Tout ce que vous devez savoir sur les contrats Zoho

Les contrats sont des documents juridiques qui régissent presque chaque centime qui entre ou sort d'une entreprise. Si les entreprises sont équipées du bon logiciel de gestion des contrats pour les gérer, elles peuvent transformer les contrats de documents statiques en actifs stratégiques. Dans un paysage d'affaires qui change si rapidement avec l'évolution de la technologie, des mesures réglementaires reviennent souvent.

De plus, les chaînes d'approvisionnement mondiales ne font que se complexifier et les modèles de marketing et de vente se diversifient de plus en plus. C'est un état qui a conduit à un besoin de contrats numériques facilement accessibles et modifiables. Il existe une demande croissante pour une plate-forme CLM puissante qui vous permet de gérer et de tirer le meilleur parti de vos contrats.

Un puissant logiciel de gestion du cycle de vie des contrats vous permet d'automatiser et de rationaliser les processus contractuels et de libérer le véritable potentiel qu'ils contiennent. Avec un CLM tel que Zoho Contracts, les équipes juridiques peuvent gagner un temps considérable qui peut être investi dans des tâches à forte valeur ajoutée.

Dans ce blog, nous aurons un aperçu détaillé de Zoho Contracts et des fonctions offertes par ce logiciel.

Que sont les contrats Zoho ?

Zoho Contracts est une solution simple pour tous les défis contractuels. Il aide à rationaliser efficacement le processus de gestion du cycle de vie des contrats avec une plate-forme riche en fonctionnalités tout en assurant la conformité à grande échelle avec des coûts réduits.

La mise en œuvre de plates- formes CLM telles que Zoho Contracts vous permet de réduire les durées de cycle des contrats, d'atténuer les risques commerciaux et d'améliorer la gouvernance des contrats. Il s'agit d'une solution contractuelle complète qui élimine le besoin d'applications multiples.

Tous les propriétaires d'entreprise peuvent rester au courant de leurs contrats commerciaux, peu importe où ils vont. Les applications Zoho Contracts créent un tableau de bord mobile personnalisé qui offre des informations sur les métriques clés des contrats. L'application est également livrée avec des fonctionnalités nécessaires lorsque vous n'êtes pas à votre bureau.

En plus d'offrir une efficacité dans les opérations juridiques, le logiciel Zoho Contracts facilite de meilleurs résultats commerciaux. Il aborde les aspects mentionnés ci-dessous des opérations juridiques.

Rationalisation du cycle de vie des contrats

Zoho Contracts s'occupe de cinq étapes incluses dans le cycle de vie du contrat et elles sont mentionnées ci-dessous :

• Création : Zoho Contracts est livré avec une vaste bibliothèque de modèles de contrat prédéfinis et la possibilité de créer des modèles personnalisés dans Zoho Contracts, ce qui facilite la création de contrats. Les modèles de type de contrat ainsi que la bibliothèque de clauses de Zoho Contracts apportent une approche systématique à la rédaction de contrats. Cela permet de gagner beaucoup de temps au stade de la rédaction tout en garantissant une cohérence linguistique dans tous les contrats. L'éditeur de documents est livré avec des fonctionnalités avancées d'assemblage de documents, des fonctionnalités d'édition collaborative, des fonctionnalités de champ à remplir, des commentaires contextuels, etc.
• Approbations : Tous les contrats sont des documents juridiquement contraignants, de sorte que le contenu qu'ils contiennent doit être clair, concis et précis. Le processus d'approbation des contrats peut améliorer la conformité et réduire les risques en s'assurant que les parties prenantes sont conscientes de la portée d'un contrat avant son exécution. Zoho Contracts peut être utilisé par les administrateurs pour configurer des workflows d'approbation à la fois séquentiels et parallèles et les associer à des types de contrat. Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires contextuels dans les documents et les approuver ou les rejeter également.
• Négociations : contrairement à l'approche traditionnelle dans laquelle vous envoyez des contrats dans les deux sens sous forme de pièces jointes à des e-mails, Zoho Contracts vous aide à contrôler l'accès aux contacts des contreparties avec des liens protégés par mot de passe. Les contacts de la contrepartie peuvent collaborer entre eux en temps réel, suggérer des modifications pertinentes à apporter au document, faire des commentaires contextuels et définir la visibilité. Cette fonction de suivi et de comparaison de l'historique des négociations est très utile lorsqu'il y a plusieurs cycles de négociation.
• Exécution : Zoho Contracts est un système CLM pré-intégré avec un logiciel de signature électronique appelé Zoho Sign qui rend cette étape importante du cycle de vie du contrat extrêmement rapide et sans effort. Le délai d'exécution des cycles d'envoi par courrier électronique, d'impression, de signature et de télécopie peut être éliminé ou réduit considérablement. Vous pouvez signer et sécuriser les signatures électroniques juridiquement contraignantes en quelques minutes. Un ordre de signature peut également être spécifié qui couvre tout le groupe de signataires, les signataires de l'organisation, les signataires de contrepartie, d'autres représentants, etc.
• Gestion post-exécution : l'utilisation de Zoho Contracts prend également en charge les étapes post-exécution ainsi que les modifications, les extensions, les résiliations et les renouvellements. Le logiciel est livré avec un modèle de lettre prédéfini personnalisable pour chacune de ces étapes. Les modèles conventionnels n'offrent qu'une structure squelettique du document dans laquelle tous les membres peuvent modifier contextuellement le contenu et le rendre complet. D'autre part, Zoho Contracts permet à un utilisateur de modifier un contrat en apportant des modifications au contrat, car la lettre de modification générée automatiquement capture les modifications actuelles ainsi que l'historique complet du contrat. Cette réduction extrême de toute intervention manuelle dans la génération de documents rend la gestion du cycle de vie des contrats post-exécution extrêmement simple et directe.

