4 façons dont l'IA prend en charge la gestion des processus métier (BPM) | L'IA en entreprise #13

Qu’est-ce que la gestion des processus métier exactement ? Imaginez un instant que votre entreprise soit une chocolaterie avec différentes lignes de production fonctionnant simultanément. Ils dépendent les uns des autres, car le chocolat qui sort d'une ceinture est transféré sur une autre qui décore. Parfois, il faut également synchroniser le fonctionnement de plusieurs chaînes d’assemblage pour disposer efficacement différents types de chocolats dans une boîte.

Les chaînes d'assemblage de production sont les processus commerciaux de votre entreprise. La gestion des processus métiers, ou BPM, est une discipline qui permet d'optimiser ces lignes et de synchroniser leur fonctionnement, c'est-à-dire de rationaliser le flux de travail de l'entreprise. Avec le BPM, les entreprises analysent leurs processus métier clés, identifient les goulots d'étranglement ou les gaspillages, puis conçoivent des améliorations. Avec une telle aide, ils peuvent fonctionner plus efficacement et atteindre leurs objectifs stratégiques. Après tout, qui pourrait gaspiller du chocolat ?

Qu’est-ce que la gestion des processus métiers (BPM) ?

Voici des exemples de processus métier :

• Commande client du produit – comprend toutes les étapes allant de l’ajout du produit au panier au paiement en passant par l’expédition et le service après-vente,
• Émission des factures et encaissement des paiements – émission des factures, vérification, comptabilisation, expédition au client et encaissement des créances,
• Recrutement et formation des salariés – annonce, sélection des candidats, sélection, contractualisation, mise en œuvre et développement du salarié,
• Dépannage des problèmes techniques – accepter les demandes, diagnostiquer, réparer, tester et informer le client.

La première tâche du BPM est toujours de collecter des données, d'analyser le processus existant, puis d'identifier toutes les étapes nécessaires à son exécution. La seconde consiste à identifier les moments qui entravent une telle exécution. Et le troisième, concevoir un changement pour améliorer son efficacité. Avec des processus plus complexes, cette tâche dépasse souvent les capacités humaines. L’intelligence artificielle peut aider à leur mise en œuvre.

Le rôle de l'IA dans la gestion des processus métier

Les solutions BPM modernes utilisent l'intelligence artificielle (IA) pour offrir des fonctionnalités entièrement nouvelles. Voici 4 applications majeures de l’IA dans la gestion des processus métiers.

1. Cartographie des processus

La clé du succès du BPM, également connu sous le nom d’« optimisation des processus », réside dans la prévisibilité de toutes les étapes à suivre pour atteindre l’objectif. La base pour mettre en œuvre un processus efficace est donc la création d’une cartographie des processus, ou visualisation du processus.

La cartographie du processus se présente le plus souvent sous la forme d'un graphique avec toutes les étapes et les transitions entre elles. Son rôle est également de prendre en compte les possibilités de bifurcation, c'est-à-dire de cartographier les différentes éventualités qui peuvent survenir aux étapes suivantes du processus.

Les méthodes traditionnelles de cartographie des processus peuvent prendre du temps et être sujettes à des erreurs humaines. L’IA, quant à elle, peut automatiser la cartographie des processus, la rendant ainsi plus rapide et plus précise. `

2. Augmenter la flexibilité des processus

Un avantage significatif du Process Mining basé sur l’IA est la capacité de surveiller les processus en temps réel, et non seulement de les analyser une fois qu’ils sont terminés. Grâce à la surveillance en temps réel, les entreprises peuvent obtenir des informations à la minute près sur l'état d'un processus et intervenir immédiatement si nécessaire pour résoudre des problèmes ou profiter d'opportunités.

En analysant continuellement les données en déplacement, l’IA peut également adapter dynamiquement les processus aux conditions changeantes. Par exemple, dans un processus de traitement des commandes, il peut automatiquement réorganiser les étapes ou introduire de nouveaux chemins lorsque la charge de travail augmente.

