5 conseils pour un processus de dédouanement fluide

En tant qu'entreprise de commerce électronique, vous pouvez effectuer des envois internationaux pour plusieurs raisons différentes. Peut-être importez-vous du matériel à utiliser dans une usine nationale. Ou peut-être importez-vous des produits de votre fabricant. Ou peut-être expédiez-vous un produit vers un entrepôt dans un autre pays ou un entrepôt que vous utilisez pour les ventes effectuées via votre site Shopify.

Sans aucun doute, au fur et à mesure que votre entreprise de commerce électronique grandit, vous devrez faire face aux douanes.

Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre le processus de dédouanement et vous proposons des conseils pour vous aider à passer la douane le plus facilement possible.

Qu'est-ce que le dédouanement ?

Le dédouanement fait référence au passage des marchandises par la douane afin qu'elles puissent entrer ou sortir d'un pays. Chaque pays a son propre service des douanes auquel vous devez vous conformer.

En règle générale, les douanes exigent que vous remplissiez les exigences en matière de documentation et que vous payiez les droits appropriés afin que les marchandises puissent être reçues.

Comment fonctionne le processus de dédouanement ?

Chaque pays a ses propres exigences douanières, mais le processus est similaire dans le monde entier.

Voici comment fonctionne le processus douanier :

1. L'agent des douanes examine tous les documents que vous avez inclus avec votre envoi. Cela inclut toujours la facture commerciale, qui est requise pour tout envoi international, et peut également inclure d'autres documents, tels que des certificats sanitaires.
2. Le douanier verra alors quels sont, le cas échéant, les taxes et droits à appliquer. Le type de produit, la quantité de produit et les lois du pays affecteront tous la fiscalité et les droits.
3. Le douanier demandera le paiement des taxes et droits. S'ils n'ont pas encore été payés à l'avance par l'expéditeur, c'est alors que le destinataire devra les payer. Vous pouvez négocier avec vos fournisseurs l'utilisation des Incoterms (voir ci-dessous).
4. Le douanier libère ensuite l'envoi une fois que tout est payé et que les bons documents ont été collectés.

5 conseils pour un processus de dédouanement fluide

Pour rendre le processus de dédouanement aussi fluide que possible, nous vous recommandons de suivre ces 5 conseils importants. Nous prendrons comme exemple un processus typique de dédouanement avec notre partenaire FedEx .

Conseil 1. Assurez-vous que votre facture commerciale est complète et que la description des marchandises est exacte

Vous devrez créer une facture commerciale pour l'importation. Vous pouvez le faire avec FedEx à l'intérieur de votre compte FedEx. Voici leur modèle de facture commerciale :

Lors de la création de votre facture commerciale, veillez à utiliser des descriptions précises. Ne vous contentez pas de fournir une description minimale, mais assurez-vous d'inclure de nombreux détails.

Sur son site Web, FedEx inclut quelques exemples de mauvaises et de bonnes descriptions.

Nous vous recommandons de nous fournir les documents sous forme numérique, de cette façon les documents sont toujours accessibles.

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Vous devrez également inclure une lettre de voiture complète et précise. Une lettre de voiture est un document obligatoire délivré par le transporteur. Il reconnaît leur réception et possession de l'envoi. Il doit inclure l'adresse de destination et les coordonnées du destinataire. Considérez-le comme un reçu. Vous l'obtiendrez auprès du Transporteur, et vous devrez en garder une copie pour vous-même et ajouter l'original à votre envoi.

Conseil 2. Choisissez judicieusement vos conditions commerciales internationales (Incoterms)

Il existe différents types de livraisons à l'importation qui décrivent essentiellement la responsabilité de faire passer les marchandises par les douanes :

• Les Incoterms définissent le moment du processus d'expédition où les responsabilités d'un envoi (comme le risque, les coûts et l'assurance) passent de l'expéditeur au destinataire. Avant l'expédition des marchandises, l'expéditeur et le destinataire s'entendent sur les Incoterms, qui précisent qui paie pour quels frais d'expédition.

• DAP signifie "livraison sur place" tandis que DDP signifie "rendu droits acquittés".

Mais que signifient réellement ces termes et comment affectent-ils le processus de dédouanement ?

