5 incontournables pour créer un lieu de travail virtuel rock

Je travaille dans une chambre (enfin… il n'y a pas de lit ni même de canapé d'ailleurs – c'est une chambre transformée en bureau, donc je dois vraiment quitter le bureau pour faire une petite sieste l'après-midi).

PMG est un lieu de travail entièrement virtuel , nos 19 employés travaillent donc exclusivement à leur domicile. Nous n'avons pas de bureau. Et nous l'avons fait fonctionner pendant 10 ans et notre équipe apprécie certainement l'arrangement. Nous savons également que nous ne sommes pas seuls - car de nombreuses autres petites et moyennes entreprises exploitent des lieux de travail virtuels, et un nombre croissant de grandes entreprises adoptent l'idée du télétravail ou d'une situation hybride où les employés travaillent à domicile pendant au moins quelques jours pendant la la semaine.

L'étude nationale sur les employeurs de 2014 de l'Institut des familles et du travail a indiqué que depuis la dernière étude, menée en 2009, il y a eu une augmentation de 17 % du nombre d'employeurs qui ont autorisé au moins certains de leurs employés à travailler occasionnellement à domicile et une augmentation de 15 % du nombre d'employeurs qui ont permis à leurs employés de travailler régulièrement à domicile.

Que votre entreprise soit un lieu de travail virtuel de temps en temps ou tous les jours, il est essentiel de comprendre que ces paramètres nécessitent une attention particulière. Notre collègue et amie Nancy Settle-Murphy a consacré toute son entreprise à aider les entreprises à gérer avec succès des équipes virtuelles et sa liste de clients comprend des noms comme Procter & Gamble, IBM et Partners Healthcare - il est donc clair qu'il vaut la peine d'en prendre note ! Nancy a également été récemment contactée par Sue Shellanbarger du Wall Street Journal pour l'un de ses articles sur le travail et la famille. (Remarque : seuls les abonnés WSJ verront l'article complet.)

Certains des principaux avantages dont on peut profiter dans un lieu de travail virtuel réussi incluent :

• Attirer et retenir les meilleurs talents
• Créer une culture qui reconnaît véritablement l'équilibre travail-vie personnelle
• Moins de frais généraux et une plus grande capacité d'évolution sans avoir à agrandir l'espace de bureau et les dépenses connexes
• Productivité accrue des individus et des équipes

Bien sûr, travailler virtuellement n'est pas sans embûches potentielles, tant pour les employeurs que pour les employés. Lorsque nous interviewons des candidats à un emploi, nous soulignons toujours qu'un lieu de travail virtuel n'est pas pour tout le monde.

Certains des défis les plus courants qui peuvent survenir en travaillant virtuellement incluent :

• Un sentiment d'isolement, en particulier pour les extravertis qui sont stimulés par les autres
• Sentiment de moins de contrôle pour les managers qui aiment que leurs équipes soient physiquement présentes.
• Moins de capacité à garder le doigt sur le pouls de l'entreprise (il n'y a pas de refroidisseur d'eau physique, de salle de repos ou de bavardage de cabine).
• Manque de communication sur les projets.
• Distractions et lignes floues entre le travail et la vie personnelle. Vous pourriez avoir l'impression que vous n'êtes jamais loin de votre travail ou, au contraire, que vous ne pouvez jamais vous concentrer pleinement sur le travail.

Après avoir dirigé un lieu de travail virtuel pendant plus de 15 ans, nous avons l'impression d'avoir beaucoup appris - et nous avons une idée précise de ce dont ce type d'entreprise a besoin pour à la fois tirer parti des avantages et éviter les pièges. Nous avons même remporté un Stevie Award 2015 pour le meilleur lieu de travail dirigé par des femmes dont nous sommes assez fiers, d'autant plus que tous nos employés ont contribué à notre nomination !

Voici les cinq éléments indispensables dont une entreprise a besoin pour créer un excellent lieu de travail virtuel :

1. Technologie

La communication et la collaboration sont essentielles lorsque les équipes sont partiellement ou entièrement virtuelles, vos outils technologiques doivent donc être de premier ordre. Heureusement, il y en a d'excellents disponibles - de Trello à Dropbox, Zoom à Slack.

Les bons outils technologiques fonctionneront pour garder les membres de votre équipe en contact, assurer le bon déroulement des projets et rendre tous les documents et informations rapidement accessibles. Ils peuvent aider les gestionnaires à recueillir des commentaires et à garder un œil sur l'entreprise. Ils peuvent également aider à soutenir une culture d'entreprise forte - oui, c'est possible (et important !) Dans un lieu de travail virtuel, même lorsque les gens ne travaillent pas côte à côte.

2. Confiance

Si un responsable ou un propriétaire d'entreprise ne peut pas faire confiance à ses employés pour faire leur travail à distance, un lieu de travail virtuel échouera. Il doit y avoir une adhésion complète de la part du sommet de l'organisation qui soutient un environnement de travail flexible.

