Calendrier IA. Comment optimiser son temps en entreprise ? | L'IA en entreprise #107

Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous perdez sur les tâches organisationnelles quotidiennes ? Réunions, rapports, planification : tout cela prend un temps précieux qui pourrait être consacré au développement de votre entreprise. Et si un calendrier IA pouvait le faire pour vous ? Continuez de lire pour en savoir davantage.

Comment le calendrier IA peut-il aider à la gestion du temps ?

Un calendrier IA peut améliorer considérablement la gestion du temps de votre entreprise. Comment? Premièrement, en personnalisant les horaires des employés. En analysant les données historiques sur les habitudes et la productivité des personnes, un calendrier IA peut ajuster leurs horaires pour maximiser la productivité. Il peut également automatiser la planification des tâches, en tenant compte de plusieurs facteurs importants tels que les délais, les priorités et les dépendances des tâches.

De plus, selon l'étude, jusqu'à 60 % du temps de travail est consacré à des tâches telles que répondre à des e-mails, participer à des réunions inutiles et rechercher des informations dans une collection chaotique de fichiers. Ces tâches de routine peuvent être automatisées avec succès avec un calendrier IA.

Alors, quels sont les plus grands défis dans la mise en œuvre d’une telle solution ? Tout d’abord, les habitudes actuelles : vous devez réorganiser votre routine et changer la façon dont vous effectuez vos tâches quotidiennes. Les coûts peuvent également constituer un défi. Les outils basés sur l’IA ne sont pas si bon marché. En outre, la confidentialité des données qui doivent être partagées avec un tel calendrier peut constituer un problème.

Cependant, la plupart des fabricants assurent qu'ils respectent des normes de sécurité strictes et que les informations ne sont utilisées que pour optimiser les plannings des utilisateurs.

Synchronisation des calendriers des équipes. Dans le sens des aiguilles d'une montre

L’un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées n’est pas tant la gestion du temps que la difficulté de trouver une date commune pour la réunion à laquelle un plus grand groupe de personnes doit assister. C'est là qu'intervient Clockwise (https://www.getclock.com/), une application qui analyse automatiquement les calendriers des membres de l'équipe et suggère un moment opportun pour que chacun se réunisse. De plus, il surveille en permanence les plannings des collaborateurs et reprogramme si nécessaire les événements flexibles pour laisser la place aux réunions prioritaires.

Clockwise est un outil de productivité qui optimise les horaires individuels et d'équipe afin de libérer du temps pour un travail approfondi sans tâches perturbatrices qui divisent la journée en moments courts. Il fonctionne comme un assistant de planification qui comprend les préférences de l'utilisateur et tente de consolider les événements qui n'ont pas besoin d'être effectués à une heure précise. Clockwise calcule rapidement le meilleur moment pour les réunions, les tâches et le travail en profondeur. Il le fait pour des équipes et des organisations entières, donc il devient plus intelligent à mesure que de personnes l'utilisent.

Cela donne à chaque membre de l’équipe un calendrier clair et facilite grandement la planification de réunions ensemble. Selon les données collectées par Clockwise, la seule possibilité de suggérer automatiquement des rendez-vous permet de gagner jusqu'à 19 jours ouvrables par an ! Cela montre le potentiel de l’utilisation de l’IA pour synchroniser les calendriers des équipes.

Source : dans le sens des aiguilles d'une montre (https://www.getclock.com/ai)

Planification des réunions avec les clients. Chronologique

Planifier des rendez-vous avec les clients peut être une tâche ardue. Parfois, les clients les plus occupés sont les plus précieux pour l’entreprise, mais il est très difficile de trouver une date qui leur conviendrait pour rencontrer nos vendeurs.

Dans de telles situations, une application appelée Kronologic (https://www.kronologic.com/) vient à la rescousse, qui peut entièrement automatiser le processus d'organisation de réunions avec les leads. Premièrement, il suggère le créneau horaire le plus pratique sur la base d'une analyse des calendriers des deux parties. Deuxièmement, si la réunion doit être reprogrammée, Kronologic effectue de manière indépendante une correspondance par courrier électronique à ce sujet jusqu'à ce qu'une date mutuellement satisfaisante soit fixée.

Kronologic est une plateforme qui accélère les ventes en envoyant automatiquement des e-mails d'invitation, en utilisant l'IA pour négocier les changements d'heure des réunions et en coordonnant le tout entre les équipes. Avec Kronologic, les entreprises peuvent visualiser et gérer des équipes réparties sur plusieurs sites, identifier des prospects et envoyer des notifications automatisées aux commerciaux via un portail centralisé.

De cette façon, les vendeurs peuvent se concentrer sur la préparation de la réunion, plutôt que de perdre du temps à essayer de fixer un rendez-vous. D’autant que le nombre de leads à traiter atteint souvent plusieurs centaines par mois !

Selon les statistiques, l'utilisation de Kronologic peut augmenter la conversion des rendez-vous jusqu'à 17 %. Comme vous pouvez le constater, la planification de rendez-vous avec des clients constamment occupés est un autre domaine dans lequel l’IA peut faire des merveilles.

Source : Kronologic (https://www.kronologic.com/)

Comment un calendrier IA peut-il changer la façon dont votre entreprise gère le temps ?

Un autre problème des grandes équipes distribuées est parfois la difficulté à gérer efficacement les tâches. Dans une telle situation, Trevor (https://www.trevorai.com/) peut s'avérer utile pour optimiser l'utilisation du temps de travail. Il permet de visualiser et de hiérarchiser facilement et intuitivement toutes les tâches actuellement en compétition pour attirer notre attention. De plus, ce calendrier IA estime automatiquement le temps nécessaire pour accomplir chaque tâche. Cela nous rappelle également les échéances à venir.

Trevor AI est un planificateur quotidien intuitif qui utilise une technologie de blocage du temps basée sur l'IA pour vous aider à planifier des tâches entre votre liste de tâches et votre calendrier en temps réel. Trevor AI équilibre la précision de la planification manuelle par glisser-déposer avec la commodité de la planification automatique. Ses suggestions intelligentes maintiennent votre flux de travail équilibré et facilitent la décision de planifier quelles tâches.

Trevor AI est particulièrement efficace pour bloquer le temps, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur une tâche à la fois sans aucune distraction. C’est excellent pour la productivité et élimine le besoin d’effectuer plusieurs tâches à la fois, ce qui, selon des études, réduit considérablement l’efficacité du travail.

Source : TrevorAI (https://www.trevorai.com/)

Résumé

Comme vous pouvez le constater, un calendrier IA peut améliorer considérablement la gestion du temps et augmenter la productivité des grandes équipes distribuées. Il automatise de nombreuses tâches de routine, permettant aux employés de se concentrer sur la croissance de leur entreprise et sur leurs relations avec les clients.

Il vaut donc la peine d'envisager la mise en œuvre d'une telle solution qui, malgré le coût initial, s'avérera considérablement rentable au fil du temps sous la forme d'une augmentation mesurable de l'efficacité organisationnelle. La synchronisation du calendrier, la planification automatisée des rendez-vous ou l'assistance à la gestion des tâches ne sont que quelques-unes des applications d'un calendrier IA, qui a le potentiel de révolutionner l'approche de la planification du temps de travail dans les organisations modernes.

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Auteur : Robert Whitney

Expert JavaScript et instructeur qui coache les départements informatiques. Son objectif principal est d'améliorer la productivité de l'équipe en apprenant aux autres comment coopérer efficacement lors du codage.

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