• DAP - Le vendeur est responsable de la livraison des marchandises à la destination de l'acheteur mais n'est pas responsable des formalités et des coûts d'importation.
• DDP - Le vendeur doit livrer les marchandises à ses propres frais et risques, s'acquitter de toutes les formalités et payer les droits d'importation ainsi que tous les autres frais.

Bien sûr, les vendeurs préfèrent souvent faire DAP, mais vous devriez choisir DAP ou DDP avec vos fournisseurs en fonction de l'entreprise qui a le plus d'expertise en matière de passage des douanes dans ce pays . Pour chaque fournisseur, vous pouvez parler avec eux pour savoir qui est le plus expérimenté et prendre votre décision en conséquence.

Astuce 3. Recherchez d'autres documents requis pour certains types de produits et certains pays

Selon le produit expédié vers quel pays, d'autres documents peuvent être requis en plus de la facture et du bordereau d'expédition.

Par exemple, lors de l'expédition de denrées périssables, vous devrez probablement inclure un certificat sanitaire. Les produits d'origine animale nécessitent également généralement l'inclusion d'un certificat sanitaire. Vous trouverez ici les certificats sanitaires des produits d'origine animale exigés par la Grande-Bretagne.

Vous ne savez pas comment trouver les autres documents qui pourraient être requis ?

Visitez le site Web du gouvernement du pays depuis lequel vous exportez et vers lequel vous importez.

Astuce 4. Ne mettez pas vos documents à l'intérieur de l'envoi

La facture commerciale et la lettre de voiture sont censées être solidement attachées à l'envoi, et non placées à l'intérieur. Si vous utilisez FedEx, vous pouvez créer le document de facturation avec FedEx Ship Manager dans votre compte FedEx.

Placer les documents à l'intérieur de l'envoi peut entraîner des retards importants et bloquer vos produits à la douane pendant un certain temps, car les douaniers n'ouvriront pas immédiatement l'envoi et ne rechercheront pas les documents, pour des raisons de sécurité.

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Astuce 5. Conservez des enregistrements détaillés et des copies

Créez un dossier numérique dans une solution de stockage cloud sécurisée telle que Box ou Dropbox spécifiquement pour vos documents douaniers. Numérisez et téléchargez tous les documents papier afin de pouvoir suivre plus facilement les choses. Assurez-vous que vous organisez également vos dossiers de fichiers numériques. Créez un dossier par an, puis à l'intérieur de celui-ci vous pouvez créer des dossiers pour la date de chaque envoi.

Comment FedEx facilite vos démarches douanières

Expédiez-vous à l'international ? Si tel est le cas, un partenariat avec FedEx en tant que transporteur sera une décision intelligente. L'entreprise propose une assistance en matière de dédouanement avec des milliers d'experts.

Voici quelques-unes des ressources utiles de FedEx que vous voudrez peut-être explorer :

• FedEx International Shipping Assist – Remplissez facilement les informations sur votre envoi international pour recevoir les documents douaniers requis.
• Documents commerciaux électroniques FedEx – Téléchargez vos documents douaniers requis par voie électronique pour un traitement plus rapide.
• FedEx Global Trade Manager – Obtenez des documents internationaux, estimez les droits et taxes et résolvez tous les problèmes.
• FedEx Shipping Channel : Un hub où vous pouvez trouver tout ce dont vous avez besoin pour approfondir vos connaissances en matière de dédouanement.

Expédiez-vous au Royaume-Uni ?

Après le Brexit, le Royaume-Uni ne fait officiellement plus partie de l'UE. Dans notre guide complet sur l'après-Brexit, nous avons inclus de nombreuses informations pour les entreprises de commerce électronique sur la manière de gérer cette transition.

Une chose que le Brexit affecte, ce sont les douanes. Lors de l'expédition au Royaume-Uni, vous devrez vous assurer que vous remplissez une facture commerciale et toutes les certifications requises, en fonction du type de produit.

Pourquoi utiliser ShippyPro pour vos envois internationaux

Grâce à notre intégration FedEx, vous pouvez facilement gérer les envois et les retours pour votre boutique en ligne. ShippyPro propose des étiquettes faciles à imprimer pour les envois et les retours. Lorsque vous utilisez ShippyPro avec FedEx, vous pouvez simplifier les envois internationaux avec des étiquettes et des documents douaniers générés automatiquement.