9 étapes de mise en œuvre de l'ERP pour la prochaine phase de croissance de votre entreprise

Quelles étapes de mise en œuvre de l'ERP devez-vous suivre si vous ne voulez pas vous retrouver parmi les organisations pour lesquelles l'adoption de l'ERP est devenue une corvée épineuse ? Une stratégie appropriée pour la mise en œuvre d'un nouveau système peut vous aider à minimiser les risques de déploiement ERP et à réussir le cluster. Le flux de travail que nous suggérons est pertinent pour tout système car, par exemple, les étapes de mise en œuvre de SAP ERP sont généralement les mêmes que pour Odoo, Oracle, etc.

Dans cet article, notre analyste d'affaires principal a dévoilé les secrets de la façon de créer le chemin le plus court et le plus fluide vers la visibilité et la gestion des processus d'affaires tout en évitant les erreurs douloureuses en cours de route.

Méthodes de mise en œuvre de l'ERP : approche big bang, progressive et parallèle

Identifier comment mettre en œuvre un système ERP étape par étape est l'épine dorsale de l'adoption réussie du système. Cependant, le processus sera-t-il le même pour une startup et pour une organisation qui fonctionne sur plusieurs systèmes hérités sur site depuis 30 ans ?

Étonnamment, oui! Les étapes d'une mise en œuvre efficace d'un ERP sont similaires, quelle que soit l'échelle de votre organisation ou la complexité des tâches. Cependant, ce qui rend un parcours de mise en œuvre ERP spécifique, c'est la méthode de déploiement que vous suivez. Il existe un certain nombre d'approches parmi lesquelles choisir, notamment le big bang, le déploiement progressif et le parallèle.

• Méthode du big bang. C'est le moyen le plus rapide de mettre en œuvre un ERP, mais aussi le plus difficile, car vous devez gérer la formation des employés, la mise en service et la gestion des bogues, le tout en même temps. Par conséquent, cette approche fonctionne bien pour les organisations qui ne recherchent que 1 à 2 modules dans leur nouveau système.
• Approche par étapes. Cette méthode est moins risquée que le big bang car vous déployez un par un de nouveaux modules ou business units. Il faut plus de temps pour terminer toutes les étapes de la mise en œuvre de l'ERP, mais il est plus facile pour vous de contrôler le processus et de traiter les problèmes au fur et à mesure qu'ils apparaissent. Une telle approche est appropriée si vous avez une entreprise de taille moyenne et prévoyez d'utiliser beaucoup de modules dans le nouvel ERP.
• Déploiement parallèle. C'est la méthode la moins précaire. Toutes les fonctions critiques restent protégées car vous n'abandonnez pas immédiatement vos systèmes hérités, mais exécutez le nouvel ERP en parallèle avec eux pour protéger les fonctions qui doivent fonctionner en permanence. L'adoption parallèle est la méthode qui prend le plus de temps, vous avancerez donc lentement… mais sûrement.

Je plaide pour une approche où nous, tout d'abord, implémentons des fonctions que le client connaît déjà à partir de ses systèmes hérités. Et puis ajoutez des fonctions et des modules qu'ils n'ont pas utilisés auparavant mais qu'ils s'attendent à avoir.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Étapes obligatoires à suivre pour une adoption fluide et efficace de l'ERP

Seulement 27 % des organisations tirent parti des conseils en matière de stratégie numérique lors de la mise en œuvre d'un ERP. Cependant, la planification stratégique est l'épine dorsale de tout déploiement de logiciel axé sur les résultats. En tant qu'entreprise qui combine à la fois le développement d'ERP et les services de conseil, nous avons passé en revue en détail les étapes d'une mise en œuvre réussie d'un ERP.

1. Établir les exigences

L'une des étapes les plus importantes de la mise en œuvre d'un ERP est la détermination compétente des exigences initiales, qui façonnent ce que vous obtiendrez. Cependant, révéler les besoins et les limites de l'entreprise peut être assez difficile, voire décourageant. Par conséquent, il est préférable de confier cette activité à des analystes commerciaux professionnels, qui peuvent minimiser l'écart entre vos attentes et le résultat du projet.

L'exemple le plus courant d'un besoin client est la possibilité de voir tous ses processus métier en un seul endroit. La gestion de systèmes disparates – un pour la comptabilité, un autre pour le suivi des ventes, un troisième pour les opérations d'inventaire, etc. – entrave cette visibilité tant convoitée.