Chez PMG, nous disons à nos candidats que nous embauchons des professionnels qui n'ont pas besoin de microgestion parce qu'ils s'engagent à atteindre l'excellence dans leur poste. Nous n'avons pas besoin de savoir où se trouvent les membres de notre équipe à chaque instant de la journée de travail.

Maintenant, nous avons également appris qu'il faut respecter les heures normales de bureau - nous ne voudrions pas employer quelqu'un qui voudrait travailler de 23 h à 7 h tous les jours ou travailler uniquement le week-end, car cela ne permettrait pas un horaire raisonnable. réunions, etc...

Des attentes spécifiques doivent également être définies pour les employés concernant leur rôle dans l'entreprise, le travail qu'ils possèdent et la manière dont les performances seront mesurées. Si ces informations sont claires pour toutes les parties impliquées, les détails logistiques de la manière dont elles effectuent leur travail sont moins importants.

3. Gestion du temps

Travailler virtuellement ne convient pas à tout le monde. Certaines personnes trouveront trop difficile de séparer le travail de leur vie personnelle et seront par conséquent distraites par la vie à la maison pendant la journée de travail et vice versa. Aider votre équipe à se fixer des limites afin qu'elle puisse se concentrer de manière productive pendant son temps de travail, puis l'arrêter afin qu'elle puisse avoir une vie personnelle riche augmentera le succès de votre lieu de travail virtuel et aidera à retenir d'excellents employés.

Avoir un espace de travail désigné à la maison est essentiel, tout comme avoir accès à la bonne technologie et aux bons outils. Créer un plan pour la journée de travail et la semaine dans son ensemble est également utile. Certains membres de notre équipe trouvent utile d'afficher un message virtuel "occupé" ou "absent du bureau" s'ils ont besoin de temps concentré pour l'écriture, la conception, l'analyse ou d'autres travaux ciblés. Je les ai également encouragés à noter dans leur statut Skype s'ils ont du temps "heure de bureau" disponible pendant la journée afin que leurs coéquipiers sachent quand ils peuvent tendre la main pour un brainstorming rapide ou simplement pour prendre une pause virtuelle ensemble pour discuter.

4. Budget de voyage

Il est tout à fait possible de créer une grande culture et d'atteindre une productivité élevée dans un lieu de travail entièrement virtuel. Mais il n'y a aucun moyen de contourner le fait que le temps de face doit avoir lieu pour obtenir les meilleurs résultats. Vous devez disposer d'un budget de voyage pour rassembler les gens, que ce soit pour une réunion d'entreprise semestrielle ou trimestrielle, car ces événements en direct aideront à établir des liens encore plus solides.

Nous avons appris que lorsque vous investissez pour rassembler tout le monde, vous réussirez mieux si vous prévoyez du temps pour les affaires et pour les activités sociales. Planifiez un programme solide pour votre temps de travail, puis prévoyez du temps pour un dîner décontracté ou une sortie où les collègues peuvent se rendre visite et se connecter.

5. Sens de l'unité

Même si vos employés ne sont pas ensemble toute la journée, et même s'ils ne se voient que quelques fois par an, ils peuvent toujours profiter d'un grand sentiment d'unité et fonctionner en équipe. Les conseils ci-dessus vous aideront beaucoup : faites-leur confiance, fournissez la bonne technologie et donnez-leur du temps pour établir des liens solides.

Il est également bon, et nous venons de commencer à le faire, d'utiliser le plus possible la vidéo pour les appels d'équipe et les réunions virtuelles. Nous sommes tous victimes du multitâche lorsque nous sommes en conférence téléphonique, mais c'est beaucoup plus difficile à faire lorsque vous êtes devant la caméra. De plus, votre équipe établira des liens beaucoup plus forts lorsqu'ils pourront se voir.

Nous avons également constaté que célébrer les succès par e-mail ou lors de réunions est un excellent moyen de mettre en évidence toutes les bonnes choses qui se passent dans l'entreprise. Nous aimons féliciter les membres de l'équipe qui ont remporté une belle victoire et ils apprécient la reconnaissance. Nous réservons également du temps aux équipes de compte pour planifier des brainstorms virtuels sur des projets clients ou pour partager une étude de cas qui pourrait bénéficier à une autre équipe.

Partager régulièrement des nouvelles et des informations sur l'entreprise est également précieux pour aider chacun à se souvenir qu'il fait partie de quelque chose de plus grand, même s'il travaille dur dans son bureau à domicile.

Avec la bonne technologie, une confiance sans faille dans votre personnel, un engagement envers la gestion du temps, des déplacements périodiques pour des réunions en direct, un sens de l'équipe et une vue d'ensemble, votre lieu de travail virtuel s'épanouira.