11 choses que les gens organisés et productifs font chaque jour
Publié: 2017-11-05Il y a une raison pour laquelle les personnes les plus calmes et les moins stressées sont celles qui en font le plus
Nous confondons souvent être productif avec travailler aussi vite que possible, chaque seconde de la journée. Nous craignons que ralentir pour nous organiser ne tue notre productivité, mais les faits suggèrent le contraire :
- L'employé de bureau moyen passe plus d'une heure par jour à chercher des choses.
- Le dirigeant américain moyen passe six semaines par an à chercher dans des bureaux désordonnés et des fichiers désorganisés des informations mal placées.
- 23 % des adultes déclarent payer leurs factures en retard parce qu'ils les ont perdues.
Être désorganisé coûte cher, en argent et en temps. Mais si vous parvenez à vous convaincre de ralentir et de vous organiser, le retour sur investissement vous choquera.
"Pour chaque minute passée à organiser, une heure est gagnée." - Benjamin Franklin
Bien que l'estimation de Benjamin Franklin soit surestimée, passer du temps à s'organiser reste un investissement précieux. Les experts estiment que chaque heure consacrée à la planification et à l'organisation fait gagner trois à quatre heures de temps qui seraient autrement perdues.
Il y a une raison pour laquelle les personnes les plus calmes et les moins stressées sont celles qui en font le plus : elles comprennent l'importance de l'organisation et ont adapté leurs habitudes en conséquence.
La bonne nouvelle est que vous pouvez également devenir plus organisé et productif, simplement en imitant les habitudes sur lesquelles ils s'appuient.
Ils ne laissent pas leur bureau encombré
Vous pouvez penser que vous savez exactement où, et dans quelle pile de papier, vous pouvez trouver un document particulier. Mais vous vous leurrez si vous ne pensez pas que vous seriez plus productif avec un bureau propre et organisé. Le simple fait d' organiser les choses sur votre bureau vous aide à les organiser dans votre esprit. De plus, des recherches menées à l'Université de Princeton ont révélé que plus notre cerveau est bombardé par les stimuli concurrents sur un bureau encombré, moins nous sommes capables de nous concentrer. Et ce n'était pas seulement une preuve subjective; ils ont pu voir la différence dans les IRM de l'activité cérébrale des sujets.
Ils ne touchent jamais les choses deux fois
Les personnes organisées et productives ne mettent jamais rien en attente, car toucher les choses deux fois est une énorme perte de temps. Ne gardez pas un e-mail ou un appel téléphonique à traiter plus tard. Dès que quelque chose attire votre attention, vous devez agir en conséquence, le déléguer ou le supprimer.
Ils ne répondent pas aux e-mails à leur arrivée
Les personnes productives ne permettent pas que leur courrier électronique soit une interruption constante. En plus de vérifier leurs e-mails selon un calendrier, ils profitent de fonctionnalités qui hiérarchisent les messages par expéditeur. Ils définissent des alertes pour leurs fournisseurs les plus importants et leurs meilleurs clients, et ils conservent le reste jusqu'à ce qu'ils atteignent un point d'arrêt dans leur travail. Certaines personnes ont même mis en place un répondeur automatique qui permet aux expéditeurs de savoir quand ils vérifieront à nouveau leurs e-mails.
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Ils travaillent à partir d'une seule liste de tâches
Vous souvenez-vous de l'époque où les gens achetaient ces agendas coûteux reliés en cuir et les remplissaient avec une liste de tâches codées par couleur par priorité ? Cela peut sembler un peu démodé maintenant, mais personne ne peut nier que c'était efficace. Pourquoi ces planificateurs étaient-ils efficaces ? Ils nous ont rappelé à quel point il est important de garder une seule liste de choses à faire. Lorsque vous regroupez tout dans une seule liste, vous savez toujours où chercher et vous pouvez arrêter de perdre du temps à essayer de vous rappeler quelle liste contient les informations dont vous avez besoin.
Ils ont un haut niveau de conscience de soi
Les personnes hautement productives et organisées ont une idée claire de qui elles sont. Ils connaissent leurs faiblesses et mettent en place des structures organisationnelles pour les surmonter . S'ils ont tendance à laisser les réunions durer trop longtemps, ils règlent une minuterie. S'ils ont du mal à maintenir la productivité des réunions, ils établissent un ordre du jour. S'ils oublient de consulter leur messagerie vocale le matin, ils définissent un rappel. Les détails n'ont pas d'importance; ce qui est important, c'est qu'ils réfléchissent attentivement et utilisent des aides et des routines spécifiques qui fonctionnent avec leurs faiblesses organisationnelles.
