7 conseils d'experts en gestion des tâches pour améliorer votre productivité au travail
Publié: 2019-09-10Une gestion efficace des tâches est cruciale pour s'assurer que tout est fait de manière organisée sans sacrifier la qualité ou la créativité.
Avec tant de choses à faire, perdre de vue ses objectifs prend du temps. Cependant, vous pouvez rester au top avec les bonnes stratégies et atteindre vos objectifs.
Cet article présente sept conseils d'experts en matière d'organisation pour vous aider à gérer les tâches plus efficacement et à améliorer votre productivité au travail. Ainsi, quelle que soit l'agitation de votre vie professionnelle, vous pouvez utiliser ces stratégies simples pour faire le travail.
7 conseils de gestion des tâches et comment les mettre en œuvre
- Utiliser la matrice d'Eisenhower
- Utiliser un logiciel de gestion des tâches
- Automatisez les tâches répétitives
- Créer une liste de contrôle quotidienne
- Déléguez les tâches aux bonnes personnes
- Simplifiez la communication
- Faites des pauses et prenez soin de vous
Mais avant, il faut se poser la question :
Pourquoi la gestion des tâches est-elle si importante ?
La gestion des tâches est si importante parce que chaque profession, peu importe l'industrie, l'exige. En gérant judicieusement votre temps, vous pouvez en faire plus en moins de temps, ce qui entraîne une productivité accrue et une efficacité améliorée.
En plus de vous donner le contrôle de votre charge de travail, cela vous permet de planifier afin que les tâches ne se chevauchent pas. De plus, une bonne gestion des tâches favorise une meilleure collaboration entre les membres de l'équipe puisque chacun sait sur quoi il doit travailler et quand.
La gestion des tâches nécessite des compétences en matière de planification stratégique, d'organisation et de communication - et avec ces conseils à l'esprit, vous devriez être en mesure de gérer vos tâches comme un pro. Considérons la matrice d'Eisenhower.
1. Utilisation de la matrice d'Eisenhower
"Si cela prend moins de deux minutes, faites-le maintenant." - David Allen, consultant en productivité et auteur de " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity "
La matrice d'Eisenhower est une technique puissante de gestion des tâches. Développée par l'ancien président américain Dwight D. Eisenhower, la matrice se compose de quatre quadrants :
- Important et urgent
- Important mais pas urgent
- Pas important mais urgent
- Pas important et pas urgent
En divisant les tâches en ces catégories, vous pouvez utiliser la matrice pour déterminer les tâches sur lesquelles travailler en premier, en second, etc.
Comment mettre en œuvre
Notez vos tâches actuelles sur papier ou sur un logiciel de gestion des tâches en ligne . Attribuez chaque tâche par importance et urgence.
Complétez ceux qui ne sont pas importants ou urgents. Ensuite, créez un plan pour accomplir chaque tâche une à la fois.
Par exemple, si vous êtes un spécialiste du marketing des médias sociaux et que vous appliquez la matrice Eisenhower après avoir analysé les données de performance des publications, vous remarquerez peut-être que les publications visuelles fonctionnent mieux que les publications textuelles. Ainsi, selon la méthode, vous pouvez créer du contenu visuel sur des publications contenant uniquement du texte.
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En utilisant la matrice Eisenhower dans le cadre de votre stratégie organisationnelle de gestion des tâches commerciales, vous pouvez réduire les niveaux de stress tout en augmentant la productivité et en réussissant !
Dans la section suivante, nous verrons comment un logiciel de gestion des tâches peut aider à faire passer la productivité de votre organisation à un niveau supérieur.
2. Utilisez le logiciel de gestion des tâches
"Créez un système qui fonctionne pour vous. Ne vous forcez pas à entrer dans un système qui ne fonctionne pas." - Laura Vanderkam, experte en gestion du temps et auteur de " 168 heures : vous avez plus de temps que vous ne le pensez "
Gérer plusieurs projets simultanément peut être difficile, surtout lorsque les délais sont serrés et que la charge de travail semble interminable.
Sans une organisation et une communication adéquates, votre entreprise pourrait souffrir de délais non respectés, de données perdues et d'un service client médiocre . Cela peut vous coûter des revenus et nuire à votre réputation.
L'utilisation des bons outils peut rendre ce processus facile et sans tracas pour les équipes et les individus. Le logiciel de gestion des tâches est un outil puissant permettant aux entreprises de toutes tailles de créer des tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe et de suivre les progrès plus efficacement.
Le logiciel vous permet de définir des délais pour des tâches individuelles et de recevoir des rappels lorsque ces délais approchent dans un tableau de bord central.
Les membres de l'équipe peuvent également collaborer et communiquer sur des projets sans basculer entre plusieurs applications ou plates-formes, ce qui réduit la confusion.
Comment mettre en œuvre
Un spécialiste du marketing de la création de contenu , par exemple, peut créer un plan et attribuer des parties d'écriture (recherche/rédaction/optimisation SEO) à des coéquipiers.
