4 étapes pour concevoir et exécuter un exercice sur table efficace

Publié: 2023-07-31

L'exercice sur table, souvent abrégé en TTX ou TTE, est une forme spécifique de préparation à une crise. Elle se démarque des autres approches de la gestion des risques par sa caractéristique la plus caractéristique : une atmosphère sans stress. Ainsi, l'équipe discute des portées individuelles des mesures à prendre, des rôles des membres spécifiques de l'équipe ainsi que des scénarios possibles, le tout sous la forme d'une discussion de groupe facilitée.

Exercice efficace sur table – table des matières :

  1. Règles de base pour mener un exercice sur table
  2. Quelle valeur apporte la réalisation d'un exercice sur table ?
  3. Comment réaliser un exercice sur table ?
  4. La table est-elle toujours la bonne solution ?

Tout se passe par la parole, le partage et la recherche de solutions, plutôt que, comme dans le cas des exercices de terrain, par l'action ou la mise en scène. Dans une telle forme, l'essentiel est d'apprendre et de voir si les dispositions théoriques se traduisent en urgences réelles. À partir de cet article, vous apprendrez quelle valeur les exercices sur table peuvent apporter à une organisation, quand cela vaut la peine de les mener et comment les exécuter correctement.

Règles de base pour mener un exercice sur table

Un exercice sur table est une réunion visant à concevoir les procédures à suivre et les mesures à prendre lors d'une situation d'urgence. Selon le type d'organisation, il peut s'agir de définir des moyens de répondre à une cyberattaque, à une catastrophe naturelle comme un tremblement de terre ou à une attaque terroriste soudaine. Cela pourrait également avoir une portée plus décontractée, comme déterminer comment gérer la perte de membres essentiels de l'équipe ou l'apparition soudaine d'un concurrent sur le marché.

Quel que soit le degré d'urgence, les exercices sur table ont un point commun : un scénario prêt à l'emploi avec des mesures précises à prendre et leur progression. Sans le scénario, mener un TXT n'a aucun sens. En effet, l'objectif principal de ces exercices est de vérifier si les dispositions théoriques opérant dans l'organisation se reflètent dans la réalité et si des changements doivent être apportés. Donc, si votre organisation n'a pas de plan d'action défini en cas d'urgence, la première étape devrait être d'écrire un tel scénario.

Les exercices se déroulent dans un environnement détendu pour permettre à tous les membres de l'équipe de définir librement leur rôle dans la réponse à des situations particulières et de discuter de problèmes troublants sans crainte ni honte. Ici, il ne s'agit pas de compétition et de tester si les employés peuvent agir sous pression, mais d'apprendre et de travailler en équipe.

Quelle valeur apporte la réalisation d'un exercice sur table ?

Réaliser un exercice sur table ne prend pas autant de temps qu'un exercice sur le terrain, mais cela nécessite tout de même de consacrer du temps et de convoquer des membres individuels de l'équipe. Vous devrez engager certaines ressources, mais vous obtiendrez en retour de nombreux avantages, non seulement pour l'organisation, mais également pour les membres de l'équipe.

La valeur que TXT peut apporter à l'organisation
  • La vérification des procédures lors d'une réunion informelle est de loin préférable aux tests « en direct » pendant une crise
  • Possibilité d'affiner les règles, de combler les lacunes et de mettre en œuvre des actions correctives
  • Possibilité d'améliorer les techniques d'intervention d'urgence
  • Renforcer les liens entre les membres individuels de l'équipe
  • Vérifier que les employés connaissent et suivent les dispositions théoriques des protocoles
La valeur que TXT peut apporter aux membres de l'équipe
  • Possibilité de travailler votre rôle dans un format décontracté
  • De meilleures conditions pour se souvenir des prochaines étapes de la gestion d'une situation spécifique
  • Possibilité de poser des questions, d'approfondir vos connaissances
  • L'exécution de scénarios et de tests facilite la proposition de modifications ou d'améliorations des enregistrements individuels

Comment réaliser un exercice sur table ?

  1. Identifier le but de mener un exercice sur table
  2. La planification d'un exercice sur table doit commencer par définir l'objectif que vous souhaitez atteindre après l'avoir réalisé et comment vous prévoyez d'appliquer les résultats obtenus. Pour certains, l'enjeu clé consistera à éduquer les membres de l'équipe qui ont raté l'occasion d'analyser les différentes dispositions des plans auparavant. D'autres y trouveront l'occasion d'évaluer si les principes théoriques se reflètent dans la réalité. Quelle que soit votre principale motivation pour effectuer de tels exercices, ils apporteront forcément beaucoup plus d'avantages que vous ne le prévoyez.