3. Analyse des modèles dans les données

L'IA détecte instantanément les modèles cachés dans les données, par exemple les raisons récurrentes des retards dans les processus. Lors du recrutement, il peut indiquer à quel stade les candidats sont les plus susceptibles d'abandonner.

Parallèlement, l’une des applications les plus intéressantes de l’intelligence artificielle dans les BMP est la découverte automatique des processus. L'IA peut aider à identifier et modéliser automatiquement les processus en analysant les données provenant de divers systèmes sources (par exemple, CRM ou ERP). En analysant les données de journaux ou d'événements provenant de ces sources. L'IA identifie également des modèles et des relations pour visualiser le flux du processus et identifier les étapes individuelles.

4. Automatisation des tâches répétitives

   Les robots basés sur l'IA exécutent de manière autonome les étapes de processus de routine : émission de factures, mise à jour des données client et transfert de documents entre les systèmes. Cela permet aux employés de se concentrer sur des tâches qui nécessitent de la créativité et une réflexion stratégique.

   L'IA peut prendre en charge une variété de processus métier, de l'automatisation à l'analyse avancée. Son utilisation permet aux entreprises d'augmenter considérablement l'efficacité et la flexibilité des processus clés. Mais quels outils devriez-vous utiliser pour rationaliser les processus de votre entreprise et mettre en œuvre un BPM basé sur l'IA ?

Outils BPM assistés par l'IA

Lorsque vous recherchez des outils BPM, vous devez d’abord réfléchir au type de logiciel qui fonctionnera le mieux pour votre entreprise.

• Prise en charge d'une étape spécifique du BPM – par exemple, pour la visualisation des processus, il vaut la peine d'essayer Flowster ou Lucidchart, tandis que pour l'automatisation de divers types de tâches – Kissflow. L’avantage incontestable du choix de telles solutions réside dans leur prix inférieur et leur expérience utilisateur bien conçue.
• Une plateforme BPM holistique – pour gérer et optimiser l'ensemble des processus métier d'une entreprise avec un seul outil. On entre ici dans le domaine des outils plus complexes et plus difficiles à prendre en main, mais qui donnent une grande maîtrise des processus. Ceux-ci sont le plus souvent employés par de grandes entreprises.


ADONIS, un outil de gestion des processus métier basé sur l'IA.



Source : boc-group.com

Les outils BPM les plus couramment utilisés incluent :

• Appian BPM Suite – intègre l'intelligence artificielle (IA) pour optimiser et automatiser les processus métier. Appian propose un outil AI Skill Designer qui permet un traitement sécurisé de contenu à grande échelle à l'aide de l'intelligence artificielle,
• ADONIS BPM Suite – fournit le chatbot d'Ella dès le début de l'exécution du programme lors de la cartographie des processus, et
• Nintex Workflow Cloud – pour gérer et automatiser les processus métier. Entre autres choses, il prend en charge les données répétitives, c'est-à-dire la génération de modèles de documents interactifs contenant des tableaux et des sections créés dynamiquement à partir de collections de données et d'objets.

Résumé

Les flux de travail tels que la soumission des demandes de vacances, le traitement des factures, la préparation de l'intégration des employés et l'examen des demandes d'achat peuvent être automatisés grâce à la gestion des processus métier (BPM) assistée par l'IA. Grâce aux progrès et développements continus de l’intelligence artificielle et de l’apprentissage automatique, non seulement les processus simples et unidimensionnels, mais également les tâches complexes impliquant plusieurs parties prenantes, départements et différents systèmes peuvent être analysés, optimisés et même automatisés à l’aide de l’IA.

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Auteur : Robert Whitney

Expert JavaScript et instructeur qui coache les départements informatiques. Son objectif principal est d'améliorer la productivité de l'équipe en apprenant aux autres comment coopérer efficacement lors du codage.

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