Su guía definitiva para elegir un seminario web de Zoom frente a una reunión [¡Cómo dominar ambos!]

Los estudios muestran que las empresas estadounidenses pierden alrededor de $37 mil millones al año debido a reuniones innecesarias. La reunión correcta (o incorrecta) puede tener un gran impacto en el éxito de su empresa.

Es por eso que conocer las mejores prácticas de un seminario web de Zoom frente a una reunión puede hacer o deshacer sus objetivos semanales. Si se pregunta cuál es la diferencia entre un seminario web de Zoom y una reunión, ¡entonces ha venido al lugar correcto!

Echemos un vistazo a cada uno y aprendamos cómo usarlos para alcanzar sus objetivos.

Zoom Webinar vs. Reunión: ¿Cuál es la diferencia?

Si se está preparando para organizar un evento virtual, es posible que se pregunte si debería convertirlo en un seminario web o una reunión. Una vez que determine las diferencias clave, es mucho más fácil averiguar qué es lo mejor para usted.

Seminario web Zoom

Use un seminario web en Zoom cuando desee organizar un evento virtual . Esto es cuando presentas información o invitas a un grupo de panelistas y oradores a compartir sus conocimientos. Puede tener una entrevista personal con un invitado especial o usar una presentación de PowerPoint.

Los seminarios web de Zoom generalmente restringen a los asistentes al modo de "solo lectura", como una clase o conferencia. Pueden interactuar a través de preguntas y respuestas, chatear o responder preguntas de encuestas, pero no pueden hablar durante la presentación.

Algunos seminarios web permiten a los espectadores hacer preguntas al final del seminario web. Pero en su mayor parte, los espectadores de un seminario web en Zoom no tienen permiso para hacer cosas como cambiarse el nombre o interrumpir al orador.

Reunión Zoom

El propósito de una reunión de Zoom es replicar una reunión en persona pero, en cambio, organizarla virtualmente. Por esta razón, son mucho más pequeños que los seminarios web de Zoom para que todos puedan participar.

Cuando piensa en una reunión regular, puede haber un orador principal mientras que otros asistentes pueden compartir sus pensamientos, opiniones y puntos de vista en todo momento. Las reuniones de Zoom dan la bienvenida a la colaboración y la comunicación uno a uno.

Los permisos para los asistentes también suelen estar disponibles para que todos puedan encender y apagar sus micrófonos y video como mejor les parezca. Todos también tienen la opción de compartir su pantalla y ver quién más asiste.

Cómo elegir entre un seminario web de Zoom y una reunión

Algunas de las diferencias clave entre una reunión de Zoom y un seminario web son las características de cada uno. Determinar qué funciones necesita para su evento en línea puede ayudarlo a decidir cuál es el formato virtual adecuado para usted.

1. Roles de los participantes

Según Zoom, existen diferentes roles de participantes para cada tipo de evento virtual. Por ejemplo, tiene un anfitrión y un coanfitrión, así como los participantes de las reuniones de Zoom. Mientras que un seminario web de Zoom tiene un anfitrión, un coanfitrión, así como panelistas y asistentes.

En una reunión de Zoom, el anfitrión puede silenciar a los participantes al ingresar para permitir que los participantes controlen cuándo están listos para hablar. Durante un seminario web, es menos probable que los asistentes tengan alguno de estos permisos, ya que no se espera que participen en la presentación.

Consejo profesional: para las reuniones de Zoom, asegúrese de tener la opción de compartir pantalla desactivada para todos los participantes antes de que comience la reunión. Esto es para evitar el "Zoombombing", que es cuando los trolls no invitados piratean su reunión.

2. Tamaño de la reunión frente al seminario web

Al organizar una reunión frente a un seminario web en Zoom, una diferencia clave es el tamaño de los eventos virtuales. Las reuniones de Zoom con una licencia gratuita pueden incluir hasta 100 participantes. Puede invitar hasta 1,000 según su plan de Zoom y los complementos de reunión que ofrecen.

Tenga en cuenta que cuanto más grande sea el grupo, más difícil podría ser tener una reunión eficaz. El tamaño de su reunión depende de cuál sea su objetivo y cómo planea mantenerse encaminado.

Para los seminarios web de Zoom, puede esperar una audiencia mucho mayor. Su seminario web puede tener entre 500 y 50 000 participantes. La cantidad de personas permitidas puede depender de la licencia que haya comprado con Zoom. Así que asegúrese de tener la disponibilidad si espera que su seminario web despegue.