  3. Désigner les personnes impliquées et définir leur rôle dans l'exercice
  4. Bien que l'exercice sur table soit statique et réalisé sous la forme d'une conversation de groupe informelle, il y a encore certaines règles à suivre. Vous devez désigner les personnes qui participeront à l'exercice et leur attribuer des rôles précis. D'autres personnes peuvent regarder et suivre le scénario, mais pour éviter le chaos, elles ne doivent pas participer activement à l'exercice lui-même. Les observateurs peuvent également exprimer leurs points de vue, ce qui peut être utile lors de l'évaluation et de la documentation de l'exercice. Il est donc utile de fixer un moment pour poser des questions et faire des suggestions juste après le TXT.

    Un élément vital de toute l'entreprise est la nomination du bon leader/facilitateur. Vous pouvez choisir quelqu'un de votre équipe ou embaucher un professionnel pour cette tâche. Dans tous les cas, il doit s'agir de quelqu'un qui non seulement connaît très bien le scénario, les règles de l'entreprise et les tâches de chaque membre de l'équipe, mais qui possède également les qualités interpersonnelles spécifiques pour mener l'exercice correctement.

    L'animateur doit savoir et décider avec soin quand suivre et quand diriger le groupe. L'atout clé que l'on devrait également avoir est la capacité de fournir des conditions confortables pour une discussion créative et de présider le débat pour le garder au point. Un animateur établi sentira le groupe et maintiendra un bon équilibre entre le relâchement et les règles rigides.

  5. Identifier un scénario spécifique
  6. Le scénario doit répondre à la menace potentielle la plus réelle pour l'organisation. Tout dépend du type d'entreprise, mais aussi de l'emplacement du siège social. Un tel plan d'action peut faire face à la survenue d'un ouragan ou d'un autre élément, mais également spécifier les prochaines étapes pour faire face à une attaque de piratage massive.

    Quel que soit votre objectif, le scénario doit définir et décrire en détail une situation assez réaliste. Il doit inclure des questions pour les individus afin de les mettre dans le bon état d'esprit et de vérifier qu'ils prennent les bonnes décisions. En effet, chaque membre de l'équipe doit savoir qui contacter en cas de crise, quelles actions sont essentielles ainsi que les ressources restantes à privilégier et à protéger. Ils doivent se familiariser avec le scénario général avant la réunion prévue afin de bien s'y préparer.

    Le scénario doit inclure un script spécifique, mais il vaut la peine de miser sur une certaine flexibilité ici. Peut-être qu'au cours de la discussion, d'autres points changeront et l'approche des membres de l'équipe apportera un nouvel éclairage sur l'ensemble de la situation. Dans un tel cas, il est préférable pour le leader de ne pas interrompre la discussion, de la laisser couler et de s'écarter légèrement du script original pour en forger un meilleur, amélioré.

  7. Rappelez-vous l'analyse finale
  8. Les exercices permettent aux membres de l'équipe de comprendre leurs rôles et de tester s'ils connaissent les différentes dispositions pour réagir correctement en cas d'urgence. Cependant, la valeur réelle de l'exercice sur table découle de l'analyse de cette discussion et réside dans la possibilité d'apporter des améliorations et d'améliorer des solutions déjà existantes. C'est pourquoi il est tout aussi important d'analyser l'ensemble de l'événement après que l'exercice a déjà eu lieu et d'en faire un rapport. Ces informations peuvent améliorer le plan d'urgence et vérifier ses lacunes.

Tabletop Exercise

La table est-elle toujours la bonne solution ?

Naturellement, chaque approche de la gestion des risques et de la préparation aux situations d'urgence a ses avantages et ses inconvénients. Les résultats qu'ils fournissent sont façonnés par plusieurs variables, environnements, circonstances et personnes émergents. Il en va de même pour l'exercice sur table. Indéniablement, cet exercice permet de tester les consignes existantes et d'évaluer l'environnement et les personnes. Il vous permet également de connaître les suggestions des autres membres de l'équipe.

C'est aussi une excellente occasion d'apprentissage et de remise en question qui n'implique pas beaucoup de ressources et qui ne demande pas trop de main-d'œuvre. De plus, ces exercices peuvent également avoir lieu à distance, ils fonctionneront donc bien pour les organisations ayant différents sites dans le monde.

Cependant, cela ne signifie pas que cette méthode est une solution idéale, elle a aussi ses inconvénients. Premièrement, une atmosphère détendue et un discours théorique ne refléteront jamais l'événement réel, au cours duquel même des employés bien préparés peuvent échouer, car le stress et la nécessité d'agir rapidement s'y ajoutent. Lors d'un exercice sur table, vous pouvez vérifier que chacun connaît son rôle, mais vous ne détecterez pas toujours toutes les failles du plan. Certains d'entre eux n'apparaîtront que lors de situations réelles, pas lors de discussions théoriques.

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Auteur : Caroline Becker

En tant que chef de projet, Caroline est experte dans la recherche de nouvelles méthodes pour concevoir les meilleurs flux de travail et optimiser les processus. Ses compétences organisationnelles et sa capacité à travailler sous la pression du temps font d'elle la meilleure personne pour concrétiser des projets complexes.