10 types de factures courants

La gestion d'une entreprise est inextricablement liée à l'émission de factures et celles-ci sont de toutes formes et tailles. Certains sont familiers, tandis que d'autres doivent être émis une fois dans une lune bleue. Néanmoins, en tant que professionnels, nous devons savoir choisir et émettre toutes sortes. Cet article décrit les bases nécessaires pour vous aider à distinguer et à choisir rapidement le bon type de factures.

Types de factures – table des matières

1. Facture proforma
2. Facture d'acompte
3. Facture de vente
4. Facture récurrente
5. Facture partielle
6. Facture finale
7. Facture récapitulative
8. Note de crédit
9. Note de débit
10. facture de TVA

Facture proforma

Une facture proforma, ou comme certains disent une facture préliminaire, est une solution conçue pour présenter votre offre aux clients. S'ils acceptent vos termes et conditions, ils paieront la facture et vous pourrez livrer les biens ou services détaillés.

Si les clients n'acceptent pas vos termes et conditions, ils n'ont pas à payer. En effet, l'émission de factures proforma n'oblige pas les clients à payer et ne crée aucune obligation fiscale.

Quelles conditions impliquent alors une telle obligation ? Uniquement lorsque le client paie la facture proforma. Dans un tel cas, vous devez émettre une facture normale et payer toutes les taxes liées à la vente. Ce que vous obtenez, c'est l'argent avant même le traitement de la commande. Et vos clients ? Ils en profitent également car la facture proforma permet au client de comparer facilement et librement les offres de plusieurs entreprises pour choisir la bonne.

Facture d'acompte

À première vue, la facture d'avance est similaire à la proforma. Mais regardez de plus près et vous constaterez qu'ils varient. Une facture anticipée implique une obligation de paiement, tandis qu'une facture proforma n'est qu'une proposition de conclure un contrat de vente.

Quand est-ce qu'une facture anticipée est un bon choix ? Certainement, au cas où vous auriez besoin d'engager des ressources financières importantes, de votre point de vue, pour terminer la commande. La facture d'acompte vous permet de recevoir une partie du paiement du client avant même de vendre le bien ou le service. Cela aura un effet positif sur votre liquidité, en particulier lors du traitement de commandes importantes. Vous pouvez définir la valeur comme un pourcentage spécifique de la commande totale. Cela vous donne plus de certitude que vos clients ne résilieront pas le contrat, car ils perdraient alors l'argent déjà payé.

Facture de vente

Il s'agit d'une facture ordinaire mais elle ne peut pas manquer dans cette liste. Dans les transactions commerciales, une telle facture se produit le plus souvent. C'est le document que nous avons tous en tête lorsque nous entendons le terme facture. Comme les autres types de factures, il contient les 12 éléments requis par une facture. Il documente un événement commercial qui a eu lieu entre le vendeur et l'acheteur. Une telle facture peut couvrir à la fois la vente de biens et la prestation de services.

Facture récurrente

Ce type de facture est très courant pour la prestation de services. Il est délivré à chaque période prédéterminée. Le plus souvent il s'agit d'un mois mais vous pouvez aussi trouver des factures hebdomadaires trimestrielles ou annuelles. Ceux-ci apparaissent généralement dans le cas de divers abonnements.

Les frais pour chaque mois sont fixés à l'avance, vous savez donc immédiatement quel montant payer. Cette fonctionnalité de factures récurrentes permet d'automatiser très facilement l'émission de ce type de factures. En utilisant une application de facturation, le processus d'émission de factures récurrentes peut devenir vraiment clair et simple. Il vous suffit de saisir les données nécessaires et les prochaines factures seront automatiquement générées. Quelles données sont nécessaires pour cela ? Généralement, les informations suivantes suffiront :

• données client,
• des informations sur l'objet de la facture,
• le montant de la facture,
• à quelle heure la prochaine facture doit être émise,
• date de règlement.

Pour les factures récurrentes, chaque facture suivante est très similaire à la première facture émise. Ils différeront par leur nombre, leur date d'émission et de vente et leur date d'échéance. Si vous connaissez les adresses e-mail de vos clients, vous pouvez également faire en sorte que votre logiciel de facturation envoie ces factures automatiquement, ce qui vous fera certainement gagner beaucoup de temps.