3. Permisos de chat

La forma en que interactúa durante el evento Zoom en línea puede diferir dependiendo de si está organizando un seminario web o una reunión. Esto puede ayudarlo a determinar qué tipo de evento es el adecuado para usted.

Zoom chat en reuniones

Otra consideración son las diferencias en la comunicación por chat a lo largo del evento en línea. Para las reuniones, puede permitir que los participantes usen el chat en la reunión. Esto permite que todos puedan enviar mensajes directamente a alguien y mantener conversaciones durante la reunión.

Los mensajes de chat privados no se guardan ni son visibles para el anfitrión. Sin embargo, el anfitrión puede guardar y descargar el chat grupal para referencia futura.

Zoom Chat en seminarios web

Una diferencia principal entre los dos eventos en línea en Zoom es que los seminarios web no permiten a los asistentes chatear en privado. En su lugar, pueden usar el chat del seminario web de Zoom.

Este chat se puede limitar para que solo el anfitrión pueda ver lo que las personas están publicando. O puede permitir que todos los asistentes vean los comentarios.

Consejo profesional: es una buena idea tener a alguien que supervise el chat de su seminario web si usted es el anfitrión. Si su seminario web es abierto y cualquiera puede unirse, es posible que deba controlar su chat y eliminar a las personas que están causando problemas.

También es genial tener a alguien que responda preguntas básicas y ayude a los asistentes con inquietudes comunes. También puede usar la función de chat para alentar a los asistentes a tomar medidas, compartir enlaces y abordar problemas técnicos.

4. Determina tus metas

La primera pregunta que debe hacerse es: "¿Cuál es su objetivo para organizar este evento virtual?" ¿Va a compartir información, enseñar o recibir panelistas? ¿Espera que los asistentes tengan un debate y contribuyan?

Es mejor pensar en una reunión de Zoom de la misma manera que aborda una reunión en persona. Utilice las reuniones para una reunión individual con un cliente o un grupo de compañeros de trabajo que colaboran en un proyecto. Para una reunión, espera que todos hablen y compartan ideas.

Piense en un webinar como un seminario en línea. Al igual que una conferencia en el aula, los asistentes están sentados en la audiencia ansiosos por aprender de los oradores o del anfitrión. Es posible que tengan la oportunidad de levantar la mano y hacer una pregunta al final. Pero durante la mayor parte del seminario, se sientan en silencio y escuchan.

Mejores prácticas para su seminario web o reunión de Zoom

Ahora que comprende las diferencias y sus muchos beneficios. Profundicemos en algunas prácticas recomendadas adicionales que pueden ayudarlo a realizar un seminario web o una reunión exitosos en Zoom.

Prueba de problemas técnicos

Una vez que haya configurado su reunión en línea o seminario web de Zoom, asegúrese de que su equipo esté funcionando. ¡Desea probar su conexión a Internet y también asegurarse de tener la licencia de Zoom correcta o, de lo contrario, su evento podría apagarse a la mitad!

Vuelva a verificar su fondo encendiendo su cámara antes de comenzar. Esto lo ayuda a ajustar la iluminación y también confirma si todo lo que está en el marco es apropiado y profesional. No olvides probar tu micrófono y la calidad del sonido.

Siga la etiqueta adecuada

Antes de comenzar su reunión o seminario web, asegúrese de que todos los participantes o asistentes estén presentes. Es posible que deba esperar unos minutos hasta que las personas puedan iniciar sesión. Prepárese para charlar con las personas que están presentes mientras espera.

Anticípese a las dificultades técnicas y ofrezca ayuda si puede. Tenga a alguien detrás de escena que pueda ayudar en caso de que surjan problemas técnicos.

No tienes que ser perfecto

Es genial estar preparado, pero si sucede algo inesperado, está bien. Sus asistentes y participantes entienden que la reunión o el seminario web es en vivo. Simplemente informe a todos lo que está pasando y haga todo lo posible para solucionarlo.

Tenga una lista de verificación de cosas que decir y hacer (¡como presionar grabar!) antes de comenzar. Esto asegura que no olvide un paso importante para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

7 mejores prácticas para un seminario web en línea

Los seminarios web son cada vez más populares. Hoy puedes aprender cualquier cosa de expertos de todo el mundo. Ya sea que se trate de habilidades de liderazgo, envío directo de Amazon, salud mental o yoga, ¡hay algo para todos!

