Organisation du travail : 10 conseils pour maîtriser l'organisation du travail

Vous vous demandez quel est le secret des personnes qui réussissent dans leur travail ? Naturellement, vous remarquez immédiatement qu'il s'agit d'une affaire totalement individuelle, car chaque employé possède un ensemble unique de compétences techniques et générales, de personnalité ou de traits de caractère. Cependant, il y a un élément dont vous pouvez vous occuper pour améliorer la performance de vos tâches quotidiennes et booster l'atteinte des résultats attendus : une bonne organisation du travail. Comment? Vous trouverez ci-dessous notre liste de 10 conseils d'organisation qui peuvent y arriver.

Organisation du travail – table des matières :

1. Planifiez votre travail
2. Concentrez-vous sur un objectif (et une tâche) à la fois
3. Pensez à faire des pauses régulières
4. Fixer les priorités
5. Estimer et contrôler le temps
6. Établir des cycles de productivité individuels
7. Débarrassez-vous des distractions
8. Travailler avec des tableaux Kanban
9. Utilisez des outils pour rationaliser votre travail
10. Fixez des limites à vos collègues
11. Meilleure organisation du travail – maintenant vous savez quoi faire

Planifiez votre travail

Vous pouvez organiser votre emploi du temps dans un outil en ligne spécial, dans un cahier en ligne, traditionnellement sur papier (selon la manière qui vous convient le mieux) - vous ne pouvez pas oublier de planifier votre travail si vous souhaitez améliorer votre organisation. La rédaction de toutes les tâches à accomplir pour une journée ou une semaine donnée est la base des prochaines étapes que nous avons mentionnées. Cependant, n'oubliez pas de ne planifier que 80 % de votre temps de travail – le reste doit être réservé aux imprévus.

Concentrez-vous sur un objectif (et une tâche) à la fois

Vous ne pourrez pas réaliser tout de suite tout ce que vous vous êtes fixé, tout comme vous ne parviendrez pas à terminer toutes les tâches que vous avez planifiées pour la veille de l'après-midi. Concentrez-vous sur ce qui est le plus important en ce moment et vous verrez des résultats positifs.

Pensez à faire des pauses régulières

Il est préférable de planifier vos pauses tous les jours à peu près à la même heure (dans la mesure du possible, bien sûr) – de cette façon, votre corps adoptera un certain rythme de travail, ce qui facilitera l'atteinte de vos objectifs.

Fixer les priorités

Quelle tâche est importante et urgente, et laquelle remettre ? Une fois que vous avez planifié votre travail, vous devez déterminer l'ordre dans lequel vous devez assumer les différentes responsabilités (la matrice d'Eisenhower vous y aidera). De cette façon, vous saurez exactement quoi faire et comment passer en douceur d'une tâche à l'autre, sans vous permettre un seul instant d'hésitation.

Estimer et contrôler le temps

Pour organiser au mieux votre temps au travail, vous devez également compter sur l'estimation du temps qu'il vous faudra pour accomplir une tâche particulière. De cette façon, vous gagnerez le contrôle sur le temps tout en augmentant votre motivation pour le terminer. Contrôler en permanence le rythme de vos tâches, à son tour, vous permettra d'anticiper les goulots d'étranglement et de tirer des leçons pour l'avenir (par exemple, sur le fait qu'un certain type de tâche nécessite un délai prolongé). Ces deux actions améliorent significativement l'organisation du travail.

Établir des cycles de productivité individuels

A quelles heures travaillez-vous le mieux ? Découvrir si vous êtes plus productif le matin, le midi ou l'après-midi (et comment ce fait est corrélé avec vos repas au travail) est le point de départ d'une meilleure organisation de votre travail quotidien. Après tout, il est préférable de vous laisser les tâches les plus difficiles lorsque vous êtes le plus productif afin que les accomplir soient au moins un peu plus faciles. Dans la période de moindre productivité, en revanche, vous devez effectuer des tâches automatiques et répétitives qui ne nécessitent pas beaucoup d'engagement. Cette approche vous aidera à vous débarrasser du sentiment de temps perdu au travail.

Débarrassez-vous des distractions

Gardez à l'esprit que rien ne fonctionne aussi mal pour effectuer les tâches quotidiennes que de succomber constamment aux distractions de toutes sortes - consulter les médias sociaux, rendre visite à des collègues ou consulter des e-mails. Pourquoi? Parce qu'il faut un certain temps à notre esprit pour se concentrer sur la tâche à accomplir et chaque distraction fait perdre notre concentration et nous devons recommencer à zéro. Pour cette raison, c'est une bonne idée de bloquer certains sites pendant la durée de votre travail ou d'utiliser la technique Pomodoro (qui prend en charge le travail en cycles) pour éviter de succomber aux distractions.

À cet égard, notez également que vous rencontrez des distractions à la fois au bureau et lorsque vous travaillez à la maison - identifiez ce qui vous distrait le plus souvent de votre travail, puis essayez d'éliminer ces problèmes pour améliorer votre flux de travail.

Travailler avec des tableaux Kanban

La visualisation de vos tâches à faire sur le tableau Kanban (la division en colonnes est do-doing-done) améliore le contrôle sur les flux de travail. De plus, cela permet aux autres de voir s'ils peuvent actuellement utiliser vos ressources, ou peut-être que vous vous concentrez sur une tâche importante et que vous ne trouvez pas l'espace pour vous aider.

Utilisez des outils pour rationaliser votre travail

Pensez à ce type de logiciel (comme notre logiciel de gestion de projet Firmbee) si vous travaillez en équipe et ressentez le besoin d'améliorer la communication entre les membres individuels de l'équipe. Les solutions qui vous permettent de stocker toutes les informations nécessaires sur les processus en cours en un seul endroit peuvent améliorer très rapidement et efficacement l'organisation du travail des personnes impliquées. Cependant, vous devez vous rappeler de les sélectionner en fonction des besoins de votre équipe (en analysant les zones problématiques).

Fixez des limites à vos collègues

Le dernier conseil est celui que peu de gens veulent suivre, car on pense qu'en le faisant, vous risquez d'obtenir une étiquette "ami inutile". Néanmoins, il est parfois préférable de faire comprendre à ses collègues que vous ne les aiderez pas sur le moment plutôt que de soutenir les autres avec force et de subir ensuite des retards dans vos tâches, ce qui peut vous nuire à la fois (conséquences sur la santé physique et mentale liées au stress et aux heures supplémentaires) et l'organisation (en raison de délais non respectés).

Meilleure organisation du travail – maintenant vous savez quoi faire

Vous pensez peut-être que les conseils énumérés ci-dessus sont "insignifiants" et certainement pas suffisants pour nettoyer l'encombrement de votre vie professionnelle. Cependant, essayez d'en intégrer dans vos activités quotidiennes et vous remarquerez rapidement que les résultats dépasseront de loin vos prévisions. Bien sûr, il n'est pas vrai que tous les conseils énumérés ci-dessus fonctionneront exactement dans votre situation (tout dépend des problèmes que vous avez rencontrés pour organiser votre travail jusqu'à présent), mais ils constituent sans aucun doute un bon point de départ pour réfléchir à un changer, le mettre en œuvre, puis – profiter des résultats.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.

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