Outils d'IA pour les organisations à but non lucratif : 5 cas d'utilisation pratiques de l'IA dans l'octroi de subventions

En matière d’intelligence artificielle (IA), les organisations à but non lucratif se trouvent à la croisée des chemins. Ils savent à quel point il est important d’adopter l’innovation, en particulier dans le cadre d’un travail axé sur une mission, mais certains ne savent naturellement pas comment utiliser les outils d’IA de manière responsable. La clé du succès réside dans le fait de considérer les outils d’IA comme tels : des outils puissants qui nécessitent une surveillance humaine, une vision et un contexte pour être efficaces.

Intégrer l’IA dans la sphère à but non lucratif signifie adopter une approche mesurée et réfléchie. Les outils d’IA visent à responsabiliser les humains, pas à les remplacer.

Les outils d'IA d'aujourd'hui destinés aux organisations à but non lucratif offrent des avantages pratiques et immédiats : gagner du temps, rationaliser les processus administratifs et aider les organisations à but non lucratif à se concentrer sur leur mission principale. Dans cet esprit, nos outils d’IA sont des systèmes de soutien stratégique qui aident les bailleurs de fonds et les bailleurs de fonds à faire encore plus pour le bien commun.

Voici cinq cas d’utilisation pratiques pour les outils d’IA et les organisations à but non lucratif :

1. Créez des formulaires via chatbot

La création de formulaires peut être l'une des tâches les plus chronophages pour les administrateurs de subventions, en particulier ceux qui gèrent simultanément plusieurs programmes complexes. Au lieu de vous soucier de créer le formulaire de candidature parfait, exploitez la puissance des chatbots IA pour créer des formulaires en quelques secondes via des invites en langage naturel.

En appelant un chatbot dans votre logiciel de gestion des subventions, vous pouvez générer un modèle de candidature adapté à votre programme. Ensuite, vous pouvez modifier les questions et ajouter ou supprimer celles qui ne correspondent pas. Cette création de modèle vous évite de repartir de zéro chaque fois que vous devez créer un formulaire de candidature.

Les chatbots IA peuvent également rechercher pour vous dans toute votre documentation d’aide, gardant vos formulaires aussi à jour et conformes à vos exigences que possible. Ces chatbots peuvent remplir des modèles préexistants avec toutes les informations correctes, réduisant ainsi les heures consacrées à la saisie et au formatage manuels des données.

2. Extraire les informations des PDF

Pensez à la façon dont les logiciels RH peuvent aujourd'hui numériser le CV d'un candidat et analyser automatiquement son historique professionnel dans un formulaire en ligne. De même, les outils d’IA peuvent numériser des documents PDF tels que 1099 et W2 pour remplir de manière transparente ces données dans les formulaires de demande de subvention correspondants.

L’IA peut réduire considérablement les heures passées à saisir manuellement les données des PDF dans les formulaires. Que ce travail incombe généralement aux candidats ou aux bailleurs de fonds, c'est une grande victoire. Les bailleurs de fonds peuvent consacrer plus de temps à l'établissement de relations avec les candidats et à leur évaluation, et ils n'ont pas à craindre de surcharger les candidats avec du travail administratif. Ces outils peuvent également minimiser le nombre d’erreurs humaines pouvant survenir lors de la transcription manuelle de PDF.

3. Aider les candidats à demander un financement plus rapidement

Le processus de candidature prend du temps non seulement pour les bailleurs de fonds, mais aussi pour les candidats. Les bénéficiaires postulent souvent à de nombreux programmes différents, mais doivent adapter leurs réponses à chaque formulaire spécifique. Les outils d'IA peuvent enregistrer les réponses des candidats, leur permettant ainsi de copier et de réutiliser leurs réponses dans de futurs formulaires.

Par exemple, une extension Chrome pourrait s'intégrer directement dans le navigateur du candidat, reconnaissant automatiquement les champs du formulaire et suggérant des réponses pertinentes précédemment enregistrées. Les candidats peuvent conserver une bibliothèque de réponses enregistrées, qu'ils peuvent conserver, modifier et organiser, depuis leurs coordonnées de base jusqu'à l'énoncé de mission de leur organisation. De cette façon, les bénéficiaires peuvent garder leur portefeuille de réponses à portée de main pour pouvoir les saisir facilement.

De tels outils d'IA peuvent aider les candidats à augmenter considérablement le nombre de candidatures qu'ils soumettent sans compromettre la qualité de leurs réponses. Ce gain de temps supplémentaire est précieux, en particulier pour les organisations qui postulent à plusieurs subventions simultanément ou dans des délais serrés.

4. Déployez des chatbots comme ressource d'assistance

Les assistants basés sur l'IA peuvent améliorer l'expérience d'assistance de la communauté que vous servez, de vos candidats à des subventions et de votre personnel. Les chatbots sont disponibles 24h/24 et 7j/7, fournissant des réponses immédiates et précises aux demandes courantes. Lorsqu'une personne pose une question sur les délais de demande de subvention ou sur ce qu'elle peut attendre du processus d'évaluation, elle peut recevoir une assistance sans délai, avec les informations disponibles les plus récentes.

Ces chatbots ne sont pas destinés à remplacer votre personnel d'assistance humain, mais à le libérer pour répondre à des besoins d'assistance plus complexes qui nécessitent une touche personnelle. L'utilisation responsable des outils d'IA se résume à une allocation optimale des ressources, permettant aux humains de consacrer leur temps et leurs compétences là où ils sont le plus précieux.