¡Zoom es la plataforma de videollamadas más popular con 300 millones de participantes en reuniones diarias en todo el mundo! Es un excelente lugar para comenzar a crear su seminario web en línea.

Consejo profesional: si se pregunta cómo grabar un seminario web, Zoom también ofrece una manera fácil. Simplemente haga clic en el botón circular de grabación directamente debajo de la ventana de video.

Al final de su reunión, su video, audio y transcripción se descargan automáticamente para que pueda guardarlos al instante.

Los seminarios web en línea han ampliado nuestras habilidades para aprender secretos internos de profesionales que se destacan en su industria. Si está interesado en mostrar sus propias habilidades para crear un seminario web, debe comenzar investigando su campo.

Si desea vender su seminario web o utilizarlo para atraer tráfico a su sitio web o negocio, asegúrese de elegir el tema correcto. Haz esto investigando tu industria.

1. Investigue a fondo

¿Qué busca tu cliente ideal? ¿Cuáles son sus principales puntos débiles? Si puede determinar exactamente lo que están buscando, puede crear un seminario web para que sea un recurso para ellos.

No adivine lo que cree que le interesa a su público objetivo. Puede combinar la investigación de palabras clave de SEO, los foros/foros de discusión de las redes sociales y consultar a su equipo de ventas para obtener información sobre las principales dificultades de su público objetivo . Si puede hacer que su audiencia ideal se comunique por teléfono para hacerles preguntas directamente, ¡aún mejor!

Asegúrese de entrevistar a un gran número de personas para obtener una idea más precisa de los puntos en común entre ellos.

2. Decide si es un seminario web Evergreen

¡Uno de los beneficios de un seminario web es que puede hacerlo siempre verde! Esto significa que puede grabarlo y usarlo en su sitio web o en una página de destino como un recurso permanente de información. Desde allí, puede compartirlo en campañas de marketing por correo electrónico , publicidad o redes sociales.

Las reuniones de Zoom también se pueden grabar, pero es menos probable que se utilicen como contenido valioso para posibles clientes. Un seminario web siempre verde es una excelente manera de generar tráfico o educar a su público objetivo en su área de especialización.

Piense en ello como el regalo que sigue dando. No tiene que pasar una hora o más cada vez que quiera presentar la información. Ahora tiene una pieza permanente de contenido premium para compartir con el mínimo esfuerzo.

3. No salgas contigo mismo

Cuando considere qué contenido sería un buen seminario web permanente, recuerde que no desea hablar sobre algo que tiene una fecha límite o que quedará obsoleto en unos meses o años. Los temas más amplios que contienen conceptos y estrategias duraderos son su mejor opción.

4. Cuenta tu historia

Para captar la atención de su audiencia desde el principio, preséntese usando una historia. No querrás leer una biografía larga. En su lugar, explica por qué eres la mejor persona para compartir esta información.

Esto generalmente comienza con su punto de dolor (el mismo que su audiencia), cómo lo superó y cómo pudo perfeccionarlo y convertirse en la persona exitosa que es hoy.

Asegúrese de sonreír a lo largo de su historia. No solo te hace parecer acogedor, sino que también eleva tu voz para que suenes entusiasta. Esto inspirará a sus oyentes y generará confianza.

5. Manténgalos comprometidos

Ahora que ha contado su increíble historia, debe mantener a su audiencia interesada durante todo el seminario web.

Algunas formas sencillas de hacerlo son manteniendo las diapositivas cortas y visualmente atractivas. Recuerde que las reuniones en línea son aún más difíciles de mantener a las audiencias comprometidas porque las computadoras ofrecen muchas distracciones, como las redes sociales, mensajes de texto y notificaciones por correo electrónico.

Trate de proporcionar una combinación de diapositivas, preguntas interactivas, cuestionarios y mini-desafíos o tareas, junto con videos, música, gifs e imágenes emocionantes.

6. Practica cómo hablas

Tu tono y tu forma de hablar son una parte esencial de un webinar exitoso. Pretenda que está hablando con un amigo o colega y mantenga las cosas conversacionales. Es mejor dirigirse a sus oyentes como "usted" para que sientan que les está hablando directamente.

Practique su seminario web completo varias veces antes de transmitirlo en vivo. Si no te sientes cómodo con el material, tu audiencia lo sabrá y puede hacer que pierdan la confianza en ti. Usar un humor ligero a lo largo de su presentación está bien, siempre y cuando no sea ofensivo.