Facture partielle

Dans le cas de grands projets, les factures partielles sont populaires. Dans cette situation, le travail convenu est divisé en étapes. Lorsqu'une étape particulière est remplie, vous émettez une facture partielle. Ce mode de facturation s'applique aussi bien aux livraisons de biens qu'aux prestations de services. Il est préférable d'établir le calendrier de paiement plus tôt, déjà au stade de la signature du contrat. De cette façon, vous informerez vos clients à l'avance sans les surprendre avec la facture que vous émettez.

Quels sont les avantages des factures partielles ? Ils vous offriront une plus grande liquidité, tandis que votre client évitera une facture très importante après la réalisation de la totalité de la commande car le paiement se fractionne et s'étale dans le temps.

Facture finale

Ce type de facture se produit généralement après avoir terminé une commande. Elle peut être assortie de factures anticipées ou de factures partielles. Vous émettez la facture finale en calculant le montant qui est la différence entre les factures complétées et réglées à ce jour et le montant total du contrat. Comment faire? Vous devez soustraire la valeur de l'acompte ou des factures partielles que vous avez émises pour le projet de la valeur totale du projet.

Facture récapitulative

Une facture récapitulative est pratique lorsqu'un client a passé plusieurs commandes chez vous. Vous n'avez pas besoin d'émettre une facture séparée pour chaque commande. Dans ce cas, vous pouvez utiliser une facture récapitulative. Bien entendu, pour rendre cette solution avantageuse pour vous, les commandes individuelles ne peuvent pas être étalées dans le temps. Pourquoi? Vous devez vous rappeler que vous ne recevrez l'argent qu'un certain temps après l'émission de la facture. Par conséquent, si vous attendez trop longtemps avant d'émettre une facture récapitulative, l'argent sera crédité sur votre compte pour les commandes terminées.

En pratique, vous pouvez programmer une facture récapitulative à chaque certaine période, par exemple, une semaine ou un mois. A la fin de la semaine ou du mois, vous regroupez toutes les commandes que vous avez passées pour ce client et préparez une seule facture récapitulative. Vous pouvez également utiliser ce type de facture lorsqu'un client a passé une commande mais a ensuite ajouté quelque chose d'autre. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de prescrire deux factures distinctes, mais vous pouvez inclure les deux commandes dans le récapitulatif.

Note de crédit

Une note de crédit est un type de facture de crédit. Il est généralement utilisé lorsqu'un client a retourné un produit, a payé un produit mais souhaite annuler la commande, ou a reçu une marchandise endommagée ou sous-dimensionnée qui implique une réduction de prix en guise de compensation. Vous pouvez également remettre cette note lorsque vous souhaitez accorder à un client une remise supplémentaire une fois sa commande terminée et payée. Il est également applicable lorsqu'une facture contient une valeur totale incorrecte et gonflée, nécessitant ainsi des ajustements.

Une note de crédit signifie que le vendeur doit de l'argent à l'acheteur. Il s'agit d'une confirmation du vendeur qu'il a accordé à l'acheteur une forme de crédit. L'acheteur peut utiliser cet avoir pour de futurs achats ou demander un remboursement.

Note de débit

Il s'agit du type de facture corrective que vous envoyez à un client lorsque vous faites une erreur dans la sous-estimation de la valeur des biens ou des services vendus. Une note de débit signifie qu'en plus du montant de la facture, le client vous doit également le montant pour lequel la note a été émise. La différence entre une facture de crédit ou de débit et une facture régulière est que vous envoyez la facture régulière lorsque les biens ou les services sont vendus. La facture de crédit ou de débit, cependant, survient après l'émission de la facture régulière pour corriger les montants indiqués sur la facture.

facture de TVA

Dans les pays où il existe une TVA (taxe sur la valeur ajoutée), un type de facture très courant est la facture avec TVA. Il documente la vente de biens et de services par des entités assujetties à la TVA. C'est généralement la majorité des entreprises qui opèrent dans ces pays. Fait intéressant, même s'il n'y a pas de TVA dans votre pays, si vous vendez des biens ou des services dans des pays où il y a la TVA, vous devrez peut-être émettre une facture incluant la TVA.

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Auteur : Andy Nichols

Un résolveur de problèmes avec 5 degrés différents et des réserves infinies de motivation. Cela fait de lui un parfait propriétaire et gestionnaire d'entreprise. Lors de la recherche d'employés et de partenaires, l'ouverture et la curiosité du monde sont des qualités qu'il apprécie le plus.

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