8 façons de maximiser votre journée de travail avec la communication asynchrone

Pourquoi le battage médiatique autour de la communication asynchrone ? Patty Yan de RingCentral explique pourquoi il est plus efficace et vous montre comment vous aussi pouvez l'utiliser au sein de votre entreprise.

Les rythmes de travail se sont éloignés du typique neuf à cinq au bureau. Au lieu de cela, ils ont été remplacés par des horaires de travail hybrides et flexibles qui s'adaptent à la vie des employés.

Au fur et à mesure que nous nous adaptons à cela, certains défis font face à nos effectifs. L'un d'entre eux consiste à gérer des communications efficaces. Cela peut entraîner de longues journées passées dans des réunions en ligne improductives, des difficultés à transmettre le travail et des malentendus.

La communication asynchrone peut résoudre ces difficultés.

Cela soulage les employés d'être constamment disponibles et leur donne la liberté de poursuivre leur travail. Cela peut rendre votre entreprise plus productive. Vous réduisez la répétition des mêmes informations et donnez aux employés une autonomie sur leurs heures de travail.

À l'ère du travail hybride, la communication asynchrone est également essentielle pour maximiser la productivité et gagner du temps.

Qu'est-ce que la communication asynchrone ?

La plupart des entreprises utilisent déjà des méthodes asynchrones dans la communication d'entreprise. C'est là que le personnel envoie un message sans s'attendre à une réponse instantanée, laissant des informations au destinataire auxquelles il peut accéder à son rythme.

Les exemples de communication asynchrone incluent les e-mails, les babillards électroniques, les outils de gestion de projet et les portails de partage de documents.

Cela diffère des méthodes de communication synchrones, qui nécessitent des réponses instantanées. Il s'agit notamment des appels en ligne, des vidéoconférences et de la messagerie instantanée. Bien que ceux-ci puissent être bénéfiques avec modération, lorsqu'ils sont surutilisés, ils détournent les employés de leur flux de travail et empêchent une concentration approfondie sur les tâches.

D'autre part, la communication asynchrone signifie que les employés peuvent répondre aux messages lorsque cela correspond à leur emploi du temps et qu'il ne s'agit pas d'une interruption.

Exemples de communication asynchrone et meilleures pratiques : 8 façons de maximiser la productivité

Donner la priorité à la communication asynchrone peut avoir des avantages en termes de productivité. Ceci comprend:

• une flexibilité accrue pour vos équipes
• des communications plus complètes qui fournissent toutes les informations à la fois
• et une gestion plus facile des projets qui suivent organiquement les étapes franchies.

Tout cela vous aide à tirer le meilleur parti de vos journées de travail. De plus, cela limite le nombre de réunions planifiées et spontanées afin que vous et votre équipe puissiez poursuivre votre travail.

Voici huit exemples de communication asynchrone pour vous aider à maximiser votre production quotidienne.

#1. Outils de gestion d'équipe

L'utilisation d'un calendrier d'équipe ou d'un autre outil de gestion d'équipe aide les employés à respecter les horaires des uns et des autres. Encouragez le personnel à réserver du temps dans sa journée de travail lorsqu'il est disponible pour des réponses instantanées et une communication synchrone, en créant un créneau pour les heures de bureau.

En dehors de ces heures, votre équipe peut poursuivre son travail sans craindre de manquer quelque chose ou d'anticiper les interruptions.

Les outils de gestion d'équipe peuvent cartographier des horaires de travail flexibles. En sachant quand ils ne travaillent plus, les employés ne ressentiront pas le besoin de travailler 24 heures sur 24 ou de s'adapter aux communications en dehors de leurs heures de travail.

Cela garantit que le reste de l'équipe sait quand s'attendre à des réponses sans nécessiter une disponibilité constante. Il aide également les employés à maintenir un bon équilibre travail/vie personnelle, améliorant ainsi leur productivité globale.

#2. Google Docs

Plutôt que de vous fier aux commentaires en direct sur les documents, vous pouvez annoter les documents Google pour permettre à la collaboration de se dérouler de manière asynchrone.

