Zoho Workdrive 3.0: todo lo que necesita saber

Empresas y profesionales de todo el mundo han comenzado a adoptar el modelo de trabajo híbrido. Esta es la razón por la que tantos procesos comerciales ya se han movido en Internet. Se puede acceder rápidamente a las herramientas que mejoran un negocio y también es fácil colaborar con los equipos distribuidos como máxima prioridad.

Por lo tanto, Zoho ha creado la última versión de Zoho WorkDrive que ayuda a acceder a archivos y colaborar con un equipo desde cualquier ubicación. Es un sistema de administración de archivos en línea que ayuda a los usuarios a aprovechar al máximo las funciones para mejorar el enfoque del equipo en los objetivos y para impulsar una fuerza laboral productiva.

Zoho se da cuenta de que en medio de una transición, accesibilidad de datos y colaboración de contenido, hay algunos desafíos de almacenamiento de archivos en línea que enfrentan muchas organizaciones. Por lo tanto, la introducción de Zoho WorkDrive 3.0 para acceder, colaborar y optimizar los datos desde cualquier lugar.

En este blog, comprenderemos todo sobre Zoho WorkDrive 3.0 con todo detalle.

Creación de API de WorkDrive

WorkDrive 3.0 se integra fácilmente con las aplicaciones empresariales y también agiliza el flujo de datos en toda la empresa. Es un sistema de colaboración de archivos basado en la nube que se puede integrar fácilmente con otras aplicaciones o herramientas de terceros. Viene con las características mencionadas a continuación.

1. Optimizar carpetas de equipo

Las carpetas del equipo son como un espacio de trabajo virtual donde es posible crear, compartir e incluso colaborar en archivos. Con Zoho WorkDrive 3.0, ahora es posible ayudar a sus equipos a acceder y trabajar en documentos de manera efectiva con algunas mejoras nuevas.

• Fijar una carpeta: la cantidad total de carpetas de equipo que se crean en una empresa puede ser un número importante. Con estas carpetas, puede ser bastante difícil encontrar datos cuando se necesitan.
  Si está en una llamada con sus clientes pero no puede encontrar la carpeta con los detalles del proyecto para ese cliente, entonces puede haber un problema. La función Anclar permite a los usuarios ubicar Carpetas de equipo anclándolas en la parte superior de la lista.

• Mejor interfaz : Zoho WorkDrive 3.0 es una plataforma de colaboración de contenido que viene con una vista detallada de Carpetas de equipo para que pueda encontrar los datos correctos en el momento correcto. Puede encontrar las carpetas de equipo que ha anclado y también las que se supone que debe unirse.
  En esta actualización, también hay una función para agregar una capacidad que ayuda a determinar qué carpetas de equipo deben mostrarse en el panel lateral izquierdo. Además, también es posible mostrar todas las carpetas del equipo, solo las que están ancladas y, a veces, ninguna.

• Duplicar la carpeta del equipo : un espacio compartido creado para un equipo o para un propósito fijo se denomina carpeta del equipo. Piense en un hospital que se supone que debe compartir los mismos planes de atención al paciente con diferentes enfermeras o médicos.
  Las nuevas funciones de Zoho permiten a los usuarios copiar la carpeta completa del equipo para compartir y colaborar con un conjunto diferente de miembros.

2. Mejor visibilidad del contenido

Era cosa del pasado desplazarse hacia arriba y hacia abajo para ubicar los documentos correctos. Zoho WorkDrive 3.0 ayuda a ver más elementos en una carpeta utilizando el modo de vista compacta de WorkDrive.
Los miembros del equipo pueden comprobar fácilmente el contenido de una carpeta y tomar nota, ya que WorkDrive 3.0 mejora la visibilidad del contenido.

3. Trabaja sobre la marcha

En el mundo actual, la mayoría de los dispositivos móviles se han convertido en una extensión de los dispositivos de oficina. Zoho WorkDrive 3.0 trae las últimas mejoras de aplicaciones móviles. Algunos de ellos se mencionan a continuación.