Créer des contrats à l'épreuve des risques

Zoho Contracts est un excellent logiciel de gestion des contrats qui peut vous aider à accéder à des modèles prédéfinis pour les contrats couramment utilisés tels que les NDA et les MSA. Les modèles peuvent servir de guide pour les auteurs du contrat. Vous pouvez modifier les détails autant que nécessaire lors de la rédaction d'un contrat. Vous pouvez également créer votre propre modèle.

La création instantanée de contrats est également activée avec l'utilisation de Zoho Contracts, car vous pouvez simplement ajouter les informations sur le contrat et la contrepartie dans un formulaire pour générer des contrats avec tous les bons détails en place. Les contrats peuvent être créés sur la base des modèles qui permettent à tous les membres de créer des contrats tout en garantissant une cohérence linguistique dans tous les contrats.

Zoho Contract est livré avec un éditeur de documents intégré avec toutes les fonctionnalités d'un puissant traitement de texte appelé Zoho Writer. L'offre cloud vous permet de rédiger des contrats où que vous soyez. Enfin, le sélecteur de clause avancé permet aux auteurs de contrat de rechercher et d'insérer facilement une clause dans un contrat. Toutes les clauses des modèles prédéfinis, y compris celles que vous ajoutez, sont disponibles dans la bibliothèque de clauses.

Les données contractuelles peuvent être transformées en informations commerciales

La fonctionnalité de tableau de bord vous permet d'obtenir un aperçu de haut niveau de votre entreprise en un coup d'œil tout en prenant rapidement des décisions éclairées. Vous pouvez voir les KPI concernant la santé et la croissance de votre entreprise à portée de main.

Outre la fonction Tableau de bord, la fonction Rapports permet également d'obtenir des informations exploitables sur tous les aspects du système de gestion des contrats. Vous pouvez vérifier des éléments tels que les jalons, les clauses, l'obligation, la contrepartie, la performance et d'autres attributs généraux du contrat.

Améliorer la gouvernance

Zoho Contracts est un logiciel avancé de gestion des contrats qui permet aux administrateurs de prendre des décisions éclairées en obtenant des informations commerciales exploitables glanées à partir d'un large éventail de données contractuelles. Il est livré avec plus de 30 rapports standard sur différents aspects de la gestion des contrats. Et le tableau de bord personnalisé offre un aperçu de haut niveau des contrats commerciaux en un coup d'œil.

De plus, Zoho Contracts permet également le suivi des activités à trois niveaux différents, notamment le niveau du contrat, le niveau de l'utilisateur et le niveau de l'étape (approbation, négociation, signature). Toutes sortes d'activités effectuées par les utilisateurs à ces niveaux sont suivies chronologiquement. Le suivi au niveau de l'étape présente au propriétaire du contrat des informations indiquant si les personnes impliquées dans cette étape ont reçu la notification par e-mail, consulté le document et effectué l'action prévue avec des horodatages.

Les administrateurs peuvent structurer l'ensemble du processus de cycle de vie du contrat en configurant la bibliothèque de clauses, les modèles de lettre de contrat, les modèles de type de contrat et les workflows d'approbation pour les types de contrat. Les journaux d'activité, d'accès et d'audit offrent une meilleure visibilité sur les activités à l'échelle de l'organisation.

Réduire les risques commerciaux

L'ajout de clauses appropriées telles que les limitations de responsabilité et d'indemnisation peut éliminer tous les risques au niveau d'un contrat individuel et seul un processus de gestion des contrats holistique conçu avec l'atténuation des risques à l'esprit peut rendre une entreprise vraiment prête à prendre des risques. L'utilisation de Zoho Contracts s'accompagne d'une capacité de flux de travail d'examen et d'approbation par les pairs qui offre une meilleure transparence sur les éléments du contrat à presque toutes les parties prenantes impliquées. Vous pouvez configurer une bibliothèque de clauses avec des langages légalement approuvés et des modèles de type de contrat qui servent de guide pour les auteurs de contrat. Les paramètres de gouvernance donnent un meilleur contrôle aux administrateurs pour le processus de contrat tout en améliorant la conformité.