Qu'il s'agisse de générer des rapports sur vos systèmes de stock ou de préparer les plans de projet pour approbation, l'annotation permet aux employés d'accomplir la tâche à un moment qui correspond à leur emploi du temps. Ils peuvent laisser des notes auxquelles vous ou d'autres membres de l'équipe pourrez répondre plus tard.

Ceci est particulièrement utile pour les entreprises dont les employés travaillent sur différents fuseaux horaires. L'organisation de réunions synchrones peut être délicate, ce qui oblige le personnel à travailler des heures supplémentaires pour obtenir les commentaires dont il a besoin.

Les annotations aident les projets à continuer d'avancer, réduisant ainsi le temps perdu à attendre les réunions de transfert. Au lieu de cela, les équipes du monde entier peuvent travailler ensemble sur des fichiers. De plus, ils peuvent adhérer à la politique et maintenir des normes de haute qualité tout en respectant (plutôt que autour) leurs horaires.

#3. Bases de connaissances

Une partie de la réduction de la quantité de communication synchrone dans votre entreprise consiste à permettre aux employés de trouver des réponses et des informations par eux-mêmes.

La création d'une base de connaissances ou d'un tableau d'information centralisé signifie que tous les employés peuvent localiser une signification IVR ou des documents liés à un projet sur lequel ils travaillent. Cela évite que les informations ne soient cloisonnées ou restreintes à des membres spécifiques de votre équipe.

Catégorisez ces informations par sujet ou projet, en aidant les employés à trouver tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit. Cela rend votre base de connaissances plus facile à parcourir pour le personnel et moins intimidante, ce qui signifie qu'il sera plus susceptible de l'utiliser régulièrement.

Maintenez les informations à jour et pertinentes, en créant des liens vers d'autres pages d'informations ou documents connexes. Cela crée une culture de vérification de la base de connaissances de votre entreprise avant de déranger les autres membres de l'équipe.

#4. Fils de discussion

L'une des craintes entourant la communication asynchrone est qu'elle réduit la possibilité d'envoyer des messages rapides pour obtenir des éclaircissements. Cela pourrait retarder les projets car les employés attendent des réponses qui ne prennent qu'un instant.

Cependant, en donnant à votre équipe l'habitude d'utiliser des fils de discussion pour des sujets particuliers, vous vous assurez que toutes les informations sont clairement présentées, ne leur laissant rien à deviner.

En anticipant chaque question que les membres de votre équipe pourraient avoir, vous rendez la communication beaucoup plus efficace. Cela évite aux employés de se fier aux messages de suivi et aux clarifications. Au lieu de cela, ils ont toutes les informations dont ils ont besoin à portée de main.

La catégorisation de ces fils de discussion par sujet peut faciliter leur navigation et la recherche des informations souhaitées. Ainsi, vous permettez au personnel de trouver des explications complètes sans avoir à déranger les autres.

#5. E-mails

Bien qu'ils soient une excellente forme de communication professionnelle, vous devez vous méfier des e-mails. Tout le monde ne les utilise pas avec la même intention. Certains les utilisent pour confirmer rapidement une décision. D'autres s'attendent à ce que les e-mails soient plus informatifs et aient des temps de réponse plus longs.

Clarifier le type de messages que les e-mails doivent transmettre et le temps de réponse prévu évite à votre équipe de devenir frustrée et confuse. Cela peut entraîner des messages répétitifs et une perte de temps.

D'autres canaux sont meilleurs pour les réponses plus urgentes, tandis que les e-mails conviennent à la transmission d'informations ou à la définition d'attentes. Les e-mails doivent inclure la manière dont l'expéditeur souhaite que le destinataire réponde (le cas échéant) pour éviter que les chaînes d'e-mails indésirables ne distraient tout le monde.

#6. Partage de fichiers dans le cloud

Différents canaux de communication se prêtent à divers objectifs et rôles au sein de votre entreprise. Si vous disposez peut-être déjà de plates-formes de messagerie, de téléphone et de réunion en ligne pour rester en contact avec vos équipes hybrides, assurez-vous également de disposer de canaux permettant de partager et de stocker des fichiers.

Ceux-ci doivent être facilement accessibles et vos employés doivent pouvoir les utiliser en toute confiance, augmentant ainsi la disponibilité de vos fichiers sans avoir à demander à d'autres.