À l'aide d'un document partagé accessible à tous, il est facile de suivre les mises à jour et de voir ce que chaque membre a accompli dans l'accomplissement des tâches qui lui ont été assignées.
Les logiciels de gestion de tâches populaires comme Trello, Asana ou Basecamp incluent souvent des analyses qui vous permettent de suivre les performances de votre équipe au fil du temps et d'identifier les améliorations.
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Lorsque vous choisissez le bon logiciel de gestion des tâches pour votre entreprise, tenez compte de vos besoins et de votre budget.
Recherchez des logiciels dont les fonctionnalités correspondent à vos besoins, telles que les affectations de tâches, les délais, le suivi des progrès et le partage de fichiers.
Testez différentes options logicielles avant de vous en engager et assurez-vous que votre équipe est formée et à l'aise pour l'utiliser.
3. Automatisez les tâches répétitives
Automatisez les tâches que vous effectuez fréquemment pour gagner du temps et réduire les erreurs. Utilisez des outils tels que des macros, des scripts et des logiciels d'automatisation pour rationaliser votre flux de travail." - Laura Stack, experte en productivité et en gestion du temps et auteur de « Que faire quand il y a trop à faire : réduire les tâches, augmenter les résultats et gagner 90 minutes par jour »
L'automatisation des tâches répétitives dans des domaines tels que le service client, le marketing numérique ou la gestion de projet peut optimiser votre flux de travail.
Grâce aux logiciels et à la technologie, les propriétaires d'entreprise peuvent automatiser des tâches telles que la saisie de données, la facturation et le marketing par e-mail, ce qui permet de gagner du temps et de minimiser les erreurs.
Les outils automatisés fournissent des fonctionnalités telles que les e-mails automatisés, un système de billetterie , la distribution des appels et les chatbots pour aider les visiteurs du site Web ou les clients à trouver des réponses rapidement sans attendre en attente ou envoyer plusieurs e-mails.
De plus, ils vous permettent de hiérarchiser les demandes en fonction de l'urgence ou de l'importance afin que votre équipe puisse se concentrer d'abord sur les éléments les plus urgents.
Comment mettre en œuvre
Par exemple, supposons que vous soyez responsable de l'envoi des e-mails de suivi après une vente réussie. Au lieu de créer manuellement chacun d'entre eux et de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations, vous pouvez utiliser un outil d'automatisation des e-mails .
Cela vous fera gagner du temps tout en garantissant que vos clients reçoivent des communications en temps opportun de votre entreprise.
Image tirée d'un e-mail personnel
L'automatisation des tâches répétitives peut avoir un impact significatif sur l'amélioration de la gestion des tâches de l'entreprise. En libérant du temps, les employés peuvent se concentrer sur des tâches de niveau supérieur qui nécessitent une attention humaine, telles que la résolution de problèmes et la prise de décision.
Cela dit, la création d'une liste de contrôle quotidienne est une étape essentielle pour s'assurer que votre équipe reste sur la bonne voie et atteint ses objectifs.
4. Créez une liste de contrôle quotidienne
"Les listes de tâches doivent être dynamiques, flexibles et ajustées pour s'adapter à l'évolution des priorités." - Julie Morgenstern, experte en organisation et gestion du temps et auteure de " La gestion du temps de l'intérieur vers l'extérieur "
Un manque de structure et un plan clair peuvent rendre votre journée de travail chaotique et improductive. En conséquence, vous pouvez vous sentir stressé et anxieux, entraînant une baisse de la qualité de votre travail.
En créant une liste de contrôle quotidienne, vous pouvez garantir qu'aucune tâche ne passe entre les mailles du filet et que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde sur ce qui doit être accompli.
Comment mettre en œuvre
Commencez par lister toutes les tâches les plus urgentes de la journée. Ensuite, décomposez-les en tâches plus petites et gérables.
Ensuite, hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur échéance, et incluez des notes ou des détails pour vous aider à les accomplir. Enfin, suivez vos progrès tout au long de la journée. Cette étape peut également avoir la matrice d'Eisenhower.
Par exemple, un spécialiste du marketing de contenu peut créer une liste de contrôle quotidienne qui comprend la rédaction d'un article de blog qui peut être décomposé en tâches plus petites telles que : réfléchir à des idées, décrire le message, effectuer des recherches, rédiger un brouillon, le modifier et le publier.
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Gardez un œil sur les nouvelles tâches ou les échéances pendant la journée. L'ajout de ces tâches à la liste à temps peut vous aider à rester organisé et à les empêcher de passer entre les mailles du filet.
Passez en revue votre liste de contrôle à la fin de chaque journée pour évaluer vos progrès et ajuster vos priorités et vos estimations de temps si nécessaire.
Une liste de contrôle quotidienne garantit que vous prenez toutes les tâches au sérieux. En conséquence, il est plus facile de déléguer des tâches aux bonnes personnes.
