Un regard intérieur sur les dons d'entreprise

Cette année, chez Submittable, nous avons décidé de relancer notre programme de dons d'entreprise. Nous avions fait des investissements communautaires dans le passé, mais après quelques années de changement, y compris une croissance rapide, il était temps de repenser le processus.

Nous voulions un programme qui ferait une différence significative dans la vie des membres de la communauté. Et nous voulions que les employés aient une voix forte dans la direction et l'exécution.

Honnêtement, lorsque nous avons cherché de l'aide, nous avons trouvé beaucoup d'informations sur l'importance des dons d'entreprise, mais nous n'avons pas trouvé grand-chose de la part de personnes qui avaient réellement fait le travail. Et la construction d'un programme en théorie est très différente de la construction d'un programme dans la réalité.

Alors, maintenant que nous avons traversé l'intégralité du processus d'octroi de subventions, nous aimerions partager ce que nous avons appris. Il y a eu des succès et des faux pas en cours de route - les deux influenceront la façon dont nous ferons les choses la prochaine fois.

Un engagement à donner de bas en haut

L'un des meilleurs aspects du travail pour une entreprise à impact social est que toute l'équipe pense au bien social. Nous sommes tous investis pour rendre le monde meilleur. Et cet engagement s'est manifesté. Les employés ont été un grand moteur de ce programme dès le début. Dans toute l'entreprise, les employés ont exprimé leur désir d'un programme de dons d'entreprise.

Les chefs d'entreprise ont écouté. Ils n'étaient pas seulement vaguement d'accord avec l'idée. Ils ont pris des mesures en faisant de la place dans le budget, en créant une structure pour un programme de subventions et en formant une équipe à vocation sociale.

Une invitation ouverte a été lancée à toute l'entreprise, à la recherche de bénévoles. Les employés se sont présentés. Au total, 11 personnes se sont réunies pour former l'équipe chargée de l'objectif social, composée de membres de tous les départements de l'entreprise. Cette diffusion était essentielle. Lorsque vous créez un comité comme celui-ci, vous voulez qu'il représente tous les employés. Si cela ressemble à une extension des RH ou du marketing, vous aurez probablement du mal à inspirer et à maintenir un large soutien.

"C'était incroyable de faire partie d'un groupe qui a pu redonner à nos communautés - et d'une manière que la plupart des entreprises ne font pas nécessairement."

— Stéphanie Dunlap, adjointe exécutive

La philanthropie territoriale renforce le lien des employés avec la communauté

Nous avons adopté une approche de don basée sur le lieu. Plutôt que de nous concentrer sur une cause spécifique, nous avons cherché à élever la communauté locale en soutenant des organisations de base qui renforcent le tissu social. Nous avons choisi des organisations vouées à l'équité, à la durabilité et à l'établissement de relations.

Adopter une approche basée sur le lieu signifiait que nous pouvions nous concentrer sur les zones locales - Missoula et Seattle pour nous - et nous pouvions aider les employés à se connecter plus profondément à leurs communautés. Comme nous savons que la technologie est terriblement sous-financée dans les organisations à but non lucratif, nous nous sommes concentrés sur l'informatique, permettant aux bénéficiaires de subventions de dépenser l'argent pour tous les besoins technologiques.

En fin de compte, nous avons financé quatre organisations à but non lucratif différentes, deux à Missoula et deux dans la région de Seattle. Nos partenaires subventionnaires sont :

• Be:Seattle : renforcer le pouvoir et le leadership des locataires et des personnes sans abri.
• Community Alliance for Global Justice : renforcer le mouvement mondial pour la souveraineté alimentaire par l'éducation et la mobilisation communautaires.
• EmpowerMT : développer des leaders jeunes et adultes qui travaillent pour mettre fin aux mauvais traitements, corriger les inégalités systémiques et renforcer les communautés.
• Soft Landing Missoula : accueil et fourniture de services de soutien aux réfugiés et aux immigrants.

« Ce fut un honneur de contribuer au processus de Submittable redonnant aux organisations locales du secteur. Au plaisir de faire avancer l'aiguille à l'avenir et de fournir encore plus de soutien aux organismes de bienfaisance de notre région.

— Nathan McDonough, chargé de compte

8 leçons que nous avons apprises dans le processus de don

La création d'un programme de dons d'entreprise percutant nécessite de la planification, de l'itération et une volonté de poser les questions difficiles. Bien fait, il peut améliorer la cohésion de l'équipe et avoir un impact significatif pour les membres de la communauté.

1. Les employés doivent guider la prise de décision

La direction de l'entreprise doit mettre en place le soutien et l'infrastructure d'un programme de dons, mais les employés doivent être ceux qui établissent les priorités et prennent les décisions finales.