7. Invita a invitados especiales

Una forma de asegurarse de no poner a dormir a su audiencia es invitar a un experto o líder de pensamiento a presentar. Esto ayuda a mezclar la presentación y también le da un descanso.

Puede tener más de un orador y fomentar una discusión entre ellos usando preguntas planificadas previamente. Esto lo convierte en un seminario web aún más interesante y mantiene la atención de los asistentes.

Tener expertos también puede aumentar la asistencia a su seminario web porque atraen a su audiencia leal con ellos. Asegúrese de que usted y sus invitados especiales combinen esfuerzos para promocionar el seminario web de antemano en sus plataformas de redes sociales.

7 mejores prácticas para una reunión de Zoom exitosa

Si ha decidido que una reunión de Zoom es la opción adecuada para su próximo evento en línea, hay algunas prácticas recomendadas que debe tener en cuenta.

1. Etiqueta de cámara adecuada

En el pasado, se creía que mantener la cámara encendida y exigir que todos los demás lo hicieran garantizaba una mayor productividad y participación. Sin embargo, nuevos estudios desacreditan este proceso de pensamiento obsoleto.

De hecho, tener la opción de apagar la cámara conduce a reuniones más productivas. Esto se debe a que los investigadores descubrieron que las personas tienden a pasar tiempo durante las reuniones concentrándose en sus propios rostros y se vuelven tímidas.

Apagar sus cámaras les permite concentrarse más en el contenido de la reunión. La mejor práctica es permitir que los participantes elijan si quieren estar frente a la cámara o no. Si eres el anfitrión o el presentador, es mejor que estés frente a la cámara cuando hables.

Hay excepciones comprensibles para estar frente a la cámara en cualquier reunión, incluidos los descansos para ir al baño, emergencias familiares u otras interrupciones. En este caso, el participante apagaría su video y audio para abordar la situación.

¡ La fatiga de la pantalla es real ! Permita que los participantes apaguen sus cámaras y tomen un descanso. Esto puede resultar en una reunión aún más productiva al final.

2. Silénciate a menos que hables

Si no estás hablando, debes silenciarte. Una de las mayores interrupciones durante las reuniones son las personas con ruidos de fondo fuertes. Esto puede distraer y descarrilar por completo la reunión.

Establezca pautas al comienzo de su reunión para que todos conozcan el protocolo. También puede informar a los participantes que pueden mantener presionada la barra espaciadora durante las reuniones de Zoom para hablar. Esto actúa como un walkie-talkie y es una manera fácil de encender y apagar el audio rápidamente.

3. Sigue una agenda

No puede mantener el rumbo durante su reunión sin una agenda clara. Asegúrese de estar de acuerdo con los objetivos y metas de su reunión antes de sumergirse. Hágalo enviando la agenda de su reunión a todos los participantes con anticipación para que puedan prepararse.

Es importante no desviarse demasiado de su agenda planificada previamente. Si surgen otros problemas, siempre puede planificar otra reunión para abordarlos más adelante. O puede hacer un seguimiento de estos temas después de la reunión por correo electrónico.

4. Tenga una estrategia de chat

Una forma de mantener la reunión enfocada y evitar interrupciones es pedirles a los participantes que hagan preguntas o respondan en el chat grupal. De esta manera, el orador puede completar sus pensamientos y abordar inquietudes individuales cuando tenga la oportunidad.

También puede solicitar que se envíen chats privados a la persona adecuada cuando las preguntas queden fuera de la agenda de la reunión. Estos se pueden guardar y descargar más tarde, por lo que incluso si no llega a ellos durante la reunión, todavía tiene la conversación para consultarla.

5. Cíñete a tu línea de tiempo

Es importante ceñirse a su cronograma y no excederse del tiempo de reunión asignado. Sus participantes solo tienen tanta disponibilidad y tienen sus propios proyectos a los que volver. Si dejas que las reuniones se prolonguen, se reduce la productividad, ¡lo que cuesta dinero!

Además, las reuniones virtuales causan fatiga al igual que las presenciales. Empujar a las personas más allá de sus límites provoca agotamiento y no es el mejor uso del tiempo de nadie. De hecho, aunque sentarse en una reunión en línea parece una tarea sencilla, en realidad su cerebro está trabajando demasiado.

Esto se debe en parte a la fatiga visual que causan las pantallas de las computadoras con el tiempo. Pero también porque el chat de video limita nuestra capacidad para interpretar las expresiones faciales y otras señales sutiles. Esto es agotador para el cerebro, que tiene que trabajar más y provoca más estrés. Esto se conoce como "Zoom Burnout".

