Comment ce propriétaire d'agence a mis en place des processus pour se retirer de son agence de 1 million de dollars
Publié: 2018-12-12Ryan Stewart est le fondateur de WEBRIS, une agence de marketing numérique basée à Miami, en Floride, qui a été acquise en 2018 par I'm From The Future (IFTF). Ryan est bien connu dans le monde du marketing pour avoir construit sans relâche - et enseigné - les processus qu'il a utilisés pour faire évoluer WEBRIS à 1,1 million de dollars AR en seulement un an et demi. Ces systèmes lui ont permis de prendre du recul en tant que propriétaire et de réévaluer son rôle tout en permettant à ses employés de reprendre le travail qu'il faisait lui-même.
Cela lui a donné la liberté de choisir l'acquisition lorsque son ami, Nick Eubanks, a voulu acheter WEBRIS. Et maintenant, il peut se consacrer au travail qu'il aime vraiment : augmenter les ventes, commercialiser la marque et conseiller d'autres agences. Lorsque nous nous sommes assis pour discuter de ce qui rendait son processus si génial, Ryan a partagé :
- Les deux grandes erreurs que commettent les propriétaires d'agence avec les processus d'agence
- Comment commencer à construire les processus de votre propre agence
- Quand il est logique de faire appel à un consultant.
Tels sont les fondements des conseils (plus approfondis) qu'il donne aux propriétaires d'agences lors des consultations. Plongeons dans chacun d'eux.
Liste d'actions bonus : [sg_popup id=”218″ event=”click”] Obtenez notre résumé PDF de 2 pages [/sg_popup] des éléments d'action que vous pouvez utiliser pour construire les processus de votre agence sur la base des conseils de Ryan.
Deux erreurs courantes que les propriétaires font avec les processus d'agence
1. Essayer de copier les autres (au lieu de jouer sur vos points forts)
"Souvent, les gens veulent imiter le succès des autres alors qu'ils ne devraient pas le faire", a déclaré Ryan. De nombreux propriétaires d'agences qu'il a conseillés recherchent les histoires de réussite de tous les autres plutôt que de construire les leurs (une ironie qui n'échappe pas à l'auteur d'un article vous encourageant à imiter l'histoire de réussite de quelqu'un).
Voici le problème : ce qui a fait le succès de Ryan et de son agence n'est peut-être pas ce qui fait votre succès et celui de votre agence . Pourquoi? Parce que chacun a des forces différentes. Ryan savait qu'il était une personne forte en matière de processus : il pouvait former de nouvelles personnes à répéter les techniques qu'il utilisait pour obtenir des résultats. Ce n'était pas amusant, mais il était doué pour ça.
D'un autre côté, il est nul pour le réseautage et les ventes agressives. "J'ai des amis qui sont des vendeurs incroyables qui ont construit une agence autour de cette capacité. Ils ont construit une organisation autour de la génération de prospects par le biais d'appels à froid et de sensibilisation et se concentrent sur la fermeture de ces prospects à n'importe quel prix possible. Ils l'écrasent (+15M$ par an). Ils savent qu'ils ont un taux de désabonnement très élevé, mais leur opération de vente est si forte que tant qu'ils vendent à des clients, ils se développent. Ils sont en mesure d'atténuer le taux de désabonnement en concluant continuellement de nouvelles affaires. »
Les tactiques que ses connaissances utilisent pour gérer des organisations commerciales agressives ne sont pas les mêmes que celles que Ryan utiliserait (ou pourrait) utiliser pour gérer WEBRIS. Et s'il avait essayé d'utiliser des astuces qui fonctionnaient pour ces entreprises, elles n'auraient pas fonctionné pour son agence.
Au lieu de cela, les fondateurs doivent se concentrer sur ce qui rend leur agence forte, puis redoubler d'efforts sur les tactiques qui la rendront plus forte. « J'aime le marketing. J'aime le fait de créer du contenu.
J'aime créer des entonnoirs de prospects entrants et créer une image de marque. C'est un de mes points forts », a expliqué Ryan. « Mais je ne peux pas décrocher le téléphone et appeler les gens à froid. J'ai du mal à embaucher des gens parce que je ne suis pas un bon juge du talent ou de la façon dont ils s'intégreront dans l'organisation. Je regarde tout le monde et je pense qu'ils ont du potentiel.
Si vous cherchez à créer des processus et à évoluer, vous devez avoir une bonne compréhension de vos forces et de vos faiblesses , ainsi qu'une évaluation réaliste de ce que votre équipe peut et ne peut pas mettre en œuvre dans son état actuel.
Cela dit, certains fondateurs passeront par cet exercice et penseront que puisqu'ils ne sont pas des gens qui « processus », ils n'ont pas besoin de processus. Cela nous amène à l'erreur #2.