• Acceso a carpetas : todo el proceso de permitir el acceso sin conexión a cada archivo puede llevar bastante tiempo. Zoho WorkDrive 3.0 le permite hacer que una carpeta completa esté disponible sin conexión para acceder a los archivos de trabajo sobre la marcha. Esto es incluso sin una conexión a Internet que funcione.
• Creatividad mejorada : independientemente de si está trabajando en un plan de diseño o está creando un personaje, es posible crear y cargar en WorkDrive usando Scribble. Puede usar el lápiz, el boceto, la paleta de colores y el borrador para dar vida a sus ideas.
• Widgets : si está cansado de iniciar sesión en una aplicación móvil cada vez que busca un archivo o carga un documento, los widgets se pueden usar para cargar imágenes y buscar en WorkDrive directamente desde la pantalla de inicio.

4. WorkDrive Genie (Beta) para Mac

Ha habido muchas solicitudes para la actualización de WorkDrive desde que se lanzó. Zoho ha presentado el nuevo WorkDrive Genie (Beta) para Mac en el nuevo Zoho WorkDrive 3.0.
Los usuarios de Windows y Mac pueden editar fácilmente los archivos almacenados en WorkDrive usando una aplicación compatible desde el escritorio.

5. Formato de documento estandarizado

Desde documentación legal hasta registros de clientes y registros de empleados, las plantillas ayudan a crear archivos con una configuración de documentos consistente. La nueva versión de Zoho WorkDrive 3.0 incluye dos mejoras importantes.

• Categorizar plantillas : la mayoría de las empresas en el mundo actual requieren el uso de plantillas para muchos propósitos. Esto a menudo puede hacer que sea difícil encontrar e incluso administrar los documentos en un solo lugar.
  La nueva versión viene con categorías. Con la creación de categorías, es fácil agrupar las plantillas de la forma que desee.

• Plantillas de búsqueda : buscar una nueva plantilla ya no es una tarea desafiante. Uno puede encontrar la plantilla deseada usando la barra de búsqueda incorporada. Todo lo que tienes que hacer es saber el nombre, el autor y la palabra clave en el contenido para que puedas buscar directamente desde esta barra.
  En la nueva mejora, puede usar la búsqueda global para encontrar una plantilla de la galería sin necesidad de buscar más a través de las plantillas manualmente.

6. Mejoras en la vista previa

La nueva versión de Zoho WorkDrive 3.0 le permite obtener una vista previa de los archivos PDF e incluso de las imágenes en una amplia gama de tamaños.
La nueva función de Mejoras de vista previa ayuda a acercar y alejar fácilmente, restablecer el zoom para ajustar el tamaño de una ventana y saltar a cualquier página.

7. Integridad de datos

El propósito de las plantillas de datos es clasificar y organizar la mayoría de los archivos a nivel de equipo. Con la nueva actualización del sistema de colaboración de archivos basado en la nube presentado por Zoho WorkDrive 3.0, es posible ayudar a los usuarios a asociar una plantilla de datos automáticamente.
Además, también es posible agregar automáticamente las propiedades personalizadas a cada archivo o carpeta. Así es como la mayoría de los usuarios pueden buscar y ubicar instantáneamente el archivo requerido.

8. Administrar archivos recopilados

Zoho WorkDrive ayuda a recibir documentos de usuarios internos y externos. Viene con una funcionalidad mejorada para administrar el proceso de recolección.

• Categorizar archivos : el almacenamiento de todos los archivos en un solo lugar dificultaba el acceso a los datos correctos en el momento adecuado. La nueva versión de Zoho WorkDrive 3.0 permite a los usuarios crear una carpeta para cada usuario según su nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
• Informe de recolección : es necesario recibir los archivos de forma segura, pero es importante conocer los detalles del envío. Estas recopilaciones pueden tardar algún tiempo y ser específicas del usuario. Puede obtener un registro detallado de todos los que han enviado los archivos y en qué momento creando un informe de recopilación.

9. Anotaciones en PDF e imágenes

Las anotaciones se denominan notas que se agregan a un texto o un diagrama para proporcionar información adicional. La nueva versión de Zoho WorkDrive 3.0 incluye funciones de anotación de imágenes y PDF.

• Anotación en PDF : los archivos PDF se utilizan de forma masiva en una organización y, muchas veces, es posible que incluso desee trabajar con un cliente o un miembro del equipo en una cartera. Al usar Zoho WorkDrive 3.0, puede usar fácilmente las anotaciones y colaborar con el equipo. La mayoría de los usuarios también pueden ir a una página y agregar comentarios a un texto o un área de la página.
• Anotación de imagen : supongamos que ha estado trabajando en una creatividad con su diseñador y desea dar sugerencias cuando envíe el diseño. Al usar la anotación de imagen, puede agregar fácilmente comentarios en cualquier parte específica de una imagen y también trabajar con su diseñador.