6. Comparte tu pantalla

Prepare algún tipo de presentación visual durante su reunión de Zoom para evitar el "agotamiento de Zoom". Esto interrumpe la reunión y les da a todos algo en lo que concentrarse además de las señales no verbales. Es una manera simple de hacer que todos se concentren y permanezcan concentrados en la tarea.

Use diapositivas e imágenes coloridas para mantener las cosas interesantes. Agregue videos y gifs en todas partes, que llamen la atención de las personas y sean relevantes para la agenda.

7. Mantén a todos comprometidos

Como en cualquier reunión, pero especialmente en las virtuales, es fácil que los participantes se distraigan. Puede usar algunas técnicas para mantener a todos comprometidos.

Primero, asegúrate de variar el tono de tu voz. No debe gritarle a su equipo, pero trate de no hablar con una voz monótona. Esto hace que las personas se desconecten y dejen de escuchar.

También debe verificar con todos en la reunión. Tómese unos minutos al comienzo de su reunión para ver cómo les está yendo a todos. Si su equipo es mayormente remoto, es posible que desee dedicar más tiempo para ponerse al día.

En general, trate de mantener sus reuniones virtuales más cortas que las reuniones regulares. Las reuniones en línea tienden a ser más aburridas que las reuniones en persona, por lo que es más difícil mantener a las personas comprometidas.

Cree su mejor reunión o seminario web de Zoom

Esperamos que estos consejos le hayan resultado útiles al elegir entre un seminario web de Zoom y una reunión. Ahora que tiene una mejor comprensión de ambos, ¡está listo para crear su mejor reunión o seminario web de Zoom para su evento en línea!

Sabemos que puede ser difícil mantenerse al día con el panorama virtual en constante cambio. Si necesita orientación y apoyo para su próximo proyecto de marketing en línea, no dude en comunicarse con nuestros expertos .

Preguntas frecuentes sobre un seminario web de Zoom frente a una reunión

P: ¿Cuál es la diferencia entre un seminario web de Zoom y una reunión?

R: La diferencia entre una reunión de Zoom y un seminario web se reduce al objetivo y las características del evento. Las reuniones son para eventos en línea altamente interactivos donde todos pueden participar y discutir proyectos, actualizaciones, informes, etc.

Los seminarios web de Zoom también se alojan en línea, pero se utilizan para videos en vivo donde los expertos pueden compartir información privilegiada sobre su industria. Los asistentes ven el seminario web para obtener valor de la lección, al igual que un seminario en persona.

P: ¿Qué es un seminario web de Zoom?

R: Un seminario web de Zoom es un evento virtual similar a un seminario o salón de clases, excepto en línea. Hay anfitriones, coanfitriones, oradores invitados especiales y asistentes.

Los seminarios web pueden variar en tamaño de 500 a 50,000 asistentes. Tienden a ser más grandes porque la mayoría de los asistentes sintonizan en silencio para mirar y aprender del anfitrión y los oradores.

P: ¿Qué es una reunión de Zoom?

Una reunión de Zoom es una videoconferencia virtual en la que puede chatear con un grupo de personas que han sido invitadas al evento. Al igual que las reuniones en persona, estas incluyen un anfitrión, una agenda, un tiempo establecido y una discusión entre los participantes.

Una reunión de Zoom puede variar de dos a 1,000 personas. La licencia gratuita de Zoom solo permite hasta 100 participantes en las reuniones de Zoom.

P: ¿Cómo grabar un seminario web?

Grabar un seminario web es fácil cuando se organiza un seminario web de Zoom. Una vez que haya comenzado su reunión, puede presionar el botón circular de grabación. Luego escucha una voz automatizada que dice "Grabación iniciada". Si vuelve a hacer clic en el botón, la grabación se detiene y escucha "Grabación detenida".

También puede usar una grabadora de pantalla como Movavi Screen Capture para Windows, Screen Capture o Loom. Estas son excelentes opciones si desea grabar un seminario web que está viendo pero que no está organizando.

P: ¿Qué es un seminario web Evergreen?

Un seminario web perenne es un seminario web en línea pregrabado que se utiliza como contenido bajo demanda. Puede usar la grabación de su seminario web en vivo o cargar archivos multimedia en una plataforma de seminario web.

Esto le permite compartir su seminario web y usarlo como material promocional. También puede vender su seminario web pregrabado como un embudo de ventas automatizado.