Plus de 330 millions de personnes dans le monde utilisent quotidiennement des documents PDF. Les PDF sont devenus l'épine dorsale des opérations de travail d'entreprise modernes, en particulier avec l'essor de la culture du travail à distance.

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Ils sont faciles à utiliser, à stocker et à utiliser. Cependant, vous devez utiliser la bonne plateforme pour les traiter. De nombreux logiciels PDF sont rigides à utiliser et dépendent de tiers pour les opérations de base.

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Choisissez un logiciel PDF qui traite les PDF sans mettre à rude épreuve votre système. Jetons un coup d'œil à certaines des fonctionnalités essentielles à prendre en compte lors du choix d'un logiciel PDF.

10 fonctionnalités essentielles à prendre en compte lors du choix d'un logiciel PDF

Le format de document portable (PDF), comme son nom l'indique, est un format de document numérique qui contient des informations qui peuvent être traitées, sécurisées et partagées facilement par voie électronique . Il est devenu l'une des pierres angulaires les plus importantes de l'espace de travail numérique d'aujourd'hui.

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Toutes les opérations de l'entreprise nécessitent une utilisation intensive des fichiers PDF créés, modifiés et partagés sur plusieurs plates-formes . En tant qu'entreprise à l'ère numérique, vous devrez utiliser les PDF au quotidien.

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Pour cela, vous avez besoin d'un logiciel PDF facile à utiliser et offrant des fonctionnalités adaptées à la nature et à l'étendue de vos opérations commerciales . Nous avons mis au point les fonctionnalités les plus essentielles à prendre en compte lors du choix d'un logiciel PDF. Regarde.

1. Conversion multiformat

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La première et la plus importante fonctionnalité que vous devez examiner dans votre logiciel PDF est de savoir s'il propose la conversion du document PDF dans divers autres formats tels que Word, tels que Word, Excel, PPT, JPG , etc.

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C'est parce que les fichiers PDF sont connus pour être rigides à l'édition et à l'utilisation flexible . Les entreprises doivent souvent s'appuyer sur des outils externes pour extraire l'utilisation optimale des fichiers PDF. L'utilisation d'un logiciel qui permet la conversion en déplacement facilite le flux de travail.

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Vous pouvez facilement convertir un PDF en Word avec l'outil de Smallpdf et le document Word en PDF en fonction de l'utilisation du document. Cela facilite le partage et le traitement du document sur différentes plates-formes, car vous pouvez le modifier en fonction de ce qui est accepté sur la plate-forme.

2. Facilité d'utilisation

Les logiciels PDF sont des outils quotidiens qui facilitent le flux de travail des opérations dans un bureau. Ils n'ont pas besoin d'être des outils compliqués qui nécessitent une courbe d'apprentissage pour les employés à utiliser. Un logiciel PDF doit être facile à utiliser pour que chacun puisse en tirer le meilleur parti .

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Un utilisateur doit pouvoir modifier des documents et les numériser facilement. Recherchez la fonction OCR, c'est-à-dire la reconnaissance optique de caractères, car elle transforme les images en texte en reconnaissant le texte dans l'image. Cela permet de transformer les PDF en documents modifiables pouvant être traités en déplacement.

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En dehors de cela, voyez que la solution logicielle propose des modèles qui peuvent être utilisés pour accélérer votre processus de travail . Lorsque vous avez des modèles prêts à choisir, vous n'avez pas besoin de créer des documents à partir de zéro ou de passer du temps sur des aspects tels que la conception et la mise en page.

3. Prix ​​et licence

Les solutions logicielles PDF sont généralement disponibles en tant que produits SaaS, ce qui signifie que vous devrez les acheter sur la base d'un abonnement mensuel ou annuel . Comme il s'agit d'un outil que les entreprises utilisent quotidiennement, elles optent souvent également pour des abonnements à vie.

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Le prix et la licence du logiciel PDF jouent un rôle majeur dans votre décision d'achat. Il existe des logiciels PDF qui sont disponibles gratuitement et offrent des fonctionnalités de base et parfois excellentes. Alors que d'autres offrent une pléthore de fonctionnalités exclusives pour un prix plus élevé .

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La solution que vous choisissez dépend de votre budget et de l'utilisation dont vous avez besoin de l'outil. Faites la liste de vos besoins et du budget que vous pouvez allouer pour prendre la décision finale. Si la solution propose un essai gratuit, profitez-en pour évaluer si l'outil sera compatible ou non avec votre structure de travail.

4. Utilisation multiplateforme

Une autre caractéristique importante à prendre en compte lors du choix d'un logiciel PDF est sa compatibilité avec les plateformes tierces. Un logiciel PDF devra collaborer avec d'autres plateformes pour diverses tâches . Par exemple, autoriser plusieurs participants sur un document.

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De même, un document PDF doit pouvoir être facilement accessible à partir de différentes plates-formes . Le logiciel doit offrir la flexibilité nécessaire pour permettre l'utilisation simultanée de documents PDF par plusieurs parties.