10. Experiencia de video mejorada

Los videos se pueden usar en la mayoría de las organizaciones para aumentar el alcance, el compromiso e incluso las ventas. Zoho entiende la importancia de los videos y trae tres características principales.

• Anotación de video : imagine que el equipo está trabajando en un video de marketing y debe enviarse al equipo de producto para su revisión. Una vez que el video se envía al equipo de producto, anotarán los fotogramas que deben cambiarse y se lo comunicarán al equipo de marketing.
  Usando las anotaciones de video, el equipo puede ir a cualquier cuadro y agregar comentarios con una marca de tiempo. Así es como el equipo puede compartir directamente sus expectativas y el equipo de marketing podrá trabajar en el video de manera eficiente.

• Imagen de portada de video : Zoho WorkDrive 3.0 agrega mucha más visibilidad y valor a un video mediante el uso de la opción de imagen de portada de WorkDrive. También tiene una excelente opción para cambiar la imagen de portada predeterminada generada por el sistema.
  WorkDrive viene con una opción para cambiar las imágenes predeterminadas a una imagen de portada personalizada mientras muestra lo que hay en el video. Las imágenes recién actualizadas ahora pueden aparecer en todas las vistas previas, vistas incrustadas y como una miniatura en la lista.

• Capítulos de video : La mayoría de los videos tienden a ser aburridos. Es por eso que Zoho WorkDrive 3.0 viene con capítulos para navegar fácilmente entre las secciones.
  Los capítulos de video también ayudan a dividir un video en secciones para que pueda ver lo que se cubre en el video y saltar al tema que le interesa.

11. Mejor seguridad

El uso compartido permite a la mayoría de las empresas enviar archivos importantes a clientes, socios comerciales y partes interesadas. Esta es una característica nueva que viene con dos mejoras para hacer que los enlaces externos sean mucho más seguros.

• Contraseñas: las organizaciones comparten archivos confidenciales con sus socios comerciales y, por lo tanto, es importante compartir el contenido de forma segura porque podría salir de la empresa.
  Zoho WorkDrive ayuda a obligar a todos los usuarios a establecer contraseñas cuando se trata de crear enlaces compartidos externos. También ayuda a establecer una política de contraseña segura si es necesario y hace que los enlaces sean más seguros.

• Período de vencimiento : hay momentos en que muchas empresas tienen que compartir acuerdos oficiales, avisos legales y cartas de oferta. Zoho WorkDrive 3.0 viene con una mejora que permite a los usuarios establecer un período de caducidad predeterminado para enlaces compartidos externos y enlaces de descarga para restringir cualquier acceso no deseado.
  El período de caducidad predeterminado también se puede aplicar automáticamente. Además, los usuarios pueden optar por cambiar manualmente e incluso deshabilitar la fecha de vencimiento si es necesario.

12. Modo de notificación

Finalmente, Zoho WorkDrive 3.0 también ayuda a los usuarios a decidir el modo de notificación para que sea fácil saber qué está pasando con un archivo corporativo mientras se actualizan las tareas y los proyectos del equipo.
Zoho WorkDrive lo ayuda a elegir la lista de notificaciones que necesita junto con el tipo de medio que se necesita para recibir notificaciones.

Conclusión

Nunca hay necesidad de preocuparse por la transferencia de datos de la empresa cuando se trata de optar por WorkDrive. Con Zoho WorkDrive 3.0, puede mover fácilmente los archivos desde un escritorio u otros servicios en la nube.

Lo importante que debe recordar es que todas las empresas funcionan con datos, independientemente de la industria en la que se encuentren. El objetivo principal es ofrecer a los usuarios una herramienta de administración de datos eficiente para compartir, almacenar y trabajar juntos en documentos.

Por lo tanto, las mejoras de Zoho WorkDrive se lanzan cada año para mejorar la administración de archivos en línea. En el futuro, todos los usuarios pueden esperar con ansias las nuevas y emocionantes actualizaciones de Zoho con muchas características nuevas.