2. Penser que vous n'avez pas besoin des processus de l'agence
De nombreux propriétaires d'agences conseillés par Ryan pensent qu'ils n'ont pas besoin de processus. Ils parlent beaucoup de la façon dont leurs services sont « sur mesure » pour les clients. Mais selon Ryan, tout le monde a besoin de processus, y compris les agences offrant des services personnalisés.
"Si vous voulez mettre à l'échelle quelque chose, il faut que ce soit quelque chose que vous puissiez faire de manière répétée", a déclaré Ryan. Surtout en marketing, où les résultats ne sont jamais vraiment garantis, il est important de construire un ensemble de processus. Vous apprenez de ce qui fonctionne, puis continuez à le faire.
Un autre problème concerne les marges bénéficiaires. "Surtout avec une entreprise de services, vous atteignez un plafond avec vos marges dès le départ", a déclaré Ryan. Si vous voulez que les marges s'améliorent, vous avez besoin de moyens pour que les gens terminent leur travail plus rapidement et de moyens pour qu'ils délèguent du travail à des travailleurs moins bien rémunérés. Et cela n'arrivera jamais sans processus qu'ils peuvent suivre.
"La meilleure façon d'y parvenir est d'avoir un système en place pour former les personnes débutantes dans votre système et les laisser grandir dans votre cadre", a-t-il ajouté.
Des processus établis permettent de les former et de les mettre à l'échelle.
Comment démarrer les processus d'agence de construction
Construire un processus, pour la plupart des gens, n'est pas amusant. Cela nécessite d'enregistrer régulièrement chaque détail de quelque chose que vous faites, de communiquer ces détails d'une manière compréhensible pour vos employés et de résoudre les problèmes indéfiniment. Mais le résultat - des systèmes que vos employés peuvent suivre pour obtenir des résultats reproductibles et fiables - signifie que vous pouvez consacrer votre temps à ce que vous voulez poursuivre.
Voici trois étapes que vous pouvez suivre pour y arriver.
1. Connaissez votre feuille de route
Il est difficile de savoir quels processus vous devez créer en premier si vous ne savez pas où va votre entreprise. L'établissement d'une feuille de route vous aide à choisir les actions que vous allez entreprendre pour vous assurer que votre entreprise atteint vos objectifs.
Chaque agence atteint un sommet puis atteint un plateau à différents niveaux de ses activités. Pour Ryan, son premier plateau a été lorsque WEBRIS a atteint 50 000 $ de revenus par mois. Dépasser ce point et grandir signifiait que quelque chose devait changer.
«Parfois, c'est le processus, peut-être que c'est une question de pipeline, parfois c'est une question de personnes. Cela peut être un certain nombre de choses différentes », a déclaré Ryan. Une fois que vous avez compris ce qui vous empêche de passer à 3 millions de dollars, 5 millions de dollars, 10 millions de dollars et au-delà, vous pouvez commencer à établir des priorités.
2. Construisez ce que vous savez — et faites partie du processus
"Vous devez très bien connaître votre produit ou service car vous ne pouvez pas construire un processus autour de quelque chose que vous ne comprenez pas", a-t-il déclaré.
Lorsque vous êtes prêt à créer des processus, vous devez choisir quelque chose que votre entreprise fait déjà bien . Choisir quelque chose qui n'a pas été testé est une recette pour la frustration et la perte de temps.
De plus, Ryan pense que vous, en tant que fondateur ou propriétaire de l'entreprise, devriez être celui qui élabore les processus, du moins au début. Si vous dirigez déjà une entreprise de 10 millions de dollars, il y a probablement quelqu'un de plus "dans le vif du sujet" qui pourrait prendre en charge. Idéalement, vous créerez des processus pour les tâches que vous effectuez encore actuellement. Mais si vous avez confié cette tâche à quelqu'un d'autre, vous devrez travailler en étroite collaboration avec eux pour créer de la documentation et du matériel d'apprentissage pour ce processus.
Par exemple, le premier processus que Ryan a construit était pour la création de liens. À l'époque, peu de grandes agences proposaient la création de liens ; au lieu de cela, il s'agissait «d'explorations et d'analyses massives de données», a-t-il déclaré. La création de liens était plus difficile à mettre à l'échelle, donc la plupart des gens ne l'offraient pas à grande échelle.
Mais Ryan savait comment créer des liens SEO en chapeau blanc. Il a donc construit un processus autour d'un besoin qu'il a identifié sur le marché.
"J'ai construit ces processus pour délocaliser ce travail, parce que je savais ce que les gens étaient prêts à payer pour un lien et je savais ce qu'il me coûterait de fournir cela avec la qualité requise. J'ai donc élaboré des processus très détaillés pour que les personnes à l'étranger fassent de la sensibilisation manuelle. Trouver des liens, les contacter, négocier, suivre, les placer… tout cela. Et finalement, j'ai pris ce processus et l'ai transformé en un cours de formation vidéo, qui a très, très bien fonctionné pour moi », a-t-il déclaré.