L'utilisation du partage de fichiers dans le cloud peut signifier que certains documents ou fichiers couramment utilisés sont disponibles pour votre équipe, quel que soit leur emplacement ou leur appareil. Cela signifie que différents membres d'une équipe peuvent travailler de manière asynchrone sur le même document sans avoir à demander une copie.

Cela signifie également que n'importe qui peut consulter et obtenir des informations sur les fichiers clés de l'entreprise, ce qui réduit le besoin de communication synchrone.

#sept. Communications enregistrées

Même si une communication entièrement asynchrone peut être souhaitable, il y a des circonstances où cela ne convient pas. Le travail d'équipe repose sur un niveau de collaboration en temps réel, et la gestion des employés nécessite des réunions et des entretiens individuels à l'occasion.

Cependant, ces réunions et appels peuvent être enregistrés afin que les informations qu'ils couvrent puissent être consultées à nouveau dans des situations futures similaires.

Cela tire le meilleur parti de la communication synchrone là où c'est nécessaire tout en ajoutant aux informations stockées auxquelles les employés peuvent accéder. En stockant ces enregistrements, vous n'avez pas besoin de répéter plusieurs fois des questions ou des discussions similaires.

Cette approche limite le nombre d'appels et de réunions spontanés et aide à organiser les ressources que les employés peuvent utiliser avant d'avoir à interrompre leurs collègues.

#8. Vidéos pédagogiques

Lorsque vous communiquez avec d'autres membres de l'équipe, assurez-vous qu'ils comprennent parfaitement ce que vous voulez dire. Évitez de supposer que tout le monde est sur la même longueur d'onde et précisez vos intentions. L'utilisation de vidéos pédagogiques est un excellent moyen de s'en assurer. Vous pouvez même montrer des exemples de réponses appropriées ou comment faire une tâche.

Alors, utilisez des instructions claires dans vos vidéos pédagogiques. Ainsi, vous minimisez le besoin d'explications de suivi et vous vous assurez que le spectateur fera ce qu'il est censé faire. Cela fait gagner du temps à toutes les personnes impliquées, éliminant le besoin d'une conversation en temps réel.

Au lieu de cela, les membres d'une équipe peuvent interagir avec les vidéos pédagogiques lorsqu'ils en ont besoin sans avoir besoin que d'autres membres de l'équipe leur expliquent la tâche.

Rendez votre communication asynchrone

En adaptant le flux de travail de votre entreprise pour qu'il soit plus asynchrone, vous pouvez améliorer la productivité des employés et mieux gérer le travail d'équipe sur des horaires de travail flexibles.

Ces méthodes permettent une communication efficace, expliquent pleinement toute information ou attente, et réduisent les clarifications nécessaires et l'impulsion au message instantané. De cette façon, vous réduisez le temps que vos employés consacrent à la gestion des e-mails, etc., leur permettant de travailler sans interruption.

Le passage à la communication asynchrone ne se fait pas du jour au lendemain. Il s'agit d'un changement de culture de travail et signifie l'introduction de nouveaux canaux et modes d'interaction. Se mettre délibérément à moins compter sur les réponses et les conversations instantanées demande un peu de pratique pour s'y habituer.

Cependant, ces moyens de communication asynchrones profiteront à votre équipe à long terme. Qu'il s'agisse de gérer une main-d'œuvre hybride, de travailler selon des horaires différents ou simplement de vouloir communiquer plus efficacement, c'est une stratégie gagnante.

Auteur : Patty Yan est responsable du marketing produit EMEA pour RingCentral Office, le leader des solutions de communication cloud et du système téléphonique PBX virtuel. Patty est passionnée par la création de valeur et la différenciation, assurant une meilleure expérience pour les clients et les partenaires. Elle a acquis une riche expérience en marketing de produits internationaux, en gestion de produits, en GTM et en développement de marché à travers une gamme de SaaS de haute technologie. Elle n'est pas nouvelle dans les communications unifiées, commençant par Tandberg, puis Cisco, pilotant le lancement de la collaboration et des services vidéo, et Enghouse avec des responsabilités mondiales pour le CCaaS hébergé.