7 meilleures pratiques pour l'octroi de licences de flotte et la conformité

Le monde des licences de flotte et de la conformité peut être compliqué car il évolue constamment. C'est comme le marketing dont la dynamique ne cesse de changer. La plupart des flottes comprennent des camionnettes, des petits camions et d'autres véhicules utilisés pour transporter des marchandises ou des personnes. Heureusement, vous pouvez suivre de nombreuses pratiques exemplaires pour vous assurer de toujours respecter la loi.

Pour vous aider à garder une longueur d'avance, l'article suivant couvre 7 meilleures pratiques en matière d'octroi de licences et de conformité pour les flottes. Mais avant cela, examinons les avantages en matière de licences et de conformité pour la flotte.

Les avantages des licences de flotte et de la conformité

Il y a plusieurs avantages à avoir une licence de flotte et à s'assurer que vos véhicules sont conformes à toutes les réglementations nécessaires. Voici quelques-uns des avantages :

• Cela vous aide à éviter des amendes et des pénalités coûteuses.
• Vous aide à rester organisé et à vous assurer que vos véhicules sont à jour avec les dernières normes de sécurité.
• Tranquillité d'esprit sachant que vos véhicules fonctionnent en toute sécurité et en toute légalité.
• Vous aide à établir une relation de confiance avec vos clients et vos employés. Ils sauront que vous vous engagez à respecter les règles et à assurer leur sécurité.

Vous pouvez toujours améliorer la maintenance de votre flotte avec un système télématique de flotte . Selon Teletrac Navman, 86 % des flottes utilisent actuellement la télématique. Avec lui, vous pouvez toujours recevoir des données en temps réel, ce qui vous aide à réagir rapidement aux urgences. Il augmente également la sécurité de votre flotte .

Les 7 meilleures pratiques en matière de licences de flotte et de conformité

1. Gardez une trace de vos véhicules

Si vous avez une entreprise qui possède plusieurs véhicules, il est important d'en garder une trace. Cela peut être fait avec un système de suivi des véhicules.

Un système de suivi de véhicule utilise le GPS pour suivre l'emplacement d'un véhicule. Il peut également suivre la vitesse, le kilométrage et d'autres données. Ces données peuvent être utilisées pour améliorer la gestion de la flotte.

Il existe de nombreux types de systèmes de suivi des véhicules. Certains sont simples et ne suivent que l'emplacement. D'autres sont plus complexes et peuvent suivre une variété de points de données.

Le choix du bon système de suivi des véhicules dépend de vos besoins. Tenez compte du type de données que vous souhaitez collecter, de la taille de votre flotte et de votre budget.

Un système de suivi des véhicules est un bon investissement si vous souhaitez améliorer la gestion de votre flotte. Cela peut vous aider à économiser de l'argent et à augmenter votre efficacité.

2. Respectez toutes les règles et réglementations locales concernant les opérations de la flotte.

La conformité DOT est un terme qui décrit la conformité à toutes les règles et réglementations locales, étatiques et fédérales. Cela comprend le respect des limites de vitesse, des heures d'ouverture et des restrictions de stationnement. Il est obligatoire pour toutes les flottes commerciales aux États-Unis .

Vous devez savoir que la conformité DOT (ministère des transports) est un domaine juridique complexe et en constante évolution. Vous devez surveiller le nombre d'heures que vos conducteurs passent sur la route. Le surmenage du conducteur peut entraîner de la fatigue, et ici vous risquez la vie de plusieurs personnes.

Il est important de consulter un avocat expérimenté spécialisé dans ce domaine. Un avocat expérimenté peut vous aider à naviguer dans le réseau complexe de lois et de réglementations et s'assurer que votre flotte est conforme à toutes les lois applicables.

3. Maintenir des dossiers à jour.

La tenue de registres exacts et à jour est essentielle pour la conformité. Gardez une trace de toutes les modifications apportées à votre flotte, y compris les nouveaux ajouts, suppressions et modifications des détails du véhicule.

Les registres d'entretien vous aident à suivre le travail effectué par un véhicule particulier et tout ce dont il aura besoin à l'avenir. Vous devez vous assurer que chaque véhicule est en parfait état avant de le libérer pour une course particulière.

Les enregistrements vous permettent de libérer uniquement les véhicules en état de rouler. Vos conducteurs doivent remplir les rapports d'inspection du véhicule du conducteur (DVIR) avant et après chaque trajet. Ou plutôt, au début et à la fin de chaque journée de travail.

Le DVIR couvre tout ce qui permet une conduite sûre, y compris

• Systèmes de freinage
• Systèmes de direction,
• Lumières
• Rétroviseurs arrière et latéraux
• Matériel de sécurité et de secours,
• Cinquièmes roues.

Les conducteurs doivent également enregistrer les kilomètres parcourus, le carburant acheté et le lieu d'achat.

De plus, mettez constamment à jour les scores de conformité, de sécurité et de responsabilité (CSA). Les scores vont de (0 à 100), 0 étant le meilleur et 100 le pire.

Les scores sont basés sur les catégories suivantes :

• Aptitude du conducteur,
• Maintenance du véhicule
• Conduite dangereuse
• Respect des heures de service requises
• Fréquence des collisions
• Substance contrôlée ou alcool.

Si votre conducteur et le véhicule se situent en dehors du score CSA acceptable, ils peuvent être mis hors service. Votre entreprise pourrait également être pénalisée. Être du bon côté de la loi est formidable si vous souhaitez faire évoluer votre entreprise.