Si vous ne savez pas quoi créer en premier, suivez cette hiérarchie :
- Quelque chose que vous faites bien et qui a plus d'opportunités sur votre marché
- Quelque chose que vous faites bien et que votre agence fournit actuellement en tant que service
- Gestion de projet
Pourquoi la gestion de projet comme troisième option ? Cela aidera votre équipe à accomplir les tâches de manière plus fiable. Ryan a constaté qu'au début, il passait la plupart de son temps à agir en tant que chef de projet pour une poignée d'employés. En documentant ce qu'il a fait pour faire avancer les projets dans les délais, il a pu embaucher un véritable chef de projet et libérer son assiette pour un travail plus pertinent.
Si vous n'êtes pas prêt à documenter les processus que vous utilisez au service des clients, la gestion de projet est le meilleur endroit pour commencer.
3. Utilisez un tableau blanc et commencez à tester
Une fois que vous connaissez votre feuille de route et le premier processus que vous souhaitez documenter, il est temps de vous asseoir et de commencer à documenter.
Ryan préfère commencer avec un tableau blanc. Faisant référence à son processus de création de liens, il a commencé par se demander : "Que dois-je faire pour passer de rien à un lien sécurisé ?" Ensuite, il a schématisé toutes les étapes et les personnes qu'il doit traverser pour faire de ce lien une réalité.
Vous pourriez manquer quelques étapes lors de la première passe, mais il est plus important de faire quelque chose , puis de réviser plus tard. Une fois les notes du tableau blanc étoffées, Ryan les transforme en un document. Et une fois que cela a été testé sur une poignée d'employés, il en fait une formation vidéo.
"Décomposez-le au niveau SOP", a exhorté Ryan. "Transformez un processus en une série de sous-processus."
Ce n'est pas une tâche qu'il trouve agréable. "Je ne suis pas une personne soucieuse des détails", a-t-il ri. "Mais j'ai compris que, pour que je réussisse, c'est ce qu'il fallait faire."
Être coincé? Engagez un conseiller
Parfois, votre processus ne fonctionne tout simplement pas. Ou peut-être y a-t-il un aspect de votre agence avec lequel vous n'avez pas assez d'expérience pour construire un processus.
Pour Ryan, il était temps d'engager un consultant lorsque son équipe de conception avait besoin d'aide pour élaborer son processus. "Notre concepteur principal était toujours sous l'eau, comme la plupart des équipes de conception. Bien que nous ayons tous nos propres théories, nous avons eu du mal à déterminer exactement pourquoi », a-t-il déclaré. Ils ont donc fait appel à quelqu'un avec une expérience significative en design.
« Les consultants sont précieux parce qu'ils offrent une perspective extérieure impartiale. Et nous étions tous des spécialistes du marketing et des développeurs. Avoir quelqu'un avec cette connaissance inhérente du produit qui l'a déjà vécu et qui pourrait nous aider à prendre une décision finale sur ce que nous devions faire était incroyablement précieux », a-t-il ajouté.
En conséquence, ils ont pu améliorer l'efficacité de l'équipe de conception et définir un processus qui a fonctionné pour tout le monde.
S'il y a un processus que vous ne connaissez pas ou à propos duquel votre équipe se dispute, vous pouvez économiser beaucoup de temps et de frustration en faisant appel à quelqu'un de l'extérieur pour régler la conversation.
Dernières pensées
Tout le monde n'a pas les mêmes motivations pour établir des processus d'agence. Pour Ryan, il s'agissait de sortir du train-train quotidien et de laisser ses employés s'occuper de toutes les tâches qu'il ne voulait pas faire. Cela lui a permis de développer l'entreprise, de naviguer dans l'acquisition et de redéfinir ses priorités en matière de temps.
À présent, il travaille sur un projet visant à transformer tous les processus et documents d'apprentissage réussis de son agence en un programme de formation pour d'autres agences. Tout son nouveau matériel vidéo montera sur theblueprint.training.
Bien qu'il maintienne toujours un lien avec son agence "au niveau de la direction", il a maintenant du temps pour de nouveaux projets - comme le cours de formation - qu'il aime vraiment faire.
"Voulez-vous toujours modifier les titres des pages et examiner les rapports ou souhaitez-vous diriger et gérer une entreprise ? Tout le monde ne veut pas faire ce dernier, ce qui est bien. Mais c'est ce que vous devez vous demander », a-t-il déclaré. La mise en place de processus et la finalisation de l'acquisition "ont été une étape très positive pour ma carrière, car je savais que je devais me débrouiller si je voulais avoir plusieurs entreprises et être au niveau de la direction, pas du travail", " il expliqua.
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