Le traitement de nombreux documents est une autre exigence courante. La quantité de données que vous devez gérer au quotidien, entre autres, déterminera pour quel ERP opter.

Quant aux limitations, elles peuvent inclure, par exemple, l'utilisation de solutions sur site uniquement et le respect des réglementations locales.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Les exigences des clients se réfèrent également généralement à la configuration et à la personnalisation de la solution prête à l'emploi. Dans cet esprit, il est essentiel de préciser vos attentes concernant les nouvelles fonctionnalités, la connectivité et les performances de l'ERP, car cela influence également le choix d'un système plutôt qu'un autre.

2. Constituer une équipe pour travailler sur le projet de mise en place de l'ERP

Ne sous-estimez pas l'importance de constituer une équipe solide et bien coordonnée. De qui aurez-vous besoin à vos côtés pour franchir toutes les étapes du cycle de vie de la mise en place d'un ERP ? Comme pour tout projet de développement de logiciel, vous aurez probablement besoin de certains membres de l'équipe de base, tels qu'un chef de projet, un analyste commercial, un concepteur UX/UI, des développeurs et un QA.

Il existe également des experts préférables dont la participation au projet contribuera à le rendre encore plus sûr et robuste. Comme un ERP est l'un des systèmes critiques pour toute entreprise, son temps d'arrêt peut annuler la plupart des avantages que vous avez tirés de sa mise en œuvre. Par conséquent, vous pouvez renforcer votre équipe principale avec des ingénieurs DevOps qui veilleront à l'agilité et à la stabilité du système. Lorsque les déploiements de code se produisent régulièrement, vous pouvez repérer et corriger les défauts tôt dans le SDLC et avoir la possibilité d'implémenter plus rapidement les modifications de l'entreprise.

Un autre membre préférable de l'équipe de projet est un consultant en réglementation. Cette personne garantit que votre système ERP est conforme aux exigences légales du pays où se trouve votre organisation.

La conformité ERP peut également être gérée par un analyste métier. Nous prenons toujours en compte non seulement les exigences et les restrictions des clients, mais également les lois du pays dans lequel ils exercent leur activité.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

En plus de cela, assurez l'engagement du niveau C pour communiquer l'importance de l'adoption du nouveau système aux employés de base, affaiblissant leur résistance au changement et assurant un déploiement réussi.

3. Identifiez l'ERP qui correspond aux besoins et contraintes de votre entreprise

La prochaine étape de mise en œuvre du logiciel ERP consiste à analyser les solutions disponibles et à déterminer celle qui répond à vos besoins telle quelle ou qui peut être personnalisée pour répondre à vos demandes. Vous devez décider du nombre d'utilisateurs, de leurs rôles dans le système et de votre flux de documents pour comprendre le volume d'opérations par jour et sélectionner un ERP avec des performances appropriées.

Jusqu'à présent, vous avez déjà réfléchi à vos limites et savez quel ERP ne fonctionnera pas pour vous. Par exemple, si les exigences de confidentialité des données dictent le besoin d'un logiciel sur site, la question du cloud ou de l'ERP sur site ne se pose même pas.

Un exemple similaire fait référence au niveau de personnalisation que permettent différents systèmes. Si vos processus métier ne correspondent pas aux processus standard, vous aurez besoin d'un ERP flexible en termes de personnalisation. Personne ne veut suivre les traces de Lidl, une organisation qui a passé sept ans à personnaliser SAP en fonction de ses tarifs spécifiques. Pourtant, le projet a finalement échoué et l'entreprise a gaspillé 500 millions d'euros.

Outre les limitations, le choix de l'ERP est déterminé par les besoins d'un client. Dans notre pratique, il y avait une organisation qui avait plusieurs entités juridiques. Et il était impératif de trouver un ERP qui permettrait aux clients de voir toutes leurs entreprises dans un seul système et de basculer de manière transparente entre elles sans avoir à se reconnecter. Nous avons comparé plusieurs ERP et suggéré Odoo car il dispose d'une fonctionnalité multi-entreprises qui permet la mise en œuvre de la fonctionnalité demandée par le client.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Il existe un tas d'acteurs ERP sur le marché, des géants avec près de 50 ans d'histoire, comme SAP, aux nouveaux venus innovants, comme Odoo ou Salesforce. Nous avons déjà discuté en détail des différences entre Odoo et SAP ERP avec notre analyste commercial et développeur en chef de l'équipe ERP. Et nous pensons vraiment qu'il vaut la peine d'être lu !

