5 étapes pour maximiser la valeur du projet

Toutes les petites entreprises ont en commun leur désir de croissance et leur volonté de réaliser leurs rêves. Mais le chemin vers le succès n’est pas toujours clair. Dans cet article, nous explorerons comment l'adoption d'une approche de croissance basée sur les projets peut maximiser la valeur du projet et apporter rapidement des avantages à votre entreprise.

1. Mise au point

Lorsque la croissance commence, il est courant que les propriétaires de petites entreprises se retrouvent absorbés par les tâches quotidiennes ou lancent avec impatience trop de projets à la fois. Mais aucune de ces approches ne favorise une croissance durable.

Développer une entreprise de manière durable, c'est comme monter un escalier : vous devez avancer intentionnellement une étape à la fois. Commencez par dresser une liste des différentes options de projet qui s’offrent à vous. Ensuite, examinez attentivement chaque projet pour trois choses :

• Quelle est l’importance de ce projet pour mon entreprise ?
• Dans quelle mesure ce projet est-il réalisable ?
• Si je ne réalise pas ce projet, quelles sont les conséquences ?

En haut de votre liste, placez les projets les plus réalisables, les plus importants et qui auront les plus grandes conséquences s'ils ne sont pas réalisés. De cette façon, vous aurez un chemin clair pour procéder.

2. Compréhension

Pour qu’un projet ait du sens, vous devez comprendre comment il apportera de la valeur à votre organisation. Commencez donc par définir un objectif commercial sur lequel aligner le projet. La rédaction d'un objectif peut parfois prendre plusieurs itérations, alors essayez de commencer par des énoncés tels que :

• Nous entreprenons ce projet pour atteindre l'objectif x et éviter le risque y .
• Nous entreprenons ce projet pour fournir une valeur de x car cela positionne notre organisation pour z .
• Nous entreprenons ce projet parce que si nous ne le faisons pas, alors x conséquences se produiront.
• Nous entreprenons ce projet pour améliorer cette partie de notre organisation afin de pouvoir ensuite entreprendre z .

Établir de bons objectifs commerciaux pour guider vos projets vous aidera à déterminer comment mesurer le succès. Réfléchissez aux résultats qui peuvent être mesurés pour déterminer si vous avez atteint vos objectifs. Les projets sont plus puissants lorsque votre équipe comprend leur valeur et l’impact de leur succès ou de leur échec. Ces projets sont plus susceptibles d’être soutenus par une équipe motivée, avec un engagement plus fort envers la réussite du projet.

3. Planification

Il est facile de s'enthousiasmer pour un projet et son objectif, surtout lorsqu'on l'exécute soi-même ou avec une petite équipe. Il est donc extrêmement tentant de commencer le plus tôt possible.

Même si l’élaboration d’un plan peut sembler une perte de temps, négliger cette étape est une erreur majeure. La réalité est qu’un plan bien structuré fournit des données essentielles pour évaluer ultérieurement les performances du projet. Dans une jeune organisation avec une expérience limitée en matière de projets, ces données sont essentielles pour vous aider à améliorer continuellement la réalisation des projets. Et lorsque les projets sont liés à la valeur, vous améliorez également votre capacité à générer de la valeur.

Les plans sont également essentiels pour évaluer si un projet est sur la bonne voie et identifier les risques qui pourraient affecter sa réalisation et son succès.

Éléments clés à inclure dans un plan de projet

• Budget – Sachez quel type d’investissement votre entreprise peut engager dans un projet et comparez-le aux retours attendus. Réfléchissez au temps qu'il faudra pour récupérer l'investissement, car cela pourrait influencer votre calendrier de réalisation du projet.
• Chronologie – Identifiez les étapes clés nécessaires à la réalisation de votre projet et fixez des objectifs pour leur réalisation. Analysez les conditions du marché et les autres besoins commerciaux qui dicteront le moment où le projet pourra réussir. Vérifiez si le calendrier des étapes correspond aux besoins de l'entreprise à long terme et affinez le calendrier à l'aide de ces informations.
• Analyse des risques – Discutez des questions suivantes avec votre équipe de projet et réexaminez-les au fur et à mesure de l'avancement du projet :
  • Qu'est-ce qui pourrait mal se passer?
  • Quelle est la probabilité que ces problèmes se produisent ?
  • Quels sont leurs impacts potentiels ?
  • Quelles mesures pouvons-nous prendre pour atténuer ces risques ?
  • L’une de ces mesures devrait-elle être mise en œuvre immédiatement ?
• Communication – Posez-vous ces questions pour assurer une communication efficace tout au long du projet :
  • Qui a besoin de connaître ce projet ?
  • Quelles informations sont importantes pour eux ?
  • À quelle fréquence ont-ils besoin de mises à jour ?
  • Quelle est la manière la plus efficace de transmettre ces informations ?
  • Comment pouvons-nous répondre au mieux à ces besoins de communication ?
• Portée – Déterminez la liste de tâches minimale requise pour atteindre l’objectif commercial. La portée peut être documentée de plusieurs manières, en commençant souvent par un énoncé de la portée – un bref paragraphe décrivant les résultats escomptés du projet. Ceci doit être suivi d'une liste de ce qui n'est pas inclus dans le champ d'application. La portée peut également être définie en utilisant :
  • Backlog – Une liste hiérarchisée de toutes les tâches nécessaires à la réalisation du projet.
  • Structure de répartition du travail – Une matrice séquentielle de tâches classées par ordre d'achèvement.

4. Exécution

Réfléchissez aux types d’expertise nécessaires à la réussite du projet et à qui peut la fournir. Ensuite, essayez de créer une équipe aussi diversifiée que possible. La diversité – lorsqu’elle est associée à un soutien approprié et à un environnement qui favorise le débat et la discussion ouverts – produira des équipes performantes.

Les ressources du projet seront-elles dédiées à ce projet, ou ont-elles d'autres tâches ? S'ils ont d'autres tâches, assurez-vous que votre calendrier inclut des imprévus, tels que :

• À quelle fréquence l’équipe de projet devra-t-elle se réunir ?
• Utiliserez-vous la technologie pour vous aider à gérer le travail effectué ?
• Comment saurez-vous que le travail est terminé ?
• Qui sera responsable du projet ?

5. Apprentissage

Les projets qui génèrent de la valeur offrent également de précieuses opportunités d’apprentissage. Assurez-vous donc de mener une rétrospective ou une autopsie du projet avec un groupe diversifié de membres de l’équipe et de parties prenantes. Évaluez ce qui s'est bien passé, identifiez les domaines à améliorer, reconnaissez les réalisations de l'équipe et examinez les paramètres du projet.

Résumez vos conclusions dans un rapport et conservez-le facilement accessible pour référence future. Cette étape est cruciale pour maximiser la valeur que votre organisation tire des projets. En vous améliorant continuellement sur la base des enseignements tirés, vous pouvez accélérer le retour sur investissement des projets futurs.

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