Ils prennent le temps de déjeuner
Nous sommes tous passés par là - vous êtes occupé, et au moment où vous levez les yeux, il est bien après l'heure du déjeuner. Vous finissez par vous en passer ou par prendre un beignet ou un sac de croustilles au distributeur de collations. Les deux sont de très mauvaises idées. Le beignet vous donnera un regain d'énergie pendant environ 20 minutes, mais après cela, votre concentration chutera comme un roc. En ce qui concerne le fait de sauter des repas, non seulement cela affecte votre concentration, votre productivité et vos capacités de résolution de problèmes, mais cela affecte également votre tour de taille - et pas de la manière à laquelle vous pourriez vous attendre. Des recherches de l'Ohio State University montrent que le poids que vous perdez en sautant des repas est du poids musculaire que vous regagnez plus tard sous forme de graisse.
Ils mangent des grenouilles
« Manger une grenouille » est le meilleur antidote à la procrastination ; les personnes ultra-productives commencent chaque matin avec cette délicieuse « friandise ». En d'autres termes, ils font d'abord l'élément le moins appétissant et le plus redouté de leur liste de tâches, avant de faire quoi que ce soit d'autre. Après cela, ils sont libérés pour s'attaquer aux choses qui les passionnent et les inspirent.
Ils rangent à la fin de chaque journée
Le meilleur remède contre l'encombrement est de réserver environ 10 minutes à la fin de chaque journée pour organiser votre bureau. Bien que nous sachions qu'il est préférable de ne toucher qu'une seule fois, nous nous sommes tous arrêtés à mi-chemin d'une tâche parce que le téléphone a sonné ou que quelqu'un s'est arrêté pour discuter. Vous ne pouvez vraiment pas empêcher de telles choses, mais vous pouvez terminer la journée en résolvant toutes les choses que vous avez laissées à moitié terminées .
Ils planifient leurs journées la veille
Les personnes organisées et productives se couchent chaque soir, sûres de ce qu'elles accompliront le lendemain. Ils définissent leurs priorités la veille au soir, de sorte qu'une fois la journée commencée, ils sont moins susceptibles d'être distraits par la «tyrannie de l'urgence» - ces petits incendies qui surgissent et entravent leurs véritables priorités.
Ils utilisent pleinement la technologie
On a beaucoup parlé de la façon dont la technologie moderne prolonge la journée de travail, faisant en sorte que nous soyons toujours à l'heure. Bien que cela puisse être vrai, la technologie peut également nous rendre plus productifs. Qu'il s'agisse de configurer un filtre de messagerie pour éviter que votre boîte de réception ne soit polluée ou d'utiliser une application comme Evernote pour organiser les informations dont vous aurez à nouveau besoin, la technologie n'est pas toujours mauvaise. Utilisé correctement, il peut faire gagner beaucoup de temps.
Ils n'ignorent pas leur courrier postal
Pour celui-ci, nous revenons à la philosophie du "touch it once". Pour la plupart d'entre nous, il n'y a pas beaucoup de courrier postal ces jours-ci que nous attendons avec impatience. Mais l'ignorer peut causer des problèmes, en particulier lorsqu'il s'agit de choses comme les factures et les notifications fiscales. Allez-y, ouvrez-le et prenez-en soin dès qu'il arrive; sinon, vous finirez par creuser sous les coussins du canapé à la recherche de cette facture en souffrance.
Rassembler le tout
Chaque minute que vous passez à chercher quelque chose que vous avez égaré ou à essayer de vous souvenir de ce que vous êtes censé faire ensuite, nuira à votre productivité. Cela, à son tour, ronge votre potentiel de carrière. La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreux outils que vous pouvez utiliser pour rester organisé et productif, et donc même les plus désorganisés d'entre nous peuvent mettre en place un système pour nous contrôler.
A propos de l'auteur
Le Dr Travis Bradberry est le co-auteur primé du livre à succès n° 1, Emotional Intelligence 2.0, et le cofondateur de TalentSmart, le premier fournisseur mondial de tests et de formations sur l'intelligence émotionnelle, au service de plus de 75 % des entreprises du Fortune 500. Ses livres à succès ont été traduits en 25 langues et sont disponibles dans plus de 150 pays. Le Dr Bradberry a écrit ou été couvert par Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post et The Harvard Business Review.