5. Adapté aux mobiles

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Environ la moitié du trafic Web dans le monde provient d'appareils mobiles. Tout le monde, de vos employés à vos associés, est susceptible d'utiliser un appareil mobile pour accéder et travailler sur les PDF. Il devient donc important de vérifier l'utilisabilité mobile de votre solution logicielle.

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Vos PDF doivent pouvoir être modifiés lors de vos déplacements . Cela signifie qu'un utilisateur doit pouvoir travailler dessus de la même manière depuis son appareil mobile que depuis un ordinateur de bureau. Cela met un accent particulier sur la lisibilité et l'ajustement des marges.

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Les appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes ont des écrans plus petits, de sorte que le logiciel doit pouvoir ajuster les dimensions du document sans compromettre la lisibilité du texte . Si le document a été compressé, sa qualité ne devrait pas être affectée lorsqu'il est ouvert sur un écran plus petit.

6. Sécurité intégrée

L'une des principales raisons pour lesquelles les PDF sont devenus le format incontournable dans les espaces d'entreprise est la sécurité qu'ils offrent . Tout le monde ne peut pas y accéder ou les modifier. Ils peuvent être facilement partagés à travers le monde sans compromettre le contenu qu'ils contiennent.

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Le logiciel PDF que vous choisissez doit offrir une sécurité de premier ordre pour protéger les informations confidentielles de vos documents. Recherchez des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe qui vous aide à restreindre l'accès à un document.

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Il existe des autorisations uniques qui vous permettent de choisir qui peut lire ou modifier un document . Les fonctions de sécurité avancées vous permettent de restreindre ou de révoquer l'accès après qu'un document a été partagé avec un utilisateur afin qu'il ne puisse plus y accéder.

7. Assistance et service client

Bien que les logiciels PDF soient par nature des solutions logicielles faciles à utiliser, votre fournisseur doit toujours s'assurer que vous pouvez l'utiliser à son plein potentiel. Veillez à ce que le fournisseur du logiciel vous fournisse des tutoriels et des guides sur l'utilisation de la solution .

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Il doit y avoir une FAQ pour vous aider à résoudre facilement des problèmes simples. De plus, il doit y avoir un service client instantané pour aider à résoudre des problèmes plus importants. Pour connaître la qualité du service fourni par un fournisseur, consultez ses avis et ce que disent les utilisateurs.

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Cela vous donnera une idée réaliste de l'efficacité de votre fournisseur à résoudre les problèmes. De plus, vous pouvez toujours interroger le fournisseur lui-même sur son service client pour avoir une idée de base de l'étendue du service qu'il fournit.

8. Basé sur le cloud

Les solutions logicielles PDF basées sur le cloud sont parmi les plus couramment choisies par les entreprises. C'est pour la simple raison qu'il s'agit de solutions légères, assez faciles à utiliser et qui permettent d'accéder aux fichiers .

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Vous ne voulez pas que votre système PDF soit lourd ou lent. De plus, un système lent peut enliser l'ensemble de votre flux d'opérations avec son traitement lent . Un système basé sur le cloud est rapide, agile et flexible à utiliser, ainsi que facile d'accès pour la majorité des utilisateurs.

9. Intégration de la signature électronique

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L'option eSignature est devenue le besoin de l'heure alors que de plus en plus d'entreprises mènent des activités virtuelles . Vous ne pouvez tout simplement pas envoyer des documents physiques à une partie et attendre des jours avant de les recevoir avec leur signature.

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Votre logiciel PDF doit disposer d'un outil de signature électronique qui permet aux utilisateurs de signer numériquement un document et de le renvoyer avec sa qualité intacte . Cela permet d'accélérer les transactions entre les parties et rend les processus beaucoup plus efficaces.

10. Automatisation

L'automatisation est un besoin de tout processus d'entreprise, en particulier si votre entreprise opère à grande échelle et que vous devez traiter quotidiennement un grand nombre de documents . Recherchez les fonctionnalités d'automatisation dans votre logiciel PDF pour pouvoir faire le bon choix.

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Les fonctionnalités d'automatisation telles que les outils de glisser-déposer et les outils de recherche et de remplacement vous aident à accomplir votre tâche plus rapidement et facilement, sans risque d'erreur. Les annotations et les annotations vous aideront à éditer les PDF plus rapidement.

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Cela permettra au prochain utilisateur de les traiter plus rapidement et de connaître instantanément les points à rechercher. De cette façon, ils peuvent les traiter en un rien de temps.

Choisissez des solutions logicielles PDF agiles et riches en fonctionnalités pour faciliter vos opérations quotidiennes

Les PDF sont devenus les formats de fichiers incontournables pour les opérations d'entreprise. Choisir la bonne solution logicielle pour les traiter et les gérer vous aidera à en tirer le meilleur parti et à faciliter vos opérations quotidiennes en tant qu'entreprise.

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Recherchez des fonctionnalités telles que l'édition en déplacement et la collaboration multiplateforme dans votre logiciel PDF. Il devrait offrir une sécurité de premier ordre tout en étant léger et facile à utiliser pour tous les types d'utilisateurs.

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Faites-nous savoir dans les commentaires ce que vous pensez être la fonctionnalité la plus importante qu'un logiciel PDF devrait posséder pour vous aider à faciliter vos opérations.

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