4. Assurez-vous que les véhicules sont correctement assurés.

Il est important de s'assurer que tous les véhicules sont correctement assurés. Cela comprend les véhicules personnels et professionnels. Personne ne sait quand un accident se produira. Ainsi, sans assurance, vous pourriez être responsable de tout dommage, ce qui pourrait vous coûter très cher.

Vous devez être conscient des différents types d'assurance. Ceux-ci inclus:

• L'assurance responsabilité civile couvrira les dommages que vous causez à une autre personne ou à ses biens.
• L'assurance collision couvrira tous les dommages subis par votre véhicule lors d'un accident.
• Une assurance complète couvrira tous les dommages causés à votre véhicule par des facteurs autres qu'un accident, tels que les intempéries ou le vol.

Assurez-vous de parler avec votre agent d'assurance pour déterminer quelle couverture vous convient le mieux. Il est également essentiel de revoir régulièrement votre police pour vous assurer que votre flotte est correctement couverte.

5. Avoir accès à une base de données détaillée.

Vous devez créer une base de données détaillée. Alternativement, comme c'est beaucoup de travail, vous pouvez embaucher une organisation de flotte qui a la base de données en place. La base de données doit avoir :

• Les informations sur chaque plaque d'immatriculation
• L'expiration de la plaque
• Le nom du conducteur est attaché au véhicule
• Le poids du véhicule
• Identification d'enregistrement de territoire

Une base de données détaillée est un excellent moyen de suivre tous les véhicules ainsi que les exigences en matière de licences de votre flotte. Étant donné que chaque État a ses règlements, vous vous familiariserez avec les lois dans les différents domaines où votre flotte opère.

6. Effectuer un audit régulier

Des audits réguliers de votre flotte vous aideront à identifier les domaines de non-conformité. Les audits doivent être effectués au moins une fois par an et plus fréquemment si votre flotte subit des changements importants.

Une partie essentielle de tout programme de gestion de flotte commerciale est la vérification continue pour assurer la conformité aux lignes directrices du programme. Des audits réguliers protègent votre organisation des risques juridiques et financiers et contribuent à assurer la sécurité de votre flotte et des personnes qui l'exploitent.

Il existe de nombreuses façons différentes d'auditer une flotte, mais certaines des méthodes les plus courantes incluent les inspections de véhicules, les vérifications des dossiers d'entretien et les vérifications de l'historique des conducteurs. Selon la taille et l'étendue de votre flotte, vous devrez peut-être faire appel à une société de gestion de flotte professionnelle pour vous aider à répondre à vos besoins d'audit.

Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de flotte pour vous aider à faciliter le travail. En savoir plus ici.

Effectuez également une évaluation des risques pour vous assurer que tous vos chauffeurs sont aptes au travail. S'ils ne le sont pas, voyez comment vous pouvez les aider. Ils devraient faire annuellement des tests oculaires et des bilans de santé généraux.

Quelle que soit la manière dont vous choisissez de le faire, un audit régulier de votre flotte est essentiel au succès de votre programme de gestion de flotte.

Foire aux questions FAQ

Voici les questions fréquemment posées concernant la licence de flotte et la conformité.

1. Comment démarrez-vous avec les licences et la conformité de la flotte ?

Tout d'abord, vous devrez vous assurer que tous vos véhicules sont immatriculés et immatriculés. Vous devrez également vous assurer que vos chauffeurs sont correctement immatriculés et assurés. Ensuite, vous devrez élaborer un plan de conformité décrivant comment vous assurer que votre flotte respecte toutes les réglementations applicables.

Une fois cela en place, vous serez prêt à commencer à exploiter votre flotte. N'oubliez pas de rester conforme, et tout ira bien.

2. Comment puis-je améliorer la gestion de ma flotte ?

Il existe de nombreuses façons d'améliorer la gestion de la flotte. Certaines étapes peuvent être plus efficaces que d'autres, selon les besoins spécifiques de votre entreprise. Cependant, les entreprises doivent suivre quelques étapes clés pour améliorer la gestion de leur flotte :

• Passez en revue votre système de gestion de flotte actuel.
• Identifier les domaines à améliorer.
• Mettre en œuvre les changements et les nouveaux processus.
• Évaluez les résultats de vos modifications.

3. Quels sont les éléments clés d'une gestion de flotte efficace ?

Le système de gestion de flotte est un élément essentiel de toute opération de flotte. Il est responsable du suivi et de la gestion de la flotte de véhicules et joue un rôle essentiel pour assurer la sécurité et l'efficacité de la flotte.

Plusieurs éléments clés composent le système de gestion de flotte, chacun essentiel au bon fonctionnement du système.

Ceux-ci sont:

• Système de suivi GPS Permet au gestionnaire de flotte de suivre l'emplacement des véhicules à tout moment.
• Système d'entretien des véhicules . S'assure que les véhicules sont bien entretenus et que toutes les réparations sont effectuées à temps.
• Système de gestion des chauffeurs . Il s'assure que les conducteurs sont correctement formés et suivent tous les protocoles de sécurité.

Tir d'adieu

Garder une trace de chaque véhicule, étiquette et plaque peut être beaucoup. De nombreuses entreprises comptent sur des véhicules de flotte pour assurer le bon fonctionnement de leurs opérations. Mais la gestion d'une flotte peut être un défi, surtout en ce qui concerne les licences et la conformité.

En suivant ces pratiques, vous pouvez éviter de nombreux pièges courants qui peuvent entraîner des problèmes sur la route.