Construire une structure qui permet aux employés d'avoir une voix forte. La meilleure façon d'y parvenir est de créer une équipe ou un comité dédié à la conduite du processus. Cette équipe devrait avoir une structure plate. En son sein, il ne devrait y avoir aucune hiérarchie. Tout le monde laisse ses titres à la porte.

Au sein de notre équipe d'objectifs d'entreprise, le vice-président de l'impact social, Sam Caplan, a dirigé l'équipe en dirigeant la conversation, en posant des questions et en fixant des objectifs. Ensuite, il a fait de la place pour que tout le monde puisse peser.

En fin de compte, les employés ont dû prendre des décisions concernant le type d'organisations à soutenir et la manière de structurer les processus de candidature et d'examen. L'équipe de 11 personnes a décidé d'impliquer l'ensemble de l'entreprise en donnant à chaque employé de Submittable la possibilité d'examiner et d'évaluer les organisations à but non lucratif locales qui avaient postulé.

Inclure l'ensemble de l'entreprise a permis à chaque employé de se sentir impliqué et connecté au programme. Mais pour le prochain cycle, nous chercherons à rationaliser le processus et à clarifier ce que nous voulons à chaque étape de l'examen.

"Établir et servir dans l'équipe s'est avéré être le moyen idéal de mettre en action nos valeurs communes et notre objectif d'entreprise."

— Sam Caplan, vice-président de l'impact social

2. L'objectivité n'est pas le but

Les processus de demande et d'examen pour les organismes sans but lucratif doivent être justes et équitables. Mais ne confondez pas cela avec l'objectivité. En fait, il est possible d'être juste et équitable tout en laissant les employés canaliser leurs propres valeurs personnelles dans ce travail.

L'une des meilleures façons d'aider les employés à se sentir investis dans un programme de dons d'entreprise est de leur permettre d'honorer leurs propres expériences. Les employés doivent sentir qu'ils peuvent s'investir pleinement dans ce travail. S'ils se sentent passionnés par une cause, donnez-leur les moyens de canaliser cet enthousiasme dans leur rôle.

Embrasser la subjectivité inhérente au processus peut être assez libérateur. Cela permet aux gens d'être honnêtes quant à leur lien personnel avec un problème. Cette honnêteté crée un dialogue beaucoup plus sain et plus productif que si vous encouragez les gens à présenter leurs préférences comme un fait objectif.

Dans notre groupe, un certain nombre de personnes ont exprimé des liens personnels avec certaines causes. Cela ne signifiait pas que nous étions en mesure de financer chacune de ces causes. Mais cela a permis aux gens de parler de ces expériences et de se sentir écoutés. Et cela a déclenché une discussion importante sur l'objectivité et les préjugés qui est toujours en cours.

Se pencher sur la subjectivité signifie que vous pourriez avoir beaucoup de points de vue distincts sur ce qui est le mieux pour la communauté. La clé est d'aider les gens à trouver où leurs valeurs se chevauchent et où elles se croisent avec la mission de l'entreprise.

3. Le dialogue fait partie du processus

La création d'espace et de temps pour que les employés puissent parler est un élément essentiel de la prise de décision collaborative. Cela leur permet de creuser dans les complexités du travail d'impact social et d'explorer les perspectives des autres.

Étant donné que les gens apportent une variété d'expériences et de valeurs personnelles au travail, il est inévitable qu'il y ait des désaccords. C'est naturel. Les employés ont besoin d'un forum pour discuter ensemble des décisions.

Faire de la place au dialogue permet également aux employés de reconnaître les préjugés et les angles morts. Aussi important qu'il soit d'intégrer des valeurs personnelles dans le processus, il est également utile de comprendre les limites de l'expérience personnelle. Le dialogue peut aider les gens à voir ces angles morts et ces préjugés et à réfléchir à leur impact sur leur propre processus de prise de décision. Ce n'est pas toujours un travail confortable, mais c'est tellement important, surtout dans le contexte de l'impact social.

Lorsque des désaccords survenaient pour nous, Sam posait des questions et guidait la conversation vers des objectifs communs. Il a encouragé chacun à partager ses réflexions. Ensemble, nous avons travaillé pour trouver des solutions.

Comme toute prise de décision de groupe, il a fallu de l'honnêteté et de la grâce. Parfois, il y avait de la place pour un compromis, et parfois il n'y en avait pas. C'est là que la structure plate de l'équipe a vraiment porté ses fruits. Tout le monde a pu peser et les gens ont écouté des points de vue différents des leurs.

Intégrer le dialogue dans le processus et être explicite sur les intentions de ce dialogue aidera votre équipe à approfondir les aspects les plus complexes des dons d'entreprise.