Un facteur de risque critique pour une entreprise est de ne pas remplir ses obligations contractuelles. Tout manquement aux obligations peut entraîner des conséquences réglementaires et financières néfastes et également laisser l'organisation avec des relations commerciales endommagées. Un système CLM tel que Zoho Contracts garantit que toutes les obligations liées à un contrat peuvent être suivies et gérées à partir de la section des obligations contractuelles. Le propriétaire du contrat peut attribuer des obligations aux propriétaires d'entreprise respectifs et définir des rappels pour eux. Les administrateurs peuvent également rester au courant de ces obligations à l'aide de rapports basés sur les obligations.

Promouvoir les intégrations interfonctionnelles

Les contrats sont considérés comme des documents dynamiques qui touchent toutes les parties d'une entreprise. L'importance toujours croissante du rôle des contrats nécessite une visibilité et une collaboration transversales sur ceux-ci. L'intégration de Zoho CRM permet aux professionnels de la vente d'initier des contrats à partir de sections associées d'un enregistrement de transaction dans CRM et de suivre l'état du contrat à partir de CRM.

La plupart des professionnels du développement commercial signalent que toute inefficacité dans le processus de passation des marchés entraîne une lenteur de la comptabilisation des revenus. La principale cause en est que les équipes commerciales et juridiques travaillent en silos plutôt qu'ensemble. Les contrats conclus et conclus sont souvent marqués comme terminés après la signature du contrat de vente, ce qui signifie que toute inefficacité dans le processus de gestion du cycle de vie des contrats d'une organisation a un impact sur la croissance des revenus.

Tout manque de transparence ou difficulté de communication entre les équipes commerciales et juridiques entraîne de longs délais de cycle de contrat et peut même parfois entraîner la perte de contrats. Avec l' intégration de Zoho CRM , vous pouvez établir une sorte de transparence entre les processus de vente et de contrat tout en améliorant considérablement les temps de cycle.

L'intégration peut rendre les aspects fonctionnels critiques de Zoho Contracts pertinents pour les commerciaux au sein de Zoho CRM. La gestion du cycle de vente proposée par Zoho CRM et la gestion du cycle de vie des contrats proposée par Zoho Contracts fonctionnent ensemble comme le meilleur processus de passation de contrats pour l'équipe de vente.

Bien meilleur contrôle et conformité

Zoho Contracts est un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats hautement fonctionnel qui tient toutes les parties prenantes informées des risques et opportunités potentiels d'un contrat avant qu'il ne devienne actif en les ajoutant en tant qu'approbateurs. Vous pouvez concevoir vos propres workflows d'approbation à la fois séquentiels et parallèles. Les approbateurs peuvent également collaborer via la section des commentaires.

Il existe un référentiel central où tous les contrats peuvent être stockés. Il existe également des options de recherche et de filtrage qui permettent une bien meilleure visibilité et accessibilité. On peut rester au courant de toutes les activités des utilisateurs dans la plateforme CRM de Zoho Contracts. Il est facile de voir l'historique de tous les progrès, changements et suggestions faits en un seul endroit.

Avec le contrôle de version, toutes les versions d'un contrat peuvent être vues dans l'ordre chronologique. Il est également possible de comparer les versions et de restaurer simultanément n'importe laquelle des anciennes versions. Il existe une autre fonctionnalité de la vue Calendrier qui offre un affichage mensuel de tous les calendriers et rappels de contrat.

Vous ne pouvez jamais manquer une obligation ou une opportunité de renouvellement à l'aide d'alertes de rappel. Enfin, avec les rôles et autorisations des utilisateurs, vous pouvez attribuer des rôles aux utilisateurs de l'organisation. Il existe différentes autorisations d'accès pour chaque rôle, ce qui permet un meilleur contrôle sur le logiciel de gestion du cycle de vie des contrats .

Conclusion

Zoho Contracts peut donner aux organisations et aux particuliers un meilleur contrôle sur les contrats grâce à ses flux de travail automatisés impressionnants. Il dispose d'un large portefeuille de produits et d'intégrations transparentes qui rendent le flux de travail très facile à gérer.

Vous pouvez configurer rapidement Zoho Contracts avec seulement un peu d'assistance de la part d'un consultant Zoho certifié et expérimenté. Le professionnel pourra vous présenter toutes les fonctionnalités tout en important vos contrats clés. Contactez Encaptechno pour rester au courant des contrats tout au long de leur cycle de vie.