5. Déléguez des tâches aux bonnes personnes
"La priorisation est la clé. Faites une liste de vos tâches et concentrez-vous sur celles qui auront le plus grand impact sur vos objectifs." - Brian Tracy, auteur et conférencier motivateur connu pour ses travaux sur la gestion du temps et la productivité.
Dans toute profession impliquant le travail d'équipe ou la collaboration, vous voulez que les membres de votre équipe gèrent des tâches qui correspondent à leurs forces et à leur expertise.
Vous pouvez devenir submergé et épuisé lorsque vous essayez de tout faire vous-même. Vous pouvez gérer votre charge de travail efficacement en déléguant et en vous assurant que les tâches sont exécutées selon vos normes.
Comment mettre en œuvre
Lorsque vous déléguez des tâches, tenez d'abord compte des compétences et de l'expertise de chaque membre de l'équipe. En identifiant la personne la mieux adaptée pour le poste, vous vous assurerez que chaque membre de l'équipe utilise ses forces et travaille sur des tâches qu'il peut gérer.
De plus, en attribuant le travail en fonction du niveau de compétence, vous pouvez réduire le risque d'erreurs et optimiser la qualité des résultats de votre équipe.
Déléguez des tâches telles que la gestion des médias sociaux à un membre de l'équipe ayant de l'expérience dans ce domaine et concentrez-vous sur la création de contenu et la stratégie.
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Il est essentiel de fournir des instructions claires sur la délégation des tâches pour s'assurer que les membres de l'équipe comprennent ce qui doit être accompli et les délais ou attentes associés.
Explorons comment la rationalisation de la communication peut encore améliorer votre processus de gestion des tâches.
6. Rationaliser la communication
"La clarté est la clé. Soyez précis et direct dans votre communication, et évitez les détails inutiles et le jargon." - Erica Dhawan, experte en communication et collaboration et auteure de " Langage corporel numérique : comment établir la confiance et la connexion, peu importe la distance "
Lorsque la communication pourrait être meilleure, des erreurs peuvent survenir dans l'exécution des tâches, ainsi que des retards. D'autre part, un travail d'équipe et une gestion des tâches efficaces dépendent d'une bonne communication.
Comment mettre en œuvre
Tout d'abord, définissez des attentes en matière de temps de réponse et de canaux de communication afin que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Ensuite, utilisez un e-mail ou un système de messagerie instantanée pour envoyer des informations et des mises à jour afin que tout le monde reste connecté et informé.
Deuxièmement, prévoyez une heure chaque jour pour une discussion de groupe sur les progrès réalisés tout au long de la journée. Le fait que tout le monde discute de ses défis les uns avec les autres facilite la résolution des problèmes plus rapidement. En plus des vérifications quotidiennes, encouragez un dialogue ouvert entre les membres de l'équipe pour favoriser la collaboration.
Par exemple, une équipe de gestion de projet peut configurer un tableau Trello pour attribuer et suivre les tâches, planifier des vérifications régulières via Zoom ou Slack et définir des attentes en matière de temps de réponse.
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Maintenant que nous avons discuté de la gestion des tâches en équipe, passons à une partie souvent négligée mais vitale de la gestion des tâches d'entreprise : prendre des pauses et prendre soin de soi.
6. Faites des pauses et prenez soin de vous
"Reposez-vous lorsque vous êtes fatigué. Rafraîchissez-vous et renouvelez-vous, votre corps, votre esprit et votre esprit. Puis retournez au travail." - Ralph Marston, conférencier motivateur et auteur connu pour son travail sur le développement personnel et la réussite.
Prendre soin de votre santé physique et mentale est nécessaire pour atteindre vos objectifs et donner le meilleur de vous-même. Négliger les soins personnels peut entraîner un épuisement professionnel, de la fatigue et une baisse du bien-être général.
Comment mettre en œuvre
- Faites quelques courtes pauses, comme une promenade de 15 minutes à l'extérieur ou une séance d'étirement
- Mangez des repas et des collations sains
- Lisez un livre avant de vous coucher ou méditez pendant 10 minutes chaque matin
- Dormez suffisamment chaque nuit. La privation de sommeil est corrélée à une diminution des performances pendant la journée.
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L'intégration de ces activités dans sa routine quotidienne peut avoir des avantages considérables au-delà de la santé physique.
Les travailleurs qui abordent le travail énergiques, détendus et confiants sont mieux équipés pour relever les défis de la journée.
Conclusion
Une gestion efficace des tâches de l'entreprise signifie les hiérarchiser en fonction de leur niveau d'importance et planifier suffisamment pour que tout se passe bien.
L'intégration de ces conseils dans votre routine quotidienne peut nécessiter un peu de dévouement et d'efforts, mais les récompenses en valent la peine. Vous améliorerez non seulement le succès de votre entreprise, mais vous stimulerez également votre croissance et votre développement personnels.
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Biographie de l'auteur :
Oliver Stasinszky est un chef d'équipe de sensibilisation chez LiveAgent avec une expérience dans le commerce électronique et le service client. Il est passionné par l'écriture, la lecture et l'apprentissage de n'importe quel instrument de musique.