« Faire partie de cette équipe a été une opportunité fantastique d'apprendre différentes façons d'aborder les dons et l'octroi de subventions et de lire sur tant d'organisations précieuses qui font un travail important. Nous avons recueilli beaucoup de bonnes idées sur la façon de faire encore mieux l'année prochaine.

— Caroline Simms, responsable de l'activation des ventes

4. La taille compte

La taille de votre fonds de subvention déterminera le nombre d'organisations que vous pouvez soutenir de manière significative, la taille des organisations à but non lucratif qui en bénéficieront et ce que vous devriez demander aux partenaires de subvention.

Il y a tellement de bonnes causes et d'organisations à but non lucratif solides, mais vous ne voulez pas disperser l'argent si finement que chaque subvention n'a pas beaucoup d'impact.

Notre budget total était de 20 000 $. Nous avons décidé de financer quatre subventions de 5 000 $. Cela signifiait que nous pouvions répartir l'impact sans trop le diluer. Étant donné que 5 000 $ pourraient faire une grande différence pour une petite organisation à but non lucratif locale (mais cela ressemblerait à une goutte d'eau dans l'océan pour les grandes organisations), nous avons décidé de nous concentrer sur les organisations à but non lucratif avec des budgets de fonctionnement plus petits. Nous avons donné la priorité aux organisations dont le budget opérationnel est inférieur à 500 000 $.

Nous avons également pensé à la taille de la subvention en termes de lien avec le processus de candidature. Une subvention de 5 000 $ ne devrait pas nécessiter une grosse et longue demande. Nous avons cherché à réduire les questions aux informations les plus essentielles afin de minimiser la charge du personnel à but non lucratif.

Au fur et à mesure que vous clarifiez le budget avec lequel vous travaillez, utilisez-le pour prendre des décisions sur la manière de répartir vos ressources et de créer un processus de candidature qui s'aligne sur le montant de votre subvention.

5. L'engagement des employés dépend des détails

La plupart des employés ne s'impliqueront et ne s'enthousiasmeront pour les dons d'entreprise que s'il leur est facile de le faire. C'est aux organisateurs du programme de faciliter la participation des gens.

Vous devez communiquer clairement les objectifs et les demandes. Avoir un porte-parole désigné et un nom pour le programme peut aider à réduire le bruit pour les employés. Utilisez les canaux que les employés utilisent pour communiquer d'autres annonces de l'entreprise, comme les e-mails et Slack. Demandez aux dirigeants et aux gestionnaires de mettre en lumière le travail dans le cadre de réunions régulières de toute l'entreprise et de l'équipe.

Rétrospectivement, c'est un endroit où nous aurions pu faire un meilleur travail. Nous voulions que tous les membres de l'entreprise aient la possibilité de peser sur la décision finale. Mais avec le recul, nous avons réalisé que nous en demandions un peu trop et rendions le processus un peu compliqué.

Prenez le temps de clarifier les rôles et les responsabilités au sein de l'équipe des dons d'entreprise. Puisqu'il s'agissait d'une nouvelle itération de notre programme, nous comptions sur les gens pour faire du bénévolat au fur et à mesure que les besoins se faisaient sentir. Cela a rendu le travail un peu inégal, certains membres de l'équipe prenant plus que leur juste part de la charge de travail.

Pour aider à alléger la charge de travail, utilisez un outil de révision et de notation qui simplifie le processus pour ceux qui souhaitent participer. Ne demandez pas aux gens de gérer une feuille de calcul géante ou de télécharger tout un tas de fichiers.

"Participer à notre effort de don d'entreprise m'a rappelé avec force pourquoi je suis heureux de travailler chez Submittable - parce que je peux faire le bien tout en faisant bien."

— Jackson Crawford, chargé de compte

6. Les organisations à but non lucratif n'ont pas besoin de plus de travail

Votre demande de subvention et votre processus d'attribution ne doivent pas ajouter plus de travail aux assiettes souvent déjà pleines du personnel à but non lucratif.

Ces organisations sont occupées à faire un travail essentiel de renforcement de la communauté, et plus votre candidature est impliquée, plus vous les éloignez de ce travail.

Adoptez une approche basée sur la confiance. Configurez vos processus et vos applications pour minimiser la charge que vous imposez à ces équipes. Ne demandez que des informations que vous utiliserez réellement pour prendre une décision et ne demandez pas aux organisations à but non lucratif de soumettre des informations accessibles au public que vous pouvez trouver par vous-même.

Au fur et à mesure que nous construisions notre application, nous avons fait un effort pour y penser du point de vue des organisations à but non lucratif, mais une grande leçon nous est restée. Peu importe à quel point l'ascenseur était bas, certaines organisations ont mis du temps à remplir la demande et n'ont rien obtenu en retour. Comme nous n'avons financé que quatre subventions, nous avons dû dire non à des dizaines d'associations qui n'ont pas été sélectionnées.