4. Configurez ou personnalisez votre système ERP

Seulement 3,6% des entreprises peuvent être totalement satisfaites d'une solution toute faite. Les 96,4 % restants nécessitent une personnalisation ou, au moins, une configuration du système pour s'adapter à leurs processus.

Nous configurons d'abord un ERP prêt à l'emploi pour nous adapter autant que possible aux besoins et aux exigences du client. Et si cela ne suffit pas et que la fonctionnalité requise n'est pas disponible dans une solution prête à l'emploi, nous proposons la personnalisation.

Par exemple, vous avez besoin d'un rapport sur les soldes de stock à une certaine date. Ou, en plus des colonnes par défaut, telles que les contacts et les ventes, vous voulez celle avec un statut de facture. Ce sont les choses qui nécessitent une personnalisation.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Au cours de cette étape de mise en œuvre de l'ERP, vous devez également vous occuper des intégrations avec les services dont vous aurez besoin. Ceux-ci peuvent inclure des services de paiement et de livraison, tels que PayPal et DHL, et des services de Business Intelligence, tels que Power BI et Tableau.

Nous intégrons également l'ERP à tous les systèmes dont vous disposez. Par exemple, vous utilisez un système comptable dans lequel les rapports fiscaux, les débits et les crédits sont générés, etc. Ou vous utilisez déjà un CRM avec des entonnoirs de vente configurés qui couvrent entièrement vos besoins. Il est alors plus logique de s'intégrer à ces systèmes que de les remplacer par un nouveau qui doit être ajusté à partir de zéro.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

5. Migrez vos données

Oracle indique que la migration des données peut représenter 10 à 25 % du coût total du projet, ce qui en fait l'étape la plus critique de la mise en œuvre d'un ERP.

La migration de toutes les données historiques n'est pas une option. À l'ère du Big Data, les organisations se noient dans une mer de données non organisées, non structurées et incomplètes. Par conséquent, prendre soin de la qualité des données devrait être votre principale priorité à ce stade. Déterminez les données significatives et vérifiez-les pour les doublons et les erreurs avant de commencer la migration.

Lors d'un de nos projets, la migration des données était si importante que nous avons dû affecter une équipe dédiée pour s'en occuper. Une fois les données mises à jour, nous les avons cartographiées – en faisant correspondre les entités des anciens systèmes aux entités correspondantes dans le nouvel ERP.

Par exemple, dans l'ancien système, l'entité s'appelle « client » et a une valeur spécifique dans le code. Mais dans le nouveau système, cela s'appelle "contact" et a une valeur différente dans le code. Par conséquent, notre objectif est de décrire avec précision comment les faire correspondre. C'est toujours la partie manuelle de la tâche, mais la migration des données elle-même peut être automatisée.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Après avoir nettoyé et cartographié les données, vous devez tester le système avant la publication. Par exemple, vous devez vérifier si ses performances changent lorsqu'il s'agit du volume réel de données.

La quantité de données réelles dans la production peut être bien plus importante que les données de test sur le banc d'essai. Par conséquent, les données de sortie (par exemple, les rapports) ou les requêtes de base de données simples peuvent s'exécuter plus lentement dans un environnement réel que sur le serveur de test. Nous prenons cet aspect en compte lors de la vérification de la charge sur le système.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

6. Exécutez des tests

Les tests de performance sont une étape obligatoire dans la mise en œuvre de tout logiciel. À moins que vous ne vouliez découvrir de graves défauts après la sortie et payer six ou sept fois plus pour les traiter.

Plus tôt vous découvrez les problèmes dans SDLC, plus le coût de leur résolution est faible. Par conséquent, voici les 3 meilleurs tests de performance que vous devriez exécuter pour garantir la construction d'un système ERP robuste.

• Les tests de régression. Lorsque vous travaillez au niveau du code et que vous y apportez des modifications, il est essentiel de vérifier qu'elles n'ont pas affecté les fonctionnalités existantes de manière négative.
• Test de santé mentale. Ce type vise à vérifier la rationalité du système. Il ne sert à rien de passer à d'autres tests si, techniquement parlant, le système indique que 2+2=5.
• Test de fumée. Il est effectué pour vérifier si le logiciel est stable et aide à détecter les défauts de gravité majeure et les obstacles.

Tous les types de tests peuvent être automatisés pour simplifier et accélérer la tâche.

