en línea para crear y administrar proyectos y Zoho Sprints es una herramienta de planificación y seguimiento para equipos ágiles en particular. Mientras que Zoho Projects ayuda a planificar las actividades del proyecto, asignar el trabajo y administrar los recursos, Zoho Sprints es una herramienta que prepara a los equipos para hacer frente a los cambios y completar los proyectos a tiempo.

Independientemente, ambas herramientas ayudan en la gestión de proyectos. Que una organización quiera usar Zoho Projects o Zoho Sprints depende completamente del enfoque de gestión de proyectos.

Póngase en contacto con los consultores experimentados de Zoho para ordenar sus objetivos de gestión de proyectos. Le ayudarán a aprovechar al máximo estas aplicaciones de software de gestión de proyectos de acuerdo con los objetivos de su organización.