La sélection de la bonne application CRM peut avoir un impact substantiel sur une organisation. Aujourd'hui, de plus en plus d'organisations réalisent la mise en œuvre du CRM dans l'amélioration de leurs processus. Pendant de nombreuses années, les solutions ACT CRM ont été les leaders de l'industrie en raison du simple fait qu'ACT a inventé le logiciel de gestion de contenu dans les années 1980.

Cependant, un temps considérable après le lancement d'ACT et une évolution substantielle en cours, les organisations migrent d'ACT vers Zoho CRM. En effet, les organisations ont constamment constaté des résultats positifs à la suite de cette migration de données . La migration des données effectuée d'ACT vers Zoho CRM est extrêmement bénéfique et place l'organisation dans un état d'avantage.

Dans ce blog, nous examinerons en détail la conversion, puis les avantages qui découlent de cette migration de données. Alors, commençons :

ACT vers Zoho CRM : la conversion

Un nombre croissant d'organisations souhaitent migrer les données d'Act vers Zoho CRM . Tout en expliquant la portée de la migration, nous ferons la lumière sur ce qui est migré et sur tout ce à quoi vous pouvez vous attendre une fois la conversion terminée.

Avant de comprendre l'intégralité de la conversion, supposons qu'une organisation utilise tout dans ACT. Cela signifie que toutes les informations importantes de cette organisation, y compris les contacts, les entreprises, les notes, l'historique, les pièces jointes, les champs personnalisés, les activités, les groupes ou toute autre donnée importante, sont téléchargées sur ACT. La version d'ACT n'a pas d'importance ici car la migration des données peut se faire à partir de toutes les versions.

Désormais, le processus de migration comprend une étape intermédiaire d'exportation de toutes les données vers Excel. Par conséquent, toutes les données susceptibles de ne pas migrer peuvent être modifiées pour s'adapter aux champs et enregistrements Zoho. Il est important qu'un professionnel expérimenté le fasse, car cette personne aura les bons outils et les connaissances nécessaires pour faire de même. De nombreuses personnes peuvent exporter des données ACT, mais seules quelques-unes savent comment les migrer. Par conséquent, avoir un consultant en implémentation Zoho expérimenté est une condition préalable.

Tout d'abord, tous les éléments qui se présentent directement, y compris les contacts, les champs personnalisés ou les entreprises, peuvent être migrés proprement. Dans Zoho, les entreprises sont appelées comptes par défaut. Si vous le souhaitez, vous pouvez également modifier ce nom. En tant qu'utilisateur d'Act depuis de nombreuses années, vous êtes peut-être habitué au mot entreprises, vous pouvez donc vous en tenir à la même chose si vous le souhaitez. N'oubliez pas que si vous configurez tous les champs dans Zoho pour qu'ils correspondent aux champs dans Act, la plupart des données sont susceptibles d'apparaître comme fines et précises. La seule chose à noter ici est que Zoho limite le nombre de champs personnalisés pouvant être ajoutés. Cette limite est de 130 et elle est divisée par le type de champ. Bien que cela ne devrait généralement pas être un problème, vous pourriez tout aussi bien rencontrer des limites si vous personnalisez votre base de données ACT de manière approfondie.

D'autres éléments tels que les notes, les opportunités/potentiels et l'historique apparaissent sur les informations tout en étant présentés dans Zoho d'une manière différente. Si les données sont manipulées correctement dans Excel, vous pouvez être assuré d'une conversion propre. Ici, il est essentiel que la personne effectuant la migration des données connaisse bien à la fois l'ACT et la structure des données de Zoho, sinon il y a de fortes chances que vous perdiez des données importantes.

En tant que système, vous constaterez que ACT est beaucoup plus détaillé dans Activités. Par conséquent, la planification, la récurrence, les alarmes ne seront pas transmises à 100 %. Vous finirez par obtenir les principales informations qui seront juste suffisantes pour continuer à travailler sans interruption ni perte de données. De plus, les dates seront également converties. Vous devrez peut-être simplement modifier certaines des alarmes et des horaires récurrents.

Pour la migration des données des groupes, il existe une fonctionnalité différente dans Zoho. Ce n'est pas parce que Zoho n'a pas la fonctionnalité de groupe du même nom que vous finirez par perdre tout type de données. Il est tout à fait possible de convertir avec succès les informations de groupe et de les conserver intactes afin que les utilisateurs puissent toujours utiliser les données dont ils disposent dans ACT. Zoho est livré avec certaines fonctionnalités qui permettent que cela se produise et la plus importante d'entre elles est les vues, ce qui signifie des requêtes enregistrées. Lorsque vous déplacez le nom du groupe vers un champ, vous pouvez créer des vues dans Zoho qui vous permettent de faire le même travail de groupes dans ACT. Une autre option peut être utilisée comme deuxième entité dans Zoho appelée les sociétés ou les fournisseurs au niveau du groupe.

Il est important de se rappeler que Zoho est une application CRM remarquable conçue pour permettre aux organisations d'accomplir tout ce qu'elles souhaitent. Par conséquent, une fois la migration des données effectuée correctement, les entreprises doivent se concentrer sur s'habituer aux fonctionnalités de Zoho et maximiser les avantages qu'elles offrent pour obtenir les meilleurs résultats.