À l'avenir, nous pourrions repenser la structure de ce processus. Peut-être qu'au lieu de solliciter des candidatures, les membres de l'équipe de l'objet social identifieront des partenaires de subvention potentiels sans nécessiter de candidature. Ou, si nous gardons une application ouverte, nous la réduirons encore plus.

Quelle que soit la manière dont vous structurez votre candidature, vous souhaitez y penser du point de vue des organisations à but non lucratif. Évitez les demandes en double et posez des questions simples et directes. Soyez aussi flexible que possible. Plutôt que de demander aux candidats de mettre leurs informations dans un format spécifique, envisagez de les laisser soumettre des rapports qu'ils ont déjà créés à d'autres fins.

« J'ai apprécié l'opportunité d'être si fortement impliquée dans le processus de dons d'entreprise de cette année. Cela m'a fait réaliser à quel point l'accès à la technologie est important pour que les organisations à but non lucratif puissent pleinement se connecter avec les autres. »

— Jessica Waltz, spécialiste de l'assistance technique

7. La technologie peut rationaliser les processus pour tout le monde

Trouvez une solution technologique qui facilite le processus d'octroi de subventions pour les employés et les organismes communautaires. Cela maintient tout le monde plus engagé et rend l'ensemble du programme plus efficace.

Grâce à Submittable, notre équipe a pu collecter, examiner et voter sur les candidatures en un seul endroit. Les organisations à but non lucratif ont pu facilement soumettre leurs informations, collaborer avec leurs collègues et obtenir des mises à jour instantanées.

La plateforme a également centralisé la communication. Rien n'a été perdu dans les fils de discussion ou transmis d'une personne à une autre. Au lieu de cela, nous pouvions tous voir les interactions et extraire toutes les informations dont nous avions besoin.

Avoir tout au même endroit était important pour le processus d'examen et de décision. Cela a également permis de rationaliser le travail sur le backend. Nous avons pu informer immédiatement les bénéficiaires de subventions et demander des informations supplémentaires telles que les coordonnées bancaires et les logos des organisations.

L'utilisation de la distribution numérique de fonds nous a permis de recevoir l'argent le plus rapidement possible. Nous ne voulions pas attribuer une subvention et faire ensuite attendre les bénéficiaires pour un chèque papier. Une fois que les organisations ont soumis leurs coordonnées bancaires, d'un simple clic sur un bouton, nous pouvions leur livrer les fonds directement.

Bien que la technologie ait facilité les choses, nous réalisons qu'il existe des opportunités d'exploiter la plateforme de manière encore plus stratégique. De la même manière que nous aidons nos clients à optimiser leur octroi de subventions d'année en année, nous allons continuer à peaufiner et à expérimenter pour trouver de nouvelles façons de simplifier et de rationaliser le processus pour tout le monde.

8. Donner fait partie d'une relation continue

La subvention est le début d'une relation avec des partenaires communautaires. Une fois que vous avez financé une organisation à but non lucratif, vous souhaitez trouver d'autres moyens d'apporter votre soutien et de poursuivre la conversation.

La clé de ces relations est qu'elles sont fondées sur la confiance et le respect mutuel. Lorsque vous formez ces partenariats, vous souhaitez le faire tout en respectant le temps et l'autonomie du personnel de l'association. Le processus de subvention peut donner le ton. Si vous configurez votre application de manière à minimiser la charge qu'elle impose aux organisations à but non lucratif, vous jetez les bases d'un partenariat solide.

Maintenant que nous avons une relation avec ces quatre organisations, nous continuerons à chercher d'autres moyens de rester engagés. Cela pourrait signifier plus de financement à l'avenir, mais cela pourrait également inclure des opportunités de bénévolat pour notre personnel ou l'utilisation de notre voix pour faire connaître ce que font ces organisations à but non lucratif.

Pour commencer, nous sommes impatients de lancer une série de déjeuners-causeries, invitant les organisations à venir discuter avec notre personnel de leur travail communautaire. Et lors de notre récente conférence Impact Audio, la société s'est engagée à faire don de 2 $ pour chaque inscription à la conférence à nos partenaires subventionnaires. Au total, cela nous a donné 3 200 $ supplémentaires à distribuer.

Faire évoluer les dons d'entreprise pour l'avenir

En interne, nous prenons ces leçons apprises et les utilisons pour façonner les programmes futurs. Pour nous, cela signifie prendre le temps de discuter des résultats et de clarifier la place de la technologie dans le processus.

L'octroi de subventions ne devrait jamais être statique. Nous devons tous viser à évoluer en permanence pour être plus efficaces et plus percutants. Nous sommes ravis de faire partie de l'évolution.