Un processus métier est une série de tâches connexes qui se termine par la livraison par l'entreprise d'un produit ou d'un service à un client ou à un client. Des processus inefficaces entraînent des clients mécontents, des travailleurs mécontents et potentiellement même des délais de livraison manqués.

La meilleure façon de gérer les processus inefficaces est de les améliorer.

Pourquoi des processus commerciaux efficaces sont importants

Des processus efficaces réduisent la charge de travail et rationalisent la livraison d'un produit ou d'un service. Les processus peuvent même inclure des tâches relativement simples. Par exemple, des processus financiers simples tels que la façon dont vous facturez les clients est un processus.

Lorsqu'une entreprise ne parvient pas à améliorer et à rationaliser ses processus, elle risque de prendre du retard sur le marché et de perdre des clients au profit de ses concurrents. L'amélioration des processus peut être aussi simple que d'avoir une méthodologie pour accomplir une tâche complexe ou de répartir cette tâche entre les autres membres d'une équipe.

7 étapes pour améliorer un processus métier

Comme expliqué dans cette discussion, l'amélioration des processus métier est un processus incrémental. Les changements qui se produisent dans l'entreprise n'affecteront pas immédiatement quoi que ce soit à court terme. Le changement potentiel de l'efficacité de l'entreprise au fil du temps est ce sur quoi l'équipe d'amélioration des processus doit se concentrer.

1. Définition du processus

La première étape de toute stratégie d'amélioration des processus métier consiste à définir exactement quel processus l'entreprise souhaite améliorer. En règle générale, les équipes qui travaillent sur l'amélioration des processus utilisent des diagrammes tels qu'un organigramme ou un diagramme à couloirs. Comme le rapporte Lucid Chart, un diagramme de couloir de nage remplit les fonctions d'un organigramme typique, mais attribue également les responsabilités à un individu ou à un service particulier.

Exemple de diagramme de couloir de nage d'un processus

Définir le processus peut signifier utiliser les commentaires des personnes qui traitent le processus quotidiennement. Les entretiens et les discussions aident à informer l'équipe d'amélioration des processus des sous-étapes qui peuvent ne pas être immédiatement évidentes.

2. Explorer les opportunités connexes

Dans les entretiens pour la définition du processus, les personnes qui utilisent régulièrement ce processus peuvent donner un aperçu des améliorations potentielles qui pourraient bénéficier au système. Ces opportunités connexes peuvent valoir la peine d'être explorées si elles améliorent encore l'efficacité du système.

L'élaboration d'un énoncé détaillé du problème offre à l'équipe d'amélioration des processus une appréciation de l'endroit où les changements à l'opération peuvent et doivent se produire. De plus, l'équipe peut identifier et supprimer les étapes et sous-étapes superflues du processus si elles ne semblent pas servir à quelque chose.

3. Analyse de processus

Au cours de cette étape, l'équipe d'amélioration des processus peut examiner le diagramme des couloirs et déterminer où se produisent les goulots d'étranglement dans le système. Comme le note Kiss Flow, sans une étape d'analyse appropriée, les équipes risquent de perdre du temps et des ressources à rechercher des problèmes à la volée.

Généralement, l'étape d'analyse peut être décomposée en posant quelques questions pertinentes, telles que :

• Où se produisent la majorité des coûts pour l'entreprise ?
• Certaines étapes semblent-elles créer un goulot d'étranglement ?
• Quelle partie du processus frustre le plus les clients ou les membres de l'équipe ?
• Où se produisent la majorité des retards ?
• Quelle étape ou sous-étape du processus prend le plus de temps ?
  
  

Les méthodes d'analyse telles que l'analyse des causes profondes ou l'analyse des causes et des effets peuvent aider l'équipe à résoudre les problèmes sous-jacents à l'origine des problèmes. Résoudre les problèmes eux-mêmes ne traite que le symptôme du problème, qui resurgira plus tard et obligera l'équipe à le traiter à nouveau.

4. Refonte du système

Une fois que l'équipe a mis en évidence les problèmes sous-jacents qui affectent le processus, elle commence à le reconcevoir pour éliminer ces problèmes. Une première séance de remue-méninges met des idées sur la table. Une fois que l'équipe a généré une liste de solutions suffisamment conséquente, elle peut commencer à réduire celles qui ne sont pas rentables ou qui prennent trop de temps à mettre en œuvre.

Les solutions sélectionnées doivent être exposées à une analyse des risques et à une analyse d'impact pour voir toute l'étendue de la solution proposée par l'équipe, et quelles pourraient être les retombées potentielles de la mise en œuvre de cette solution.

5. Localisez les ressources disponibles

Après avoir finalisé le plan de refonte du système, l'équipe doit trouver les ressources dont elle dispose pour mettre en œuvre la refonte. Ces ressources peuvent aller des ressources humaines aux logiciels, au matériel et à l'infrastructure.

La communication avec le service des ressources humaines, l'informatique et les autres parties prenantes aide l'équipe à comprendre comment la refonte de son système se déroulera, ainsi qu'à l'informer de tout problème interne susceptible d'avoir une incidence sur l'achèvement du processus.

6. Instaurer le changement et informer les parties prenantes

Bien que l'amélioration des processus métier puisse être progressive, des changements massifs se produisent de temps à autre, ce qui bouleverse une entreprise dans son cœur. Les améliorations peuvent nécessiter le remplacement des équipes, de l'infrastructure et même des systèmes matériels et logiciels. L'activation de ce changement peut nécessiter la gestion d'un projet entier en soi.

Un autre problème important auquel l'amélioration des processus est confrontée est l'incapacité de nombreuses personnes à accepter le changement. Pour faire face à cela, l'équipe peut utiliser des modèles théoriques tels que le modèle de changement en 8 étapes de Kotter. Comme le mentionne Educational Business Articles, le modèle est une méthode simple de mise en œuvre du travail d'équipe, de la transparence et de la communication dans la méthodologie d'amélioration des processus.

7. Examen du processus

Comme indiqué initialement, l'amélioration des processus est un processus graduel. Même les processus nouvellement remaniés ne fonctionnent pas comme prévu car le monde est un endroit imprévisible. Pour offrir des suggestions pour la prochaine itération du processus, un système de révision constante est nécessaire.

Des méthodologies telles que Kaizen peuvent être utiles pour garantir que l'efficacité du processus est améliorée à chaque itération. Kaizen, tel que défini par l'Institut Kaizen, est un système d'amélioration continue appliqué à la stratégie concurrentielle à long terme d'une entreprise.

Rien ne se passe tout de suite

Dans notre monde numérique au rythme effréné, nous en sommes venus à nous attendre à des résultats immédiats dans tout ce que nous faisons. C'est une attente irréaliste en matière d'amélioration des processus métier.

Au lieu de cela, les équipes dédiées à l'amélioration des processus métier considèrent le temps comme une série de cycles, chaque étape se rapprochant de l'atteinte de la pleine efficacité. Les changements qui se produisent au sein des organisations, en particulier ceux qui ont un impact sur les tâches quotidiennes de l'entreprise, se produisent progressivement. Avoir une équipe d'amélioration des processus d'affaires permet à une entreprise de conserver son avantage concurrentiel en rationalisant constamment son processus de production ou de livraison.

Samantha Wallace est une rédactrice et rédactrice technologique chevronnée qui a travaillé dans plusieurs sociétés de commerce électronique. Elle couvre la technologie en ligne depuis plus de cinq ans.

Elle est l'avocate du contenu pour GreenwingTechnology.com.