7. Formez vos utilisateurs finaux

Selon une enquête McKinsey, 70 % des projets d'implémentation de logiciels échouent en raison de la résistance des employés à accepter de nouveaux systèmes. Une situation aussi décourageante pourrait être évitée en offrant au personnel une formation adéquate. C'est pourquoi la formation des différents groupes d'utilisateurs ne peut être ignorée dans votre feuille de route de mise en œuvre ERP. Il peut se tenir en deux formats, et nous suggérons les deux pour minimiser la résistance des employés au changement.

• Fournir aux utilisateurs finaux des guides d'utilisation. Votre partenaire d'implémentation ERP prépare des manuels d'utilisation détaillés pour les employés de différents départements. Les analystes commerciaux expliquent étape par étape quoi, comment, où et quand faire. Avec cette approche, les utilisateurs finaux se sentiront à l'aise de travailler dans le nouveau système dès le premier jour de ses déploiements.
• Organiser des formations en présentiel ou en e-learning. Adopter une nouvelle technologie est toujours stressant pour les employés qui s'en tiennent à l'approche « ça a toujours été comme ça ». En cas de forte résistance au passage au nouveau système, l'implication de la direction est la clé d'un changement de paradigme dans la pensée du personnel. Surtout si la mise en œuvre de l'ERP est l'une de vos étapes de transformation d'entreprise basée sur la technologie.

L'objectif principal de la formation est de fournir une connaissance à 100 % de la façon d'utiliser le nouveau système et de faire passer les employés d'opposants à partisans du logiciel actuel.

Pourquoi cette étape de mise en place du projet ERP doit-elle être effectuée avant la mise en service du nouveau système ?

Si la formation a lieu après la mise en œuvre, il y a un risque élevé qu'une vague d'employés insatisfaits qui ne comprennent pas comment travailler dans le nouveau système vous submerge. Former le personnel lorsque vous devez résoudre des urgences post-libération est une tâche que je ne souhaiterais à personne.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

8. Planifier et lancer des activités de mise en service

À cette étape de la mise en œuvre de l'ERP, toute l'équipe surveille de près les performances du système, résout les bogues et effectue les ajustements.

La date de déploiement du système est toujours approuvée par le client, car le déploiement de l'ERP implique une nouvelle période pour le service comptable. Il est impossible de tout recommencer à zéro le 1er janvier. Pour plus de fiabilité, nos clients font fonctionner leurs nouveaux et anciens systèmes en parallèle pendant le premier mois ou les deux premiers.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Nous suggérons également de faire un suivi après la mise en ligne pour garantir l'adoption complète du nouveau système par les utilisateurs finaux.

9. Évaluez le succès en fonction de vos exigences établies

Il est temps de revenir aux objectifs que vous vous êtes fixés au début du projet et de vérifier si vous les avez atteints. Si vous vouliez augmenter les ventes et que le nouveau système ERP était censé gérer plus de ventes par jour, peut-il réellement le faire ?

Un exemple concret : un de nos clients s'était fixé comme objectif de réduire le temps de traitement des demandes de 20 minutes à au moins 15 minutes. La conformité du nouveau système à ce KPI était donc l'un des critères d'évaluation de la réussite du projet. Nous avons construit un système qui a réussi à faire un rapport en 5 minutes, ce qui a été un succès évident. Aller au-delà des attentes, c'est ce qui nous pousse à aller de l'avant.

— Volha Homza, analyste commercial, *instinctools

Suivre une stratégie de mise en œuvre intelligente fait que votre ERP vaut chaque dollar

La mise en œuvre d'un ERP est l'un des investissements que vous devriez faire pour garder vos données propres et organisées en un seul endroit et simplifier votre croissance. Cependant, comment atteindre cet objectif sans vider ses poches ? En 2022, 41,4% des projets de mise en place d'ERP ont dépassé leurs budgets. Les principaux problèmes de dépassement de budget étaient liés à des problèmes d'organisation, de données et techniques. L'ambition exige une planification stratégique minutieuse. Les organisations sont souvent tellement enthousiasmées par l'agilité de leur futur ERP et les avantages qu'elles en retireront qu'elles négligent de suivre correctement toutes les étapes de mise en œuvre d'un ERP. En tant que partenaire expérimenté en développement de logiciels d'entreprise et en conseil, *instinctools peut guider votre organisation tout au long du déploiement de l'ERP, vous faisant économiser beaucoup de temps et d'argent et vous aidant à éviter les erreurs malheureuses.

Cet article est initialement publié ici.