Vous trouverez ci-dessous une méthodologie étape par étape de migration des données d'ACT vers Zoho CRM :

1. Découverte : L'équipe de consultants en migration de données que vous engagez fera tout son possible pour comprendre votre configuration existante. Ils vont évaluer et comprendre votre configuration existante tout en planifiant toutes les prochaines étapes à suivre.

2. Sauvegarde : Dans cette étape, un fichier de sauvegarde ACT sera nécessaire pour extraire les données d'ACT CRM. Il s'agira principalement d'une sauvegarde de base de données telle que la base de données MS SQL.

3. Extraction : Ici, nous utilisons un logiciel personnalisé pour extraire les données de l'ACT. Ce processus particulier prend quelques heures en fonction de la taille de la base de données. Juste après la fin de l'extraction, des feuilles de calcul d'enregistrements dans ACT CRM telles que des comptes, des opportunités, des événements, des notes, des pièces jointes, etc. sont obtenues.

4. Configuration : avant le démarrage de la migration des données, une configuration et une personnalisation de l'installation sont effectuées dans Zoho. Cela inclut les utilisateurs et les profils, la configuration de l'organisation, les champs personnalisés, les modules personnalisés, l'automatisation du flux de travail, etc. Cette étape aide à préparer le compte Zoho pour la migration.

5. Nettoyage des données : juste avant la migration des données, un nettoyage des données est nécessaire. Un travail considérable est effectué pour dupliquer les enregistrements, les modules inutilisés et les champs.

6. Migration des données : lors de l'étape de migration des données, les données extraites seront téléchargées sur Zoho CRM.

7. Formation : dans cette étape, les consultants en migration de données passeront du temps à former les administrateurs et les utilisateurs finaux.

8. Support post-migration : dans cette étape, un support post-implémentation est fourni pour assurer le succès de la migration des données.

Avantages de la migration des données d'ACT vers Zoho CRM

1. Basé sur le cloud : Zoho CRM est entièrement basé sur le cloud. Cela signifie qu'il s'intègre à plusieurs autres applications basées sur le cloud, y compris la suite d'applications Google. De plus, il peut également se synchroniser avec QuickBooks et Outlook.

Étant donné que Zoho est basé sur le cloud, il fournit un grand nombre de fonctionnalités mobiles, ce qui signifie que les utilisateurs ne doivent pas être limités à leur bureau ou même à un système informatique particulier. Les organisations peuvent accéder à l'application CRM lors de leurs déplacements à partir de leurs appareils mobiles tels que des tablettes ou même des téléphones intelligents.

2. Technologie à jour : ACT est obsolète à bien des égards par rapport à Zoho, car Zoho offre de nombreuses fonctionnalités modernes. Certaines de ces fonctionnalités incluent les quotas de vente, les flux, le suivi des concurrents, etc. La fonction de flux a la capacité de transformer votre CRM en un réseau social qui permet aux utilisateurs de suivre certaines activités ou enregistrements tout en ajoutant des commentaires.

Il s'agit d'un format social qui s'avère beaucoup plus intuitif pour les utilisateurs car il reflète l'interface à laquelle la plupart des personnes travaillant avec les nouvelles technologies sont habituées. De plus, cela permet également une communication plus facile car il devient facile de retracer les commentaires jusqu'à des événements ou des enregistrements particuliers. Il n'est plus nécessaire d'effectuer des communications internes et externes via des e-mails ou des canaux de messagerie distincts, car cela peut être fait directement via le logiciel.

3. Les leviers marketing : S'il est vrai que de nombreuses applications CRM sont équipées d'outils de marketing automation, il faut aussi rappeler que toutes ces solutions n'offrent pas des solutions de qualité. Zoho est livré avec un grand nombre d'outils d'automatisation du marketing qui incluent des modèles d'e-mails, une capacité d'envoi d'e-mails en masse, une capacité à transférer directement les prospects Web, un gestionnaire de campagnes marketing, etc.

Tous ces outils offrent une connectivité accrue avec des fonctionnalités qui rationalisent le marketing au processus de vente. Avec les fonctions de campagnes par e-mail, les utilisateurs peuvent inviter des prospects à programmer des e-mails de suivi. Il est également possible de garder une trace des taux d'ouverture des e-mails, du nombre total de clics et de rebonds.

Une fois ces événements terminés, les utilisateurs peuvent transférer tous les nouveaux prospects vers l'équipe de vente à l'aide des campagnes goutte à goutte. Zoho CRM aide toutes les équipes marketing à gérer efficacement les campagnes tout en transmettant des prospects de qualité à l'équipe commerciale. De plus, les outils d'automatisation du marketing garantissent que toutes les campagnes produisent de meilleurs résultats. Zoho CRM permet aux utilisateurs de définir le budget, d'attribuer la propriété aux tâches et de mesurer le succès de toutes les campagnes menées.

Conclusion:

Les incroyables avantages offerts par Zoho expliquent pourquoi les entreprises se tournent vers Zoho. Encaptechno aide les entreprises à mettre en œuvre des solutions CRM nouvelles et améliorées avec un soutien et des conseils exemplaires.

Ayant travaillé avec plusieurs organisations lors de la migration de leurs données vers les dernières applications logicielles, nous nous assurons qu'elles profitent toujours des solutions les plus innovantes. Si vous êtes intéressé par l'utilisation de ces nouveaux outils et souhaitez que notre équipe vous aide à migrer les données d'Act vers Zoho CRM, contactez-nous .

Nous vous proposerons les solutions les mieux adaptées aux besoins de votre entreprise.