5. Rendre le contenu plus accessible

Les organisations à but non lucratif servent diverses communautés, y compris celles qui pourraient être confrontées à des obstacles pour accéder à l'information. Les outils d'IA peuvent vous aider à rendre vos ressources et applications plus accessibles à tous, en favorisant l'inclusivité et l'équité dans l'octroi de subventions.

Garantir l’accessibilité du contenu grâce à l’IA comprend :

• Sous-titres et transcriptions automatisés de contenus vidéo ou audio : Rendre les supports multimédia accessibles aux personnes sourdes ou malentendantes.
• Traduction linguistique : traduisez des formulaires et des ressources dans plusieurs langues. Particulièrement utile pour les organisations à but non lucratif au service des communautés multiculturelles où l'anglais n'est peut-être pas la langue principale.
• Prise en charge des services voix-texte et texte-voix : Pour les personnes malvoyantes ou qui ont des difficultés à taper, rendre les plateformes numériques et la saisie de texte beaucoup plus navigables.

Clés pour débloquer des outils d’IA pour le bien commun

Les outils d’IA devraient aider les organisations à but non lucratif et les candidats à faire davantage de bien ensemble. À cette fin, les organisations à but non lucratif doivent suivre une poignée de bonnes pratiques essentielles.

1. Tenez les humains informés

Comme le souligne Beth Kanter, co-auteur de The Smart Nonprofit: Staying Human in an Automated World , les outils d'IA sont là pour augmenter et non remplacer l'élément humain. La notion de « co-liaison » avec l'IA de Kanter, semblable au « copilotage » de Microsoft, parle d'un partenariat dirigé par l'humain où la technologie et la perspicacité humaine travaillent en harmonie.

« C'est tout l'enjeu d'une utilisation responsable : ce n'est pas un remplacement bon marché pour le personnel. Et ce n'est pas quelque chose où vous pouvez couper et coller le résultat sans jugement ni édition humaine. Ce n'est pas une poussière de fée magique où vous appuyez sur un bouton et c'est fait », conseille Kanter. "Il faut apprendre à travailler avec."

Et apprendre à travailler avec cela signifie s'assurer qu'il y a toujours un humain en charge de vos outils d'IA, et que votre utilisation de l'IA reste éthique et responsable.

2. Utilisez les données de manière responsable

La confidentialité et la sécurité sont primordiales lors de l’utilisation d’outils d’IA. Collectez, stockez et utilisez les données uniquement si nécessaire. Cela inclut l'obtention du consentement éclairé des personnes dont les données sont collectées, la garantie que les données sont utilisées uniquement aux fins prévues et la protection des données contre tout accès non autorisé, tel que l'accès à des modèles publics.

3. Soyez transparent

Les candidats veulent savoir quand ils interagissent avec l’IA. Toute partie de votre application alimentée par l'IA doit être étiquetée comme telle et avoir la possibilité de se désinscrire.

Au sein de votre organisation, définissez des directives claires sur le moment et la manière d'utiliser l'IA de manière responsable. Assurez-vous que votre personnel sait dans ses grandes lignes comment fonctionnent les outils d’IA. Ils n'ont pas besoin d'approfondir les connaissances scientifiques, mais tous ceux qui utilisent ces outils doivent avoir une compréhension superficielle de leur fonctionnement afin de pouvoir l'expliquer aux candidats si nécessaire.

4. Surveiller les préjugés

Malgré les affirmations contraires, les outils d’IA ne sont pas à l’abri des préjugés de type humain. Les systèmes d’IA apprennent à partir de vastes ensembles de données, et si ces ensembles de données contiennent des biais, les résultats de l’IA perpétueront probablement ces biais.

La surveillance des préjugés est cruciale pour garantir que les outils d’IA sont justes, équitables et servent tout le monde sans discrimination. Évaluez régulièrement vos outils pour vous assurer que vos processus basés sur l’IA ne perpétuent pas les inégalités par inadvertance. C'est également une bonne idée d'impliquer diverses équipes dans le développement et la surveillance des outils d'IA afin de réduire davantage le risque de négliger les biais potentiels.

5. Restez concentré sur votre mission

Lorsque vous intégrez l’IA à vos processus, gardez votre mission au premier plan. Car même si l’IA peut vous aider à avancer plus rapidement et avec plus de précision, son adoption ne devrait jamais devenir votre objectif principal.

Le paysage de l’IA est encore jeune et en plein essor. Pendant que vous explorez l’utilisation de l’IA, partagez vos réussites avec la communauté à but non lucratif au sens large. En apprenant les uns des autres, nous pouvons accélérer la capacité collective du secteur philanthropique à utiliser l’IA à bon escient.

Adoptez une approche de l’IA centrée sur l’humain

L’IA a déjà un impact sur la façon dont le monde fonctionne. Comme le dit Beth Kanter, il est temps de commencer à l’adopter, mais nous devons le faire de manière réfléchie et responsable, d’une manière centrée sur l’humain.

«Nous devons être aux commandes», déclare Kanter. "C'est notre créativité humaine, notre jugement, ce qui fait de nous des humains, que nous devons conserver."

L’IA réduit une grande partie du travail manuel, du travail fastidieux, du copier-coller, etc., libérant ainsi du temps humain. A nous de décider comment réinvestir ce temps retrouvé. Pour les organisations à but non lucratif, cela signifie accroître leur impact, étendre leur portée et réfléchir à la manière de mieux servir les communautés.

L’IA peut réellement rendre le monde meilleur, en particulier avec à sa tête des humains responsables et axés sur une mission.